【会议时间】2019年12月31日，12:00

【会议地点】东区地空楼921A923

【出席人员】

主席：赵乐陶

副主席：董靖宇、陈诺、汪仲儒、李宇鑫、谢付波、钟尚上

委员：张冒莉、刘泓、张鸣帅、李永哲、李丹莹

部长：郭鉴锋、孔冰娴、郑倩、陈嘉祺、黄兴萌、聂贤成

副部长：齐鹏飞、张澎、王忠善、赵军一、刘豪、蔡闻然、濮阳寿安

项目负责人：杨宁靖

【请假人员】李亚哲、何媛娣、黄平森、黄子真、庞淑琴、吴润龙、曹琬廑、应奇峻

【会议主持】赵乐陶

【会议记录】王诗阳、蔡闻然

【会议议程】

一、重要文件发布

二、项目汇报

2019-2020第一学期新年联欢晚会

（负责人：徐鑫，杨宁靖 跟进委员：张鸣帅）

已完成工作：第三次彩排、第四次彩排、新年联欢晚会

接下来工作开展：整理研会办公室，整理并提交资料，召开项目总结会并商讨项目考核问题

存在问题：暂无

委员建议：

1. 晚会整体流程：完整流程没有在彩排时候走过一遍，没有侧重整体流程，没有紧迫感

2. 前期准备：物资购买及摆放问题及各项前期工作没有考虑到位

3. 流程策划：没有参考之前的优秀经验，写的太不详细，考虑也不够周全

4. 筹备会议：启动会，实施会没有充分准备，一些例会上好的建议没有被采纳，周二工作例会和主席的意见没有落实，完成工作不愿意往副部群发

5. 票务及宣传：工作人员没有佩戴工作证，发票时无意透露发票数量问题，海报中发票时间地点有错误

6. 现场装饰：现场窗饰与策划方案不符；灯上缠气球有安全隐患

7. 项目人员管理：各彩排到场人员稀稀拉拉；没有很好的签到制度；需要化妆人数没有及时沟通，报80个人，实际到了30个；现场装饰没必要一下让所有人去帮忙，没有效率

8. 观众管理：对小孩子等特殊人群没有专人管理

9. 清场：进场退场进度缓慢，人流混乱，没有较好的指引

10. 主屏幕：无专人把守，需要一直有人提醒监控

11. 侧屏：没有做校徽、温馨提示等

12. 摄像：传照片没有读卡器；颁奖等关键时刻，摄像人员拍摄角度不好

13. 音频：节目音频剪辑存在问题；对于外部提供的视频，生搬硬套，没有做筛选；邀请嘉宾录视频，视频格式，比例等不统一

14. 话筒：麦的号数没标记清楚，容易出现工作疏忽

15. 灯光：不够出彩，没有充分发挥出灯光的效果

16. 弹幕：内容选取及上墙慢，更新不及时；缺乏有质量的弹幕；侧屏中弹幕和其他内容时间节点没安排好，失去了弹幕效用

17. 节目间协调：两个音乐节目之间调音台等协调工作需要安排更充足时间；节目顺序可以适当调整

18. 合影留念：没有事先安排好，导致现场缺乏组织

19. 奖品兑换：工作人员没有到位；微信中奖后，没有人答疑解惑

20. 后期整理：后期物资散乱，相应区域没有及时整理

21. 新闻稿：较为随意，要有紧迫感，晚会结束就放松了，还需要重视后期新闻工作

22. 工作量估计：对工作量估计有问题，以及后期需要定期需要推动工作；没有充分考虑各种情况，导致人手不够用

23. 团队氛围：没有很好的调动大家，团队凝聚力，组织氛围不够，大家不够上心，没有责任感

24. 统筹联络：安排好具体时间点，如教职工节目问题，八点半来，最后十一点半才上台彩排，造成不好影响；如摄像师临时不能来等突发情况，没有及时报备，造成后期整个局面的被动

