【会议时间】2019年12月17日，18:30
【会议地点】东区地空楼702A706
【出席人员】
主席：赵乐陶
副主席：汪仲儒 董靖宇 李宇鑫 谢付波 钟尚上
委员：张冒莉 李丹莹 张鸣帅 李永哲 刘泓
部长：郑倩、郭鉴锋、孔冰娴、陈嘉祺、聂贤成 黄兴萌 李亚哲
副部长：刘豪 张澎 赵军一 吴润龙 应奇峻 蔡叶申
项目负责人：张澎、黄嘉欣、徐鑫、杨宁婧
【请假人员】陈诺 黄平森 王忠善 黄子真 蔡闻然 曹琬廑
【会议主持】赵乐陶
【会议记录】田玮馨 周逸伦
【会议议程】
一、重要文件发布
二、项目汇报
2019校研究生会年会
(负责人：张澎 跟进委员：张冒莉）
已完成工作：暂无
接下来工作开展：筹建项目组，召开启动会
存在问题：暂无
委员建议：修改年会名字。计划周四招满工作人员，周五到周一开始工作，线上和组长交代工作。列下工作计划，写下活动计划书，
2019科大“温馨家园”所系结合学生联谊活动
（负责人：黄嘉欣 跟进委员：李丹莹）
已完成工作：所系视频收集，最近微信稿发布，海报制作，邀请函打印，线上物资购买
接下来工作开展：推进后续两期微信稿，视频制作，线下物资采购
存在问题：暂无
委员建议： 展架放在离饺子比较近的地方，对奖品的数量和颁布的方式做一定的修改，领导讲话和坐的位置要安排好，所系同学的座位要安排好。预备好活动文案。所有工作人员要清楚活动的具体流程。确定好工作餐和主持人稿。
2019-2020第一学期新年联欢晚会
（负责人：徐鑫，杨宁靖 跟进委员：张鸣帅）
已完成工作:
策划组:主题篇章优化，一彩策划，发门票检票策划，互动策划，应急策划，装饰策划
宣传组:暖场视频初稿，第二期微信稿，二期海报制作，门票、展架初稿，串场视频拍摄，开场视频素材列表
外联组:一彩安排，二期海报张贴，节目演员对接、确定
接下来工作开展：优化策划，主持人台词，灯光需求，道具装饰物资购买，暖场视频优化，串场视频、开场视频制作，屏幕、展架、海报、节目单制作，第三篇微信稿，第二次彩排，化妆、摄像等后台工作人员联系与安排
存在问题：暂无
委员建议：加入山东舰，商榷活动主题，演员名和节目名表演者要写详细，所有流程的时长要写清楚，道具服装要求对接好，话筒灯光策划。检票不能过于繁琐，互动环节，开场需要考虑是乐队还是爵士舞，调整节目顺序，桁架要改一下，元素堆积太多，门票换个色系，统一字体，视频素材加（我和我的祖国），颁奖流程要确定好，去保卫处申请保安，全诶体中心投稿，应急预案（抽奖+微信上墙的审核），项目组与社团之间的联系可能出现问题，在与其他单位对接以及信息的共享要提前准备。对于节目出现的意外应该准备好应急预案。
三、部门工作汇报
所系学生工作中心（李亚哲、何媛娣、齐鹏飞）
已完成工作：送培单位负责人交流座谈会
接下来工作开展：第二次部门例会，温馨家园项目组工作对接
存在问题：暂无
委员记录：确定好座谈会的具体相关工作，落实好活动相关的每一个步骤。在与项目组对接时考虑工作效率。
办公室（郭鉴锋、黄平森、张澎）
已完成工作：拍摄四段祝福视频，召开第五次部门例会，召开第二次院系主席联席会
接下来工作开展：筹备期末述职，第六次部门例会
存在问题：暂无
委员建议：详细确认了人员分工的问题，准备一些小礼品，确认餐券。在筹建期末述职的工作时要及时跟进项目的进度。提醒各个部门及时提交相关文件。
人力资源部（孔冰娴、王忠善、赵军一）
已完成工作：宣传技能pr培训，期末资料发放，时间线规划，项目前资料发放
接下来工作开展：第六次部门例会，期末全体干部考核，秀米及新闻稿等宣传培训资料分享
存在问题：暂无
委员建议：尽早落地相关的工作，对于相关的项目不能一拖再拖要尽早收集材料。对于期末干部考核提前跟有意向的组员沟通，方便沟通。
宣传部（郑倩、黄子真、刘豪）
已完成工作：线下拍摄，部门团建，建立百度网盘共享图片
接下来工作开展：第六次部门例会，年末稿件
存在问题：暂无
委员建议：对应学习到的PS培训以课后作业的形式加深理解，年末稿件主题讨论选定。年末稿件的写作思路。
学术科技部（陈嘉祺、庞淑琴、吴润龙）
已完成工作：第五次部门例会、微沙龙线下活动
接下来工作开展：蜗牛说稿件、学术讲座、微沙龙平台
存在问题：暂无
委员建议：微沙龙平台的选择要慎重，线下微沙龙的开展后续工作需要继续优化。微沙龙应该加强与院系之间的活动，确定比较详细的宣传流程方便以后的分工。
权益服务部（黄兴萌、蔡闻然、曹琬廑）
已完成工作：整理自动贩卖机问卷报告，完善导学关系报告并拟调研问卷，收集权益代表反馈
接下来工作开展：就导学关系报告及问卷咨询相关老师，进行两个权益专项工作
存在问题：暂无
委员建议：对于问卷调查的进度需要加强，对于导学关系报告方面的问题需要提前试填防止给同学们留下不好的影响，具体相关工作的数据需要详细收集。权益留言板的回复问题需要引起注意。
实践交流部（聂贤成、濮阳寿安、应奇峻）
已完成工作： 创新大汇堂现场展架布置
接下来工作开展：完善小黄卡、部门例会
存在问题：暂无
委员建议：小黄卡的使用可以多推广多使用，选择在一个恰当的时间内推广出去。最后一个工作例会需要好好准备。
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