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2017-2018学年第二学期校研究生会第三次工作例会会议纪要

( 2018-03-14 )


【会议时间】2018年3月13日,18:30

【会议地点】东区230团委会议室

【出席人员】

主席:钟鑫鹏

常务副主席:张凯

常委:陈务远、朱胤臻、张臻昊、吴煜杨、张岑岑、周澍、吴衍麒、李晗

部长:赵乐陶、杨莫愁、项雪纯、李梦琪、李佳根、王嘉怡、杨俊鹏、朱珊、许凯斐、时旭东

副部长:孙正阳、阮诗芮、吴义强、谢付波、季文强、杨依蓓、朱亚运、陈诺、孙青丰、龚小明、张泽华、汪璐、陈思佳、姚琴、尚志华、汪仲儒、殷俊、宋少帅、刘璐瑶

项目负责人:刘露露、王珂、殷俊、陈诺

【请假人员】樊健、樊彧、刘烨秋、滕藤、董文豪、闫上升

【会议主持】钟鑫鹏

【会议记录】何康尼 刘元煌

【会议议程】

一、重要文件发布

1、校庆宣传品要规范,后续活动可以加上校庆六十周年的元素

2、五月份学研代会的召开


二、项目汇报

2018“科大魅力”女生节项目

(负责人:刘露露  跟进常委:张岑岑)

已完成工作:女生节系列活动之一、二、三、四、五已开展(给你的37封情书、玫瑰之约地推、3.7暖心早餐+食堂装扮、3.7中午师生茶话会、3.7晚游园会);四家媒体对活动进行了宣传;为活动拉到了三家赞助

接下来工作开展: 项目报账,项目档案、干部档案整理

存在问题:前期由于天气原因,人员积极性不够;活动现场也出现了一些问题

常委建议: 1、线上活动是一大亮点,好好总结经验,为后面的项目提供借鉴

          2、游园会指示牌不明显,未起到应有的作用,以后的项目应当注意

          3、茶话会:主持人未及时到位,以后要注意,音箱效果也不好,谈话间隙应有音乐烘托气氛;茶话会的明信片环节需要改进;要注意礼仪细节;中午时工作人员都去打饭了以致没有人值班,应该留下1、2人值班

          4、游园会:引导工作需要改进;花墙的位置不显眼,没有发挥应有的作用;现场摄影要体现活动的规模;工作人员和游园者应有区分;可以考虑把纳新信息放在活动传单上;三十七封情书的张贴应集中些;工作人员参加抽奖要注意,抽奖的流程也要明确;人员安排和控场还需改进;人流较少时可以在图书馆或者教学楼前主动向同学宣传

          5、宣传组的工作需要改进

          6、部长要给部员灌输志愿者的工作意识

          7、要考虑项目组成员的状况,不要让成员过于疲惫

          8、有影响力的新闻稿不要仅局限在校研究生会的平台,可以向校主页和青春科大投稿


2018女生节统筹项目

(负责人:王珂  跟进部长:许凯斐)

已完成工作:协商沟通和反馈各院系活动的策划、筹备;进行了统一的宣传,包括海报的设计张贴;跟进各院系子活动的现场,进行协助和观察

接下来工作开展:收集材料,进行评比和颁奖;并与各院系举办联合总结会

存在问题:个别院系提出了资金的问题,这在原本的策划预算中没有;开学太晚给活动带来了挑战;物院在活动当天场地和项目冲突

常委建议: 1、可适当加强线上宣传力度,或者拓展一些其他的宣传渠道

          2、该及时上报的问题要及时上报,注意工作规范的问题

          3、不能因为海报张贴比较紧急而放松审核


2018美食文化节项目

(负责人:殷俊 陈诺  跟进常委:周澍)

已完成工作:选拔组员、召开启动会、发布启动会新闻稿、各小组任务详细分工

接下来工作开展: 策划组完成策划书初稿,宣传组构思视频内容,启动第一轮宣传,外联收集校史资料,走访退休办,第一轮赞助启动

存在问题: 1、今年赞助能否冠名、如何拓宽联系渠道

          2、校外商家能否进学校

          3、能否三场变两场,时间能否延后

          4、能否找到年代特色食物的老照片、老故事

常委建议: 1、校外熟食进校需经过饮食服务集团报备审核

          2、地贴的可行性需要先进行调研

          3、从活动规模和影响上,三场比两场好

          4、调研食堂视频的覆盖率、食堂方面的执行力

          5、可以挖掘一些走心的素材进行宣传

          6、赞助不能冠名,但还是尽力去拉,尽可能不拉外籍商家的赞助

          7、项目可根据项目组时间安排适当后延

          8、可以借美食文化节推广权益服务工作


三、部门汇报

代培生工作中心(时旭东、宋少帅、刘璐瑶)

已完成工作:中心副主任约谈;春季学期送培单位负责人交流座谈会;春季纳新启动。

接下来工作开展:完成纳新,组建第六届代培生工作中心;筹备第一次中心例会和团建活动;设计中心形象;进行中心结构改制;组建春季篮球赛项目组,开展调研筹备工作。

存在问题:纳新不足;形象设计能否外包

常委建议: 1、尽可能纳新,重心放在团建上

          2、如果形象设计要外包的话要考虑预算


办公室(赵乐陶、刘露露、孙正阳、滕藤)

