【会议时间】2021年3月4日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

执行主席：张鸣帅

主席团：刘泓、陈嘉祺、郑倩、郭鉴锋

委员：王谢燕、孔冰娴、李永哲、唐冠宇、翟宏举

部长：黄聪聪、陈舫、刘明珠、李昀松、谭淳天、邱威

副部长：吴伟锋、胡春桥、许清、南亦宁、白柠语、马孜彦、陆荷萍、肖芬芳、董少祥、李方清、程淑媛、王澜、祝裕卿

【请假人员】程鑫、计欣晔、路宇、吴琼

【会议主持】张鸣帅

【会议记录】赵伯峰南亦宁

【会议议程】

一、 重要文件发布

《校研会[2021]1号_关于增补选举中国科学技术大学第九届研究生会委员会第一任专项工作委员会的通知》

《校研会[2021]2号_部门负责人任免通知》

二、项目汇报

项目名称：春季招干与培训

（负责人：吴琼  跟进委员：翟宏举）

已完成工作： 

策划组：

1.完成2021春招总策划：包含培训须知、招干大会、无领导小组、面试；

2.完成2021春招附件：包括评分细则、评委使用手册、文件清单等17个附件；

3.完成2021春招彩排策划；

4.完成人员分工表：包括实施会、招干大会、无领导小组讨论、面试；

5.制作线上笔试问卷星；

6.完成春招候选人及评委分组工作；

7.完成评委资料包、工作人员资料包。

宣传组：

1.2021春招新闻稿：启动会新闻稿，实施会及总结会新闻稿（提前撰稿）；

2.2021春招系列推文及相应微博：已完成前五篇；

3.2021春招宣传用品：海报、展架制作完成并交付打印，春招微信尾图已完成，春招宣传视频制作完成；

4.招干大会PPT已制作完成；

5.完成推文留言点赞获奖名单收集及礼品（明信片）打印。

外联组：

1.编写各类话术：给保研新生的短信、邮件话术，校院联动相关话术，线上群活动话术，面试结果通知短信话术；

2.完成2500多份新生邮件发送；

3.推动完成校院联动；

4.制作问卷星：预报名问卷星，空余时间统计问卷星；

5.建立线上群并进行群管理：审核入群，引导话题、解疑答惑等，维持线上群活跃度，制作线上答疑在线文档，完成线上群活动：三期知识竞答、两期飞花令、两期新年送福、部门介绍、项目介绍；

