【会议时间】2021年4月29日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团成员：郑倩

委员：王谢燕、翟宏举

部长：黄聪聪、陈舫、刘明珠、李昀松、谭淳天

副部长：许清、南亦宁、白柠语、吴琼、马孜彦、陆荷萍、肖芬芳、董少祥、李方清、程淑媛、王澜、祝裕卿

【请假人员】孔冰娴、李永哲、程鑫、唐冠宇、计欣晔、邱威、吴伟锋、胡春桥、路宇

【会议主持】翟宏举

【会议记录】吴琼、谢科哲

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：2021“See You”毕业纪念晚会及红毯走秀

（负责人：程淑媛、董少祥  跟进：陈舫）

已完成工作：

策划组：1.C9等高校红毯走秀、晚会节目及子活动创意调研；2.策划详细分工及时间节点拟定；3.线上工作进度表制作；4.红毯走秀操场区实地测量及场地布置图初步拟定；5.主题篇章收集；6.红毯走秀（含游园会）及毕业纪念晚会时间地点拟定；

宣传组：1.重新拟定宣传各项工作时间线；2.logo定稿；3.完成项目组微信推文头尾图的制作；4.确定文创数目种类及预算；

外联组：1.制作晚会校友视频邀请函和邀请稿；2.和拔河外联组对接，确定毕业班班长会议相关事宜；3.统计各学院毕业班班长信息；4.完成晚会直播调研工作。

接下来工作开展：

策划组：1.4月30日完成策划初稿；2.完成节目及主持人遴选策划（含报名表）定稿；3.根据一稿修改意见撰写二稿；4.游园会邀请社团的拟定及联系（对接外联）；5.走秀特邀嘉宾及晚会科大特色节目拟定及联系（对接外联）；

宣传组：1.完成一推；2.宣传视频剧本确定；3.设计制作文创；

外联组：和拔河外联组共同完成毕业班班长会议准备工作。

存在问题：

策划组：主题篇章如何确定？根据收集结果，建党100周年元素过重，有些盖过毕业送别之情，是否可以考虑将献礼放在节目里表现？

委员建议：

1.项目负责人要着重考虑活动及其呈现形式的可行性；

2.晚会策划中添加烘托现场氛围，调动观众积极性的环节；

3.合理沿用以前成熟的活动形式；

4.提前与各方联系并确定晚会的时间地点；

5.宣传视频应紧扣毕业主题，爱情可以考虑作为支线；

6.预留足够时间剪辑视频，尽快邀请校友提交合格的视频；

7.邀请校友进行视频拍摄时可以附带拍照指南；

8.明确每个视频的意义与用途；

9.暂时不考虑直播，重点放在晚会现场；

10.活动结束后，当天在微信公众号上发推送；

11.建党100周年的元素在主题篇章中不宜过度体现，主题应为毕业；

12.作好天气状况不好的预案。

项目名称：2021“See You”毕业纪念系列活动开幕式暨拔河比赛

（负责人：李桦楠  跟进：唐冠宇）

已完成工作：

策划组：策划终稿已定；

宣传组：1.第一篇线上征集推文发出；2.海报桁架设计初稿完成；

外联组：1.奖品采买；2.与晚会外联组共同完成毕业班班长大会准备工作；3.宣传桁架摆放场地申请。

接下来工作开展：

策划组：1.主持人招募；2.地推方案设计；

宣传组：1.第二篇推文发出（评选结果显示）；2.海报及桁架的最终定稿及制作；

外联组：1.召开班长大会；2.地推奖品等宣传用品采买。

存在问题：暂无。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（黄聪聪、吴伟锋、胡春桥、路宇）

已完成工作

日常：1.骨干约谈；2.配合完成工作月报；

USTC蜗壳小筑：1.主题稿件—USTC周边美食推送；2.“科大研究生参与科研工作速览”资讯；3.转发劳动节放假通知等相关稿件；

所系篮球赛：1.决赛颁奖；2.新闻稿撰写。

接下来工作开展

日常：第四次部门例会；

USTC蜗壳小筑：1.所系科研进展类稿件推送；2.毕业季原创稿件；

所系篮球赛：1.项目资料整理；2.发票收集与报销；3.相关微信推送。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.篮球赛场地预约提前做好安排，突发事件的处理方式值得分享；

2.针对即将离校的同学，可以推出一篇离校小tips的推文；

3.根据所系学生需求，校研究生会可以考虑组织求职方面的讲座。

办公室（陈舫、许清、南亦宁）

已完成工作：

日常：1.物资管理；2.邮箱管理；3.部门联合例会；4.骨干约谈；

财务：1.财务培训时间统计和筹备；2.财务跟进；

月报：1.月报收集；2.月报编辑；

研代会：1.院系研代会跟进；2.院系资料收集。

接下来工作开展：

日常：1.物资管理；2.邮箱管理；3.九届三次全委会组织；

财务：1.财务培训；2.财务跟进；

月报：月报发布；

研代会：1.院系研代会收尾；2.代表资格审查；3.院系资料整理；4.工作报告撰写；5.会议材料制作；6.会场场地调研；7.与学生会沟通合作事宜；8.物资准备。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.应在院系对接过程中积极发现各院系研会难以解决的问题，加强联系；

