【会议时间】2021年6月24日18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：唐冠宇、陈舫、刘明珠、王谢燕、李昀松

部长：董少祥（主任）、李桦楠、陆荷萍、吴琼、程淑媛、南亦宁

副部长：许清（副主任）、马孜彦

项目负责人：贺鹏

项目职能小组组长：王凯铭

【请假人员】邱威、白柠语、肖芬芳、李方清、王澜、祝裕卿

【会议主持】唐冠宇

【会议记录】张擎洋 潘昱宸

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：“See You”2021毕业纪念晚会及红毯走秀

（负责人：程淑媛、董少祥  跟进：陈舫）

已完成工作：

策划组：1.红毯及晚会6.19现场人员分工；2.红毯及晚会主持稿修改更新；3.红毯及晚会现场装饰布置及物资清单；4.红毯及晚会节目、嘉宾资料包最终版；5.红毯及晚会活动现场开展；

宣传组：1.实施会拍摄和新闻稿撰写；2.节目预热推送；3.现场图片推送；4.活动新闻稿撰写和推送；5.活动现场摄影；6.晚会大屏制作；7.物资购买；

外联组：1.红毯走秀及晚会现场物资购买与搬运；2.总结会时间统计。

接下来工作开展：

策划组：1.总结会开展；2.策划资料整理；

宣传组：1.总结会拍摄和新闻稿撰写；

外联组：1.总结会场地申请与物资准备。

存在问题：暂无。

委员建议：

1. 除了保卫处，可以联系工程部，避免出现之前接线的情况；

2. 彩排的时候与正式晚会出现了纰漏，例如灯光方面流于形式，细节不到位，没有具体到切换时间点；

3. 活动彩排可以按照时间段通知大家彩排，避免后面的节目等待时间过长；

4. 抽奖方面，早期任务比较模糊，任务的落实没有及时跟进；

5. 节目对接部分，对接人只是一个传话筒的作用，并没有起到对接的作用，很多问题可以在对接时避免；

6. 关于对接的反馈，只有一彩的时候有反馈，二彩三彩评委的建议并没有及时传达到；

7. 意见方面，尽量避免提出回溯的意见，导致演员的积极性低；

8. 分工表出的太晚，导致很多人都是临时分配任务；

9. 化妆方面：有主持人化妆用了两个小时，应该需要一个人提醒和把控用时；

10. 抽奖方面：红毯的人员结束后才接手晚会的工作，以后应该两个场景分别由两个人负责。

11. 摄影部分：虽然拍照人数很多，但没有系统性，照片质量不高

12. 全媒体中心比我们先发新闻稿，时效性方面，我们重点抓质量，流程本身没有问题，现场出稿速度有点慢；各类校级媒体之间已经有“竞争”，以后的新闻稿首先保证质量，其次也要抓时效性。

13. 红毯的固定的问题，之后也可以借鉴。

14. 前期问题，大部分都是组长完成，成员的发挥并不充分；很多材料都是宣传组制作的，对接的时候会有很多矛盾，所以以后应该由嘉宾自己制作。分工存在一些问题，很多同学的时间并不是很充沛。

15. 招人太多，分工不方便。相当于很多人没有做事；项目中做事的新骨干比较少。审核方面，和老师多沟通。

16. 往年的经验可以参考，但也不要被往年的经验给束缚。

17. 前期策划上，分工上出现了一些问题，分工模式出现问题，导致很多问题都由组长副组来做；

18. 与组员沟通的方面也有一些问题，一些组员面临期末和毕设的压力；

19. 预算方面，摇臂的沟通没有到位，有没有可能省下这一笔经费；

20. 跟老师的沟通，稿件的反馈很慢；大型活动的新闻稿可以参考往年的新闻稿，不一定要按以前的流程；全媒体方面，应该先沟通好，例如之后的新闻稿转载我们的推文；

21. 分工做的不好，导致当天很多志愿者到场没有工作；招募人数比较多，是考虑到给新成员更多的骨干认证的机会，现场工作其实需要很多人；

22. 工作餐没有先统计各节目的用餐人数，导致浪费；很多没有分工在中控的人去了中控，造成吵闹和拥堵，应该在自己分工的区域。

23. 前期不要流于表面，需要提前预订东区，前期主要都是在西区；分工方面，应该让同学从头到尾都负责一个区域，以熟悉自己的工作；部长和主席团的建议没有落地；现场的对讲机，现场沟通不应该靠话筒；主持词，并没有沟通到位；人员分配，现场很多负责装饰的人都不知道装饰方案，文件不够清晰；

24. 对研会内部，明确主要的工作，把控全场，做好预案，有主人翁意识；对老师，一定要讲清楚自己的难处，遇到问题及时和师兄师姐沟通；

25. 有客观原因的背后，有我们自己的问题；沟通的时候可以提前多问问，而不是怪老师临时提意见；学会汇报，可以规避一些沟通方面的问题；做事得抓重点，作为负责人不应该负责节目对接这些琐碎的问题；借鉴不是照搬，新闻稿涉及老师的发言一定要斟酌。

