【会议时间】2020年5月19日，19:00

【会议地点】腾讯会议，会议号：910551274

【出席人员】

副主席：董靖宇，陈诺，谢付波，汪仲儒，李宇鑫

委员：李永哲、刘泓、郑倩、张鸣帅

部长：郭鉴锋、孔冰娴、王谢燕、陈嘉祺、黄兴萌、黄子真

副部长：何媛娣、齐鹏飞、刘明珠、邱威、蔡叶申、阳港、李昀松、周逸伦、陈昕悦、许壹言、武振清、杨宁靖、郝正源、许航瑀

项目负责人：刘明珠、陈舫、谭淳天

【请假人员】赵乐陶、钟尚上、程鑫、李亚哲

【会议主持】刘泓

【会议记录】范昀劼 邵景钰  

【会议议程】

一、重要文件发布：无

二、项目汇报

优秀院系评比

（负责人：刘明珠  跟进委员：郑倩）

已完成工作：实施会、院系评比答辩的举行、两期院系风采展示的微信稿发布、整理评分表进行表彰公示、加分奖励的说明公示。

接下来工作开展： 院系评比答辩微信稿、总结会，设计评比证书

存在问题：环节流畅度有待提高；存在结果公示后，又有院系提交材料的问题。

委员建议：

优点：

1.    时间控制的很好。

2.    现场沟通较好。

缺点：

1.    主持人漏掉了提问环节。

2.    串场不够流畅，没有做好类似于“无人提问”等情况的预案。

3.    平时工作中出现了文件、表格的差错。

4.    确认责任方，如到了收齐材料的最终期限后如再发现漏洞则由提交方负责（材料提交免责声明）。

5.    明确统一文件、材料格式。

6.    提前准备好一些固定的材料。

“永远科大人”--“See You”毕业纪念晚会

（负责人：陈舫、谭淳天  跟进委员：程鑫）

已完成工作：

1.    策划（计欣晔）：主题篇章5.0；完善遴选会策划，对接外联根据节目、主持人情况进行相应调整；与宣传商定串场视频内容；毕业生风采展示简要方案；照片、视频征集对接宣传组。

2.    宣传（马丽）：发了5月13、18号两篇推送照片、视频征集系列活动稿件；确定学生会转载的具体稿件；选出海报、桁架模板；文创设计；完成了第一个宣传片策划、分镜头撰写、部分样片剪辑。联系全媒体中心协助，拿到了一些素材。

3.    外联（陈昕悦）：针对社团动员，12个社团中有7个参加。汇总节目（13个，外加校医院节目一个、K-Star节目一个）、主持人（12个）报名信息，进行对接，传达遴选要求；联系学生会，协助宣传推送、节目素材；联系全媒体中心协助宣传；联系校友、毕业班班主任协助视频征集。敲定全球科大人的微信稿件、邀请文案。

接下来工作开展：

1.    .策划（计欣晔）：一彩策划；确定节目流程；主持稿跟进；主题篇章定稿；完善主策划；开展应急预案的策划。

2.    宣传（马丽）：第一期照片征集效果较少；第二轮照片视频征集稿件；与学生会对接，扩大宣传平台；秀米培训；海报、桁架设计；背景主屏模板挑选；根据征集的照片设计明信片；剪辑完第一个宣传片样片、完成第二个宣传片策划、镜头撰写；完成短片策划和BGM挑选。

3.    外联（陈昕悦）：跟进毕业班级，与老师对接；继续跟进团委提供的信息；跟进校友视频素材；继续联系相关宣发；遴选会出勤记录；联系对比确定影视公司；撰写领导致辞；联系蜗壳里的星空。

