【会议时间】2021年6月3日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团成员： 唐冠宇、陈舫、刘明珠、李昀松、王谢燕

部长（主任）：董少祥、李桦楠、陆荷萍、吴琼、程淑媛、南亦宁

副部长（副主任）： 马孜彦、肖芬芳、李方清

【请假人员】邱威、许清、白柠语、王澜、祝裕卿

【会议主持】唐冠宇

【会议记录】武兴、杨林

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：2021“See You” 毕业纪念系列活动开幕式暨拔河比赛

（负责人：李桦楠  跟进：唐冠宇）

已完成工作：

5.29下午14:30正式举办2021“See You毕业纪念系列活动开幕式暨拔河比赛。

接下来工作开展：

1.完成最后一篇总结推文；2.召开项目总结会；3.完成财务报销。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.与赵林老师确定总结推文时间；

2.公文写作不需要改动太大，注意保密性；

3.活动现场设备要提前调试好，口号要整齐划一；

4.拍照区和游戏区可以考虑放在一起；

5.新闻稿、推文、总结稿在项目实施之前提前写好，注意时效性；

6.桁架主题突出“永远科大人”，平面设计文件要保存可供修改的PSD格式；

7.图片选择一些有意义的照片保存，以供下届借鉴；

8.应急方案要做好，医疗应急物资准备工作要落实。

项目名称：2021“See You”毕业纪念晚会及红毯走秀

（负责人：程淑媛、董少祥  跟进：陈舫）

已完成工作：

策划组：1.一彩红毯及晚会资料包（含主持词、节目音频视频及道具需求、嘉宾音频视频）收集整理；2.红毯及晚会一彩现场流程，完成主持人串词及节目计时；3.主题篇章定稿；4.根据一彩现场存在问题进行总结并反馈、跟进；5.红毯及晚会主持稿初稿；6.二彩时间拟定；

宣传组：1.六一评论集赞推送；2.海报桁架定稿；3.渔夫帽和明信片定制购买；4.晚会大屏初稿；5.宣传视频制作；6.暖场视频采访拍摄；7.协助策划歌曲剪辑；

外联组：1.毕业纪念晚会及红毯走秀一彩；2.全球科大人视频收集；3.晚会现场分票策划。

接下来工作开展：

策划组：1.准备二彩各项事宜，对接外联及宣传完成二彩现场流程，准确计时及每个环节细节把握；2.确定并协调主持人、演员及嘉宾二彩到场时间；3.对接外联开始物资及装饰采买、借用；4.对接宣传完成红毯及晚会主屏图片；5.完成二彩资料包的收集及整理工作；6.对接外联完成二彩物资准备工作；

宣传组：1.宣传视频推送；2.红毯、晚会大屏定稿；3.暖场视频、开场视频、全球科大人视频制作；4.宣传视频定稿；

外联组：1.二彩物资准备及人员安排；2.二彩晚会节目和红毯嘉宾的对接工作。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.汇报工作不要仅念稿，要多拓展文字背后的工作；

2.红毯工作人员可以在大礼堂就坐，可以考虑在物资清单中将椅子去掉；

3. 若红毯走秀嘉宾缺席，可以调整走秀顺序；

4.脱口秀、原创歌曲等节目放在一起不太合适，可以按节目基调和氛围调整节目顺序，把晚会节目安排得跌宕起伏；

5.桁架和海报突出主题“永远科大人”；

6.拟写致歉书，提前请周边宿舍楼、学院老师与同学知悉彩排时段；

7.节目单先设计大致框架，后期可以直接把节目补充进去；

8.三彩表演嘉宾和工作人员尽量到场，后台、中控等特殊位置人员需保证三彩和正式晚会均全程在场；

9.整体装饰时间需要把控；

10.主持稿需包括环节衔接过程中的串词，起到引导作用，注意敬词的使用；；

11.晚会中控、道具等关键工作任务均需有小组负责人三彩、现场全程跟进；

12.二次元舞蹈和开场舞注意服装要得体，同时在和表演嘉宾沟通时要注意话术；

13.可以考虑通过餐厅立牌插页进行宣传；

14.用于篇章衔接的转场视频记得制作，转场不需要太长，几秒即可；

15.注意红毯及晚会现场气氛的调动；

16.服装和化妆可以砍价。

项目名称：优秀院系评比

（负责人：贺鹏  跟进：刘明珠）

已完成工作：

1.发布项目组招募通知；2.完成组长答辩及项目组招募；3.完成项目计划书；4.初步审议评比细则等各类文件。

接下来工作开展：

1.召开项目启动会；2.确定评比细则及各类会议文件；3.正式邮件下发各类文件；4.安排院系跟进。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.启动会要准备充分，项目负责人和组长要清楚工作流程，做好PPT；

