【会议时间】2021年5月6日，18:30
【会议地点】东区地空楼708A710会议室
【出席人员】
主席团成员：陈嘉祺
委员：唐冠宇、翟宏举
部长：黄聪聪、陈舫、刘明珠、李昀松、计欣晔、邱威
副部长：胡春桥、许清、白柠语、吴琼、马孜彦、陆荷萍、肖芬芳、董少祥、李方清、程淑媛、王澜、祝裕卿
【请假人员】王谢燕、孔冰娴、李永哲、程鑫、谭淳天、吴伟锋、路宇、南亦宁
【会议主持】翟宏举
【会议记录】马孜彦、陆荷萍
【会议议程】
一、项目汇报
项目名称：“See You” 2021毕业纪念晚会及红毯走秀
（负责人：程淑媛、董少祥 跟进：陈舫）
已完成工作：
策划组：1.策划初稿完成；2.毕业纪念晚会及红毯节目、主持人遴选方案定稿；3.毕业纪念晚会及红毯节目、主持人报名表初稿完成，交外联修改；4.完成遴选细则、评分表等附件初稿；
宣传组：1.一推推送；2.节目和主持人招募，红毯嘉宾招募海报初稿；3.二推初稿；4.宣传视频剧本确定；5.宣传视频演员招募完成；
外联组：1.制作毕业晚会和红毯走秀节目和主持人报名表及二维码；2.毕业班班长会前期准备工作。
接下来工作开展：
策划组：1.完成策划初稿修改并提交二稿；2.红毯走秀嘉宾招募及遴选策划定稿；3.主题篇章继续改进，增加篇章关联性及文字艺术性；4.确定遴选、彩排及活动现场的地点及时间，对接外联提前完成场地预约；
宣传组：1.二推三推推送；2.文创设计；3.宣传视频拍摄；
外联组：1.制作红毯走秀嘉宾招募报名表和二维码；2.和拔河方面合作召开毕业班班长会；3.张贴毕业晚会和红毯走秀宣传海报。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.及时更新策划稿，把控时效；
2.视频拍摄时戴上工作证，注意天气情况、避开噪音；
3.每天在群里更新报名情况；
4.向社团招募节目时注意针对性；
5.把握好项目组工作整体节奏；
6.各类场地提前借好；
7.开场增加一个倒计时视频；
8.调动组员工作积极性，注意把握时间节点和细节；
9.毕业班班长座谈会内容确认好；
10.关注院系同学，做好日常工作记录；
11.总结稿件插入晚会现场剪影，注意写稿人员时间精力问题。
项目名称：“See You” 2021毕业纪念系列活动开幕式暨拔河比赛
（负责人：李桦楠 跟进：唐冠宇）
已完成工作：
策划组：1.会议沟通总策划的改进工作；2.完成参赛队伍招募令的修订及参赛队伍报名表制作；3.完成面向毕业班班长精简版策划及班长面向班级同学的宣传话术编辑工作；4.完成裁判招募令、志愿者招募令、主持人招募令的撰写工作；
宣传组：1.完成第一期推文蜗壳记忆主题活动的获奖结果整理及公示；2.完成第二篇推文；3.完成宣传海报、展架、宣传单页、桁架的修改至定稿；
外联组：1.统计毕业班班长联络方式并建立班长联络群（共联系到118名班长，其中：31名本科生班长；57名硕博班长；30名所系班长；涵盖17个学院）；2.开始私信告知班长活动报名已经开始，并将精简版策划案及宣传话术发至班长；3.完成活动当天场地申请（操场及室内训练馆）与宣传物资摆放场地申请；4.联系办公室，制作活动物资采购表，确定购买链接及时间；5.准备班长大会所需议程及PPT，统计班长空闲时间并预定教室。
接下来工作开展：
策划组：1.详细活动当天策划细则（活动现场整体规划、区域负责人制、各区域人员安排）；2.主持人、裁判、志愿者培训策划；
宣传组：第三篇推文（5月10日）发送，主题为拔河预热；
外联组：1.组织召开班长大会；2.组织召开项目实施会；3.完成活动物资购买及队服纪念品定制等；4.主持人、裁判、志愿者培训。
存在问题：志愿者及裁判奖励制度，是否可以为其申请志愿学时。
委员建议：
1.志愿者可以向晚会项目组借调；
2.地推缩减为一天，形式改为发放传单；
3.表演赛、桁架、海报要保证时效性；
4.毕业班班长座谈会ppt及时发副部群；
5.对外沟通时话术要规范；
6.做好天气状况不好的预案；
7.提前定好最终参赛队伍的筛选方案，备好定制队服。
二、部门工作汇报
所系学生工作中心（黄聪聪、吴伟锋、胡春桥、路宇）
已完成工作：1.骨干约谈；2.部门资料整理。
接下来工作开展：1.第四次部门例会；2.所系球赛总结会。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.资料及时整理，尤其是公众号资料，做好传承；
2.公众号与负责交接的学生助理沟通，提出具体的发稿要求、稿件主题方向；
3.组织最后一次团建；
4.所系学生工作中心的干部认证与人资对接。
办公室（陈舫、许清、南亦宁）
已完成工作：
日常：1.邮箱管理；2.物资管理；
月报：月报发布；
财务：财务跟进；
研代会：1.邀请函撰写；2.工作报告撰写；3.代表、委员候选人推荐人选资料收集整理；4.代表及委员资格审查；5.特邀代表邀请；6.相关材料准备；7.校歌国歌国际歌下载。
接下来工作开展：
日常：1.邮箱管理；2.物资管理；3.筹备全委会；4.部门例会；
财务：财务跟进；