4.    负责人：6月12/13号进行线上演练，确定预设方案，第一次彩排后四到五天进行第二次彩排，6月20号晚会当天第三次彩排，当晚19:00进行晚会直播。

存在问题：校友会还没有反馈；主题、篇章不够好；节目遴选难做到现场观看。

委员建议：

1.    与全媒体沟通可找微信号。

2.    K-Star剪辑量力而行。

3.    篇章要与节目结合，针对性的找节目。

4.    制作海报要考虑投放、展示形式，结合科大元素、科大风格。

5.    文创用品可加研会logo，增加不可得性。

6.    遴选策划中明确联络人员。

7.    注意遴选时的情况记录、使用视频、音频。

8.    几个宣传片分别是什么内容？

9.    主题、篇章还需完善，不对仗，有些拗口。

10.  文创奖品斟酌质量、数量。

11.  主持人人数是否有点少（两位）。

12.  合唱校歌的视频征集了吗？如果征集结果不理想应有备份。

13.  门票如何设置（已取消）。

14.  晚会节目编排一下让委员评价。

15.  节目遴选不应该只ppt答辩，还是要亲眼看一看。

三、部门工作汇报

所系学生工中心（李亚哲、何媛娣、齐鹏飞）

已完成工作：日常工作，把see you推文向班长群宣传

接下来工作开展：日常工作，准备开展读书分享会

存在问题： “送别”活动尚未有进展

委员建议：

1.    和权服部一起调查关于所系同学本学期生活、考试的问题。

2.    读书分享会，要注重读书的分析，有思想交流，而不仅仅是列书单。

办公室（郭鉴锋、刘明珠、邱威）

已完成工作：

1.    日常工作

2.    整理归纳历年研代会资料，为下学期研代会做准备。

3.    与学术科技部共同举办了读书分享会。

4.    完成公文写作调研报告初稿，与人力资源部进行了交流，准备共同举办。

接下来工作开展：

1.    推送读书分享会的微信稿。

2.    完善公文写作培训调研报告。

3.    整理部门工作资料。

存在问题：研代会材料只参考了去年。

委员建议：

1.    研代会材料比对过往几年来准备。

2.    研代会材料注意准备模版、进行编号。

3.    把过往项目资料做一个合集。

4.    各位部长可以开始工作总结。

5.    确保晚会采购发票的规范。

6.    向各个院系学生会传递资料梳理、总结的经验。

7.    研代会部分资料注意保密。

8.    公文写作应在老师培训前先自身了解。注意让大家实践。

人力资源部（孔冰娴、蔡叶申、阳港）

已完成工作：

人资中心：每周信息公示、院系评比项目收集资料的发放；新闻播报：每日新闻播报暨蜗牛早安系列 双周播报；干部培训：嘉宾邀请及内容确认：数据类表格分析制作线上培训；网站统筹：上传图片加框教程之ps工具转为word工具。

接下来工作开展：

项目之星公示、干部培训宣传及开展，文书培训策划完善及沟通团委老师。院系联动制度修正。

存在问题：新闻播报的热度下降

委员建议：

1.    针对新闻播报热度的下降，需要思考创新点，提升吸引力，考虑转型问题。尽量不要影响更重要的工作。

2.    表格制作培训中商业数据分析培训考虑受众是否广泛，培训内容尽量向研会需求靠拢，例如日常的科研学习、学生工作。

3.    文书培训活动定位如果是大型活动可以与团委老师联系，如果是小型活动则不用。

4.    校院联动制度修改争取下周例会进行讨论，和院系开始沟通。

宣传部（王谢燕、李昀松、周逸伦）

已完成工作：日常：整理、归纳历年研会照片、部分视频、纪念品资料；科大PPT

每日微信推送：点亮科大，梦回科大，毕业论文；协助院系评比，see you项目约稿

微博：协助项目活动发布热点微博

接下来工作开展：B站（中国科大研究生会账号）研会视频上传整理；研究生开学日常图鉴，2020大事记，B站up主推荐等稿件。

存在问题：研会PPT模板图片需增加科大元素、PPT背景图偏暗。

委员建议：

1.    关于PPT模板应对中间背景图片进行修改，增加科大元素，内容上做好分类，正文部分使用微软雅黑即可，避免视角杂糅，突出关注点。可以参考他校PPT模板风格，要大气、有线条。合理运用配色、色块、线条、字体。

2.    关于研会官方B站账号应结合认证方式确定名称。

学术科技部（陈嘉祺、陈昕悦、许壹言）

已完成工作：科普平台：日常更新、科普速递；蜗牛说：第31、32期初稿；日常：读书会；第三次部门例会

接下来工作开展：日常：第七次部门例会；蜗牛说：推送第31、32期；微沙龙：线上微沙龙

存在问题：微沙龙现场比微信稿件精彩

委员建议：

1.    图书会如果可以作为日常活动，应注意将宣传和活动流程形成机制。

2.    关于微沙龙应注意活动后微信稿件的编写，多推出精品稿件。

权益服务部（黄兴萌、武振清、杨宁靖）

已完成工作：日常：第五次部门例会；权益专项：讨论议题；微博平台：两期权益喵通知；维权平台：日常值班及回复

接下来工作开展：权益专项、女神来了

存在问题：所系返校相关权益工作

委员建议：如果考虑线上运动会的活动形式，应考虑返校时间问题。权益院系进展应结合本院特色进行工作。

实践交流部（黄子真、郝正源、许航瑀）

已完成工作：

选调生：选调生手册各章节初稿已完成（除第五章）；

普通就业：筹备2020春季学期“职为等你”就业经验交流活动。

接下来工作开展：日常：第六次部门例会；选调生手册：继续完善各章节，联系就业办，争取尽快开始第五章的编写；普通就业：正式开展2020春季学期“职为等你”就业经验分享活动

存在问题：选调生手册院系写稿能力参差不齐，文章风格需统一；任务提纲层层下达。可能会与预期产生偏差。

委员建议：

1.    选调生手册方面，建议将不同省市的选调生政策做分类比较，尽量做到清晰，可以对文件内容进行适当修改。

2.    嘉宾采访方面，如果需要推迟需要给出时间节点，必要时候可以考虑其他嘉宾。建议由负责人牵头，和全体编委会成员多进行开会讨论，给大家定制统一标准，院系文稿风格尽量统一。

3.    就业工作方面，经验分享活动注意现场视频录制以及后期资料整理，提前准备微信稿件的主题与内容，多与合作院系进行沟通。