【会议时间】2021年4月1日，18:30
【会议地点】东区地空楼708A710会议室
【出席人员】
执行主席：张鸣帅
主席团：刘泓、陈嘉祺、郭鉴锋
委员：唐冠宇、翟宏举
部长：陈舫、刘明珠、李昀松、计欣晔、谭淳天、邱威
副部长：胡春桥、路宇、许清、南亦宁、白柠语、吴琼、马孜彦、陆荷萍、肖芬芳、董少祥、李方清、王澜、祝裕卿
【请假人员】郑倩、王谢燕、孔冰娴、李永哲、程鑫、黄聪聪、吴伟锋、程淑媛
【会议主持】张鸣帅
【会议记录】张鲁晋、韦玉婷
【会议议程】
一、部门工作汇报
所系学生工作中心（黄聪聪、吴伟锋、胡春桥、路宇）
已完成工作：
日常：1.骨干约谈；2.第二次部门例会；
微信公众号：1.所系科研进展、科大研究生科研工作速览推送原创稿件的转发；2.“所系篮球赛”预热推送；3.日常转载；
班长座谈会：1.完成嘉宾邀请；2.确定会议议程及前期相关准备；3.整合相关权益问题并解答；
所系篮球赛：1.裁判招募通知发放；2.报名工作展开；3.第一次微信推送；4.班长座谈会预热宣传的准备；5.物资采购；6.篮球赛qq群的维护；7.策划定稿的完成。
接下来工作开展：
日常：1.整合研代会部门资料；2.骨干约谈；
微信公众号：1.科研进展和科大研究生工作速览推送；2.原创稿件推送；
所系班长座谈会：会议召开（周四晚18:30西区科技楼二楼）；
所系篮球赛：1.裁判选拔；2.第二篇推送完成；3.项目实施会的召开；4.队伍抽签分组；5.晋级赛第一次比赛的举办。
存在问题：
1.1V1、3V3同时展开，时间及场地如何安排；
2.比赛同时进行，工作人员安排及观众的分流问题；
3.人员安排，分控的具体策划，是否拿出；
4.人数若超过上限，如何应对；
5.裁判人数以及裁判征集问题。
委员建议：
1.先确定参与人数，确定工作人员，结合实际再对赛制调整；
2.慎重考虑活动的面向对象是否更改及通知方式；
3.强调人员不要中途离场；
4.针对天气突变等情况应有应急安排；
5.奖品数设定应大于人数；
6.报名队长参与讨论；
7.主裁判不建议从所系招人，建议和篮协合作，由篮协出人。
办公室（陈舫、许清、南亦宁）
已完成工作：
日常：1.联合例会；2.物资周边管理；3.邮箱管理；4.周边定制；
院系：院系主席联席会资料包更新，联系承办院系；
财务：1.财务培训；2.财务跟进；
月报：3月月报初稿；
研代会：1.拟定院系研代会具体通知和参考文件；2.会议场地物资确认；3.撰写给校党委、省学联的请示；4.研代会各组整体进度安排。
接下来工作开展：
日常：1.西区仓库安全隐患排查；2.物资管理；3.邮箱管理；
院系：1.院系走访；2.院系主席联席会；
月报：月报发布；
研代会：1.跟进院系研代会；2.工作报告修改撰写；3.其他筹备事项。
存在问题：
1.院系研会发展不均衡；
2.月报院系活动提交情况不理想。
委员建议：
1.院系主席联席会的时间再次通知；
2.均衡院系学生工作发展，加强院系间的走访交流学习；
3.月报重复内容删减，更加强调介绍工作成果，新增栏目可以加介绍，细节需修改；
4.邮箱管理，尤其对外事务要细心，细致；
5.整理出简洁清晰的院系研代会相关指导文件，院系存在问题及时解答；
6.院系研代会审核好材料清单，流程，主持词；
7.提早安排各院系研代会时间，尽量错开。
人力资源部（刘明珠、白柠语、吴琼）
已完成工作：
日常：1.联合例会；2.骨干约谈；
人资中心：1.每周日常考核公示；2.六个部门的人事考评制度巡讲；3.春招项目之星的通知；
网站统筹：1.第一次骨干培训新闻稿推送；2.每周会议纪要；
骨干培训：1.开展第一期骨干培训；2.第一期骨干培训资料整理；2.第二期骨干培训策划初稿；
定期播报：1.完成定期播报小组分工；2.开始准备第一期推送，预计4月11日推出；3.完成约稿。
接下来工作开展：
人资中心：1.每周日常考核；2.撰写项目之星新闻稿；
网站统筹：1.推送项目之星新闻稿；2.会议纪要；
骨干培训：和嘉宾对接时间内容；
定期播报：明确小组分工，准备第一期播报推送。
存在问题：
1.策划书细节有误；
2.骨干培训反馈问卷设计和发放时间待改善。
委员建议：
1.注意策划书细节表述；
2.建议培训前通过问卷对于骨干需求进行调研，贴合参训人员需求，培训结束后立即发放反馈问卷；
3.在部门之星及优秀骨干标兵采访过程中挖掘和提炼出一些好想法；
4.注意骨干培训秩序维护；
5.再斟酌培训嘉宾的伴手礼，加入研会元素；
6.人事考评宣讲的PPT制作和宣讲人员的宣讲技巧有待加强；
7.副部群里工作文件尽量发PDF格式，便于查看。
宣传部（李昀松、马孜彦、陆荷萍）
已完成工作：
