【会议时间】2020年6月9日，19:00
【会议地点】线上腾讯会议
【出席人员】
副主席：董靖宇、陈诺
委员：张鸣帅、郑倩、程鑫、刘泓、李永哲
部长：郭鉴锋、孔冰娴、王谢燕、陈嘉祺、黄兴萌、黄子真、李亚哲
副部长：邱威、刘明珠、阳港、蔡叶申、李昀松、陈昕悦、许壹言、武振清、杨宁靖、许航瑀、郝正源、何媛娣、齐鹏飞
项目负责人：谭淳天、陈舫、计欣晔
【请假人员】赵乐陶、汪仲儒、李宇鑫、谢付波、钟尚上
【会议主持】张鸣帅
【会议记录】王茹楠、张明月
【会议议程】
一、重要文件发布
二、项目汇报
“永远科大人”--“See You”毕业纪念晚会
（负责人：陈舫、谭淳天 跟进委员：程鑫）
已完成工作：完成了所有节目素材的收集，并且与外包公司完成对接，确定了视频剪辑的工作以及现场直播的工作
策划：
1. 完成朗诵节目的编排；
2. 完成应急方案初稿；
3. 主持稿的审核以及建议；
4. 完善与宣传视频字幕；
5. 增加了抽奖方式，完善了抽奖方案，并且进行了初步彩排；
6. 完善一彩策划。
宣传 ：
1. 映像青春照片投票推文；
2.与宣传部合作Q版毕业照素材准备
3.海报、桁架基本定稿；
4.节目单、主屏继续修改；
5.文创部分完成
6.宣传视频、回忆相册视频、暖场视频、节目视频1第一版完成
外联：
1. 确定视频剪辑公司
2. 发送第二次“全球科大人”视频征集邮件
3. 完成所有节目素材的收集
接下来工作开展：本周六（6.13）下午进行第一次彩排，6.15日晚上进行第二次彩排，6.20进行第三次彩排
策划：
1. 完善应急方案；
2. 主持稿定稿；
3. 主持人提前彩排；
4. 一彩策划定稿；
5. 组织一彩；
6. 二彩三彩定稿；
7. 主策划定稿；
宣传：
1. Q版毕业照推文、科大朋友圈推文
2. 节目单、主屏定稿
3. 全球科大人、开场视频完成、节目视频完成
外联：
1. 完成物品采购清单，并与相关商家进行对接
2. 完成领导讲话稿
3. 协助策划进行第一次彩排
存在问题：暂无
委员建议：
宣传方面：
1. 桁架和海报最终效果不好，元素需要修改，其中主屏和桁架上的花纹会显得很模糊，模板的底色与文字接近，主题和承办等不够突出，背景上的西大门比较生硬，与背景不协调。晚会的现场素材是宣传工作的重点，需要抓紧时间完成。
2. 主屏、桁架中校徽不能和研会元素并列，研会元素可以使用研会小蜂。
3. See you的logo，可以放在“永远科大人”的位置，不用放在研会。
4. 视频图文考虑有没有赞助，有无更好地表达，一些欠妥的语句注意删除。人物说话会有磕磕绊绊，但字幕按正确的语序来进行。对于视频的抖动注意处理。视频结尾mv要有演唱者和参演人员的信息，对他们的劳动成功予以尊重。
5. 宣传品的比例问题，在大礼堂使用时注意主屏和侧屏的比例问题，主屏的比例为16：9。
彩排方面：
1. 实施会开始时间应该不早于晚会开始前两天。
2. 彩排时需要考虑主持人的站位、大屏幕的投影问题。
3. 一二彩时间间隔得比较近，建议二彩时候走一遍全部的流程，尤其是播放那边需要实践，熟悉镜头推进等导播情况，知道何时在现场何时切换到节目。
4. 在彩排的时候，对于每一个节目都要录一个备份视频。
外联方面：
1. 节目方面，需要联系外包公司对音频进行后期的处理。
2. 外联老师方面，根据团委要求，可以联系附属医院、天文台的老师，暂缓联系周老师。
3. “全球科大人”的视频征集名单与跟进再交流，尽量用项目组的邮箱来发送，不用个人的邮箱不够正规。可以用官邮来发送。
4. 直播使用的是个人账号，可能会有非参加人员加入，和b站相关客服商议如何限制人员加入。
其他方面
1. 一彩提供的只是流程，还要向委员提供人员分工和应急措施。现场策划要更加详细，做到“傻瓜式”的策划准则，详细到每个步骤。
2. 一个结点的工作有成果后就可以和委员们交流。提供视频素材的清单，详细说明每个视频的具体使用场合。
3. 抽奖做两手准备，提供预选方案。
三、部门工作汇报
所系学生工作中心（李亚哲、何媛娣、齐鹏飞）
已完成工作：日常工作，读书会的取消，返校事宜的集中答疑
接下来工作开展： 日常工作
存在问题： 暂无
委员建议：
1. 对于班长群中询问的问题，收集起来集中答疑。
2. 之前活动的奖品及时发放，私聊获奖同学看能否更换相应奖品。
3. 返校的说明可以做一张长图来做说明。
