【会议时间】2018年10月16日，18:30

【会议地点】东区230团委会议室

【出席人员】

主席：朱胤臻

副主席：李晗、吴煜杨、张岑岑、周澍

常委：赵乐陶、

部长：陈诺、谢付波、汪仲儒、钟尚上、董文豪、万萍、殷俊

副部长：梁启超、张潇、付家翰、邵明天、时争光、李佩、闫卓、柯世有、孙晓东、张冒莉、韩尔上、刘泓、唐新懿、李永哲、宋家锦、李肖潇、袁克诚

项目负责人：刘泓、张冒莉、陈宇恒、邵明天、李守忱

【请假人员】陈务远、刘烨秋、刘露露、李宇鑫、殷俊、来晓熠、肖向予、王锦熙、孔海妹

【会议主持】朱胤臻

【会议记录】汪琛、冯珊

【会议议程】

一. 重要文件发布

无

二．项目汇报

 2018年美丽邂逅项目

（负责人：刘泓、张冒莉 跟进常委：赵乐陶）

已完成工作：选完区域负责人，活动策划定稿；第二次组长协调会和高校主席联席会；张贴招募海报，发布招募微信稿；完成第一轮媒体联络；完成第一期视频后期，拍摄第二期视频。

接下来工作开展：区域负责人确定装饰方案、物资清单和人员分工；宣传品设计，视频拍摄和主题曲制作；节目主持人主播遴选；继续签定赞助；发票桁架等场地申请。

存在问题：

1、申请操场，搭建的舞台对操场有损坏，西区是新的塑料跑道，必须保证坚决不能顺坏舞台，搬运器材的时候可能会损坏跑到，需要团委老师出面协调。

2、十分区活动的桌子的问题还没解决

常委建议：1、楼梯的扶手去除，申请栅栏（向保卫处申请）或者借组栅栏。安全是最大的问题，例如拥挤的问题，候场区任务很重方案要尽早出，建议和去年负责人仔细了解沟通。

2、赞助水的商标要换掉成美丽邂逅相关的，防止被认为过于商业化，可以不发水改领水。提前宣传观影区，现场贴的话不好引起参加者注意。

3、现场活动安排不建议对号入座，不好实现。不要区号但是要分男女坐，找座位很费时间游戏不要连的太紧，不建议一个环节的时间过长，尽量保证设计的环节能保证随时加入的人能迅速参与进来。要优化引导的方式，不要设置多余的环节。

4、八分区活动时举牌子可能会遮挡视野（由于视角的问题），容易举错号，同时增加工作量，后台配对，保护隐私，可能会有更好的效果。建议做胸牌。只让女生一方举牌子，表面愿意进一步交流。入场指南，例如PPT指示，别让工作人员太疲惫。

5、十分区的直通区的遮挡工作量增加，人手需要增加。做好引导工作，防止两个房间的人数分配差距太大。要考虑体验感的同时不要给自己添加太大的麻烦，例如人手问题。装饰方案是否以及设计完毕。

6、游戏区需要新的游戏方案的设定，要多设置男女互动的游戏。

7、兑奖区需要栅栏和隔离带防止不安要求排队。兑奖能不能放在场外，能否更改一下兑奖的地点，例如出口的位置，或许可以缩短游戏时间。

8、操场区下雨所导致的电缆的安全问题要注意，要控制人流防止安全隐患，设置底线，对现场的把控需要做方案。装饰方案和安全方案要做仔细，格外关注安全问题。在例会汇报之前要和负责人和跟进汇报。

9、各个区域内部不要有竞争的想法，大家是一个整体。经费的问题和开销不要自己擅自做主，经费有限，要先汇报，有不懂的问负责人和跟进，和上一届负责人沟通。

10、要从参会嘉宾的角度考虑，保证参与者方便，坚持安全方便原则，不要因为增加的东西让活动变得复杂，效率遍地。下周希望有一个详实的汇报。

11、志愿者的招募要控制数量不要人太多。安保方案尽快吹台，要给团委老师看。摄影问题，要仔细考虑。清场的内容要放在安全方案一起写。

12、美丽邂逅活动的认知程度很高，现场效果的火爆程度做活动时要考虑这种活动以后向什么方向发展。

代培生工作中心（负责人：陈宇恒 跟进部长：钟尚上）

已完成工作：对于相关所系结合学院同学信息的收集汇总，建立包含所有相关同学宣传大群，完成总策划案，中心简介，中心工作章程以及成立通知等文件，并已绘制好海报开始线上线下宣传。

接下来工作开展：对报名表的收集与整理，按宣传会和面试策划案内容推进面试和中心组建工作。推进各种宣传工作的开展并着手准备选举会的相关事宜。

存在问题：少数同学不太理解我们搜集所系中心收集信息的目的。

常委建议: 新闻稿注意抬头，走账注意组织的特殊性。报名注意男女比例。宣讲会看情况是否推迟。要主动向负责人和跟进反馈问题。鼓励参与不强求，线上加线下互补，以所系负责人为主要工作对象