日常：1.宣传学科联合例会；2.约稿交流群跟进；
樱花季：1.樱花情书推送；2.照片约拍&征集；3.汉服嘉宾约拍；4.浙大照片互动；5.樱花研小蜂设计；（男，女）
微信微博：1.樱花季原创；2.日常转载；3.协助推送（蜗牛说、溯风、女神来了、职为等你）；
其他：1.遇见科大，科大喵明信片印制；2.主席团候选人通知初稿；3.关键词线上文档搜集；4.骨干培训视频拍摄。
接下来工作开展：
樱花季：1.樱花视频采访；2.雨中樱花拍摄；3.2020、2021照片对比及制图；
微信微博：1.樱花系列推送；2.协助推送；3.完善关键词功能。
存在问题：
1.现有存稿不足；
2.研会logo和学校logo应正确使用。
委员建议：
1.与浙大联动尽量形式简单，便于操作；
2.樱花季的稿件注重时效性；
3.适当与摄影协会合作，沟通素材问题。
学术科技部（计欣晔、肖芬芳、董少祥）
已完成工作：
日常：1.骨干约谈；2.宣传学科联合例会；
蜗牛说：1.确定嘉宾及采访时间地点；2.第一次小组会议；3.采访问题确定；
科普平台：1.科普速递文字定稿；2.组内第一次秀米培训；3.科普速递初次排版完成；4.筛选幻协优秀征文进行转载；
微沙龙：1.对接嘉宾，完成报名稿件初稿；2.确定预算、场地；3.完成海报初稿；4.完成线上调查问卷；
学术活动月：1.完成《校院系合作开展“学术活动月”的实施方案（草案）》初稿；2.成立学术活动月工作小组，确定人员分工；3.完成院系报名表。
接下来工作开展：
日常：1.骨干约谈；2.第三次部门例会筹办；
蜗牛说：1.进行采访；2.文稿写作；
科普平台：1.科普速递推送；2.优秀征文排版及推送；
微沙龙：1.对接嘉宾，沟通微沙龙内容；2.报名稿件、海报修改；
学术活动月：1.撰写红头文件并发布；2.对接各院系进行具体事宜的商讨。
存在问题：
1.新一期蜗牛说阅读量偏低，采访深度欠缺，标题不够有吸引力；
2.老师时间原因，希望相应活动推迟一周；
3.活动是否能在第二课堂里有所体现。
委员建议：
1.嘉宾敲定应谨慎，稿件亮点据采访内容进行调整；
2.对于学生嘉宾，采访时应从学生相关角度切入，能代表研究生群体的特质；
3.稿件的写作技巧待提升，建议把亮点放在最前面，引人入胜；
4.访谈和文稿可以拔高立意；
5.考虑微沙龙与学术活动月联动；
6.调研本科实际参与意向，再考虑是否有必要将活动加入第二课堂；
7.线上微沙龙平台可以直接与嘉宾沟通，先内测，尽快推出。
权益服务部（谭淳天、李方清、程淑媛）
已完成工作：
女神来了：完成微信推送；
权益专项：1.与医保办老师核对推文内容；2.完成推文初稿；3.开始排版；
权益工具箱：1.与网络中心老师商讨AED地图事宜；
日常工作：进行日常值班。
接下来工作开展：
女神来了：1.召开总结会；2.确定下一期主题（母亲节）；有奖征集3.确定小组成员；
权益专项：1.完成推文排版；2.发送推文；
权益工具箱：1.与各院研究生会讨论合作；2.收集AED具体位置信息；
日常工作：进行日常值班。
存在问题：
1.母亲节素材征集问题。
委员建议：
1.建议从形式和内容两方面对于本期女神来了进行经验总结；
2.下期“女神来了”与母亲节结合，考虑互动形式，建议代寄明信片、合成照片等形式；
3.“女神来了”母亲节特辑可以和宣传部合作；
4.AED推文要增加关注度，例如联合校医院，全媒体中心，拓宽宣发渠道；
5.建议进行快递柜工作的成果展示；
6.AED地图考虑加入研会标识。
实践交流部（邱威、王澜、祝裕卿）
已完成工作：
日常：1.部门联合例会；2.骨干约谈；
选调生：1.手册完成公告收集及两年情况对比；2.手册联系嘉宾撰写书面经验分享；3.选调生分享会协调嘉宾分享内容并对接ppt；
蜗壳星火路：采访第四期嘉宾并整理采访内容；
就业主题周：1.发布宣传稿；2.张贴海报，摆放展架和桁架；3.面向院系负责人开展线上分享会培训；4.确定各院系策划；5.准备老师的发言稿；6.管理QQ群。
接下来工作开展：
日常：骨干约谈；
选调生：1.手册联系嘉宾撰写书面经验分享；2.对接嘉宾核对ppt并安排彩排；
蜗壳星火路：1.完成第四期初稿及排版；2.设计封面图；
就业主题周：1.举办开幕式；2.跟进审核各学院宣传稿并同步至研会公众号；3.跟进各学院举办分享会。
4.发布选调生稿件。
存在问题：
1.就业主题周宣传推广工作待加强。
委员建议：
2.及时跟进各院的分享会，确保顺利进行；
3.与院研会主席联系活动宣传事宜，附转发文案，体现活动特点，起到宣传效果。
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