2.确认财务跟进；

3.团队建设要做好，充分调动组员工作积极性；

4.对院系宣传时思考怎样才能提高吸引力，奖励措施宁缺毋滥。

二、部门工作汇报

办公室（董少祥、许清）

已完成工作：

日常：1.物资管理；2.项目动员；3.邮箱管理；

院系：1.5月院系活动资料收集；2.沟通、了解各院系项目基本情况；

财务：项目财务跟进；

月报：1.月报资料收集；2.月报编辑。

接下来工作开展：

日常：1.物资管理；2.邮箱管理；3.组织骨干述职评议会；

院系：沟通、了解各院系基本情况；

财务：项目财务跟进；

月报：月报发布。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.述职评议流程参考往期资料；

2.部门工作可以调整模块，但要打出精品品牌；

3.校研会要向大众宣传自己的品牌，活动在保证数量的同时保证质量，打造校研会特色品牌；

4.月报文字表述（标题、年份等）需要统一。

人力资源部（李桦楠、白柠语）

已完成工作：

人资中心：完成日常骨干考核；

网站统筹：收集新一届主席团委员部长个人信息并统一排版；

骨干培训：发放上期骨干培训奖品；

定期播报：第二期星光大赏完成文案修改、排版。

接下来工作开展：

人资中心：完成日常骨干考核；

网站统筹：发布新一届主席团委员部长个人简历；

骨干培训：展示优秀作业，汇总本学期骨干培训资料；

定期播报：第二期星光大赏推文发布。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.网站更新要信息录全；

2.按照考评制度制作证书，证书和礼品要留有余量，提前订好；

3.部长尽快熟悉所有工作，换届工作忙，不必事必躬亲，需要调动部员积极性；

4.收集现任主席团、委员、部长信息，前任主席团任期把至今改为日期，格式需要统一；

5.奖品发放要精不要多，明确志愿者参与活动的目的为服务同学。

宣传部（陆荷萍、马孜彦）

已完成工作：

日常：1.项目动员；2.约稿交流群跟进；3.第六次部门例会筹备；

微信：1.毕业照拍摄原创；2.日常转载（党史专题、天文一号、个税清缴等）；3.协助推送（See You晚会、See You拔河）；5.存稿准备（备忘录秘密、防晒大作战、消暑饮品、红色影视）；

微博：1.微信联动；2.日常转载。

接下来工作开展：

日常：约稿交流群跟进；

微信：1.存稿准备；2.日常转载；3.协助推送；

微博：1.微信联动；2.日常转载。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.红色影视稿件可以采用对具体影视进行评价的文字组织形式；

2.稿件审核要完整、认真、仔细，一定不能犯低级错误；

3.部长要有品牌化的思想，要打造各自部门的特色品牌；

4.最后一次述职会议部员如果不能到场，可以录屏。

学术科技部（吴琼、肖芬芳）

已完成工作

日常：1.第六次部门例会筹备；2.骨干约谈；

蜗牛说：稿件修改；

微沙龙：总结资料收集；

学术活动月：1.总结资料收集；2.总回顾稿件撰写。

接下来工作开展：

日常：1.举办第六次部门例会；2.骨干约谈；

蜗牛说：文字定稿并排版；

微沙龙：院系打分；

学术活动月：1.院系打分；2.总回顾稿件排版及发布。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.不要将骨干约谈当成任务，需要和部员互相了解，增进友谊；

2.蜗牛说栏目要加快进度。

权益服务部（程淑媛、李方清）

已完成工作：

女神来了：文稿撰写；

权益专项：推文撰写；

日常工作：1.发布一期权益喵；2.进行日常值班。

接下来工作开展：

女神来了：完成推文排版；

权益专项：推文发布；

日常工作：进行日常值班。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.办活动不仅要遵循服务于同学的初衷，还需考虑学校以及老师方面的意见；

2.部员可以全方面发展，下学期轮换至其他部门体验不同工作；

3.AED地图尽量做到方便简洁，与外包公司沟通落实手机端使用及加上实景照片。

实践交流部（南亦宁、王澜、祝裕卿）

已完成工作：

日常：1.骨干约谈；2.项目动员；

选调生：选调生手册修改。

接下来工作开展：

日常：骨干约谈；

选调生：1.选调生手册定稿，交团委老师审核；2.选调生手册推文撰写；3.选调生手册网站发布文稿撰写。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.选调生手册封面图注意美观度，同时对外发布时斟酌用词；

2.做好资料汇总，部门操作手册也可以安排上；

3.跟团委老师多沟通，创新创业工作模块可以考虑和学校其他部门合作。