【会议时间】2021年8月30日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：唐冠宇、陈舫、刘明珠、李昀松、王谢燕

委员：邱威

部长：董少祥（主任）、李桦楠、陆荷萍、吴琼、程淑媛、南亦宁

副部长：乔紫晗、高鸣远、陈怡、潘昱宸、王紫玉、张鲁晋、贺鹏、武兴

项目负责人：袁昕宇、武兴

【请假人员】李昀松、潘昱宸、王紫玉

【会议主持】唐冠宇

【会议记录】乔紫晗

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：2021年校研究生会秋季招干与培训

（负责人：袁昕宇  跟进：陈舫）

已完成工作：

1.  完成项目组成员招募，建立项目组通讯录；

2.  召开启动会，策划通联组和宣传组工作展开；

3.  完成红头文件“关于2021年秋季校院系联合招干与培训的通知”、2021秋招计划书、2021秋招经费预算表等；

4.  与联合招新院系建立联系并下发“关于设立秋季联合招干与培训院系项目代表的实施方案”；

策划外联组：建立秋招报名问卷、报名表、邮箱，拟定秋招短信和邮件内容并发送至研究生院，建立秋招迎新qq群；

宣传组：设计微信尾图，第一期推文“校研究生会部门介绍”已推送，第二期推文“校研究生会项目制介绍”完成初稿和二次修改，海报和易拉宝完成初稿。

接下来工作开展：

策划外联组：1.线上笔试试题、策划书、无领导小组讨论题目、面试综合评价表、秋季培训手册、秋招部长委员手册等文件定稿；2.招干大会中部门介绍和院系介绍PPT收集；3.迎新qq群管理及答疑,并在群中开展校研究生会部门介绍和院系介绍宣传；4.预定活动当天会议场地；5.打印及安放海报、易拉宝；6.面试人员和评委人员分组，发送活动通知短信；7.实施会会务工作；

宣传组：1.第二期推文“校研究生会项目制介绍”定稿并于8.30推送；2.第三期推文“新生入学指南”制作并于9.3推送；3.第四期推文“秋招日程安排”制作并于9.7推送；4.海报定稿；5.实施会和招干大会的会议记录、会议摄影、新闻稿等；

其他：联系院系代表投稿院系介绍、以校研究生会海报为模板根据院系信息进行修改并转发宣传，整理分析报名动态。

存在问题：

1.  策划通联组工作推进不够积极，任务分工及ddl不够明确；

2.  秋招迎新qq群目前已有大量新生进入，但缺少有效的管理和运营；

3.  院系代表工作不太积极，需确定qq群内院系介绍的具体方案。

委员建议：

1.院系代表与合作方面：有何合作问题？地空代表较为积极；合作形式各院系是否清楚？群内未回应，可私下里询问，希望院系能较好利用校研会的平台；

2.秋招策划书尽快发副部群，提建议，也能尽快修改；

3.项目组工作积极性问题，组长副组及部长副部对大家进行积极鼓励；

4.项目推进的时间节点：如招干大会、面试、无领导小组讨论的大致日程可在群内公布一下时间，给新同学有个准备；

5.QQ群内积极性问题，抓住同学们可能休息看手机消息的时间，尽量在晚上的时候活跃群，各部门部长、副部、部员在群内积极介绍部门并回答问题，前提是设置好各部门线上答疑和宣传的时间；

