【会议时间】2020年11月5日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710

【主席人员】

执行主席：张鸣帅

主席团：刘泓、陈嘉祺、郑倩、郭鉴锋

委员：程鑫、李永哲、王谢燕、孔冰娴

部长：黄聪聪、陈舫、刘明珠、李昀松、计欣晔、谭淳天、邱威

副部长：吴伟锋、路宇、邱凯龙、南亦宁、张明月、屠津伟、王健、冯潇航、陈潭、薛志毅、祝裕卿、王澜

项目负责人：屠津伟、祝裕卿

【请假人员】邵景钰、胡中书

【会议主持】张鸣帅

【会议记录】杨敏、薛志毅

【会议议程】

一、重要文件发布

二、院系工作汇报

三、项目汇报

项目名称：美丽邂逅

（负责人：祝裕卿、屠津伟 跟进委员：郭鉴锋）

已完成工作：

策划：

1.分区域一彩，并总结问题；

2.根据一彩情况修改策划，并撰写二彩策划；

3.开始物资购买。

外联：

1.一彩短信、签到及现场工作；

2.筛选志愿者并进行区域划分；

3.门票中奖信息统计；

4.联系化妆公司；

5.与舞美公司确认需求；

6.协助物资购买；

7.继续开展群管理。

宣传：

1.文案：抢票攻略及两次抢票公示都已推出，抢票微博也已推出；

2.设计：头尾图完成，邀请卡完成，宣传海报完成，现场导引图修改中，线下领票海报和易拉宝修改中，纪念品已购买；

3.视频：视频拍摄完成，歌曲录音完成。

接下来工作开展：

策划：

1.分区域开展二彩，并总结问题；

2.确定终版策划；

3.各区域物资购买。

外联：

1.志愿者短信发送；

2.二彩短信、签到及现场工作；

3.门票统计及线下门票发放；

4.协助物资购买及整理；

5.继续开展群管理。

宣传：

1.文案：线下发票与采访视频结合拟用对话加视频加线下发票图片推送，预热稿件活动现场攻略拟用H5；

2.设计：导引图、线下海报易拉宝完成；

3.视频：视频音频剪辑完成，完成周六11.7号的推送撰写。

存在问题：

1.购买物资要保留好发票，方便后续报销；

2.外联部要统计并核对好抢票名单；

3.统计项目人员的签到情况，方便后续评选“项目之星”等荣誉称号；

4.一彩工作人员参与不足，项目组成员要熟悉活动流程等；

5.活动如有修改，需尽快提交策划书；

6.做好志愿者的管理，确定是否需要发放志愿者证书或志愿者学时等；

7.做好全媒体的联动。

委员建议：

1.确认策划和物资是否有问题，如价格、缺漏等；

2.改进游戏环节；

3.尽快让志愿者参与二彩、三彩；

4.“八分区”：工作人员对游戏规则讲解不清楚，参与人员对游戏不熟悉；替换“配对”等不合适的话术；测试亚克力板是否能固定；

5.“十分区”：工作人员对流程不熟悉；

6.“候场区”：再次核对物资；需要修改主持稿；确认节目顺序；统计志愿者时间并安排人员进行彩排；

7.“游园会”：更换不合适的道具，降低游戏难度；再次确认物资；把控好出入口以及人员流动；每个游戏设置一个小组长；注意用电安全；

8.“操场区”：线上分屏互动待确认；确认好舞美、DJ的设备；确认好帐篷的情况；布置好栅栏区，维护好秩序。

四、部门工作汇报

所系学生工作中心（黄聪聪、吴伟锋、路宇）

已完成工作：

日常：1.第一次工作例会；2.成立各模块工作小组，确定人员分工；3.初步确定微信公众号名称为“中国科大所系中心”（待与老师商议，时间是周四下午）；4.所系班长座谈会的前期准备（相关群聊创建等）。

接下来工作开展：

微信公众号：1.确定头像和名称；2.基础设置（自动回复、页面模版、自定义菜单栏）；3.下设栏目的确立；

所系班长座谈会：1.完善所系班长联系方式；2.所系相关权益问题收集；

温馨家园：待预热；

其他：跟进科教融合学院参与校运会的相关报道。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.通过微信公众号展示所系同学风采；

