【会议时间】2020年10月25日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710

【出席人员】

执行主席：张鸣帅

主席团：刘泓、陈嘉祺、郑倩、郭鉴锋

委员：李永哲、王谢燕

部长：陈舫、刘明珠、李昀松、计欣晔、谭淳天、邱威

副部长：邱凯龙、南亦宁、张明月、屠津伟、冯潇航、陈潭、薛志毅、胡中书、祝裕卿、王澜

项目负责人：祝裕卿、屠津伟、王澜

【请假人员】程鑫、孔冰娴、王健、邵景钰

【会议主持】张鸣帅

【会议记录】吴琼、李方清

【会议议程】

一、重要文件发布

二、项目汇报

项目名称 美丽邂逅

（负责人：祝裕卿、屠津伟 跟进委员：郭鉴锋）

已完成工作：

策划：

1.八分十分候场操场定稿，游戏区、操场游园会仍在修改；准备购买物资，撰写一彩策划；

2.游戏区：招募志愿者，游戏试玩，购买物资；

3.游园会：完善区域策划游戏规则。

外联：

1.完成主持人、节目遴选，跟进节目进度，初步收集节目信息；

2.完成发票场地申请，及部分物资申请；

3.继续开展群管理工作，核对人员信息，清理不合规人员，展开群内活动；

4.初步核对研会已有可用于活动的物资。

宣传：

1.文案：抢票推送发送完毕，微博稿发送完成，约了26号一轮公布的稿件；

2.设计：纪念品文创设计定稿，门票定稿，宣传海报做完正在修改，桁架主屏手卡定稿，头尾图完成；

3.视频：已完成2/3剧情拍摄，歌词正在修改；采访视频线下路采完成；完成一对情侣的采访，初剪正在进行。

接下来工作开展：

策划：

1.八分区：策划定稿（20201024），购买物资，准备一彩；

2.十分区：策划定稿，采买物资；

3.游戏区：策划定稿，设计游戏卡和主会场对接礼物发放问题；

4.候场区：策划定稿，对接节目和主持人的进度；

5.操场区：策划定稿，对接节目和主持人的进度；

6.游园会：策划定稿，购买物资，准备一彩。

外联：

1.展开志愿者招募；

2.活动物资准备及申请；

3.继续开展群管理工作。

宣传：

1.文案：推送继续完成，十一月初会增加视频的两次推送（视频组届时可帮忙完成）；

2.设计：线下发票海报正在设计。剩下的是活动现场攻略图，宣传海报的定稿，导引图等，预计在月底完成；纪念品正在采购，预计下周到货；

3.视频：下周拍摄完成，剪辑完成；采访视频下周拍摄完成，初剪完成。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.应将各区域策划详细说明，以防参与者对场地不熟悉；

