【会议时间】2021年5月13日，18:30
【会议地点】东区地空楼708A710会议室
【出席人员】
主席团成员：郭鉴锋
委员：王谢燕、唐冠宇、翟宏举
部长：黄聪聪、陈舫、刘明珠、李昀松、计欣晔、谭淳天、邱威
副部长：胡春桥、路宇、许清、南亦宁、吴琼、马孜彦、陆荷萍、肖芬芳、董少祥、李方清、程淑媛、王澜、祝裕卿
【请假人员】吴伟锋、白柠语
【会议主持】翟宏举
【会议记录】陈延鹏、蒋雨恒
【会议议程】
一、项目汇报
项目名称：2021 “See You”毕业纪念晚会及红毯走秀
（负责人：程淑媛、董少祥 跟进：陈舫）
已完成工作：
策划组：1.策划二稿完成并进行修改；2.红毯走秀嘉宾招募及遴选策划完成；3.遴选、彩排及活动现场场地拟定完成，已对接外联进行场地预约；4.红毯走秀意向特邀嘉宾拟定，对接外联进行联系；5.红毯走秀及晚会意向节目类型及相关社团清单拟定，对接外联进行联系；
宣传组：1.二推三推推文（节目和主持人招募，红毯嘉宾招募）；2.招募海报制作完成；3.文创手机壳制作完成；4.明信片制作初稿；5.宣传视频拍摄持续进行；
外联组：1.毕业班班长大会召开；2.招募海报张贴；3.“全球科大人”视频意向嘉宾的确定；4.节目遴选、彩排、活动当天的场地申请；5.联系晚会意向节目对应的社团，并邀请参加节目遴选。
接下来工作开展：
策划组：1.根据反馈及建议撰写策划三稿；2.红毯走秀及晚会节目、主持人遴选细则定稿；3.主题篇章V3.0继续拟定；4.红毯及晚会装饰方案、物资清单、经费预算定稿，准备采买；5.红毯走秀嘉宾招募线上投票环节开启；
宣传组：1.四推推文（红毯嘉宾投票）；2.明信片定稿，kindle壳和帆布包的设计制作；3.宣传视频拍摄完成；
外联组：1.遴选现场准备工作；2.对接红毯走秀特邀嘉宾。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.红毯场地可否选在大礼堂前，场地需再次确定；
2.游园确定是否联系院系；
3.红毯节目报名人数不够，可对接kstar比赛选手；
4.外联尽量一对一对接不要频繁更换对接人，避免联系中断；
5.前期宣传视频与采访视频及时推进，可以早点进行；
6.增加节目数量与类型，注意节目多样性，如语言类节目；
7.贴胶会破坏墙体，可选择彩灯，签到板再次和物业后勤对接，确定抽奖流程；
8.主持人报名人数过多，控制遴选时间，避免节目遴选时间太紧，节目遴选可以分时间段进行；
9.篇章名称过于直白，再润色斟酌；
10.节目遴选评委表增加备注一栏；节目中直接淘汰和提出修改意见的节目分开沟通；
11.联系意向社团，增加大型节目，注意节目表演的舞台感，避免舞台过于空旷；
12.重新确定开场流程，制作倒计时前的开场视频，内容可为近几年科大的变化；
13.主题和篇章间的契合度不够，需要统一活动宣传风格；
14.人员分工表做横版；
15.二彩前完成志愿者招募。
项目名称：2021 “See You”毕业纪念系列活动开幕式暨拔河比赛
（负责人：李桦楠 跟进：唐冠宇）
已完成工作：
策划组：1.修改策划；2.准备裁判培训大会内容；3.修改赛制；
宣传组：1.第三篇推文（拔河预热）推出；2.比赛队伍手环设计；3.科大贴纸设计；
外联组：1.参赛队伍报名信息整理，联系调整人数不符合的队伍，建立队长群；2.表演赛人员招募，建立表演赛参赛人员联络群；3.志愿者招募，建立志愿者联络群；4.裁判培训大会前期准备；5.清点活动物资，拟定活动现场物资搬运表，联系团委、管指委、校研会办公室完成活动物资的租借及检查。
接下来工作开展：
策划组：周五中午前确定志愿者分工；
宣传组：周六晚前三个拍照框及背景桁架定稿；
外联组：1.周六中午裁判培训大会；2.周六晚上队长大会，赛制及注意事项讲解+抽签+领队旗；3.周日中午实施会；4.周日下午彩排。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.拔河报名人数过多，工作人员人数不够，发动部长在研会内招募志愿者；
2.确定现场是否提供饮用水；
3.当天宣传拍照和摄影协会联系，增加拍照人员。
二、部门工作汇报
所系学生工作中心（黄聪聪、吴伟锋、胡春桥、路宇）
已完成工作：
日常：1.骨干约谈；2.部门资料更新与整理；
微信公众号：1.所系科研进展；2.相关转载；
所系篮球赛：1.召开项目总结会；2.完善项目资料包。
接下来工作开展：
日常：1.部门例会；2.骨干约谈；
微信公众号：1.“带着蜗壳去旅行”原创稿件；2.所系科研进展稿件；3.毕业小贴士稿件；4.日常转载与约稿；5.公众号交接。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.及时完成公众号交接；
2.带着蜗壳去旅行的项目需要策划好。
办公室（陈舫、许清、南亦宁）
已完成工作：
日常：1.邮箱管理；2.物资管理；
财务：财务跟进；
研代会：1.工作报告修改；2.院系联络；3.联系分团召集人，建立代表群；4.代表信息收集；5.委员简历核对；6.代表信息通知；7.场地联系；8.物资购买准备；9.学生会沟通联系；10.列席代表和特邀代表邀请；11.统计工作人员时间；12.会场位置图修改等。
接下来工作开展：
日常：1.部门例会；2.物资管理；3.邮箱管理；
财务：财务跟进；
