2018-2019学年第二学期校研究生会第八次工作例会会议纪要

【会议时间】2019年4月16日，18:30

【会议地点】东区地空学院楼708A710会议室

【出席人员】

主席：朱胤臻

副主席：李晗、陈务远、吴煜杨、周澍、刘烨秋

常委：赵乐陶、陈诺、殷俊、李宇鑫、董靖宇、谢付波、汪仲儒

部长：唐新懿、张冒莉、刘泓、李永哲、李丹莹、柯世有、张鸣帅、廉宇轩

副部长：陈嘉祺、胡坤禹、卢滢、赵想春、卞先银、李梦婕、于晨、郭鉴锋、郑倩、江顺利、王会鑫、卢嘉炜、李守忱、谢青、张家玮、程鑫、毛宇、王兆悦

项目负责人：赵想春、孔冰娴、

【请假人员】张岑岑、樊彧、钟尚上、王锦熙、韩尔上、贾寅龙、买日哈巴

【会议主持】朱胤臻

【会议记录】曹琬廑、何家丰

【会议议程】

一、重要文件发布

二、项目汇报

中外文化交流节

（负责人：赵想春、孔冰娴 跟进常委：谢付波）

已完成工作：

策划：现场舞台区节目一彩、舞台公司确认；

外联：线下对接会议、物资清单统计、场地预定；

宣传：留学生活动推送、海报设计、logo设计、游戏任务卡制作、舞台背景设计；

接下来工作开展：

策划：志愿者招募、二彩、开展中国区展区会议、舞美公司签订、地推活动、物资购买；

外联：确定到场国家，安排现场、场地预定；

宣传：活动预告推送、名牌制作、视频剪辑、KT版制作、台卡铺设；

存在问题：三期推送间隔时间较短；国合部老师询问能否彩印照片给国合部，以及能否给积极性较大的国家提高经费，增强其他国家的积极性。

常委建议：预计现场人流量，物资准备齐全；地推活动造势；节目策划与外联对接；人员名单上报；不定期发布招人情况；下雨如何解决（时间后延）；logo多用在现场；提高新闻稿深度；注意财物安全；下次彩排前对各位常委部长进行分工；给留学生预留到场时间；注意彩排安全；地推时应安排机动人员，现场要灵活变通；食物注意防晒保质；寻宝活动对交流节是否有意义；签名墙与许愿墙放置地点不合适；暖场活动做应急预案；领导上台致辞时安排工作人员到舞台下方，或者帐篷活动暂停；20号之前志愿者招募完成；活动当天提前装饰；提前通知领导，给领导准备发言稿；上午主持人彩排，下午节目彩排，节省时间；在二彩时准备好道具、服装；借对讲机；节目没有敏感内容。

三、部门工作汇报

所系工作中心（廉宇轩、买日哈巴、毛宇）

已完成工作：六场篮球赛

接下来工作开展：本周裁判和工作人员安排

存在问题： 比赛场次多，难以统一时间；队伍矛盾严重，积极性下降；比赛受伤人数多

常委建议：注意解决队伍矛盾，矛盾比较严重时可进行驱逐；建议矛盾私下解决，不要把情绪扩散到社交软件；项目组注意给两方台阶下；提前与队伍达成共识。

办公室（唐新懿、陈嘉祺、韩尔上、贾寅龙）

已完成工作：走访人文学院、统计各学院研代会时间、与文体部联合例会、两名财务跟进中外文化交流节

接下来工作开展：协助周三院系主席联席会、财务培训、西区仓库整理、办公室整理

存在问题：暂无

常委建议：走访至少需要三个人；派财务跟进创发的部门内项目；办公室牵头给各部门项目做财务培训。

人力资源部（张冒莉、胡坤禹、卢滢、赵想春）

已完成工作： 日常考核、干事培训嘉宾确定、与权益联合例会

接下来工作开展： 研代会材料整合、干事培训、团建

存在问题：暂无

常委建议：提醒常委填写例会评价；提早发新闻稿；了解部门成员想法，鼓励成员参加项目。

宣传部（刘泓、卞先银、李梦婕、于晨）

已完成工作：联合例会、头图动态化、约稿细则图片化、研代会分工及任务布置

接下来工作开展：抢票通道设置、办公室物资整理

存在问题： 联合例会缺席人数较多；提醒其他部门推送稿件时注意格式。

常委建议：头图设计更官方一些；提高对热点反馈的及时性；公众号过于活动化；精品稿件寻找新思路；稿件推送更及时、迅速；着手毕业季系列活动，推送引起共鸣的稿件；稿件内容拔高、从现象中挖掘一些更深层的内涵；多在研会集思广益；思考宣传部未来有哪些可以改的方向。

学术科技部（李永哲、郭鉴锋、郑倩）

已完成工作：第三次部门例会、石云里老师采访初稿、科技活动周策划初稿

接下来工作开展：刘文老师采访和整理、完善科普网站的科普专栏和科研活动、五月初科普网站推出

存在问题：部门例会请假八人。

常委建议：科普网站宣传；多搭关键词，方便搜索；把科普网站链接链到研会主页或是微信公众号；科普网站可通过赠送有研会logo的物品进行宣传，同时推广研会公众号；将科普网站链到学校主页；两位老师的内容要有区分；引导部员明白临时请假的不合适；开联合例会时互相介绍两个部门的工作。

创新发展部（李丹莹、江顺利、王会鑫）

已完成工作：就业分享会形式确定、微信初稿完成、第三次部门例会、互联网加微信初稿

接下来工作开展：互联网加第二期微信稿、海报完成、着手写新闻稿、活动现场策划、活动场地确定

存在问题：暂无

常委建议：就业分享会推广时注意讲明活动地点；定点投放展架到研究生宿舍；整理分享会内容，列出干货，并做成一篇稿件；通过团委老师推荐一些嘉宾；学习演讲类稿件的整理与写作；向宣传请教相关经验；把信息发到找工作群；把重点放到干货部分，不要过分关注人数；标题修改。

外联部（柯世有、卢嘉炜、李守忱）

已完成工作：微沙龙平台程序策划、联合例会

接下来工作开展：第二期微沙龙、论坛流程制定、微沙龙平台项目申请报告、学校服务器申请、电子化小黄卡

存在问题：微沙龙需要换主题；外包商家难以确定；申请报告难以说服团委；申请报告需要从其他部门获得思路。

常委建议：微沙龙平台可以考虑交给院系较专业的人员；办公室是否可以走访计算机学院，合作维护微沙龙平台；赞助转型，建议从电子化小黄卡和科普网站切入；干部约谈，进行记录；用校会服务器时需要通过正式的程序。

权益服务部（王锦熙、谢青、张家玮）

已完成工作：与人资联合例会，交换工作、电子体验系统跟进、健身餐

接下来工作开展：一号提案负责人竞选

存在问题： 健身餐老师未给回复。

常委建议：老师是否有精力做健身餐

文艺体育部（张鸣帅、程鑫、王兆悦）

已完成工作：与办公室联合例会、女神来了推送、食神大赛报名稿件、门票宣传品定稿

接下来工作开展：第三期女神来了、美食节抢票及公示

存在问题：老师要求控制食神来了的人流量；抢票程序出现问题。

常委建议：与团委老师商谈；考虑按号入场；现场注意维持秩序；与食堂和计算机学院交涉，建议把食物和奖品分场次进行发放；降低票数，若人流量过少，再考虑开放场地；在研会内部招募志愿者。