【会议时间】2020年6月2日，19:00

【会议地点】腾讯会议 ID：710909059

【出席人员】

委员：张鸣帅、郑倩、程鑫、刘泓、李永哲

部长：郭鉴锋、孔冰娴、王谢燕、陈嘉祺、黄兴萌、黄子真、李亚哲

副部长：邱威、刘明珠、阳港、蔡叶申、李昀松、陈昕悦、许壹言、武振清、杨宁靖、许航瑀、郝正源、何媛娣、齐鹏飞

项目负责人：谭淳天、陈舫

【请假人员】赵乐陶、董靖宇、陈诺、汪仲儒、李宇鑫、谢付波、钟尚上

【会议主持】刘泓

【会议记录】邱凯龙、汤玉姣

【会议议程】

一、重要文件发布

二、项目汇报

 “永远科大人”--“See You”毕业纪念晚会

（负责人：陈舫、谭淳天 跟进委员：程鑫）

已完成工作：

策划：遴选会策划及遴选现场主持和跟进；一彩策划起稿；节目流程构思；主题策划定稿

宣传：宣传部协助拍摄在校视频素材；总结往期稿件；第二篇照片、视频征集稿件；全球科大人征集稿件；确定海报桁架模板；跟进照片征集；确定晚会主屏背景风格；文创基本定型；宣传、暖场、开场、串场视频策划，确定PR、AE模板和BGM

外联：节目、主持人对接及通知遴选结果；影视公司对接和比较；每个节目分别拉群跟进；毕业班班主任、校友邮件发送；连系学生会、蜗壳里的星空转载

接下来工作开展：

策划：节目跟进每日汇报；撰写宣传视频文案；确定节目流程；B站直播调试预演；主持稿修改跟进；朗诵节目跟进；一彩策划定稿；完善物资购买清单；对接宣传完善海报等元素确定；跟进各个节目总体氛围、歌词修改等

宣传：emoji测试稿件；宣传部合作Q版毕业照稿件；汇总照片并成稿；海报桁架初稿；主屏模板完成；文创确定；完成宣传视频、暖场视频样片；开场视频（无文案版）、串场视频完成；继续等待校友会视频；跟进各节目视频拍摄和制作

外联：跟进校歌投稿；与各节目及主持人保持沟通、密切联系；及时反馈节目更改情况；与Kstar、教职工舞蹈团继续沟通；继续与影视公司确定具体价格

存在问题：暂无

委员建议：

关于b站直播：1、弹幕审核，弹幕抽奖，需有专门的工作人员专门审核；2、尽可能消除b站直播延迟、音画不同步的问题，考虑转播的方式并在彩排时实验一下；3、需要提前告诉观众需要弹幕抽奖等级，或者考虑微信抽奖等多元化互动；4、注意抽奖时多个程序共同运行，考虑网络及硬件设施。

关于素材准备：1、所有的宣传视频尽量下周完成；2、主屏海报尽量这周做出来；3、注意海报的颜色搭配、字体大小并修改；4、关于祝福视频要从毕业生和科大的角度来选，需要提前和老师报备，最好让老师指定；5、全球科大人视频可以号召大家项目组内在国外的师兄师姐拍；6、疫情期间视频难以收集的话，采访的视频，可以不用现场，可以给一个问题，然后他们录制视频发过来。

其他：1、尽快确定后两次彩排的时间；2、外联组做好校内对接，确保晚会信息通知到；3、拍节目的顺序需要考虑氛围的起伏，不仅要看主题是不是和篇章相符，内容是否多样，若暂时没有整个视频看出效果，等整个视频出来再解决。