已完成工作:校研会全体干部通讯录更新、女生节后办公室物资重新清点、撰写《项目组物资出入库管理办法(试行)》、西区仓库整天搬迁至西活310室、第一次部门例会、办公室内部工作小组人员分工

接下来工作开展: 财务小组培训、项目负责人统一财务培训、撰写《院系研究生会参与项目协办管理方案(草案)》

存在问题:女生节统筹是否要单独报

常委建议: 1、办公室物资管理要有规范并且要落实


人力资源部(杨莫愁、阮诗芮、吴义强、谢付波)

已完成工作:周二例会组织;女生节之约团建;部门第一次工作例会召开;常委例会评价表修改;春招项目资料收集及志愿者的考核;培训项目组成立;网站小组成立;约谈干部;部门立项计划书;

接下来工作开展: 女生节项目资料收集及考核;筹备常委部长培训及第一期干事培训;成立并培训微宣讲团;组织部门团建;完善退会制度;部门例会规范性要求的制定;

存在问题:暂无

常委建议: 1、微宣讲团的人员要进行筛选

          2、约谈重点要放在引导部员作长期规划上

          3、在部门例会后要提出部门例会的不足

          4、部门例会的反馈机制

          5、约谈要迎合干部的需求更要引导干部的长期规划,要让部员对研会产生归属感

          6、兼顾部门工作时更要加强对干部的引导


宣传部(项雪纯、季文强、杨依蓓、朱亚运)

已完成工作:日常工作,微信头尾图更换,MV初步框架,部门第一次例会,部门内工作小组成员确定,2月份数据统计,约谈干部。

接下来工作开展: 本周部门团建活动,春景稿件及明信片制作,形象设计完善。

存在问题:暂无

常委建议: 1、春景稿件、樱花季稿件思路要提前确定

          2、可以尝试写一些有锋芒的文章

          3、部门外出要注意安全

          4、本学期重大节假日稿件的规划

          5、稿件质量再往上提


创新发展部(李梦琪、陈诺、孙青丰)

已完成工作:部门第一次例会召开,成立了创新驱动平台小组和留学生服务小组,并选出了小组长,异域风情项目组成立,成员和组长已经确定。

接下来工作开展: 创新驱动平台尽早确定可操作议题,漂洋过海来看你确定第一期嘉宾、形式,异域风情项目组配合美食节项目组,确定场地大小和具体策划。

存在问题: 创新驱动平台都是新人,工作应该如何开展

常委建议: 1、工作重心要放在创新驱动平台,先把平台搭建起来,让它更好地运作


外联部(李佳根、龚小明、张泽华)

已完成工作:召开第一次部门例会,完成部门工作分工

接下来工作开展:开展部门内各项工作,开展赞助工作,准备启动“美食文化节”统筹项目

存在问题: 暂无

常委建议: 1、该有的制度要传承下来

          2、可以找一些长期的赞助

          3、跳脱传统的宣传点,变换一下合作的方式


学术实践部(王嘉怡、董文豪、汪璐)

已完成工作:第一次部门例会及团建;蜗牛说分组,第一期蜗牛说嘉宾选择;“微沙龙”确定职能组长,完成分组

接下来工作开展: 微沙龙项目启动,蜗牛说准备采访

存在问题: 暂无

常委建议: 1、部门例会过程中要注意调节氛围

          2、本学期微沙龙活动要提前规划好

          3、创新创业工作可能要开展,要做足功课,可以去其他C9高校调研创新创业方面的经验

          4、蜗牛说的标题要想一想,可以挖掘一些其他出彩的素材,可以考虑跟校庆挂钩

          5、要注意和往期的嘉宾保持联系,他们可能会对以后工作的开展产生帮助


权益服务部(杨俊鹏、陈思佳、姚琴)

已完成工作:部门第一次例会及人员分工;部门工作计划书;权益喵小喇叭正式运营;315联合活动规划;各校区快递柜问题跟进;

接下来工作开展: 315联合活动;“我要服务”平台建设;一号提案历届情况跟进整理

存在问题:暂无

常委建议: 1、“维权”这一表达过于敏感,以后要注意

          2、最近校庆施工,可以给学生一些温馨提示

          3、权益小喇叭可以拓宽宣传渠道,增加受众


文艺体育部(朱 姗、尚志华、汪仲儒)

已完成工作:文艺体育分享沙龙兴趣调研总结工作,第一次例会的召开,文艺体育分享沙龙组长竞选,第一期文艺体育沙龙内容形式构思。

接下来工作开展: 文艺体育分享沙龙计划书撰写,筹备第一期文艺体育分享沙龙,部门团建。

存在问题: 暂无

常委建议:


女生工作部(许凯斐、闫上升、殷俊)

已完成工作:干部约谈,第一次部门例会,女神来了第一期,女神来了和母亲节工作组组建

接下来工作开展: 女神来了第二期采访,母亲节活动进一步调研,以往女神资料初步整理

存在问题: 暂无

常委建议: 1、有问题及时反馈



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