三、部门工作汇报

办公室（陈诺、张潇、梁启超、付家翰）

已完成工作：第一次财务培训、组织第一次院系主席联席会、举办和文体的部门联合例会、干部约谈

接下来工作开展：优化办公室物资使用细则、更新文件、干部约谈、院系走访

存在问题：公章的使用，要先填写在线的文件申请；帐篷问题

常委建议:财务跟进需要带一下，确保报账不出问题。院系走访要提前报备联系好。汇报的时候遵守金字塔原则，先要有个汇报提纲，参考《金字塔原理》。

人力资源部（谢付波、时争光、邵明天、来晓熠）

已完成工作：第一期干事培训、举办和创新发展部联合例会、干部约谈、微宣讲团的宣讲

接下来工作开展：第一期骨干培训主题的探讨、第一期干事培训的总结、考核视频的策划

存在问题：考评制度的宣讲问题

常委建议:干部培训要注意适时适度。宣讲视频内容要精简还要考虑拍摄条件，以及后期审核不通过可能会导致前功尽弃。考评制度要重点突出科学性。不建议视频弄得太复杂。建议通过历届骨干的采访来保存前研会骨干的信息。

宣传部（汪仲儒、李珮、闫卓、柯世有）

已完成工作：微博小组成立，技术组探讨开发方向并面向研会开放，微信头尾图制作，探讨直播&抖音平台方案，b站账号成立

接下来工作开展：科大稿件拍摄，科大景物拍摄

存在问题：校庆稿件润色。微信小程序的技术支持的人力资源不足

常委建议: 研会宣传需要更多的原创稿件，尤其注意帮转稿件的质量问题。找学校做互动的时候要注意，@外校要提前报备，不要肆意更改涂鸦重要证件。要从研究生的角度考虑跟随热点。微博的回复尽量多回复，让微博小组多参与互动。五千散文诗的版权问题跟进，询问老师是否可以直接通过微信稿推出来。微信小程序工作：技术组招募应该和相关院系沟通，要偏专业性，明确小程序的功能。如果有可能，从各方面找到真正能够有技术的，要有技术领头羊，确保技术小组的稳定性。部员对于热点的捕捉的积极性。要在热点热的时候技术跟上，关联度不大的不需要追，避免浪费人力和精力。加强校园平台的互动，要提前规划，明确自己的优势。不要让宣传部沦为运营的部门，要有自己的原创。

创新发展部（刘露露、孙晓东、张冒莉）

已完成工作：第三次部门例会，完成庆峰杯微信稿及H5制作，调研无纸化办公小程序及汇总，完成留学生备选活动细化。

接下来工作开展：庆峰杯宣传，咨询关于小程序的集成，继续跟进留学生会并选定活动进行策划。

存在问题：无纸化办公调研活动要进一步开展

常委建议: 要精力不要放在留学生会上，多放在双创上。集中精力开发一个实用的可推广的，对于小程序要注重质量不要着急慢慢推，多余技术小组合作沟通。交流方案要突出重点。

学术实践部（李宇鑫、韩尔上、刘 泓）

已完成工作：第18期蜗牛说稿件撰写、第19期蜗牛说预采访、10月微沙龙嘉宾面谈、招聘会稿件推送、科普公众号和网站调研

接下来工作开展：第18期蜗牛说稿件编辑、第19期蜗牛说嘉宾采访、微沙龙宣传海报制作与外联、科普公众号的申请和认证

存在问题：平台logo设计还没有进展

常委建议: 送给老师的礼物心意到即可价格不用太贵，纪念品要注意节约，要有心意要体现研会。蜗牛说的嘉宾不止一个，最好按批定礼物。微沙龙活动等重要的时间节点要提前报备，让组员熟悉微沙龙的总结，咖啡店需要提前调研，要先协商。平台的域名不要用拼音和奇怪的英文。

外联部（钟尚上、唐新懿、李永哲）

已完成工作：科大纪念卡商家的对接，外联物资出售具体流程的拟定，与宣传合作完成一招聘推广，校旗设计，会旗以及设计完毕。

接下来工作开展：纪念卡与商家合同的签订，纪念卡的推广方案需要改进。对外联络，物资使用的方案和流程。

存在问题：内纪念卡由于去年使用频率过低，给一些商家印象不是太好

常委建议: 改变小黄卡的使用方式，结合技术小组，实体卡走向电子化。锦鲤还是跟风推广下，从研会发展考虑，锦鲤的思路搞点创新，不落俗套，内容创新。及时更上热点，增加阅读量和宣传力度。要多提意见和想法，不要有太多不必要的顾虑，开拓思路。多利用手头资源。帐篷及时收回，管理条例要尽早出，防止丢失。

权益服务部（董文豪、肖向予、王锦熙）

已完成工作：加装路灯的初步调研，第二次例会和一号提案启动，权益专栏投稿

接下来工作开展：一号提案初步调研，了解医保系统进展

存在问题：调查问卷老师和家属填写的所占比例太小

常委建议: 要认清一些实际情况，不要做一些耗费太大的地推调研，有些权益问题也要及时和老师沟通。权益维护的调研要细致，抓住主要矛盾，不要眉毛胡子一把抓。有些权益类的信息要及时通知推广。思路可以转变，比如整栋楼的网络问题，不需要一个一个再调研，可以和网络中心直接联系。多让部员参与到与老师的对接当中。

文艺体育部（万 萍、宋家锦、李肖潇）

已完成工作：与办公室第三次联合例会，干部约谈

接下来工作开展：下周末之前确定内联负责人及组长副组

存在问题：例会请假人员较多

常委建议:建议和相类似活动商量，做成一个统筹的跑步季。部门内人员氛围需要加强。

女生工作部（殷 俊、袁克诚、孔海妹）

已完成工作：第一期“女神来了”发稿，第二期“女神来了”采访和拍摄，第三次部门例会，女性权益活动调研。

接下来工作开展：第二期“女神来了”撰稿与发稿，女性权益确定活动形式。

存在问题：暂无

常委建议:标题起的不吸引人，女神类型太偏文艺，粉丝数可能不太够。注意标题吸引力，确定女神宣传主题。