办公室（郭鉴锋、刘明珠、邱威）
已完成工作：
日常：完善历年办公室资料整理
骨干述职会：联系研代会代表、确定流程和答辩顺序、组建筹备群
接下来工作开展：
骨干述职会、整理历年人资资料
存在问题：暂无
委员建议：
1. 根据具体情况，整理部门资料。
2. 骨干述职会方面，人资评分标准做完以后在相关群里公示，办公室和人资沟通，高度重视争取把这部分的线上工作完成。
人力资源部（孔冰娴、蔡叶申、阳港）
已完成工作：
人资中心日常：每周信息公示
今日新闻播报：双周新闻播报，微博发稿汇总统计
人事考评：校院联动考评制度确认
接下来工作开展：
第七次部门例会
干部培训骨干培训部分:文书写作培训
存在问题：暂无
委员建议：
1. 关于骨干述职方面，确定评分细则和评分表。
2. 将表格发给各个部长，明确 部长们需要提交的材料。
3. 校院联动考评制度持续跟进，不要遗忘，根据工作的优先级做好对应的工作
宣传部（王谢燕、李昀松、周逸伦）
已完成工作：
日常：对外交流PPT，本学年中国科大新媒体台账（微信，微博每日数据详情统计），毕业季文化衫设计图样
微信：毕业季 | 再见依然如故，摆摊文化，中国科大排名，返校攻略等；协助办公室、学科，see you项目，管理学院，微尺度学院等主子条约稿；
接下来工作开展：
毕业季Q版人物照，毕业季系列蜗壳专属微信名称，夏日稿件
存在问题：暂无
委员建议：
1.关于微信稿方面，主要以毕业季为主，多出一些互动性好、反响高的稿件，勾起毕业的感觉。
2.关于对外交流PPT，在模板确定后，把内容填进去，注意PPT颜色对比度，对PPT模板可以再调整；PPT翻页有点慢，表格方面可以再修改下；PPT的部门介绍方面，图片内容不要太多；研小蜂的字体可以再调整。
3.视频可以先在B站宣传。
4.述职PPT提前发在群里。
5.关于就业分享的视频可以放在b站。
6.毕业文化衫的设计可以再修改，作为研会文化衫考虑。
学术科技部（陈嘉祺、陈昕悦、许壹言）
已完成工作：
1. 微沙龙、蜗牛说等相关工作总结
2. 日常：第八次部门例会
3. 科普平台：日常更新
接下来工作开展：
1. 日常：部门文化衫设计
2. 微沙龙：组织线上微沙龙活动
存在问题：暂无
委员建议：
1.关于蜗牛说、微沙龙在7月份返校进行。
2.关于这学期最后一次微沙龙，可以等部员返校后，部署去做，再考察。
3.蜗牛说的总结、系统化流程，能够更加明了清晰。
权益服务部（黄兴萌、武振清、杨宁靖）
已完成工作：
日常：第六次部门例会暨联合例会
女神来了：撰写、修改文案
维权平台：日常值班及回复
接下来工作开展： 女神来了秀米编辑、权益专项
存在问题：暂无
委员建议：
1.关于女神来了，使具体文案的内容更加符合题目，更能体会到女神这个主题。
2.权益专项方面，因为范围较大，可以延长等待意见的时间。
3.关于微信平台校车方面的问题，图片不太清晰，对其格式进行修正，使其更加容易辨别。
4.权益留言板下面的回复，注意格式的正规、正式。
5.关于联合例会，部门之间可以多沟通交流、从而促进部门工作的改进创新。
6.找出女神来了能够吸引读者的最大亮点，发掘出抓人眼球、与众不同的点，可以从小事中多发现。
实践交流部（黄子真、郝正源、许航瑀）
已完成工作：
1. 日常：第六次联合部门例会
2. 普通就业：牵头管院、微尺度举办2020春季学期“职位等你”就业经验分享活动；资源融合平台的审核工作
3. 选调生手册：完善第四章节
接下来工作开展：
1. 普通就业：牵头工院举办2020春季学期“职位等你”就业经验分享活动
2. 选调生手册：推进第五章节，封面等的设计定稿工作
存在问题： 暂无
委员建议：
1.根据院系的意愿，来确定选调生是否愿意加入经验分享会，并且按照之前的模式大力宣传。
2.工院自己的选调生经验分享会，如果需要，可以帮忙宣传，但是不需要评比。
3.选调生手册的封面可以部门自行设计，封面上包括校徽、校名。
4.部门例会一学期正常六到七次，不需要占据太多时间。
5.关于就业分享的个人简历方面，每个基本不太一样，能否统一一下，在内容丰富的基础上，使个人简历更加清楚、合理，在看手册的时候，让每个人有匹配感、代入感。
6.注意下谚语的本义、引申义以及适用度。
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