6.整理报名表：收集报名表并进行导出分组（以第一志愿进行初分组），制作报名概览表（供评委面试使用）；

7.各会议签到表制作完成及有关会议议程撰写；

8.场地申请、海报张贴申请；

9.购买相关物资及打印相关材料；

10.完成海报、易拉宝张贴。

其他：

1.培训手册修改完成；

2.完成彩排。

接下来工作开展： 

策划组：

1.根据彩排情况，进行相应策划、附件修改。

宣传组：

1.实施会和总结会新闻稿；

2.第六期春招回顾总结推文（初稿已完成）；

3.留言点赞获奖人员礼品发放。

外联组：

1.在线上群公示分组情况，发送短信通知报名同学，根据反馈调整分组；

2.发送提醒短信给项目组及评委；

3.建立腾讯线上会议室；

4.群活动、招干大会礼品发放。

其他：

1.项目组全体成员完成3月6日-7日现场工作。

存在问题：

1.招干大会ppt仍需修改；

2.候选人分组仍需修改；

委员建议：

1.现场可能出现无领导小组讨论合组的情况，提前做好预案；

2.无领导小组讨论成绩和笔试成绩需要体现在面试评分表上，且目前评分表格过于细致，可以考虑无领导小组讨论评分表和面试评分表合并，或只进行等级评定，建议修改；

3.评委拿到的面试顺序和实际面试顺序要一致；

4.每组工作人员和评委要对接好各自分工；

5.科大本科生报名较少，考虑外校同学无法参与现场无领导小组讨论和面试的解决方法，尽快统计科大本校同学报名比例，做好线上预案，同时准备好相应设备；

6.无领导小组讨论和面试及时催场；

7.集中选人时应确保部门负责人到齐；

8.候场教室建议播放暖场视频；

9.招干大会有奖问答环节问题较多，建议拆分为两次；

10.招干大会ppt仍需修改，如字体格式、文字表述等；

11.再次短信确认候选人无领导小组讨论和面试能否到场，尽快分组；

12.无领导小组讨论应考虑题目的多样性，优先校研会主办的活动；

13.还需进行招干大会电脑页面切换、人员衔接的提前预演；

14.无领导小组讨论准备备用教室；

15.建议上下两场无领导小组讨论间隔时间加长，留出评委评分时间；

16.候场教室人员不能太集中，严格遵守疫情防控要求；

17.注意招干大会提问环节语音切换的流畅性。

三、部门工作汇报

所系学生工作中心（黄聪聪、吴伟锋、胡春桥、路宇）

已完成工作：

日常：1.科教融合与所系结合学院年度工作的年报整理；2.工作模块梳理；

微信公众号：1.原创小组-春节系列推送；2.科研小组-所系科研进展稿件；3.转载相关稿件。

接下来工作开展：

日常：1.筹备部门例会；2.筹建部门内项目组（所系球赛/线上征文比赛）；

微信公众号：1.更新科研进展；2.日常转载；

所系班长座谈会：会前准备及时间调研。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.预先准备篮球赛，线上征文可以考虑班级为单位，强调所系同学的集体荣誉感；

2.一周3-4篇稿件，提升稿件质量，遵循审核流程，多动员同学们转发稿件；

3.所系班长座谈会可以考虑服务于篮球赛和征文比赛；

4.思考公众号如何可持续发展，目前推文以整理转发为主，尽快考虑新的板块；

5.增加公众号阅读量，可以和其他公众号联动，通过抽奖、采访等形式增加互动。

办公室（陈舫、许清、南亦宁）

已完成工作：

日常：1.部门负责人任免红头文件；2.配合春招；3.副部负责工作模块确认；4.发送新年祝福邮件，邮箱管理。

接下来工作开展：

日常：1.东西区仓库整理，更新物资清单；2.邮箱通讯录更新；3.研会通讯录更新；4.每周例会、部门例会资料包更新；

院系：制作院系走访日程表；

财务：1.财务跟进；2.财务工具包制作。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.本学期举办院系主席联席会一次；

2.院系走访重点放在探究合作上，更多落实校院联动，同时应注意院系差异性，需要对院研会有整体了解，同时，可考虑按校区、学科、活动合作等思路进行合并走访；

3.红头文件及时发送审核；

4.可以针对副部长与春招部员进行财务培训，尽早安排；

5.仓库整理可以由各部门与办公室合力完成；

6.财务工具包应强调各部门、项目可复用物资重复购买问题；

7.尽早拟定学研代会预通知。

人力资源部（刘明珠、白柠语、吴琼）

已完成工作：

日常：1.骨干约谈；2.配合春招；

人资中心：1.修改人事考评制度；2.制作上学期骨干的干部认证；

其他：每日新闻板块的调查问卷。

接下来工作开展：

日常：骨干工作分工及部门培训；

人资中心：1.干部认证的分发；2.完成日常工作；3.人事考评制度巡讲；

骨干培训：准备第一次骨干培训。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.每日新闻板块可以考虑改为微信稿推送的形式，一周或半个月一推；