三、部门工作汇报

所系学生工中心（李亚哲、何媛娣、齐鹏飞）

已完成工作：日常工作

接下来工作开展：日常工作

存在问题： 暂无

委员建议：1、读书会的人数需要增多，可以在所系内部宣传一下；2、确定离校的相关通知。

办公室（郭鉴锋、刘明珠、邱威）

已完成工作：

日常：归纳本学期所有整理材料、整理完善历年研代会资料

月报：收集本月月报信息

其他：收集两会观看感受

接下来工作开展：第六次部门例会、五月月报、整理部门历年资料

存在问题： 暂无

委员建议： 1、述职会人数是否确定完成，可借鉴上次，再考虑下提问环节；2、关于资料等看完了再说。

人力资源部（孔冰娴、蔡叶申、阳港）

已完成工作：

人资中心：日常考核：每周信息公示、主席委员例会考核评分表

项目考核：项目负责人资料包更新（配合校院联动作出修正）、院系评比资料 整理

人事考评：校院联动人事考评基本版

新闻播报：双周新闻播报

干部培训：excel进阶培训内容确认

接下来工作开展：

人资中心：项目之星公示

干部培训：第三期宣传、报名及开展，第四期公文写作策划提交

第六次部门例会

存在问题：暂无

委员建议：1、excel技能培训需要收集反馈意见，可在签到环节收集；2、考虑下周的文书写作培训主要讲述的内容；3、日常工作比如新闻播报需要考虑创新；4、讨论下校园联动考评制度的细节；5、ppt可以着手做了；6、word文档可以再修改修改；7、下学期将干部培训可以构建体系，目前可以考虑一下；8、干部培训的宣传需要做一做，比如以视频的方式等；9、例会纪要格式需要改一改

宣传部（王谢燕、李昀松、周逸伦）

已完成工作：

日常：每日微信推送，稿件B站学习，520稿件，2020见证历史（0新增）稿件；

协助see you，院系答辩，学科发稿；约稿情况定时更新；中国科大研究生会 哔哩哔哩账号的视频更新

接下来工作开展：

夏日系列稿件，Q版毕业纪念照稿件；

头尾图：蜗牛说，女神来了专供版本；

第六次部门例会-办公室宣传联合例会

存在问题： 部门与项目约稿，稿件同步时间与提前发送邮件约稿

委员建议：1、抗疫总结是哪个方面的？注意发送的时间节点，尽量做到吸引目光；2、需要保证项目组用b站时没有问题；3、如果因为工作量太大，可以先做好目前工作，以项目组为先；4、公众号后台可以改一下；5、关于这个b站之后怎么发展之后再讨论下；6、微博的留言回复，适当看，合理回复；7、视频审核需要注意；稿件审核发布提前了几天？可以严格要求。

学术科技部（陈嘉祺、陈昕悦、许壹言）

已完成工作：

蜗牛说：第31期蜗牛说推送；第32期蜗牛说推送

微沙龙：准备第二期线上微沙龙活动、完成《微沙龙实施流程方案（草案）》

科普平台：科普速递日常推送

日常工作：第七次部门例会

接下来工作开展：

第二期线上微沙龙、科普速递日常更新、蜗牛说工作总结、完善蜗牛说工作方案

存在问题： 暂无

委员建议： 1、考虑线上微沙龙准备在哪个平台搭建，微沙龙先把能做的做了；2、考虑下周的蜗牛说怎么做；3、确定第二次线上微沙龙人员具体选择。

权益服务部（黄兴萌、武振清、杨宁靖）

已完成工作：

权益专项：议题及策划

女神来了：初步讨论

微博平台：一期权益喵通知

维权平台：日常值班及回复

接下来工作开展：权益专项、女神来了策划

存在问题： 暂无

委员建议：1、女生来了需要考虑它的主要内容，个人的内容不用太多；2、关于权益专项的渠道需要多思考。

实践交流部（黄子真、郝正源、许航瑀）

已完成工作：

普通就业：管院、工院、火灾、微尺度四位学院参与2020年“就业分享周”活动中，活动正式开展

选调生：完善前四章节

接下来工作开展：选调生手册第四章第五章、2020年“就业分享周”活动宣传稿发送，管院等学院开展就业分享活动

存在问题： 暂无

委员建议：1、总结下分享会值得借鉴的问题可以做下总结，在下次管院的就业分享会给予指导；2、在做分享会时收集人数数据，从而可以作为确定该内容比较受哪些院系欢迎；3、做个我们以后的分享会要不要请工作了很多年的人来讲的调研；4、考虑下要不要请主办方的老师给选调生手册写个序，并且成立个工作组更新选调生手册，先有个大概的想法再向老师汇报；5、选调生人手不够的问题先要做好自己的工作，让团委老师看到我们的领导力，这样可能从下面的协会等调人手；6、考虑之后的工作。