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2017-2018学年第一学期校研究生会第十三次工作例会会议纪要

( 2017-12-06 )


【会议时间】2017年12月05日 12:30

【会议地点】东区230团委会议室

【出席人员】

主席:钟鑫鹏

副主席:刘晓茹、郑莹莹、谭文周、金沙

常委:陈务远、朱胤臻、张臻昊、周梦雯、杨晶、程铭

常委会助理:吴衍麒

部长:吴煜杨、张岑岑、周澍、刘烨秋、夏凤艳、马印锴、樊健、樊彧、徐双

副部长:邓茜、那瑞、苏鹏、孙昊、朱宝华、罗勖、王嘉怡、项雪纯、江金健、邹倩芳、李佳根、余涵、杨莫愁、赵乐陶、朱姗、李梦琪、詹贤达

项目负责人:杨莫愁、杨俊鹏、朱姗、苏子佳、朱宝华

【请假人员】张凯、侯晓静、王国富

【会议主持】钟鑫鹏

【会议记录】曹宁、陈伟

【会议议程】

一.重要文件发布

1. 刘晓茹副主席和张岑岑部长、谭文周副主席和吴煜杨主任先后分享了他们参加清华i-space深港澳台青年创新创业交流营、第十三届上海高校研究生会主席峰会的个人感受,并且客观地指出了所参与活动的优缺点,提出了值得我们学习和借鉴的地方。

2. 钟鑫鹏主席总结参加交流活动的意义主要有三点:一是对外展示中国科大研会的形象,二是学习其他高校的工作经验教训,三是个人能力的锻炼和视野的拓展。


二.项目汇报

2018年新年联欢晚会项目

(负责人:杨莫愁、杨俊鹏 跟进主任:吴煜杨)

已完成工作:确定项目组成员;召开启动会;各小组召开组内会议,确定各自任务;一期节目&主持人招募海报和微信稿;彩排及现场场地的申请;完成赞助策划书;完成代培生项目联合赞助书;接洽部分商家

接下来工作开展:晚会整体策划,确定主题,形式,流程;进行宣传赞助组内培训;整理汇总报名信息并联系节目,整理研会办公室,查看可用物资;二期招募海报以及微信稿;筹备晚会视频拍摄;全面铺开赞助工作

存在问题:晚会现场时间的确定

常委建议:  赞助往大的公司去考虑;场地争取恰当的时间;新年晚会可录制视频:南极科考队、扶贫工作队等;节目遴选的同时可以根据晚会节目类型的需要,提前联络相应的社团或单位,告知其晚会的时间安排,给相关人员留足排练的时间。


2017“科大•温馨家园”代培生联谊活动项目

(负责人:朱姗 跟进常委:张臻昊)

已完成工作:召开启动会,完成赞助培训、策划大框架的制定、赞助策划书的撰写。

接下来工作开展:审批计划书,申请场地,撰写策划初稿,确定宣传线上微信稿期数和内容、线下宣传品类型,宣传品的制作,展开赞助工作。

存在问题:暂无

常委建议: 代培生的称号要改;活动升级,打破传统,找准代培生定位,有必要进行形式上的创新。


2017-2018第一学期“一号提案”项目

(负责人:杨莫愁 跟进部长:樊健)

已完成工作:确定三个提案;发放问卷(线上+线下);实地考察

接下来工作开展:汇总分析结果,撰写调研报告

存在问题:暂无

常委建议: 了解流程,数据调研,关注反馈问题的解决进度;问题解决渠道需要联系校领导,做好相应的准备工作。


2017“微沙龙”项目

(负责人:苏子佳 跟进部长:马印锴)

已完成工作:第二期学术微沙龙完结

接下来工作开展:针对第一期和第二期微沙龙做项目总结,筹备第三期微沙龙

存在问题:暂无

常委建议: 逐渐缩小研会的参与人数比例,尽量外扩,主要方向要选好,参与者需要进行筛选,把活动做精。


2017人资培训项目

(负责人:朱宝华 跟进部长:张岑岑)

已完成工作:确认培训嘉宾,准备培训纪念品。

接下来工作开展:确定培训形式,准备培训议程,其他筹备工作。

存在问题:暂无。

常委建议: 问题选择方面立意要拔高,可上升到职业规划、人生选择的方向进行经验交流和分享,不要局限于选调生主题。


三、部门汇报

代培生工作中心(时旭东、刘璐瑶、宋少帅、张铭军、马坤峰)

已完成工作:“羽你争锋”羽毛球赛;比赛新闻稿;比赛微信稿

接下来工作开展:“乒然心动 羽你争锋”比赛活动总结;中心第三次例会;内部素质拓展

存在问题:暂无

常委建议: 无


办公室(吴煜杨、邓 茜、那 瑞、苏 鹏)

已完成工作:跟进生院的活动开展问题,约谈部员,第三次月报内容收集;

