2018-2019学年第二学期校研究生会第十三次工作例会会议纪要

【会议时间】2019年5月21日，18:30

【会议地点】东区230团委会议室

【出席人员】

常委：赵乐陶、陈诺、董靖宇、李宇鑫、谢付波、樊彧、钟尚上

部长：唐新懿、张冒莉、刘泓、李永哲、李丹莹、柯世友、王锦熙、张鸣帅、廉宇轩

副部长：胡坤禹、卢滢、赵想春、卞先银、李梦婕、于晨、郭鉴锋、郑倩、江顺利、卢嘉炜、谢青、程鑫、毛宇、邹海

项目负责人：程鑫、张家玮、卢滢

【请假人员】

【会议主持】赵乐陶

【会议记录】王天然 贾其东

【会议议程】

一、项目汇报

  “永远科大人”2019毕业纪念系列活动开幕式

暨see you拔河比赛

（负责人：程鑫 跟进常委：陈诺）

已完成工作：拔河比赛活动顺利举行。

接下来工作开展：新闻稿、总结会（下周三）。

存在问题：活动开始前诸多组织筹备问题：

1.正式比赛之前，人员安排不到位，现场混乱；

2.事先制定的是三点集合，不太人性化，活动中三点大多数队长没到活动现场；

3.没有事先考虑到天气的原因，展架被大风吹倒；

4.裁判没有提前安排好，因为联系方式有误，没有提前联系好，现场过于灵活

裁判对于拔河时间没有把控好，控场能力不够导致个别赛区进程较慢，哨声规则不统一，前期培训欠缺；

5.负责物资的人以及各区域负责人没有及时到位；

6.赛区比较分散，赛区路线不清晰；

7.没有考虑到绳子打滑的问题；

8.摄影问题，拍摄出来的图片素材不理想。

常委建议：学会理解、引导部门内的人员，重在培养；对于这种户外活动应事先准备齐全，注重细节；对于活动的新闻稿最好提前准备好，活动结束后能及时发出；针对活动冲出现的一些问题做好总结反思工作，为以后的活动筹备吸取经验；活动整体很成功。

 “See You”2019毕业纪念系列活动闭幕式暨毕业纪念晚会及红毯走秀

（负责人：卢滢 张家玮 跟进常委：钟尚上）

已完成工作：

晚会策划：主题篇章2.0、互动策划2.0、主持人遴选、节目遴选与跟进、暖场视频策划2.0。

红毯策划：第二轮嘉宾征集方案、红毯策划2.0。

宣传：第二轮嘉宾征集新闻稿和海报、串场视频拍摄与初剪、风采展示微信稿草稿。

外联：协助拍摄暖场视频、申请并张贴海报及展架、联络节目及主持人、联络毕业班进行节目征集和活动宣传、节目遴选跟进并租用场地。

接下来工作开展:

晚会：主策划初稿、确定晚会主持人、跟进主持人撰写主持词、跟进并确定晚会节目、确定物资清单并购买物资、门票策划，主屏侧屏初稿、开场视频拍摄及剪辑，完成接下来的几次彩排，采访视频补录。

红毯：第二轮红毯嘉宾征集、确定红毯主持人、确定红毯策划、与舞美公司确定现场舞美事宜，桁架设计。

存在问题：红毯嘉宾征集情况不佳；主屏图案设计有难度；节目形式单一；LED屏的摆放位置。

常委建议：针对红毯嘉宾的问题可以进行第二次宣传报名；加入毕业生的节目，突出毕业班集体，可以尝试召集所有毕业班的班长开会讨论并征集节目，也可以通过分团委联系各班的班主任老师；暖场视频制作时可以尝试通过校友总会或私人关系联系海外人士，让他们拍摄视频；海报制作先自己挑选合适的模板再联系相关公司制作，或者在校内有偿寻找擅长的同学进行制作，注意海报尽量用黑体，字体样式不要太多；LED屏尝试放在红毯尽头，入场位置放置签名墙；首先整合整体的策划，给出一个方案，确定主持人的人选；过程中遇到什么问题及时与常委联系，讨论解决。