2.应尽量控制活动流程等说明的篇幅在三页以内；

3.应清楚说明心动卡的使用规则；

4.应给予参与人员充足的休息时间；

5.应妥善处理编号问题；

6.游戏区的相关负责人可以组织一次小彩排；

7.对于墙壁贴纸的问题，不能用胶水，可参照去年使用细铁丝的方法；

8.应注意彩灯等用电器用电安全，尽量减少电线的使用；

9.在人流大的地方，应维护好秩序，避免安全隐患；

10.应考虑所有室外设备的稳定性，避免被风吹倒；

11.应注意节目的时间安排，避免相互影响；

12.门票的尾图不是很清晰，需要再次处理；

13.应注意帐篷等设施的隔离问题；

14.图片的绘制无需使用CAD，美观性较差；

15.尽快确定项目所需志愿者人数，可以和芳草社协调，也可以向团委老师寻求帮助；

16.需确认荧光涂鸦区可行性。

项目名称 筹建所系学生工作中心

（负责人：王澜 跟进委员：李永哲）

已完成工作：

宣传外联：

1.对接选举人员，收集整理个人介绍ppt、竞选ppt；

2.制作选举成立会ppt，撰写主持人讲稿；

3.会议横幅，展板，聘书，录取通知书等物料的制作；

4.预备群，面试群等群的建立和维护，发布通知。

策划会务：

1.撰写并完善了招干面试、选举成立会的策划；

2.完善各项线下会议的现场工作人员安排，撰写新闻稿；

3.采购现场物资及现场布置；

4.会务手册的编写；

5.相关成立文件，席卡，选票等制作；

6.办公室物资的借用和对接。

接下来工作开展：

宣传外联：

1.相关宣传物料等资料的整理与归档；

2.统计人员时间确定项目总结会时间。

策划会务：

1.相关策划及会务资料的整理与归档；

2.办公室物资的归还与对接；

3.筹备项目总结会；

4.整理票据交由负责人完成后续报销流程。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.应更加详细地进行流程策划，人员分工要明确清楚，并调动好工作人员的积极性，应充分考虑项目预案；

2.应注意议程衔接的规范性及投票环节的权威性；

3.工作人员应在项目完成后及时退群；

4.应处理好音箱、PPT等问题；

5.仔细整理项目资料，并跟进报销等问题。

三、部门工作汇报

办公室（陈舫、邱凯龙、南亦宁）

已完成工作：

日常：1.第二次部门例会；2.物资整理及管理；3.九届一次全委会；4.骨干约谈；

财务：财务跟进；

研代会：研代会各项工作。

接下来工作开展：

日常：1.物资管理；2.院系走访；3.邮箱整理回复；4.制作院系工具资料包等；5.部门资料整理；

月报：和宣传部合作出新；

研代会：1.资料整理；2.财务报销。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.应充分策划和安排院系联动；

2.应注意主持稿撰写中可能存在的各种问题；

3.应注意月报的进度；

4.通过邮件告知其他高校有关我校校研会的换届情况；

5.院系走访最好两周一次；

6.尽快整理研代会资料。

人力资源部（刘明珠、张明月、屠津伟）

已完成工作：

日常： 1.第二次部门例会；2.完成骨干约谈；3.更新每日新闻；

人资中心： 1.整理发送每周信息公示和骨干约谈；2.发送部门例会委员评价表；3.秋招项目资料考核整理完毕；4.修改人事考评制度；

网站统筹：发布研代会预备会，秋招项目的项目之星，筹建所系中心项目的实施会，第七次例会会议纪要；

研代会：1.完成材料组工作，参与现场会务工作；2.整理所有的资料归档，存入百度网盘；

骨干培训：完成第一次骨干培训。

接下来工作开展：

日常：1.第三次部门例会；2.骨干约谈；3.更新每日新闻；

人资中心：整理并发送每周信息公示和骨干约谈；

网站统筹：1.更新执行主席、主席团其他成员、专项工作委员会和委员名单；2.更新院系主席资料；

骨干培训：1.对第一次骨干培训的作业评优发送奖品；2.构思第二次培训内容，确定培训时间。

存在问题： 暂无。

委员建议：

1.以海报形式发布新闻稿应注意工作量，推荐使用PPT作为海报模板以减小工作量；

2.建议仅将培训内容的预调查作为下一次培训的参考；

3.应确定所系骨干考核认证的标准等问题；

4.应提高骨干培训作业的奖品覆盖率；

5.应考虑对人事考核制度做出适当的创新。

宣传部（李昀松、王健、冯潇航）

已完成工作：

日常：1.骨干约谈；2.抽奖奖品发放；3.百度网盘更新；

微信：1.学研代会预备和正式会议；2.推送国庆风景、科大桂花；3.协助选调生、瀚海求真、美丽邂逅、巅峰对决、管指委招新推送；

微博：1.协助美丽邂逅、每日新闻、权益喵、瀚海求真推送；2.推送盲人节、抗美援朝70周年；

其他：1.学研代会平面设计和线下张贴，新闻稿写作；2.平面设计培训；3.部门职能小组确定。

接下来工作开展：

日常：职能小组组长选举；

微信：1.书籍推送，加书签集赞；2.秋季系列；3.协助美丽邂逅，选调生推送；

微博：协助美丽邂逅、每日新闻、权益喵、瀚海求真推送；

其他：1.精品稿件网页更新；2.约稿细则新图。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.应注意撰写公文时的措辞和文字逻辑，多参照往年新闻稿；

