【会议时间】2021年5月27日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团： 唐冠宇、陈舫、刘明珠、李昀松、王谢燕

委员：邱威

部长：董少祥、李桦楠、陆荷萍、吴琼、程淑媛、南亦宁

副部长：许清、白柠语、李方清、胡春桥、路宇

【请假人员】黄聪聪、吴伟锋、马孜彦、肖芬芳、王澜、祝裕卿

【会议主持】唐冠宇

【会议记录】张鲁晋、王凯铭

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：2021“See You”毕业纪念晚会及红毯走秀

（负责人：程淑媛、董少祥  跟进：陈舫）

已完成工作：

策划组：1.晚会主题篇章V3.0 ；2.主持人、节目遴选；3.主持人、节目确定；4.红毯嘉宾遴选；5.红毯嘉宾确定；6.主持人、节目跟进；7.晚会及红毯节目单拟定；

宣传组：1.红毯嘉宾招募推送；2.嘉宾线上投票招募推送；3.嘉宾介绍推文初稿完成；4.明信片定稿；5.晚会门票定稿；6.帆布包、渔夫帽初稿完成；7.晚会海报、桁架初稿完成；8.文化衫定制定稿；9.宣传视频拍摄完成；10.宣传视频日常制作；11.暖场视频采访提纲定稿；

外联组：1.红毯走秀嘉宾遴选短信发送及物资准备；2.红毯特邀嘉宾对接；3.毕业纪念晚会主持人、节目对接。

接下来工作开展：

策划组：1.一彩现场活动流程策划；2.晚会及红毯策划三稿；3.主题篇章定稿；4.物资采买及准备工作（对接外联）；5.红毯及晚会主持稿撰写及修改；

宣传组：1.嘉宾介绍推文的推送；2.儿童节热点推送编撰；3.帆布包、渔夫帽定稿；4.贴纸制作；5.红毯和晚会大屏制作；6.协助策划歌曲串烧音乐剪辑；7.晚会海报、桁架定稿；8.宣传视频初稿；9.暖场视频拍摄和制作；

外联组：1.一彩物资采买及准备；2.红毯走秀嘉宾的对接；3.全球科大人视频征集；4.确定分票策划。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.及时发送项目文件审核；

2.积极与特邀嘉宾进行沟通，确定彩排时间等事项；

3.提前准备物资；

4.明确彩排分工；

5.保持红毯和晚会的海报风格一致；

6.确保项目组组间及时对接；

7.歌唱节目密集，节目次序可以稍作调整；

8.开场舞时长建议调短；

9.减少重复文件内容的发送；

10.明确一彩的目的，可以考虑化妆，服化，乐器插拔等问题；

11.Logo添加SEE YOU元素；

12.脸贴元素可以增加，大小适宜；

13.预热微博可以置顶；

14.先沟通场地是否允许装饰，再进行物资采买；

15.脸贴元素建议简洁及主题明确。

项目名称：2021“See You” 毕业纪念系列活动开幕式暨拔河比赛

（负责人：李桦楠  跟进：唐冠宇）

已经完成：

策划组：修改场地图；

宣传组：约第4期稿件，更改kt版日期；

外联组：重新申请活动及桁架场地，活动物资清点。

接下来工作开展： 1.本周六下午12点半东区操场拔河最后一次彩排；2.周六下午2点半东区操场举办正式拔河比赛。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.跟进服装是否遗失，以及请假人员衣服调换；

2.表演赛彩排练习；

3.确认表演赛出勤率；

4.赛前短信邀请；

5.话筒，音响，充电，手卡，主持稿，车辆，流程，桁架，物资申领等事务安排好；

6.现场进行多角度抓拍。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（黄聪聪、吴伟锋、胡春桥、路宇）

