【会议时间】2020年10月15日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710

【出席人员】

委员：张鸣帅、郑倩、程鑫、刘泓、李永哲、郭鉴锋、王谢燕、陈嘉祺

部长：陈舫、刘明珠、李昀松、计欣晔、谭淳天、邱威

副部长：邱凯龙、南亦宁、张明月、屠津伟、王健、冯潇航、陈潭、邵景钰、祝裕卿、王澜

项目负责人：祝裕卿、屠津伟、王澜

【请假人员】董靖宇、孔冰娴、黄兴萌、薛志毅、胡中书

【会议主持】张鸣帅

【会议记录】蒋雨恒、陈延鹏

【会议议程】

一、重要文件发布

二、项目汇报

项目名称 美丽邂逅

（负责人：祝裕卿、屠津伟 跟进委员：郭鉴锋）

已完成工作：

策划：

1.主持人、节目遴选策划完成；

2.候场、操场乐队晚会、八分、十分二稿策划完成，游戏、操场初稿完成；

3.区域负责人遴选完成，区域人员分组完成，15号后将以区域为单位进行策划活动。

外联：

1.进行群管理，开展群内活动及各群成员信息统计；

2.完成区域负责人招募，进行了报名信息统计、资料打印、教室申请、人员通知等工作；

3.完成活动及彩排场地的申请；

4.完成主持人、节目、视频演员、歌手招募通知及信息统计工作。

宣传：

1.第二次(交友群）、第三次(招募）推送完成，同步微博发送完成；

2.门票设计完成(活动时间未定）；

3.主屏一号初稿完成(据修改意见返回修改中)；

4.剧本构思及第一次试镜完成，分镜头和男女主确定；

5.采访视频已完成第一次线下采访；

6.演员歌手招募通知发送。

接下来工作开展：

策划：

1.门票发放策划正在拟写，预计本周五完成；

2.继续完善各区域策划，三稿预计21号完成；

3.考虑线上CP活动形式，拟写策划，终稿预计在25日前后完成。

外联：

1.继续进行群管理，及开展线上群活动；

2.主持人及节目招募面试通知、资料打印、签到及现场安排等工作；

3.主题曲演唱歌手的竞选通知及信息整理；

4.着手开展物资准备工作（先整理办公室可用物资）；

5.舞美公司的联系和对接。

宣传：

1.策划第四次推送(集赞方式暂未定，集赞奖品拟定门票和文创），抢票攻略沿用去年；

2.主屏根据意见挑选模板和修改18号二稿；

3.文创初稿(各种设备壳、卡套、抱枕等）；

4.抢票及宣传海报16日出初稿；

5.采访视频简单筛选并按照结果决定二次拍摄(考虑联系评论区往年成功案例，线下采访或者线上推文对话形式)，剧情视频分镜头开始拍摄；

6.继续写剧本，并根据剧本改歌词。

存在问题：

1.西活一楼报告厅及乒乓球馆场地未申请到，需要重新考虑物资存放问题；

2.候场区服务台功能不明确。

委员建议：

1.尽快落实西活一楼报告厅的借用；

2.候场区增加测温人员，检票和测温同时进行；

3.十分心动区的游戏规则可以以展架形式或其他形式展示在入口处，以便入场同学熟悉规则；

4.游戏区活动尽快提前试玩，确定游戏难度和奖项设置。

项目名称 筹建所系学生工作中心

（负责人：王澜 跟进委员：李永哲）

已完成工作：

宣传外联：

1.整理全部报名表，统计报名人员空闲时间；

2.组建面试通知群，面试人员分组并通知；

3.统计委员部长时间后邀请其担任面试评委，确定分组；

4.开始选举成立会横幅、展架的初稿制作。

策划会务：

1.完成招干面试策划、招干面试评委细则；

2.完成招干面试现场工作人员分工安排；

3.与办公室对接，沟通工作证等物资的借用；

4.线下讨论确定了选举成立会流程细节，并着手对策划初稿进行完善修改；

5.制作并打印面试评分表、签到表，采购面试所需物资。

接下来工作开展：

宣传外联：

1.邀请和确定选举成立会出席嘉宾；

2.完成选举成立会横幅、会场展架、席卡等材料的制作；

3.联系主任、副主任竞选人，通知后续准备事项；

4.选票的制作与打印；

5.聘书和录取通知书的制作与打印。

策划会务：

1.选举成立会策划的完善与改进；

2.编写、打印选举成立会会议手册；

3.联系和对接会议主持人，制作主持人用PPT；

4.进行选举成立会工作人员时间统计和分工；

5.筹备项目实施会和选举成立会彩排工作。

存在问题：

暂无。

委员建议：

1.尽快联系团委和所系老师，确定选举成立会的时间；

2.设计、制作本次秋招所系学生工作中心干事和研究生会干事的录取通知书；

3.斟酌选举成立会流程，提前彩排，确保选举成立会的流畅性和正规性。

三、部门工作汇报

办公室（陈舫、邱凯龙、南亦宁）

已完成工作：

日常：物资管理；

财务：财务跟进；

月报：月报形式及框架讨论；

研代会：1.代表分团建群；2.委员候选人公示；3.委员候选人简历收集反馈；4.场地座位划分；

其他：邀请院系主席参加工作例会。

接下来工作开展：

日常：1.整理西区仓库；2.更新物资清单；3.干部约谈；4.部门例会；

财务：1.财务持续跟进；2.发票查验；

月报：与宣传部合作完善推文呈现；

研代会：1.预备会、正式大会PPT制作；2.用餐预定；3.现场分工表；4.确定计票人；5.材料打印；