三、部门工作汇报

所系工作中心（廉宇轩、买日哈巴、毛宇）

已完成工作：篮球赛裁判和工作人员二次培训，篮球赛照片整理。

接下来工作开展：篮球赛半决赛，统计回所的同学，进行后续安排。

存在问题：暂无。

常委建议：由于部分研究所人员较少可以尝试将五人制改成三人制；下周分享活动举办的经验；试着从代培生里面寻找人员报名晚会所需要的主持人及节目。

办公室（唐新懿、陈嘉祺、韩尔上、贾寅龙）

已完成工作：走访同步辐射研会，统计研代会代表时间。

接下来工作开展：研代会会务工作，部门例会。

存在问题：青马班部分人员无法参加研代会。

常委建议：多打电话，一个一个给代表发信息，问明不能到原因；可以周五晚上进行彩排，布置装饰早点准备；发短信通知委员候选人可以到场参加研代会。

人力资源部（张冒莉、胡坤禹、卢滢、赵想春）

已完成工作：组织第五次部门例会-联合例会，研代会会议材料整合，日常考核。

接下来工作开展：研代会材料完善-名单时间地点等，研代会现场工作。

存在问题： 暂无。

常委建议：研代会的时间地点参考去年；缺少的材料直接向学生会负责人要；尽快掌握期末考核方法；部门例会尽量挑人多的时间，保证有更多的人参与。

宣传部（刘泓、卞先银、李梦婕、于晨）

已完成工作：研代会主席团候选人介绍，毕业清单整理，后台更新。

接下来工作开展：毕业季系列筛选。

存在问题：海报有问题，正在重新做。

常委建议：官微，科普平台，几个平台互通；权益报道，加小喇叭；收集毕业季的相关材料；提前想节日热点。

学术科技部（李永哲、郭鉴锋、郑倩）

已完成工作：科技活动周，第24期蜗牛说采访，第二期玩转paper。

接下来工作开展：第25期蜗牛说，科普网站更新。

存在问题：活动中研会的元素较少。

常委建议：尽快收集相关的科普论文。

创新发展部（李丹莹、江顺利、王会鑫）

已完成工作：互联网＋微信稿的撰写，就业经验分享会微信稿的撰写发布第五次部门例会暨就业经验分享会总结，留学生工作策划的初步确定。

接下来工作开展：留学生工作的详细策划，逐步实施。

存在问题：食堂场地问题。

常委建议：场地：沁园春餐厅，东苑二楼；人员筛选，不要有不公平的点；跨部门合作要向团委报备；跟留学生交流，各种因素考虑好，不要有漏洞；人数，方案，规模，早点定规则和策划。

外联部（柯世有、卢嘉炜、李守忱）

已完成工作：邮箱管理细则初稿 新平台化策划初稿。

接下来工作开展：电子化小黄卡及平台化代码编写。

存在问题：暂无

常委建议：电子化小黄卡步骤不要繁琐，先做出来，下周内测，从常去商家入手；根据使用方法编写使用说明；准备发推文进行宣传推广。

权益服务部（王锦熙、谢青、张家玮）

已完成工作：健身餐项目结束，研代会代表信息录入。

接下来工作开展：第五次部门例会（办公室联合）。

存在问题：如何收集大家的反馈。

常委建议：可以在活动窗口防止展架简单介绍健身餐，并附上相应的二维码以及研会的二维码；提案数目不够，多催一下。

文艺体育部（张鸣帅、程鑫、王兆悦）

已完成工作：第四期女神来了采访提纲。

接下来工作开展：第五次例会，第四期女神来了。

存在问题： 暂无。

常委建议：尽快找活动的统筹负责人。