已完成工作：

日常：1.骨干约谈；2.第五次部门例会；

公众号：1.两篇所系科研进展推送；2.小筑旅行原创稿件；3.相关转载；

所系球赛：资料包更新；

所系班长座谈会：资料包更新。

接下来工作开展：部门资料交接；

存在问题：部分同学六月离校，部门工作模块也告一段落。

委员建议：

1.所系参与的相关活动，转载SEE YOU等相关的推文；

2.公众号交接，所系资料交接。

办公室（董少祥、许清）

已完成工作：

日常：1.邮箱管理；2.物资管理；

财务：项目财务跟进；

研代会：1.预备会、正式会资料准备、场地布置、工作人员名单确定及培训；2.各院系代表联络工作；3.现场会务工作；4.与学生会沟通联系；5.食堂订餐。

接下来工作开展：

日常：1.部门例会；2.物资管理；3.邮箱管理；

财务：项目财务跟进。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.规范议程格式；

2.建议各部长（主任）、副部长（主任）熟悉部门报销流程；

3.平衡部门和项目工作事务时间；

4.认真完成骨干述职评议。

人力资源部（李桦楠、白柠语）

已完成工作：

人资中心：完成每周信息整理和公示；

网站统筹：推出研代会预备会正式会新闻稿、部门负责人公示、院系评比招募；

骨干培训：1.完成第三期作业收集整理，评选，嘉宾点评；2.准备奖品；

定期播报：完成第二期嘉宾采访、访谈稿和资料收集；

接下来工作开展：

骨干培训：1.展示优秀作业，发放奖品；2.汇总之前的录屏；

定期播报：1.修改文案；2.排版推送；

存在问题：暂无。

委员建议：

1.梳理部门工作重点。

2.网站信息，网站内容可以及时更新和调整。

3.骨干培训可以从时间、需求节点等考虑内容，对应需求性和吸引性。

4.院系评比考虑增加细则，完善奖励机制增加吸引性。

宣传部（陆荷萍、马孜彦）

已完成工作：

日常：1.第五次部门例会；2.百度网盘更新；

微信：1.研代会相关稿件推送；2.520营养日科普原创；3.日常转载；4.协助推送（See You红毯晚会、See You拔河、学术活动月）；5.存稿准备（毕业照拍摄）；

微博：1.微信联动（红毯招募、520营养日）；2.缅怀袁隆平、吴孟超博文；

其他：研代会宣传工作：会议记录、会议摄像。

接下来工作开展：

日常：约稿交流群跟进；

微信：1.存稿准备；2.协助推送；

微博：1.微信联动；2.日常转载；

其他：第六次部门例会筹备。

存在问题：暂无。

委员建议:

1.推文主题考虑时节时效性，如夏日，消暑等，6月可以提前开展7月党建的宣传准备工作；

2.每日记录工作内容；

3.在考虑部员精力情况下，实时跟踪时事热点；

4.丰富研会周边文创，工作余力可以先策划后期宣传。

学术科技部（吴琼、肖芬芳）

已完成工作：

日常工作：1.第五次部门例会；2.骨干约谈；

蜗牛说：1.确定采访问题清单；2.进行采访前彩排及正式采访；3.采访录音转文字；4.线上进行第二次小组会议，梳理采访问答，确定文稿主题及撰稿分工；

微沙龙：1.对接公共事务学院及人文学院；2.活动物资准备；3.微沙龙现场工作；4.总结推文约稿及修改 ；

学术活动月：1.院系对接；2.报名群管理及宣传；3.活动现场开展；4.嘉宾统计及礼品发放；5.总结稿件约稿及修改；6.部分院系总结资料收集。

接下来工作开展：

日常工作：骨干约谈；

蜗牛说：1.文字稿撰写及修改；2.秀米排版；

微沙龙：收集院系活动总结资料

学术活动月：1.对接物院；2.开展物院研究生学术论坛；3.报名群管理及协助活动宣传；4.学术活动月总回顾稿件撰写及推送；5.其余院系总结资料收集。

存在问题：暂无。

委员建议：

思考下一届学术活动月的节点。思考活动的拓宽，以及如何扩大对受众的影响力。

权益服务部（程淑媛、李方清）

已完成工作：

日常工作：骨干约谈；

女神来了:1.完成嘉宾采访；2.完成文稿大纲；

权益专项:1.完成AED信息采集并提交；2.撰写推文草稿；

权益工具箱:总结与反思；

日常工作:进行日常值班。

接下来工作开展：

女神来了:1.完成文稿撰写；2.收集嘉宾照片，线下写真拍照；

权益专项:1.修改推文；2.排版推文；

权益工具箱:未来展望；

日常工作:进行日常值班。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.考虑青年之声交流会如何开展；

2.提前完成AED推文，系统上线以后可以直接发送，注重实效性；

3.考虑将AED培训通知加入AED地图推文。

实践交流部（南亦宁、王澜、祝裕卿）

已完成工作：

日常：骨干约谈；

选调生：选调生手册主体内容定稿；

职为等你系列稿件：资料总结；

接下来工作开展：

日常：骨干约谈；

选调生：1.手册前言、后记润色；2.手册格式整理；3.选调生手册推广；

存在问题：暂无。

委员建议：

1.调研新设就业微沙龙栏目可行性；

2.选调生培训内容考虑时效性，针对性地丰富内容；

3.骨干约谈调动部员工作的积极性；

4.提前确定联系及确定栏目嘉宾；

考虑创办创业相关栏目的可能性，双创宣传等工作的开展。