【会议时间】2019年10月23日18:30

【会议地点】东区地空楼708A710

【出席人员】

主席：赵乐陶

副主席：董靖宇、陈诺、汪仲儒、谢付波

委员：张冒莉、刘泓、张鸣帅、李永哲、李丹莹

部长：郭鉴锋、孔冰娴、郑倩、陈嘉祺、黄兴萌、聂贤成

副部长：王忠善、赵军一、黄子真、吴润龙、庞淑琴、曹琬廑、濮阳寿安、应奇峻

项目负责人：赵军一、黄子真、王小满

【请假人员】李宇鑫、钟尚上、黄平森、张澎、刘豪、蔡闻然

【会议主持】赵乐陶

【会议记录】谭淳天、胡婷玉

【会议议程】

一、重要文件发布

二、项目汇报

美丽邂逅

（负责人：黄子真 赵军一  跟进委员：刘泓）

已完成工作：外联组：完成彩排与活动场地申请；完成节目和主持人遴选；线上群完成第二期相册集赞派票活动。策划组：10月16日策划组第四次会议及各区域策划定稿，区域负责人招募及各区域群建立，物资清单核对及开始购买物资，主持人节目与各区域对接，重新规划彩排。宣传组：第四期稿件条漫、第五期稿件抢票上线；第二期海报抢票上线；主题曲录制完成，MV拍摄完成，采访剪辑出初稿。

接下来工作开展：外联组：因时间问题未参加遴选的节目补充面试；青春科大app创建美丽邂逅抢票活动，并统计相关信息。策划组：继续购买物资，一彩。宣传组：第六期微信稿：预热撰写；第三期海报制作，工作分工；主题曲交付，采访视频修改；集体团建。

存在问题：暂无

委员建议：1.预支资金和舞美的相关问题需要后期讨论 2.在物资购买的时候，对于不方便开发票的物品，可以去“城隍庙”买（地点没有太听清） 3.十分区：装饰布置要出一份详细的说明，能够起到现场指导作用 4.操场区：预热音乐的播放时间可以往后调；操场区要准备好垃圾桶；操场上的灯带要用胶带贴好；应避免选择带有锋利物体作为围栏；小心规划清场路线（特别是进出口的位置）；争取和全媒体中心取得合作，将二维码放在全媒体中心扫码单的背面；将人员分工明确下来（人数、人员名字）；建议将荧光漆替换；下雨的应急预案；美丽邂逅的灯箱字 5.候场区：候场区的人员安排；现场要和校园警察合作进行秩序维护；媒体人员要安排在舞台的右后侧；考虑天气因素：给演职人员提暖和的供候场地点；落地灯的供电问题；注意物资的管理，不要放乱了；后勤的管理要注意次序；星空灯的放置地点和方式要提前实地考察；要提前给出下雨应急预案（雨衣和帐篷）；明确一楼服务台的作用；二楼的岔路口要安排人员指引；制作一个场地分布图投影到候场区的大屏幕上并且让主持人作简单介绍；安排人员的时候一定要将每个人的任务明确 6.八分区：换座位的时候要有工作人员指导并且在内场的屏幕上也要展示换座位方式；环境比较嘈杂，人流的引导一定要提前考虑好；提高八分区的翻台率（八个小组同时进行）；装饰物不建议用玻璃的；在活动策划阶段一定要考虑的现场情况以及参与人员的配合度问题；二楼走廊需要装饰；装饰物要保证不破坏墙面，要方便后期的清理7.音乐区：活动流程的时间问题、提前思考如何宣传这个区域；不建议将耳机、口红等作为奖品；怎么划分休息区；再次考虑路线规划以及现场的人员流动（中途离开或后期进入等情况）；若活动吸引力不够话的应对方式；规则过于复杂导致参与人员不知所从；明确直通卡的相关细节（时间、发放方式）；如何解决表白墙所用的便利贴掉落的问题；给休息区改个名字（比如：自由交谈区）；建议看看前几届的总结；前期的准备工作一定要提前考虑现场情况（细节！）；在彩排之前将策划打印出来（避免大段文字性的描述），作为现场指导 8.游戏区：思考如何给参与人员解释“先到先得”的游戏获奖规则；游戏一定要提前试玩；选择奖品时再花些心思（选择性价比高的）；考虑白醋等道具的清理问题；奖品报销的问题需要进一步沟通；秉持“勤俭节约”；增加游戏的趣味性和互动性；预演极端情况：当大奖被领走后如何通知和安抚后面参与活动的同学；清场问题（提高效率、可将兑奖地点安放在操场）；在每一场的前期如何引导大家加入游戏区9.篝火区：灯光问题；提前考虑现场噪音很大可能带来的影响；奖品应有纪念意义；安排人员负责联系操场区的负责人10.补充：美丽邂逅各个负责人要找专人和宣传部进行对接；提前注册“嗨现场”的账号；考虑现场音乐的播放问题（播放时间、循环方式等）。