研代会：1.召开全委会；2.食堂订餐；3.会务资料撰写打印；4.确定人员分工；5.确定大会监票人、计票人；6.工作人员培训；7.物资准备。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.本学期已完成的项目要及时报账；
2.部门资料整理留存，做好传承；
3.动员副部部员报名部门负责人；
4.对研代会代表临时不出席的情况进行记录；
5.提醒研代会代表着正装，考虑预备会时间，提醒代表参加预备会议。
人力资源部（刘明珠、白柠语、吴琼）
已完成工作：
日常：第五次部门例会；
人资中心：1.整理并发送每周信息公示；2.修订人事考评制度；
网站统筹：1.发布部门负责人招募；2.发布会议纪要；
骨干培训：第三次骨干培训；
研代会：1.制作预备会、正式会手册，主持稿等；2.制作座位分布图。
接下来工作开展：
人资中心：完成日常工作；
骨干培训：整理第三次骨干培训资料，收集并评选优秀作业。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.星光大赏栏目可以让部门之星优秀骨干分享经验；
2.研代会资料组整理的资料有些混乱；
3.确定预备会主持稿。
宣传部（李昀松、马孜彦、陆荷萍）
已完成工作：
日常：1.第五次部门例会筹备；2.约稿交流群跟进；3.周边宣传品文档管理；4.网盘更新；
微信：1.与权益服务部合作女神来了；2.日常推送及存稿；3.协助推送（See You、职为等你、学术活动月）；
微博：1.微信联动推送；2.热点转载；3.协助推送（See You、权益喵、学术活动月）；
其他：1.研会logo横图设计（带英文）；2.研代会平面设计；3.第三次骨干培训；4.视频设备借用（See You）。
接下来工作开展：
日常：第五次部门例会；
微信微博：1.毕业致谢推送；2.热点追踪及存稿；3.协助推送；
研代会：1.科普长图推送；2.平面设计线下张贴及对接；3.摄影人员寻找；4.新闻稿大纲准备；5.研代会筹备线上会议（摄影和会议记录）；
其他：工作经验总结。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.微博和微信平台可结合热点，如人口普查、毕业、夏天等主题，实时推送；
2.注意拍摄经验和设备传承；
3.线上周边素材的编辑权限可以尝试开放给部长以上使用；
4.研代会宣传品定稿确定数量后和依枫对接；
5.第三次骨干培训视频卡顿，没有提前说明有视频剪辑培训内容。
学术科技部（计欣晔、肖芬芳、董少祥）
已完成工作：
日常工作：1.骨干约谈；2.第五次部门例会筹备；
蜗牛说：1.进行第一次线上会议；2.调研其他高校优秀人物专访类稿件；3.联系嘉宾；
学术活动月：1.进行地空实验室走访、人文实验室走访、马院学术讲座现场工作；2.协助火灾、同辐研会约稿、格式修改等工作；3.发布学术活动月总预告博文；4.管理报名群；5.对接院系；6.收集地空实验室新闻稿；7.统计留言、集赞人员名单及联系方式。
接下来工作开展：
日常工作：1.骨干约谈；2.部门例会；
蜗牛说：1.确定嘉宾；2.确定主题及采访清单；3.进行采访；
学术活动月：1.后续活动的现场工作；2.跟进已完成活动新闻稿；3.辅助院系宣传；4.报名群管理；5.发放集赞、留言奖品。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.走访地空实验室过程中没有提醒参观同学戴口罩，推文中主承办单位有错，后续活动注意；
2.学术活动月下学期可尝试在开学举办，之后尽量定在每年的同一时间，主题可以更加明确，增加院系联系覆盖面，形成品牌；
3.推文中放视频尽量不要放在推文最后，可放在推文前或者做成gif。
权益服务部（谭淳天、李方清、程淑媛）
已完成工作：
日常：1.骨干约谈；2.筹备部门例会；3.研代会提案工作；
女神来了：1.推文推出；2.统计投稿者信息，发放礼品；3.成立工作小组，确定嘉宾；
权益专项：1.完成与部分老师的对接；2.筹建新一期工作小组；
权益工具箱：1.根据建议修改疫苗推文；2.排版推文；
日常工作：1.进行日常值班；2.发布权益喵。
接下来工作开展：
日常：1.骨干约谈；2.研代会提案工作；
女神来了：1.确定主题；2.联系嘉宾，展开采访；
权益专项：1.撰写并发布推文；2.线上调研；3.线下调研；
权益工具箱：1.发布推文；2.筹建新一期工作组；
日常工作：1.进行日常值班；2.发布权益喵。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.权服后续工作的对接问题，和新的部门负责人及老师和院系对接好；
2.女神来了需要挖掘人物亮点，如果科研能力强可以在科研方面挖掘等；
3.母亲节专题阅读量不高，对照其他院校进行学习。
实践交流部（邱威、王澜、祝裕卿）
已完成工作：
日常：1.骨干约谈；2.开展部门例会；
选调生：选调生手册定稿（第一稿）；
职为等你系列稿件：1.排版；2.审核修改稿件并推送。
接下来工作开展：
日常：骨干约谈；
选调生：1.根据意见修改手册；2.选调生手册发布与推广；
职为等你系列稿件：总结稿件资料。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.职为等你稿件主题不够突出，边界有些模糊，标题与文字的内容有部分重合；
2.资料整理好，与下一届进行交接。
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