接下来工作开展:院系工具箱更新,院系主席联席会

存在问题:暂无

常委建议:  要注重培养“发票意识”,活动期间即可着手进行发票报销准备,报账过程中及时催促负责人和跟进常委;办公室物资需要及时更新、管理并归档,团委230会议室可以配置锁和多把钥匙;以往的会议纪要和大事记资料整理工作需要提上日程。


人力资源部(张岑岑、孙 昊、朱宝华)

已完成:项目的持续考核,人资中心与网站小组的相关工作

接下来:11月出勤统计,第六次部门例会

问题:暂无

常委建议:  研会没有很好地运用将资料存储在网盘这种方式,虽然研会工作进展顺利,但是往年的资料没有保存到网盘,容易在官网系统更新或新老部门交接时出现问题。各期会议纪要,组织建设的分类活动的稿件需要备份存档,人手可进行灵活调配。


宣传部(周  澍、罗 勖、王嘉怡、项雪纯)

已完成工作:第五次部门例会;制作129长跑版研小蜂;为新年晚会搭建招募通道.

接下来工作开展:制作新年晚会版研小蜂;筹备雪景稿件.

存在问题:研会摄影师

常委建议: 摄影师制度要逐步完善,照片及宣传稿照片计酬定价标准后期需进行细化。


 创新发展部(刘烨秋、江金健、邹倩芳)

已完成工作:第一轮例会满意度问卷调查数据统计,女生部、外联部例会调研,新年晚会问卷调查及资料整理,留学生栏目第一期稿件

接下来工作开展:第一轮例会满意度统计报告,女生部、外联部例会调研报告,留学生第二期主题及形式确定

存在问题:暂无

常委建议:调研报告要顾全整体避免不必要的担忧及质疑;推出的集中例会形式方案要有代表性,最主要是要体现研会价值观,创新的同时要保持正规性。


外联部(夏凤艳、李佳根、王国富)

已完成工作:第六次部门例会,帐篷制作,手拎包等重新调研,对外交流PPT修改完善,原赞助商家跟进

接下来工作开展:大广告字制作,对外交流图片介绍标准格式制度,对外交流PPTword版,简版,赞助商家拓展

存在问题:无

常委建议:  拍摄视频要发邮件走正规流程,决定权在于校研会;定制纸杯;研会logo清晰度不高,需要源文件的提供,后期需跟进;对外交流ppt已完成,word版本也已定稿,有待审核


学术实践部(马印锴、杜旭涛、余 涵)

已完成工作:部员约谈;召开第六次部门例会;蜗牛说第四期稿件初稿;蜗牛说第五期和第六期嘉宾的确定;微沙龙第二期活动;科普稿件推送;学术论坛策划初步完成
接下来工作开展:蜗牛说第五期嘉宾采访,初稿;微沙龙第三期筹备;活动预告图片;学术论坛策划
存在问题:暂无

常委建议:文件发送之前要经过审核,注意工作方式、工作态度等问题;线上稿件有阅读量要求;微沙龙主题地点等可以适当调整;能否开通线上预约通道,报名通道线上线下同时进行,例如APP  研会公众号入口报名;报名人员筛选(主观题筛选) 控制人数。


权益服务部(樊 健、杨莫愁、张曦文)

已完成工作:召开与文艺体育部的联合例会,撰写关于南区热水的微信稿,整理权益资料库。

接下来工作开展:推送南区热水微信稿,更新权益资料库,继续跟进等待食堂负责人确定时间,召开青年之声畅谈会。

存在问题:暂无

常委建议: 任务安排预先做好,后期等待相关部门领导的时间安排;网盘申请,档案储存整理工作需要逐步开展。


文艺体育部(樊 彧、赵乐陶、朱  姗)

已完成工作:129活动策划基本完成,开始物资采购;体育嘉年华框架设计完成了对科大情况的调研并对后续策划进行了进一步的讨论,争取早日形成策划;文艺体育沙龙于周日下午举办了第一期分享;和权益服务部召开了联合例会;约谈了几位部员。

接下来工作开展:129尽快推进和实施,体育嘉年华第二版策划的完成,文艺体育沙龙的后续总结工作。

存在问题:暂无 

常委建议: 摄影培训、校友会、文艺活动月等活动安排尽量合理,避免冲突。


女生工作部(徐 双、李梦琪、詹贤达)

已完成工作:男神来了两条思路,艾力及朋友或者男篮团体,接洽调研嘉宾;女神来了献礼校庆,工作开始开展,调研形式,联络嘉宾;第六次部门例会,咖啡店及读书会;约谈干部。

接下来工作开展:男神来了采访;建立女神来了通讯录、原图库、采访稿库;统计往期嘉宾数量;

存在问题:暂无

常委建议:有重复利用价值的文档要注意存档,读书会、诗歌朗诵等活动开展需要有意识地保存好文档资料。


附:

集体婚礼活动讨论:

暂定活动时间:2018.5.20

活动形式:研会在此次活动中侧重于形式上的突破,业务范围的扩展。研会和集体婚礼活动承办方可以开辟新的合作形式。研会在集体婚礼活动中要表明立场,不能成为一个可有可无的角色,研会需要参与到具体的事件安排当中。



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