会议记录：吴晓曼、夏琪

(2019年11月5日18：30)

地点：东区管理科研楼912会议室

主持人：赵乐陶

一、重要文件发布

二、项目汇报

美丽邂逅

（负责人：黄子真赵军一 跟进委员：刘泓）

已完成工作：

策划组：第一批及第二批志愿者分配，协调各区域完成二彩，候场区栅栏来源确定，租借物资数量确定。

外联组：高校联络工作完成，海报门票均送达其他高校；实施会相关事宜准备。

宣传组：线上抢票与宣传组对接，预热与抢票稿件上线；门票、现场海报、主屏、桁架、直通卡及KT板等制作完成并交付；主题曲交付，采访视频交付，MV交付，并准备推送。

【各区域】

八分区：28个成员具体分工与6个岗位负责人确定，所有岗位话术确定，第二次实地彩排关于清场线确定，缓冲区、排队区域队列确定，进退场走向与座位实体测试确定。

十分区：所有人员分工人员站位主场区桌椅排布区域对接

音悦区：活动安排装饰方案排队方案互动休息区方案打卡区背景板制作表白墙制作

候场区：人员分配、时间统计完成。二彩完成。相关文件已审核完毕。物资已全部到位。主持人租借衣服。租借围栏正在进行中。

操场区：区域对接，活动流程安排，人员分工，装饰方案，二彩完成。节目音视频正在制作中，主持稿修改中。

计院：完成物资采购，完成游戏彩排并确定游戏具体方案，完成游戏登记卡片、介绍海报的第一版制作（待印发），项目组成员当天分工完毕，与志愿者对接完毕。

管院：具体游戏、二三彩时间、通关卡片和宣传展架设计均已完成，所有物资（除游戏道具中的矿泉水）外全部买齐，项目组人员已进行具体分工并招募志愿者

存在问题：暂无

委员建议：策划组：彩排当天到场志愿者较少，后期可通过各区负责人、小组长多加沟通明确各人职责。主持人主持稿再加审查，中场时间做好视频衔接工作。

八分区：小蜜蜂可提前租借试用，注意电量。明确装饰细节。时间指示贴建议设置到桌子上，准备好应对超时仍然排队同学的话术。

管院游戏：传递玻璃珠游戏有一定风险，可再考虑备选游戏。要考虑游戏之间的间隔时间，控制总体时间。注意提前通知清场，预留领奖时间。设置一两名项目组负责人员，做好通联。

操场区：注意熟悉灯光、音响流程，明确各个节目各个时间点的具体操作.和DJ做好沟通，注意场面秩序。三彩之后及时更新具体策划，可口彩来熟悉流程。微信摇一摇抽奖可与研会宣传部衔接。所有电线、插线排等妥善处理，保证安全问题。

十分区：注意人员引导，摄影人员提前踩点，找好最佳摄影点。提前测试场地设置。确认拍摄角度和人员，可请摄影协会同学帮忙。操场主持人可引导同学们将较好照片传到研会后台。

音悦区：注意嗨现场的配对问题，想好各种情况的应急预案。做好B方案，多加彩排，及时更新情况。维持秩序，避免歌手演唱时场下人员过分流动。常设两三人做到人员清场引导。备足对讲机。

候场区：主持人多加练习，注意细节。时间轴对接下。和舞美联系补一下面光。安保工作重点抓好检票处、星光隧道出口等地点。候场区栅栏数量、摆放等需要详细考虑。

计院：各区舞美工作零散，当天对接好。可准备些充电台灯、USB小灯等。后勤保证足够人管理。工作人员管理好工作证。

宣传组：各区域暖场视频可交换放映mv和往年剪辑电影片段。微信通稿注意拔高立意，参考往年稿件用词用句。

外联组：化妆师可联系化妆学校，门票发放做好登记工作，确认好领票人信息。各部长线下发票时到场。

所有工作人员可注意拍摄有爱有趣有泪的照片，活动后发给宣传部做幕后故事。

筹建所系学生工作中心

（负责人：王小满 跟进委员：李永哲）

已完成工作：宣传外联组完成所系研究生班长联系群建立，同时建立起纳新群。完成微信推送编辑并在研会公众号发布。完成H5及宣传海报制作。策划会务组完成报名表设计，完成选举会成立会策划初稿。

接下来工作开展：收集报名表，加强与所系研究生联系，扩大宣传覆盖面。策划会务组进一步完善选举会成立会的详细策划。

存在问题：暂无

委员建议：下周可适当延长报名时间。之后工作应当加大覆盖面，扩大宣传力度，线上线下同步进行，同上届所系中心负责人多加联系，重点解决报名人数较少问题，最后可适当采取班级推荐的方式。

三、部门工作汇报

办公室（郭鉴锋、黄平森、张澎）

已完成工作：财务长图及财务工具包更新，十月月报的发布，外联工作职能的整理

接下来工作开展：第二次财务培训

存在问题：

美丽邂逅后所系工作的展开，会议走访，通知各院系跟进及时跟进

人力资源部（孔冰娴、王忠善、赵军一）

已完成工作：主席常委干部认证制作、研会学业情况搜集、干部培训各次具体人员详细分工

接下来工作开展：认证证书下发、文书培训组织、干部约谈、美丽邂逅项目资料搜集

存在问题：暂无

委员建议：制定好“学习优异”标准，后续排名文件及奖学金评定办法依各院具体标准而定。公文培训具体内容细化确定

宣传部（郑倩、黄子真、刘豪）

已完成工作：明信片初稿，二轮抢票通道，协助院系部门发稿

接下来工作开展：设计工作证，美丽邂逅花絮稿件

存在问题：暂无

委员建议：明信片滤镜、logo等细节注意，美丽邂逅活动过后推部门存稿，多加润色

学术科技部（陈嘉祺、庞淑琴、吴润龙）

已完成工作：采访第27期蜗牛说嘉宾

接下来工作开展：确定学术讲座、微沙龙平台、蜗牛说稿件

存在问题：暂无

委员建议：确定下后期维护成本，做好风险控制，可提前找一下后期效果。参照权益部文件制定细则，发挥群的实际功能。

权益服务部（黄兴萌、蔡闻然、曹琬廑）

已完成工作：第三次部门例会，自动贩卖机选址走访，医保座谈会，与学生会权益部联合会议

接下来工作开展：女神来了采访及撰稿，权益月报

存在问题：暂无

委员建议：开展工作前先和学校部门老师提前沟通，研究生提案尽快做好对接，把未回复名单列出来报给赵老师。自动贩卖机显示屏可沟通后放置研会相关内容。加大主动参与意识。权益月报可加一些院系内容以提高积极性。

实践交流部（聂贤成、濮阳寿安、应奇峻）

已完成工作：2019秋季就业讲座|“职等你来”职业发展报告顺利举行，开展了部门第三次例会，已确定部门选调生项目组人员。

接下来工作开展：确定选调生开展主题，小黄卡商家入驻，科技创新大会堂策划初稿

存在问题：暂无

委员建议：注意选调生宣讲时间截点，留好经验消化时间，可以人文学院为主，受众群体可适当向下沉。最后，宣讲投影桌面壁纸换做研会的。新闻稿件增强时效性，可用讯飞翻译。多学习优秀稿件撰写，注意用词书面化。