【会议时间】2020年6月16日19:00

【会议地点】线上腾讯会议

【出席人员】

副主席：董靖宇

委员：刘泓、张鸣帅、郑倩、程鑫、李永哲

部长：李亚哲、郭鉴锋、孔冰娴、王谢燕、陈嘉祺、黄兴萌、黄子真

副部长：何媛娣、邱威、刘明珠、蔡叶申、阳港、李昀松、周逸伦、陈昕悦、许壹言、武振清、杨宁靖、许航瑀、郝正源

项目负责人：谭淳天、陈舫

【请假人员】赵乐陶、汪仲儒、陈诺、李宇鑫、谢付波、钟尚上、齐鹏飞

【会议主持】张鸣帅

【会议记录】顾洁琼、梁文海

【会议议程】

一、重要文件发布

二、项目汇报

“永远科大人”-- “See You” 毕业纪念晚会

（负责人：陈舫、谭淳天  跟进委员：程鑫）

已完成工作：收到了外包公司完成的视频初稿；进行了第一次彩排。

策划组 

1.进行了第一次彩排；

2.节目流程（带节目氛围）定稿；

3.应急方案初稿；

4.完善抽奖方案；

5.完善主持词；

近期计划完成工作：

宣传：

1. Q版毕业照推文；科大朋友圈推文。

2. 海报、桁架、主屏定稿；

3. 修改节目单；

4. 制作晚会现场节目的背景图；

5. 宣传视频、回忆相册视频、节目视频完成

外联组：

1.   参与一彩

2.   节目修改对接，视频意见反馈文档（武协、南七、往后余生、科学家、串烧、lavida、朗诵）

3.   外包合同对接

接下来工作开展：项目的实施会；二彩、三彩；20号晚会现场

策划组：

1、应急方案定稿

2、主持词定稿

3、主策划定稿

4、组织项目启动会

5、二彩、三彩、现场的现场组织和人员分工

宣传组：

1.发布推文：晚会预热1（宣传视频 6.18）、晚会预热2（宣传视频 6.19）、晚会现场（主条6.20）、获奖公布（子条6.20）、抽奖信息的整理。

2.节目单定稿（6.16）、晚会背景定稿（6.16）

3.开场视频、全球科大人视频完成(6.17)

外联组：

1.对接淘宝

2.后续物资采购

3.另外三个现场节目的跟进

存在问题：暂无

委员建议：

1. 明确项目组和外包的分工；

2. 三彩改到20号早上10:00；

3. 主持人二彩和三彩需要带妆和穿礼服出席；

4. 视频问题汇总一下，外包需要优化我们内部的视频；

5. 可能会添加一些环节，策划需要提前做好准备，加在那里、并且提前告知主持人也做好准备；

6. 盒饭:20中午和20下午；

7.  如何给无法到场的组员参与感(弹幕组、房管)，刷什么弹蕁，怎么带节奏需要提前考虑；

8. 开场视频加入科大元素，加一些煽情元素，需要大改；

9. 抽奖要有备选方案(如果抽奖软件出现问题)；

10. 二彩和三彩的策划中一些点需要明确，避免空话；

11. 晚会流程中的灯光策划需要明确和细化，提出我们对灯光的要求，作为一个指导方案；

12. 主持词修改；

13. 具体流程:(1)需要加上话筒的相关工作；(2)人员安排需要加上部长委员；(3)话筒和灯光策划可以分开；

14. 如果抽奖抽到非在校生(校友、与科大无关人员)怎么办，要提前明确方法，相关规则要明确给出，并且展示出来；

15. 彩排的流程可以做成表格像附件三；

16. 考虑节目切换不流畅的问题如何解决；

17．暖场视频可以提前20-25min播放；

18. 抽奖之前可以加一个抽奖规则展示的画面；

19. 流程具体版里面，主持人串词的时间也要记下来；

20. 外包对接组的同学需要十分熟悉流程；

21. 流动字幕中See You晚会”可以居中；

22. 视频加水印中国科大研究生会或者研会logo；

23.《南七旧事》时间比较长，可以发一些能引发共鸣的话题，片段中出现了五色旗，问一下老师这是否可以；

24. 视频需要老师审核，特别是关于校园景观是否涉密的；

25. 提前统计一下各位部长委员的时间，将他们也安排进彩排和现场的工作中来。

三、部门工作汇报

所系学生工作中心（李亚哲、何媛娣、齐鹏飞）

已完成工作：日常工作。

接下来工作开展：日常工作

存在问题：暂无

委员建议：1、整理期末考核资料。

办公室（郭鉴锋、刘明珠、邱威）

已完成工作：

骨干评议会：汇总答辩PPT、联系评委、活动当天。

其他：期末材料收集、研会全体成员学习及院系情况统计。

接下来工作开展：

公文写作培训、整理历年人资资料、第七次部门例会

存在问题：暂无

委员建议：1、与人力资源部沟通公文写作培训的时间2、相关文件提前展示

人力资源部（孔冰娴、蔡叶申、阳港）

已完成工作：

每周信息公示、单周每日新闻播报

期末材料收集、期末骨干评议会评分汇总

接下来工作开展：公文写作培训、期末考核算分

存在问题：暂无

委员建议：1、重点放在期末考核 2、传承好院系联动考核制度

宣传部（王谢燕、李昀松、周逸伦）

已完成工作：

日常：

微信：返校指南，合作稿件“云毕业照”，两篇阅读量均3.3 k+；QS排名、校友捐赠等通知类稿件；夏日时光，骨干评议会发稿；协助see you，学科，生科医学学院、工程学院的主条子条的约稿审校。

网盘：视频，图片素材本学期的整理；微信微博情况的统计整理上传。

B站&微博：协助see you发布宣传视频和图片

宣传品：对外交流PPT定稿

接下来工作开展：

第七次部门例会，稿件：期末时间管理，毕业季诈骗防务， See you 毕业 晚会当天活动稿等

存在问题：暂无

委员建议：1、关于稿件方面，转载的稿件提前后台预览，避免发生不能完全展出的问题。 2、毕业晚会的稿件和其他相关负责同学配合好。 3、端午节稿件可以放一些图片，通过P图来表达。 4、做好最后一次例会组织工作

学术科技部（陈嘉祺、陈昕悦、许壹言）

已完成工作：

日常：完成蜗牛说、线上微沙龙平台等模块的相关文档整合完善，完成期末部门部员资料整合

        进行部门文化衫设计。

接下来工作开展：

第九次部门联合例会

存在问题：暂无

委员建议：1、期末总结工作需要注意。2、例会不一定要拘泥于形式，考虑建设部门氛围

权益服务部（黄兴萌、武振清、杨宁靖）

已完成工作：

日常：完成部门期末资料整合

女神来了：修改、编辑文案

维权平台：日常值班及回复

接下来工作开展：女神来了推送、第七次部门例会

选调生手册：完善

存在问题：暂无

委员建议：1、换届期间维权平台的维护人员安排。2、对本学期工作总结

实践交流部（黄子真、郝正源、许航瑀）

已完成工作：

日常：完成部门期末资料整合

普通就业：牵头工院举办2020春季学期“职位等你”就业经验分享活动；资源融合平台的审核工作

选调生手册：完善署名

接下来工作开展：

普通就业：2020春季学期“职位等你”就业经验分享活动的后续评比工作

选调生手册：完善

存在问题：暂无

委员建议：1、选调生手册署名问题需要协调。2、“职位等你”活动总结。