其他：更新并发送院系微信平台发稿细则。

存在问题：

研会骨干通讯录更新有误。

委员建议：

1.月报可以以科大蓝为基调，重新设计模板，形成特色；

2.思考如何改进财务工作模式；

3.策划后续的院系走访，探索其他形式；

4.继续准备研代会的各项工作。

人力资源部（刘明珠、张明月、屠津伟）

已完成工作：

日常：干部约谈；

人资中心：1.每周信息公示和干部约谈；2.修改人事考评制度，增加院系内容；3.制作考评制度PPT；

网站：帮助火灾发布研代会新闻；

研代会：1.编写预备会、正式会手册；2.撰写委员名单公示；3.整理委员名单及简介；

干部培训：准备第一次干部培训。

接下来工作开展：

人资中心：1.发送每周信息公示和干部约谈；2.继续修改人事考评制度；

网站：更新院系主席资料；

研代会：继续更新所需资料；

干部培训：第一次干部培训。

存在问题：

研会官网主页的照片更新不及时。

委员建议：

1.人事考评制度里增加所系学生工作中心骨干的考评方式；

2.继续跟进研代会委员名单，修改、整理委员简介；

3.每次培训、项目活动的照片及时上传。

宣传部（李昀松、王健、冯潇航）

已完成工作：

日常：1.干部约谈；2.校园风光摄影；3.网盘更新；

微信：1.研代会科普；2.协助美丽邂逅、火灾约稿；3.国际盲人日；

微博：1.月下蜗壳；2.协助美丽邂逅、每日新闻、权益喵宣传；

其他：周边宣传品定制。

接下来工作开展：

日常：1.第二次部门例会；2.平面设计培训；3.职能小组成立；

微信：1.协助部门、美丽邂逅、院系推送；2.国庆精美照片；

微博：1.协助每日新闻、美丽邂逅宣传；2.国庆抽奖奖品发放；

其他：研代会平面设计（海报，屏幕背景，胸牌）。

存在问题：

搜集素材后发稿不够及时。

委员建议：

1.重视研代会摄像工作，可请教专业人员拍摄技巧；

2.尽快推送微信国庆活动，可拍摄桂花照片作为推文背景。

学术科技部（计欣晔、陈潭、薛志毅）

已完成工作：

日常：干部约谈；

蜗牛说：1.与徐集贤老师沟通，确认采访时间（10月23日）；2.采访问题初稿；3.蜗牛说增刊（季恒星老师）筹备；

微沙龙：1.向袁岚峰老师发送邀请邮件；2.联系场地（量子咖啡）；

科普平台：网站、微信公众号、微博平台日常更新。

接下来工作开展：

日常：1.干部约谈；2.第二次部门例会（本周日10月18日下午15:00-17:00）；

蜗牛说：1.采访问题定稿；2.采访徐集贤老师；3.增刊采访问题定稿；4.增刊采访；

微沙龙：1.确定场地；2.确定主题；3.设计海报及报名问卷；

科普平台：1.日常更新；2.加入各院系科研动态模块；

研代会：1.向代表发送研代会时间通知短信；2.协助研代会宣传组张贴海报。

存在问题：

近期工作密度过大，采访文稿质量可能会降低。

委员建议：

1.适当增加两篇推文的间隔时长，合理安排工作量；

2.和同步辐射实验室同学做好蜗牛说对接。

权益服务部（谭淳天、邵景钰、胡中书）

已完成工作：

日常：干部约谈；

女神来了：1.通过邮件、微信等方式联系张兰老师，被拒；2.确定备选嘉宾并进行联系；3.确定采访时间；4.确定大致主题；

权益专项：1.发放调查问卷；2.开展实地调研；3.整理收集到的数据与信息；

维权平台：日常值班；

权益喵小喇叭：发布两期权益喵小喇叭。

接下来工作开展：

日常：1.干部约谈；2.第二次部门例会；

女神来了：1.制作采访提纲；2.进行采访；3.整理采访内容；

权益专项：1.撰写调研报告；2.与保卫处的老师进行对接；3.撰写权益报告；

维权平台：日常值班；

权益喵小喇叭：收集信息并及时发布。

存在问题：

权益专项的调研报告格式需要调整。

委员建议：

1.西区菜鸟驿站和近邻宝快递问题尽快收集并解决；

2.尽快确定女神来了备选嘉宾的采访时间和主题。

实践交流部（邱威、祝裕卿、王澜）

已完成工作：

日常：1.干部约谈；2.筹备第二次工作例会；

选调生：1.选调生培训；2.职位航标第一期嘉宾确定为谢广岭师兄；3.与人文，青干确定合作关系，合作举办选调生经验分享会；

小黄卡：与小黄卡小组讨论未来规划；

普通就业：1.职业规划讲座与管理学院确定合作关系，并推迟时间；2.普通就业小组会议，讨论职位等你系列稿件。

接下来工作开展：

日常：1.与人资召开联合例会；2.组织一次线下团建，增进感情；

选调生：1.本周末进行采访，完成稿件；2.本周成立经验分享会工作小组；

小黄卡：继续调研；

普通就业：1.职位等你系列稿件；2.职业规划讲座。

存在问题：

暂无。

委员建议：

1.职位航标的名称可以根据栏目定位再考虑；

2.尽快确定选调生经验分享会的嘉宾名单，可以考虑高校管理岗人员；

3.线上分享会的平台和形式要尽快落实。

总结：

1.研代会开幕在即，美丽邂逅和筹建所系学生工作中心项目也在进行中，各部门合理安排近期日常工作；

2.本次例会参与人数较多，下次需要注意会议纪要份数和会场秩序问题。