2.建议下次例会增加讨论环节和小组长汇报环节；

3.整理公众号后台留言并做反馈。

学术科技部（计欣晔、陈潭、薛志毅）

已完成工作：

日常：1.第二次部门例会；2.骨干约谈；

蜗牛说：第一小组采访徐集贤老师；

微沙龙：1.第一小组联系当期主讲嘉宾确定活动时间；2.外联确认活动场地；3.观众问题清单收集与反馈；

科普平台：1.“瀚海求真”网站一周更新；2.“科普速递”微信公众号一周更新；3.科普动态微博一周更新；

研代会：1.统计研代会代表预备及正式会议出席情况；2.研代会现场布置；3.研代会签到、计票工作。

接下来工作开展：

日常：1.第三次部门例会；2.骨干约谈；

蜗牛说：1.第一小组整理录音和文字记录，撰写稿件，排版并发布微信推送，整理资料；2.第二小组和同辐研会开会，选定邀请嘉宾，确定采访时间，设计采访问题；

微沙龙：1.第一小组继续与主讲嘉宾确认活动主题；2.前期宣传推文发布和观众招募；3.建立微沙龙观众群，运营线上社群；

科普平台：1.“瀚海求真”网站更新；2.“科普速递”微信公众号更新；3.科普动态微博更新。

存在问题： 暂无。

委员建议：

1.应注意交流群的活跃度；

2.第二课堂的开发较慢，考虑线下即可；

3.文稿一定要有亮点；

4.应注意项目参与者的积极性；

5.尽快确定下一期蜗牛说的相关安排。

权益服务部（谭淳天、邵景钰、胡中书）

已完成工作：

日常：1.第二次部门例会；2.骨干约谈；

女神来了：1.女神来了照片拍摄；2.采访谷乐意师姐；3.采访内容整理；4.确定文稿大纲；

权益专项：1.完成调研报告；2.与老师对接；3.撰写权益报告；

维权平台：日常值班；

权益喵小喇叭：发布五期权益喵小喇叭；

其他：召开校院学术/权益工作联动大会。

接下来工作开展：

日常：1.第三次部门例会；2.骨干约谈；

女神来了：1.完成文稿撰写；2.完成推文编辑；3.发布推送；4.总结；

权益专项：1.完成权益报告；2.总结；3.准备下一期的备选议题；

维权平台：日常值班；

权益喵小喇叭：日常发布。

存在问题： 暂无。

委员建议：

1.应对研代会的报告及提案进行整理；

2.第三次例会可以考虑联合例会，和其他部门多交流工作。

实践交流部（邱威、祝裕卿、王澜）

已完成工作：

日常：1.骨干约谈；2.第二次部门例会；

选调生：1.选调生采访结束；2.选调生采访完成初稿；3.选调生经验分享会完成海报设计，24号晚上微信稿，嘉宾联系等；

小黄卡：与软件学院确定合作模式；

普通就业：职位等你系列稿件头脑风暴。

接下来工作开展：

日常：第三次部门例会；

选调生：1.26号晚上第一期采访推文；2.张贴海报，宣传经验分享会；3.31号举办线上分享会；

小黄卡：调研外包；

普通就业：1.职为等你系列稿件推送；2.职业规划讲座；3.联系院系为就业分享周准备。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.应注意海报配色，不要过于单一，海报的设计可跟宣传部多多交流；

2.工作的重心应放在选调生和就业上；

3.应注意选调生宣讲直播的观看权限问题；

4.应让参与选调生宣讲的嘉宾相互沟通，避免内容雷同。