【会议时间】
2019年6月18日18:30
【会议地点】
东区教学行政楼702会议室
【出席人员】
主席:赵乐陶
副主席:陈诺、董靖宇、谢付波、李宇鑫、钟尚上
部长:唐新懿、张冒莉、刘泓、李永哲、李丹莹、柯世有、王锦熙、张鸣帅、廉宇轩
副部长:陈嘉祺、邹海、程秋霞、卢滢、卞先银、李梦婕、于晨、郭鉴锋、郑倩、卢嘉炜、谢青、张家玮、程鑫、王兆悦
项目负责人:卢滢、张家玮、程秋霞
【请假人员】
【会议主持】赵乐陶
【会议记录】梁聪 陈思立
【会议议程】
重要文件发布
述职大会时间定在6月23日
25号部门与项目负责人培训笔试,26面试
部门招募、美丽邂逅负责人招募通知已发
二、项目汇报
“永远科大人”2019毕业纪念系列活动闭幕式
暨See You毕业纪念晚会及红毯走秀
(负责人:卢滢 张家玮 跟进常委:钟尚上)
已完成工作:干部档案提交、项目考核评分表提交
接下来工作开展:其他项目资料提交、总结会、财务报账、归还租借物品、整理研会办公室
存在问题:
1.红毯嘉宾跟进不到位,现场效果较差,红毯宣传不够,观众太少,签名墙拍照单调,标牌放置位置不好,红毯不应穿过路口红毯主持人的问题与嘉宾回答有出入。
2.策划进入状态晚,彩排较晚、彩排次数少,一彩二彩演员状态不足,应更重视后期彩排,灯光视频确定太晚;灯光预案不满足现场手机灯光互动;发票太晚,未明确发票方案。
微信墙付费问题未提前考虑到,Hi现场策划不足。
缺少团建,项目组内沟通交流不足;缺少毕业班联系方式,没有班长对接会,缺少班集体、院集体节目;全球科大人校友发回太晚,微信压缩过的视频清晰度不能用,应该由组员具体对接一些外国大学;项目负责人对接会.
未在活动档案中找到场地申请书模板、短信模板以及晚会的灯光策划模板
许多外校大四学生完成毕设返校;校职工采访时没有提前联系导致许多不愿接受采访
节目需要提前告知我们灯光需求、统计化妆需求与化妆顺序;
人员分工不到位,部分工作人手不足,有些工作人员没有坚守岗位,,工作人员签到不到位,现场杂物、垃圾、书包以及对讲机无人处理。
常委部长建议:
灯光策划进活动文档;
bbs仍有必要;
红毯还是和晚会一起;
需要给节目加以限制,不能过长,内容应易于理解
项目组自己总结细节问题,出提纲文件;
总结哪些工作缺少效果回报;
抓住关键少数:容易出错的环节;
让每个区域的负责人知道自己需要做什么;
其他对接节目的机构不会有我们上心,思考如何去推动不积极的其他单位;
10.全媒体宣传应当涉及中国科大研会元素。
期末部门述职项目
(负责人:程秋霞 跟进常委:董靖宇)
已完成工作:
完成策划二稿,完成主持人选择;
确认东、西区物资情况;
完成物资购买清单,开始购买物资;
找团委老师签字
开始视频剪辑。
接下来工作开展:
制作kt板,用作爱心墙;
跟进视频剪辑情况;
打印邀请函;
外联组统计获奖人员;
各部门抖音视频收集;
选择聚餐地点。
存在问题:无
部长建议:
建议邀请函不要打印,不方便发放;
纸质抽奖换hi现场;
寄语KT板没人看,建议装订成册;
投票改问卷星;
房间挤不建议点心区,调整摆位;
考虑聚餐价格;
安排人计算优秀部门评分;
颁奖都由主席搬;
常委建议:
现场摆试试,座位别离讲台太远;
部长们注意讲的有趣一点;
视频剪辑多催;
注意节目舞台效果,不要外人;
聚餐不要太高档,野火肆太low;
三、部门工作汇报
所系工作中心(廉宇轩、买日哈巴、毛宇)
已完成工作:篮球赛报账和总结
接下来工作开展:代培生总结微信稿
存在问题:无
离校人数多,期末述职不参加;
常委建议:
1.不强求述职,整理工作给人资,做好报账
办公室(唐新懿、陈嘉祺、程秋霞、邹海)
已完成工作:最后一次部门例会
接下来工作开展:院系研会换届统计,期末述职
存在问题:无
常委建议:
1.如上,统计换届
人力资源部(张冒莉、胡坤禹、卢滢、赵想春)
已完成工作:期末考核算分,部门例会,项目和部门负责人招募,物资购买
接下来工作开展:各项名单确认,证书制作,换届事宜准备,部门团建,期末资料整理
存在问题:无
常委建议:
总结整理部员对部门建议;
考核算好,部门负责人和项目负责人招募准备;
让副部写总结;
安利报下学期负责人;
宣传部(刘泓、卞先银、李梦婕、于晨)
已完成工作:部门例会,剩余稿子整理,期末考核资料收集与整理,红毯晚会现场微博宣传
接下来工作开展:期末述职,资料整理
存在问题:
Seeyou项目组花絮照片不够;
常委建议:
用花絮输出研会文化;
项目组活动中注意排花絮照片;
趁热度再收集一波seeyou花絮;
宣传部门内换届资料整理;
期末述职ppt尽快做,给常委审核;
学术科技部(李永哲、郭鉴锋、郑倩)
已完成工作:第六次部门例会,玩转paper第四期推送,蜗牛说嘉宾采访。
接下来工作开展:蜗牛说微信稿编辑,第四期图书馆培训。
存在问题:无
常委建议:
玩转paper思路不够活;
多宣传争取人数
创新发展部(李丹莹、江顺利、王会鑫)
已完成工作:最后一次部门例会,留学生活动微信稿推送
接下来工作开展: 报账工作,期末述职
存在问题:无
常委建议:
1. 安利报副部
外联部(柯世有、卢嘉炜、李守忱)
已完成工作:最后一次部门例会 考核材料整理
接下来工作开展: 小黄卡新增商家,报账材料整理 述职材料整理 部门团建
存在问题: 无
常委建议:
留任干部挺多,鼓励竞副部长;
权益服务部(王锦熙、谢青、张家玮)
已完成工作: 健身餐项目跟进,提案系统完善,最后一次例会筹备。
接下来工作开展: 报账材料整理,提案分发,述职ppt
存在问题:
考试人多,可去述职人少;
提案收集迟缓,只有一人有权限提交;
健身餐搁浅,缺场地;
1号提案最关切的不是餐盘,是校园网多点登录;
常委建议:
一篇稿件综合答复1号提案中多个关键问题;
尝试提案多、落地少,思考“服务”;
文艺体育部(张鸣帅、程鑫、王兆悦)
已完成工作: 第四期女神来了
接下来工作开展: 最后一次部门例会,报账
存在问题:
本学期女神来了阅读量少;
常委建议:
女神来了标题问题,集思广益,过于文绉绉可能难理解;