2.推送与所系有关的科研成果、新闻等，可以开设一个专栏；

3.所系班长座谈会可以参考研会的例会，做到正规、条理清晰；

4.下学期开设所系球赛。

办公室（陈舫、邱凯龙、南亦宁）

已完成工作：

日常：1.物资管理；2.校研会邮箱整理；3.办公室邮箱通讯录更新；4.公章管理登记；5.东西区办公室打扫部门排班表；6.主席约谈安排；7.收集院系研会成员信息；8.制作会议纪要撰写注意事项；9.科研诚信报告会；10.骨干约谈；

财务：1.发票审核；2.财务问题解答跟进；3.研代会报销；

月报：发送10月月报。

接下来工作开展：

日常：1.物资管理；2.邮箱管理；3.火灾研会院系走访；4.改革公示文件撰写；5.主席约谈；6.美丽邂逅邀请邮件撰写；7.委员换届红头文件；8.骨干约谈；

财务：财务跟进。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.可考虑将院系风采展示的微信推文纳入院系评选；

2.做好资料文件的整理；

3.财务培训的ppt可以适当修改，重点讲解一些共性的问题，加一些实操的环节；

4.做好研会公邮的管理。

人力资源部（刘明珠、张明月、屠津伟）

已完成工作：

日常：1.骨干约谈；2.每日新闻播报；3.第三次部门例会；4.统计了校研会成员院系比例信息；5.整理院系名单；

人资中心：1.整理并发送每周信息公示与骨干约谈；2.完成《人事考评制度2020-2021.1》的初稿；3.整理所系项目；

网站：1.章程修改；2.第九周例会会议纪要公示；

骨干培训：收集第二次骨干培训的作业进行评比。

接下来工作开展：

日常：1.骨干约谈；2.每日新闻播报；

人资中心：1.整理并发送每周信息公示与骨干约谈；2.继续修改《人事考评制度2020-2021.1》；

骨干培训：1.进行第二次骨干培训作业评比；2.收集第三次骨干培训的作业。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.修改评分比例和细则，创新在线文档；

2.项目跟进对项目成员的评分应该有更大的影响；项目跟进可以另外推荐项目之星；项目跟进可以给组长、组员评分；组员的分数可以超过组长；

3.下一期的骨干培训可以讲解ppt的制作，要求组员能够简洁明了地汇报工作内容，主题包括但不限于工作流程分享、工作心得体会、工作计划等，可以和所系合作；

4.骨干培训考核可以规范化，要求提交课堂笔记、相关心得等；

5.统一短信、邮件的称谓；

6.不额外制定细则考核院系研会成员；

7.下次例会学习“十四五”规划。

宣传部（李昀松、王健、冯潇航）

已完成工作：

日常：1.办公室-宣传部联合例会；2.网盘资料更新；3.职能小组长确定；4.风景约拍；5.骨干约谈；

微信：1.推送秋季书籍稿件+书签抽奖、秋季手机壁纸；2.协助美丽邂逅、权益报告、女神来了、瀚海求真、蜗牛说、月报稿件推送；3.美丽邂逅后台抽奖；

微博：1.书签抽奖、秋季短视频；2.协助每日新闻、权益喵、瀚海求真推送；

其他：1.成立院系-社团约稿交流群；2.书签抽奖信息整理；3.协助月报设计。

接下来工作开展：

日常：校园风景约拍；

微信：1.蜗壳情话稿件、双十一“吃土”攻略、一二九马拉松稿件推送；2.协助美丽邂逅、部门稿件推送；3.后台私信留言调研，设计自动回复功能；

微博：1.微信联动推送；2.协助美丽邂逅、每日新闻、权益喵推送；

b站：1.美丽邂逅视频更新；2.周边宣传品制作：帆布包等；

其他：1.周边宣传品设计；2.约稿细则修订。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.宣传品制作协调好；