筹建所系学生工作中心

（负责人：王小满  跟进委员：李永哲）

已完成工作：发布项目组招募公告，确定项目进度时间轴。

接下来工作开展：预计项目历时两周。10月25日，确定职能组长，组建项目组。10月27日召开项目启动会，确定宣传方案。10月29日前发布第一期宣传资料。11月3日进行宣讲会及面试。11月5日进行选举会，选举所系学生工作中心干部。11月9日前进行成立会，正式成立所系学生工作中心。

存在问题：项目组报名人数不足。

委员建议：1.各部门负责人和组员多宣传介绍，增强该项目的招募信息的普及度；2.项目人员和团队采取精简运作模式；3.宣传力度方面加大（在代培生中的宣传，增强代培生的参与度）

三、部门工作汇报

办公室（郭鉴锋、黄平森、张澎）

已完成工作：财务培训长图制作，财务工具包更新，分发干部外出交流反馈表，录制祝福视频

接下来工作开展：第三次部门例会，收集干部外出交流反馈表，十月月报的撰写

存在问题：暂无

委员建议：1.财务：美丽邂逅项目组报销时要注意税号等问题2.十月的月报：要在美丽邂逅之前完成

人力资源部（孔冰娴、王忠善、赵军一）

已完成工作：干部认证证书的发放，筹建所系学生学生中心项目负责人招募流程

接下来工作开展：上一届研会委员副主席干部认证材料收集和证书打印，第三次部门联合例会，宣传技能培训，干部认证表的工作确认

存在问题：暂无

委员建议： 1.干部认证表采取申请制，部门只需要盖章；2.关于干部培训所采取问卷星的形式有待商榷，积极准备干部培训文案的编写和推送

宣传部（郑倩、黄子真、刘豪）

已完成工作：秋景拍摄，约稿细则图片，设备方案上报，增加后台关键词回复

接下来工作开展：秋景稿件，设计明信片，部门例会

存在问题：暂无

委员建议：1.约稿：给大家提前提一下稿子相关的点子 2.对于日常工作细节的确认

学术科技部（陈嘉祺、庞淑琴、吴润龙）

已完成工作：蜗牛说第27期稿件，日常更新科普平台和讲座信息，微沙龙线下会议

接下来工作开展：第三次部门例会，微沙龙平台前端搭建

存在问题：暂无 

委员建议：1.认真准备25号推广蜗牛说的内容，迎接27日活动；2.蜗牛说此次稿件的立意升华一下，放大个别点内容，突出重点；3..瀚海学说网站上讲座信息的推广，以及部分内容的空白部分建议暂时下架，活动推送形式的创新(日历+时事更新）；5微沙龙两条推进路线——外包和对接负责老师；

权益服务部（黄兴萌、蔡闻然、曹琬廑）

已完成工作：第二次部门例会，就自动贩卖机与学校相关部门面谈，师生关系进一步调研其他高校，院系权益代表办法

接下来工作开展：筹备第二期女神来了，权益专项新话题，师生关系全面调研并形成完整的报告

存在问题：暂无

委员建议：1.师生关系的全面调研：拟一个报告的提纲，增加目的性和条理性，还可根据提纲来分配任务2.权益代表：要将相关内容发送到群里 3.在权益方面和学生会加强交流4.可以找相关老师对师生关系调研和自动贩卖机的问卷编写进行指导 5.维持权益群的活力，不要流于形式

实践交流部（聂贤成、濮阳寿安、应奇峻）

已完成工作： 赴浙大观摩学习，填写干部外出交流反馈表，第二次部门例会，就业海报初稿以及第一期微信稿初稿，完善小黄卡商家洽谈的流程及规范文档。

接下来工作开展：改善就业海报初稿以及第一期微信稿，并筹备第二期微信稿，和人文恰接选调生事宜，小黄卡商家陆续入驻。

存在问题：暂无

委员建议：1.可以视情况而定做各省份的专场选调生政策宣讲；2.可先做关于科大选调生的意愿调查；3.跟进和负责人确定活动的主题和意义，与人文学院进一步对接；4.邀请老师进行就业分享会的具体内容和形式的再次确认，该活动是否具有可传承性的再次衡定；5草拟一份小黄卡免责声明；6.改进例会的组织，推进分工的进一步明确和细化