25. 晚会整体流程：以后中控人员提高选拔要求，需有责任心、靠谱的人担当

26. 流程策划：认真参考往年优秀的策划，制定更加详尽流程计划

27. 项目人员管理：彩排当天人员安排需要做一份详细的表格；签到问题，最好专项对接

28. 摄像：摄像人员不要羞涩，找好的角度摄影，如居中摄影

29. 音频：要求邀请嘉宾，需要给嘉宾相应模板，教导别人该怎么拍

30. 弹幕：安排一个人审核弹幕，提前设置好表现形式，刷新频率等问题，让有质量的弹幕能及时呈现

31. 工作量估计：充分考虑各种情况，可以根据情况招募志愿者

32. 统筹联络：负责人坐镇后台方便沟通；安排好时间节点，及时安抚各方情绪

33. 后期总结：每个人剖析一遍自己工作，交一份材料，提出建议；项目组增加自身经验，以防在关键时刻没有跟进也能保证晚会的顺利进行

项目名称 2019校研究生会期末述职

（负责人：张澎 跟进委员：张冒莉）

已完成工作：

1.物资清单；

2.活动策划；

3.主持人选拔；

4.饭店预订（庐州太太，预计60人左右，订8桌，部门各一桌+主席团委员一桌）；

5.活动物资购买：装饰品、横幅、零食、饮料；

6.节目准备：二胡表演-李昀松，歌曲表演-姚圆圆。

7.节目流程：领取心愿卡片、贴到心愿墙上、放暖场视频、主持人开场、三个部门述职、二胡表演、抽奖、游戏：科大知多少、微信投票评选、抽奖、人气部长、发奖品、总结、大合照 、聚餐

接下来工作开展：

1.活动奖品购买；

2.游戏形式增加创意；

3.三种宣传材料制作：音乐相册、采访视频、部门视频；

4.准备主持人串词。

存在问题：成员考试任务比较重，视频剪辑可能要延后一定时间（预计1月2号晚完成），完成后3号上午发出请大家提出意见，3号当天以及晚上能确保至少改两遍。

委员建议：

1. 项目整体流程：项目时间节点安排不合理，节目时长估算需要精确到几分钟，根据实际情况安排时间，不要随意空想给定时间

2. 策划书：策划过于粗糙，场地规划图需要进一步完善和确认，示意图上在投影仪，每个位置安排过于粗糙

3. 节目内容：节目及一些问答设置能够多贴近研会生活，需要与时俱进；游戏时间过长；要突出节目主题，如成长主题，思考该如何表现

4. 部门述职：部长述职时间5+2，时间比重不够

5. 视频：部门视频与采访视频还没有完全到位

6. 分工：项目组人员分工不明确，需要明确每个人的任务

7. 文件格式：各资料命名不规范，需要规范准确标注

8. 项目整体流程：各节目时间时长需要精确到几分钟

9. 节目内容：节目形式创新，贴近研会，与时俱进；游戏时间过长，适当删减

10. 部门述职：适当延长时间，加大比重

11. 文件格式：各资料命名需要规范准确，如下半年应该写成2019-2020学年第一学期

三、部门工作汇报

所系学生工作中心（李亚哲、何媛娣、齐鹏飞）

已完成工作：所系学生新年贺卡制作

接下来工作开展：暂无

存在问题：暂无

委员建议：

1.贺卡中字体和颜色问题

2.院系主稿稿件，可能存在稿件质量的问题

3.与外界合作需要出一个工作流程或者协议，以后按照这协议安排

4.祝福语中黄色再饱满一些，一些字体设置为微软雅黑能够显得更加饱满

5.与外界合作找一些熟悉的院系合作，不要被别人带着走

办公室（郭鉴锋、黄平森、张澎）

已完成工作：第六次部门例会，十二月月报信息收集

接下来工作开展：十二月月报发布，元旦祝福邮件

存在问题：暂无

委员建议：发稿给老师审阅的时候不能开审阅模式，发给官方邮箱的邮件应有回复

人力资源部（孔冰娴、王忠善、赵军一）

已完成工作：第六次部门例会，项目考核，部门负责人招募

接下来工作开展：期末算分，优秀干部评选及奖品发放，各部门材料收集，部门负责人笔试面试

存在问题：暂无

委员建议：网站有点问题，图片都是18年的图，需要更新；尽早安利有资格的干部竞选副部，帮助其发展

宣传部（郑倩、黄子真、刘豪）

已完成工作：第六次部门例会，日常发稿，协助项目组

接下来工作开展：部门年会视频制作，储备稿件

存在问题：暂无

委员建议：与白名单单位，可相互转发优秀稿件；火灾稿件的形式非常好，可以学习

学术科技部（陈嘉祺、庞淑琴、吴润龙）

已完成工作：第六次部门会议，蜗牛说第28期稿件

接下来工作开展：与火灾院系联系蜗牛说合作

存在问题：暂无

委员建议：上期蜗牛说出现的撤稿等问题，以后合作出稿先找熟悉的院系

权益服务部（黄兴萌、蔡闻然、曹琬廑）

已完成工作：第六次部门例会，自动贩卖机报告整理，制作自动贩卖机屏幕报告

接下来工作开展：部门年会视频剪辑，权益总结月报

存在问题：暂无

委员建议：述职的PPT可发到部门群，让部员知道本学期做了哪些工作；维权平台中的吸烟等问题，可以主动与学校联系

实践交流部（聂贤成、濮阳寿安、应奇峻）

已完成工作：部门年会视频筹备，部门资料汇总

接下来工作开展：整理报销事宜

存在问题：暂无

委员建议：小黄卡要做好新老对接工作