2.微信约稿情况公示；

3.原创稿件较少，应独立写稿，每个人都要提升能力；

4.热点小组多锻炼副部和组长，加强骨干培训；

5.例会可对稿件情况进行讨论，题目和内容要更加有吸引力，扩大宣传范围；

6.骨干约谈时和部员交流不要过于严肃，深入了解部员动态；

7.美丽邂逅抽奖活动细节多和其他部门对接，确定抽奖链接和细则。

学术科技部（计欣晔、陈潭、薛志毅）

已完成工作：

日常：1.学术科技部-权益服务部第三次联合例会；2.骨干约谈；3.学术代表群日常维护；

蜗牛说：1.第一小组发布微信推送；2.第二小组联络嘉宾，目前计划采访对象：李良彬，和老师线下讨论采访事宜（11.5上午）；

微沙龙：1.第一小组完成活动时间确认：11.8晚上七点；2.场地踩点和具体事项商谈；3.活动海报和前期宣传推文制作，海报已经向嘉宾袁老师报备；

科普平台：1.“瀚海求真”网站更新；2.“科普速递”微信更新，开展评论集赞活动；3.科普动态微博更新。

接下来工作开展：

日常：1.骨干约谈；2.学术代表群日常维护；

蜗牛说：第二小确认采访对象，时间和地点，拟定采访问题；

微沙龙：1.第一小组11.8开展微沙龙活动；2.撰写2020秋季第一期微沙龙推文；3.与量子咖啡商谈推文赞助；

科普平台：网站、微信、微博的科普文章更新。

存在问题：

在嘉宾选择方面，应该充分考虑其时间安排及知名度，并合理安排进度。

委员建议：

1.蜗牛说本期推送阅读量较低，嘉宾特点挖掘不足；

2.蜗牛说推文封面图的选择问题；

3.科普速递可通过留言集赞的方式增加阅读量；

4.微沙龙嘉宾的选择，多准备预案；

5.头条阅读量较低，加大宣传力度，提升稿件质量。

权益服务部（谭淳天、邵景钰、胡中书）

已完成工作：

日常：1.学术科技部-权益服务部第三次联合例会；2.骨干约谈；3.权益代表群日常维护；

女神来了：1.发送稿件；2.组建新一期工作小组；3.嘉宾调研；4.初步联系嘉宾；

权益专项：1.发布稿件；2.组建新一期工作小组；3.对备选议题进行预调研；4.确定议题；

维权平台：日常值班；

权益喵小喇叭：1.组建11月份工作小组；2.组内培训。

接下来工作开展：

日常：1.骨干约谈；2.权益代表群日常维护；

女神来了：1.确定主题；2.拟定采访提纲；3.采访嘉宾；4.采访资料整理；

权益专项：1.确定调研方案；2.确定问卷；3.发布问卷；

维权平台：日常值班；

权益喵小喇叭：日常发布。

存在问题：

副部的积极性存在问题，近期副部参与工作较少。

委员建议：

1.和副部多交流，调动工作积极性，及时与跟进反馈；

2.女神来了每期多做反思，总结阅读量低的原因；

3.权益问题多和团委老师对接，聚焦于关键点；

4.参考往期稿件，提升稿件质量。

实践交流部（邱威、祝裕卿、王澜）

已完成工作：

日常：1.第三次部门例会；2.骨干约谈；

选调生：1.选调生经验分享会现场分工，策划终稿，赵林老师致词，成功举办；2.分享嘉宾礼品赠送；3.选调生经验分享会总结稿件；

普通就业：1.职位等你系列稿件第一期：offer相关；2.蜗壳星火路第二期嘉宾调研。

接下来工作开展：

日常：骨干约谈；

选调生：1.选调生经验分享会总结、反思；2.建立嘉宾联系库；3.选调生相关信息收集，完善手册；

小黄卡：20号以前完成调研；

普通就业：1.职位等你系列稿件完成第一期推送；2.第二期星火路采访嘉宾；3.职业规划讲座筹备（美丽邂逅结束后）。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.小组组长压力大，及时排解压力；

2.例会是部门工作讨论平台，更是思想交流平台；

3.活动新闻稿及时发布；

4.下期活动要及时规划，注意组员分工；

5.多与部门成员交流，及时沟通问题。