研代会：1.工作报告修改定稿；2.现场工作人员时间统计及分工；3.代表分团，确定代表团团长；4.制作餐券，提前一周订餐；5.选票、计票单等制作；6.签到表制作；7.邀请列席代表；8.分团讨论座位分布表制作；9.预备会议和正式会议PPT制作；10.席卡、背贴、封条制作。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.研代会报告发各部长审核；
2.推进研代会委员简历的收集；
3.月报文字表述书面化；
4.研代会嘉宾邀请与老师对接；
5.避免餐券浪费；
6.研代会委员筛选与各院系主席沟通。
人力资源部（刘明珠、白柠语、吴琼）
已完成工作：
日常：1.骨干约谈；2.筹备第五次例会；
人资中心：1.日常考核公示；2.人事考评制度修订方案整理；
网站统筹：发布会议纪要；
骨干培训：第三期骨干培训准备工作；
定期播报：1.完成第一期推送；2.反思；3.筹备第二期。
接下来工作开展：
人资中心：1.日常考核；2.项目考核；3.人事考评制度修订；
网站统筹：1.日常推送；2.项目活动推送；
骨干培训：开展第三期骨干培训；
定期播报：开展第二期推送。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.第三次骨干培训录屏；
2.百度云网盘分享历次培训的录屏资料；
3.网站内容更新。
宣传部（李昀松、马孜彦、陆荷萍）
已完成工作：
日常：1.约稿交流群跟进；2.百度网盘更新；
微信：1.劳动节采访视频、红色旅游原创；2.协助推送（See You拔河、蜗壳星火路、权益工具箱、星光大赏、See You、月报）；3.存稿准备（熬夜的危害、论文致谢、毕业照）；
微博：1.日常推送6篇；2.协助推送（蜗牛说）；
其他：1.骨干培训筹备；2.研代会背景大屏及胸牌设计。
接下来工作开展：
日常：1.第五次部门例会筹备；2.约稿交流群跟进；3.周边宣传品线上文档跟进；
微信：1.存稿准备；2.协助推送；3.场馆预约攻略；
微博：1.微信联动；2.转载；3.协助推送；
其他：1.研代会海报及科普长图设计；2.骨干培训。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.推进海报与科普长图制作；
2.会议现场拍摄寻求外援，提前一周安排好人员；
3.外援给予一定的劳务/周边宣传品作为答谢。
学术科技部（计欣晔、肖芬芳、董少祥）
已完成工作：
蜗牛说：联系信院何向南、李厚强老师未果，继续联系下一位嘉宾；
科普平台：日常更新；
微沙龙：1.对接人文学院，确定嘉宾及活动时间；2.公共事务学院嘉宾更换为胡海洋老师；
学术活动月：1.与各院系完成沟通，确定活动内容，活动开展时间、地点；2.完成活动预告推文初稿；3完成活动桁架初稿；4.建立活动报名群；5.制作院系活动报名问卷星模板。
接下来工作开展：
蜗牛说：1.确定采访嘉宾及采访时间、地点；2.全面调研嘉宾背景，制作采访清单；
科普平台：日常更新；
微沙龙：1.人文学院推文及现场工作安排；2.人文学院主题审核；3.公共事务学院嘉宾主题、活动时间确定；
学术活动月： 1.桁架摆放；2.活动开展。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.学术活动月的活动要多层次、多样化；
2.桁架保障时效性。
权益服务部（谭淳天、李方清、程淑媛）
已完成工作：
日常：1.骨干约谈；
女神来了：1.完成推文初稿进行修改；2.秀米排版；
权益专项：1.完成权益报告的撰写与完善；2.二次线下调研；3.随机走访；
权益工具箱：1.发送推文；2.完成疫苗推文文稿；
日常工作：1.日常值班；2.发布权益喵海报。
接下来工作开展：
女神来了：1.修改推送，进行发布；2.确定下一期嘉宾；
权益专项：1.完成遗留的工作；2.建立新一期小组；3.与各院系对接任务；
权益工具箱：1.秀米排版；2.发布推文；
日常工作：1.日常值班；2.发布权益喵海报。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.疫苗稿件与老师及时沟通，确保第一时间发出；
2.女神来了稿件图片改为左右滑动，个别图片模糊、排列不整齐；
3.下期女神来了嘉宾可重点联系未合作过的院系或在各院系执行主席群内里联系。
实践交流部（邱威、王澜、祝裕卿）
已完成工作：
日常：骨干约谈；
选调生：选调生手册嘉宾分享篇章，前言等；
就业主题周：进行院系评优；
职为等你系列稿件：1.修改文字版稿件；2.排版。
接下来工作开展：
日常：部门例会；
选调生：完成选调生手册；
职为等你系列稿件：审核修改稿件并推送。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.就业主题周新闻稿跟进；
2.蜗壳星火路资料整理；
3.备好电子版和纸质版的选调生手册。
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