2.人事考评制度先在部门内宣讲，注意ppt规范、统一话术和宣讲时长；

3.考虑骨干培训的相关性和延续性；

4.工具包呈现可以考虑更加便捷的小程序；

5.应针对上学期存在的问题进行人事考评制度修改。

宣传部（李昀松、马孜彦、陆荷萍）

已完成工作：

日常：宣传资料包整理；

微信：1.新春特辑系列；2.其他原创；3.协助春招推送；4.日常转载；

微博：1.原创博文17篇；2.日常转载；

b站：视频更新（新年祝福、温馨家园）。

接下来工作开展：

日常：1.部门例会筹备；2.部门内项目更新；3.新人分组及培训；4.约稿交流群跟进；

微信：日常推送及转载；

微博：1.博文热点追踪；2.日常转载；3.微博管理群成员更替；

其他：1.新年宣传品发放；2.樱花季、建党百年推文调研思考。

存在问题：3月热点话题不易选择，新人上手需要时间，短时间无法出大量原创。

委员建议：

1.稿件应贴合社会热点和学生需求，例如，科研、3-4月实习季、5-6月转博等；

2.新年宣传品发放做好统计；

3.原创稿件可以考虑其他形式，例如推出资源整合类的稿件，也可以参考往年稿件，稍加创新重复利用；

4.关注三月热点话题：两会；

5.樱花季可以考虑推出系列稿件，做好分工；

6.建党百年稿件需由老师审核，若把握不好，建议转载官媒。

学术科技部（计欣晔、肖芬芳、董少祥）

已完成工作：

日常：1.副部工作模块确认；2.骨干约谈；

蜗牛说：1.与科学岛研会完成蜗牛说采访；2.初稿完成；

科普平台：汇总科普网站上更新文章及新闻数量；

微沙龙：与火灾确认下一期微沙龙合作意向。

接下来工作开展：

日常：1.配合春招；2.骨干部门培训；3.骨干工作分工；

蜗牛说：1.海报制作；2.稿件修改；3.审校发布；

科普平台：日常更新；

微沙龙：1.组建工作小组；2.确认主题和嘉宾；

学术活动月：1.联系各学术代表达成合作意向；2.完成相关策划。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.三月底推蜗牛说稿件较晚，影响下一篇进度，出初稿后即可做好推文，方便后续审核修改，同时，注意新部员的参与度；

2.尽快联系学术代表，确定学术活动月时间，排时间表，确定主题，做好后期反馈工作；

3.蜗牛说15号就可以发出，突出亮点：主角为学生、两位师姐共同进步；

4.考虑蜗牛说海报的性价比；

5.注意微沙龙与蜗牛说的联动，微沙龙可以作为蜗牛说稿件的延续；

6.跟进线上平台的进度；

7.微沙龙可以做成一个系列，考虑延续性；

8.建党百年可以与马院合作出微沙龙，但审核需更严格；

9.考虑联系不到陈杲老师的情况，尽快确定备选嘉宾；

10.多推优秀学生典型。

权益服务部（谭淳天、李方清、程淑媛）

已完成工作：

日常：1.骨干约谈；2.配合春招；

女神来了：1.确定采访嘉宾；2.确定分工；

权益专项：收集和整理权益问题；

权益工具箱：对“退税”进行初步调研；

日常工作：“权益留言板”与“权益喵小喇叭”日常值班。

接下来工作开展：

女神来了：1.确定采访问题；2.采访嘉宾；

权益专项：1.确定备选主题；2.预调研；

权益工具箱：1.确定文稿；2.发布推送；

日常工作：1.日常值班；2.新人培训。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.权益工具箱的呈现形式可以考虑公众号关键词回复及二级名词细分；

2.提前联系采访嘉宾，规划进度，可以考虑采访2020年度全国三八红旗手印娟老师；

3.注意权益稿件的时效性，可以参考往年热点事件的时间节点；

4.女神来了可以尝试形式创新，但注意各期风格排版应保持一致；

5.权益小喇叭图片较模糊。

实践交流部（邱威、王澜、祝裕卿）

已完成工作：

日常：1.骨干约谈；2.配合春招；

选调生：选调生招考公告信息搜集；

蜗壳星火路：确定第三期稿件的采访时间和亮点；

普通就业：1.准备就业分享周红头文件；2.确定就业分享周前期准备的时间安排；3.与管院讨论“高薪面试基地”活动开展形式；

“职为等你”系列稿件：确定第本学期第一期主题：选调生备考。

接下来工作开展：

日常：组织线下见面；

选调生：1.选调生手册编写；2.联系2021年选调生；

蜗壳星火路：1.采访问题确定；2.对嘉宾进行采访；

普通就业：1.发布红头文件，确定各院系意向并收取报名表；2.总策划书初稿撰写；

“职为等你”系列稿件：搜集相关信息，开始撰稿。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.就业分享周各学院嘉宾、主题均需审核，可以进行统一培训；

2.推广暑期实习相关活动；

3.考虑就业分享周和经验分享会联动；

4.关注其他院系类似活动的计划和各院系就业活动的时间；

5.提前在稿件中预告就业分享周亮点，确定各学院主题、时间，出目录式预告稿件；

6.蜗壳星火路可以考虑和脱贫攻坚表彰大会结合。