2.尽快核实研代会场地情况；

3.尽快收取各院系研代会相关资料；

4.提高研会骨干参加财务培训的积极性，财务跟进应及时解决项目中出现的财务问题。

人力资源部（刘明珠、白柠语、吴琼）

已完成工作：

日常：1.骨干约谈；2.联合例会；

人资中心：1.日常考核公示；2.人事考评制度修订讨论与分工；

网站统筹：1.会议纪要推送；2.新闻稿推送2篇；

骨干培训：第三期骨干培训时间、分工确定；

定期播报：完成推送初稿；

研代会：完成部分材料。

接下来工作开展：

人资中心：1.完成日常考核工作；2.人事考评制度文件修订；

网站统筹：五月份网站小组工作分工；

骨干培训：开展第三期骨干培训；

定期播报：修改初稿，发布推送，总结反思。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.第三期骨干培训也可以邀请暂无官方公众号的院系骨干，鼓励其积极向校研究生会微信公众号投稿；

2.星光大赏每期推文不宜间隔过久；

3.定期播报可以更具时效性。

宣传部（李昀松、马孜彦、陆荷萍）

已完成工作：

日常：1.第四次联合例会；2.约稿交流群跟进；

微信：1.读博贴士原创；2.协助推送（蜗壳星火路、蜗牛说、权益工具箱、See You）；3.约稿关键词回复设置；

微博：1.世界读书日、科大喵原创；2.协助推送（蜗牛说、权益喵）；

其他：1.劳动节采访视频拍摄；2.研代会平面设计分工；3.发布周边文创线上文档。

接下来工作开展：

日常：1.第五次例会筹备；2.百度网盘更新；

微信：1.红色旅游、劳动节采访原创；2.存稿准备；3.协助推送（星光大赏、月报、See You）；

微博：1.微信联动；2.转载；

其他：1.研代会平面设计；2.骨干培训筹备。

存在问题：五一后的人员精力问题。

委员建议：

1.文稿由一人撰写，避免文风不一致的情况；

2.视频采访问题务必事先仔细考量；

3.五一假期期间避免重要稿件的推送；

4.五一前的截稿日期可以考虑前移；

5.配合人资进行秀米培训前可以先通过问卷明确骨干们的需求。

学术科技部（计欣晔、肖芬芳、董少祥）

已完成工作：

日常：1.召开办公室-学术科技部联合例会；2.骨干约谈；

蜗牛说：1.第37期蜗牛说推送；2.第37期复盘、相关资料整理存档；3.第38期蜗牛说确定分工、初步确定采访对象，发送邀请邮件；

科普平台：日常更新；

微沙龙：1.微沙龙总结推送；2.成立5月微沙龙工作小组；

学术活动月：1.完成人员分工，联系各报名院系；2.完成海报初稿。

接下来工作开展：

蜗牛说：1.确定采访嘉宾及采访时间地点；2.全面调研嘉宾背景，制作采访清单；

科普平台：日常更新；

微沙龙：1.邀请嘉宾；2.人员分工和时间进度安排；

学术活动月：1.策划活动整体进度；2.海报终稿及推文撰写；3.其他工作。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.微沙龙、蜗牛说推文考虑选取更具吸引力的标题及封面；

2.微沙龙文稿中宜使用大众化的表达，不宜过于学术化；

3.主题栏目推文排版模板应大致固定形式，保持风格统一，在创作前充分集思广益；

4.学术活动月做好与院系间的对接；

5.蜗牛说在大胆创新的同时，应把握活动主旨；

6.可以考虑为嘉宾老师拍摄优质个人生活照。

权益服务部（谭淳天、李方清、程淑媛）

已完成工作：

日常：1.联合例会；2.骨干约谈；

女神来了：1.完成推文撰写；2.封面图制作；

权益专项：1.完成实地调研；2.完成权益报告；3.组建与各院系研会的联合工作群；

权益工具箱：1.完成推文排版；2.完成推文发送；

日常工作：1.发布两期权益喵；2.日常值班。

接下来工作开展：

日常：骨干约谈；

女神来了：1.进行推送排版；2.确定下一期嘉宾；

权益专项：1.与相关部门讨论；2.撰写并排版推文；3.发送推文；4.与各院系对接工作；

权益工具箱：1.撰写文稿；2.推文排版；

日常工作：日常值班。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.女神来了母亲节特辑文稿不宜过长；

2.组建院系工作群方便沟通；

3.制作AED地图时，可以导入网络中心的线上地图；

4.健身场所相关问题汇总后可以与团委老师交流；

5.校研究生会其他部门可以借鉴权服与院系研会的合作模式，合理对接工作。

实践交流部（邱威、王澜、祝裕卿）

已完成工作：

日常：1.第四次部门例会；2.骨干约谈；

选调生：1.手册约稿稿件已收齐；2.手册书封书底等制作完成；

蜗壳星火路：修改推文并完成推送；

就业主题周：1.准备各学院评优奖状；2.整理各学院总结材料；

职为等你系列稿件：1.根据子主题整理各学院资料；2.撰写推文初稿。

接下来工作开展：

日常：骨干约谈；

选调生：1.手册第四章稿件排版；2.再版前言及编后记撰写；3.第一章热点前景部分更新；4.第二三章公告校对；

蜗壳星火路：总结第四期资料；

就业主题周：进行院系评优；

职为等你系列稿件：1.修改初稿；2.进行推文排版。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.把握好蜗壳星火路栏目的主旨，应紧扣社会融入工作战线，侧重于分享嘉宾的工作经历而非求职经验介绍，普通就业方向嘉宾可以选择工作经历与阅历更为丰富的校友；

2.院系评优的呈现方式中凸显各优秀院系活动的优点与风格；

3.各类稿件中应当采用高清图片；

4.选调生手册安排骨干互相校对；

5.求职经验分享系列活动结束后，勿过早解散交流群，嘉宾可以在活动群里进一步答疑；

6.选调生手册约稿稿件内容严格把关。