项目名称：2020--2021年度优秀院系研究生会评比项目

（负责人：贺鹏  跟进：刘明珠）

已完成工作：

策划宣传组：

1.完成会议手册的编写；2.完成院系风采展示两期稿件的推出；3.组织实施会会议召开并发布新闻稿；4.参与彩排及评比会现场工作，完成新闻稿并发布；5.完成会后分数汇总及计算，发布评比结果；6.确定总结会会议议程并完成筹备；

外联通讯组：

1.印刷会议手册等的彩排及评比会会议文件；2.彩排及评比会物资筹备、会场布置及各类联络事宜；3.跟进院系反馈问题，筹备获奖院系奖牌制作；4.完成总结会各类物资筹备及会议准备工作。

接下来工作开展：

1.召开总结会；2.推出最后一期总结推文；3.项目后续整理收尾工作。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.PPT有一些问题，例如错别字，对研会的称呼在同一页应该统一；

2.多借鉴，但不是照搬。新闻稿方面用词方面可以多借鉴，也可以参考借鉴别的高校新闻稿；

3.人员分配的问题，可以根据同学的经验，对工作进行调整，同时在沟通方面多多注意自己的语气；

4.提交的数据一定要进行审核，各个院系参与评比才会信任我们的工作是公平公正的；

5.提前了解各个同学，找一个靠谱的组长效率更好；

6.好好利用项目的三个会，特别是实施会，利用实施会带着各位组员了解现有的资料；

7.对外的资料一定得仔细斟酌；

8.大型的项目，部长不来一定要请假；

二、部门工作汇报

办公室（董少祥、许清）

已完成工作：

日常：1.物资管理；2.筹备部门例会；

财务：项目财务跟进。

接下来工作开展：

日常：1.整理东区仓库；2.召开部门例会；

财务：项目财务跟进；

月报：收集各部门及院系资料，准备撰稿。

存在问题：暂无。

委员建议：

1. 月报今天就可以开始做，仓库的整理也尽快，更新一下物资清单，报销材料也尽快；

2. 写预算的时候先看好办公室的物资；

3. 各位部长多听一下其他部门的汇报；

4. 关于报销，晚会报销的材料先给委员看看；

5. 经费方面，尽量节俭。

人力资源部（李桦楠、白柠语）

已完成工作：

完成晚会、院系评比项目考核；整理本学期期末考核材料并发至各部门；完成人资部门期末考核材料手机；联系上届主席团收集本学期各部门评分；收集骨干清算所需材料；制作骨干认证证书。

接下来工作开展：

完成研会全体成员本学期骨干得分清算；完成整体研会骨干认证；打印骨干认证、项目之星、部门之星等各类证书。

存在问题：暂无。

委员建议：

1. 打分表需要做好；

2. 更新资料库；

3. 尽快做奖品。

宣传部（陆荷萍、马孜彦）

已完成工作：

日常：1.约稿交流群跟进；2.约稿邮箱回复；

微信：1.日常转载（党史专题）；2.协助推送（院系评比、See You等）；3.原创推送（父亲节热点）；4.存稿准备；

微博：日常转载（航天热点）。

接下来工作开展：

日常：约稿交流群跟进；

微信：1.存稿准备；2.协助推送；

微博：1.微信联动；2.日常转载；

其他：期末述职筹备。

存在问题：暂无。

委员建议：

1. 建党百年的推送，最近的主条和子条都可以考虑；

2. 文创方面宣传品要及时更新；

3. 大型晚会可以考虑多发微博，做好微信微博联动；

4. 原创稿件不多的话可以多多转载；

5. 述职数据收集尽量完善；

6. 很多公众号发了习近平总书记关于青年学习的稿件可以多多转载；

7. 发稿时注意图片中主要人物的表情，还有滤镜、敏感词的注意；

学术科技部（吴琼、肖芬芳）

已完成工作：

日常工作：第七次部门例会暨期末述职会议。

接下来工作开展：

日常工作：1.对接骨干考核相关内容；2.对接部门资料。

存在问题：暂无。

委员建议：

1. 考核中不确定的问题需要落实清楚。

权益服务部（程淑媛、李方清）

已完成工作：

日常:进行日常值班。

接下来工作开展：

日常:召开部门期末述职会；

其他:撰写共享雨伞推送。

存在问题：暂无。

委员建议：

1. 最后一次部门例会，可以邀请一下原先负责跟进、部长、副部长的同学参与例会。

实践交流部（南亦宁、王澜、祝裕卿）

已完成工作：

日常：第六次部门例会筹备；

选调生：1.手册定稿；2.手册推文初稿；3.手册网站发布文案初稿。

接下来工作开展：

日常：第六次部门例会。

选调生：手册发布。

存在问题：暂无。

委员建议：

1. 述职PPT可以提一些修改意见，例会上也可以提一些意见，让大家明白述职的技巧；

2. 选调生手册可以利用一下微信公众号，尽量提醒大家看到；

3. 最后一次例会可以讨论一下大家对实践交流部的意见；

4. 下一次例会可以说说近期的、暑期的工作想法和想讨论的问题；

5. 下周的会议写建档百年的心得，会发到微信公众号。