6.5个合作院系，只单纯在群内介绍合作院系可能不太合适，可以把各院系的招新推送转发至群内，鼓励院系积极投稿；

7.尽量保证所有报名同学参加面试、无领导小组讨论，可在群内建立空闲时间统计表，斤使每位同学都能来参加

8.办公室负责接收研究生院发送的新生邮箱信息，给新生

9.策划可设置群活动，活跃群内气氛；

10.目前群内只有170多人，较往年人数过少，预计的周三“各部门介绍”可能会导致很多新生无法全面了解各部门的情况；

11.院系合作还需要再考虑方式，统一秀米编辑对于个别院系来说有些繁琐，可根据各院系实际情况推广招干QQ群；

12.距离招干时间较为紧张，目前仍未出现详尽的策划方案，需尽快推出；

13.可将之前举办的较为火热、做的较好的活动推文转发至群内，活跃气氛；

14.可多征集各部门照片、活动照片，吸引新生关注并活跃群内气氛；

15.短信发送过后会有大量新生涌入，应多加考虑群运营方案；

16.办公室邮件发送注意防止被视为垃圾邮件；

17.考虑招干大会中院系宣传可以设置分会场；

18.战线过长

19.研究生迎新工作为9.6日，可考虑设置环节扩大宣传；

20.线上招干大会提前考虑网络问题，PPT 提前发在副部群审核，避免动画过多导致卡顿；

21.建议增加招干大会正式彩排环节；

22.面试环节中，院系代表的参与感问题；

23.面试分组时综合考虑报名情况，院系及是否报名校研会、院研会；

24.往年资料中评分表等需认真审核，避免出现之前已经修改过的问题；

25.抓紧调动项目组积极性，活动开展前几天工作量会很大；

26.动员部长、副部、部员参与帮助项目组工作；

27.考虑院系合作方面我们能为院研会提供哪些帮助，如校研究生会可以为院研会租借场地、招干大会可设置时间段来宣传院系，拉近校院研会之间的关系；

28.短信通知时间不要超过晚上10点，提前一天、及半天都告知，发送两遍；

29.策划：无领导小讨论如何排序、各时间节点、缺勤应急预案，现场流程应提前捋好；

30.主动与合作院系沟通，加强合作。

项目名称：2021“美丽邂逅”

（负责人：武兴  跟进：李昀松）

已完成工作：

1.完成主题汇总与前期时间节点规划；

2.完成项目组第一次成员招募；

3.完成红头文件“关于2021“美丽邂逅”大型交友活动分会场建设及子活动征集的通知”与“关于2021“美丽邂逅”大型交友活动项目组招募的通知”初稿；

策划组：完成2021“美丽邂逅”线上群策划初稿；

外联组：完成与部分社团、舞美公司等的前期联络事宜。

接下来工作开展：

策划组：完成2021“美丽邂逅”线上群策划最终版；

宣传组：确定主题并开始第一篇微信推文编辑；

外联组：学习线上群策划并提出修改意见。

存在问题：

1.目前没有大家一致满意的主题；

2.与其他高校联合形式，若仅通过线上群联合是否需要向团委报备。

委员建议：

1.可以把与星月有关主题与团委老师沟通，听取老师建议；

2.提前与老师沟通今年是否与其他高校联合；

3.尽早明确与院系合作的区域、子活动等；

4.关于子活动，提前了解院系子活动的内容及大致情况，把关联办形式；

5.考虑开美丽邂逅子活动见面会，推动上次院系主席联席会合作意向；

6.关于美丽邂逅主题，可以考虑等项目组成立后集思广益征集主题；

7.战线拉的太长可能导致大家对活动期待值的降低，可以等项目组成立后，提前规划好时间节点，之后再进行宣传和预热、与社团及舞美公司联系；

8.可以将节目报名时间拉长，联系过多可能导致若节目不合适但无法拒绝的问题；

9.根据疫情防控要求，线下不考虑与其他高校联合；

10主题不应一开始就局限在一个人的某个想法里；

11.院系分会场报名及子活动征集，涉及院系评优评比，院系会自发牵头举办子活动，无需由校研会牵头；

12.项目组前期无需做太多细节类的工作，可在项目组招新、时间节点大方向上多思考；

13.招新时间可以往后推，先由各部门开过第一次部门例会宣传之后，再进行招新；

14.转变思维，作为负责人应把握大方向，细节内容可等项目组成立后给予建议；

15.推进副部招募，本周中、周末考虑实行；

16.线上高校联合，各高校可参与奖品、门票等活动，官方要求线下不允许非科大合肥校区同学参与，注意把控开放程度。

二、部门工作汇报

办公室（董少祥、乔紫晗）

已完成工作：

日常：1.物资管理；2.邮箱管理；

院系：1.筹备、召开第一次院系主席联席会；2.协助秋招项目组联系院系进行联合秋招；

财务：财务培训PPT更新。

接下来工作开展：

日常：1.物资管理；2.邮箱管理；

院系：协助秋招项目组及各院系研会之间的沟通交流；

财务：跟进See You毕业纪念晚会项目报销。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.物资管理更新后的线上表格发给项目负责人，提前知道物资，办公物资等可从仓库领取避免物资浪费；

2.邮箱管理方面，至少2-3天看一次邮箱，进行新邮件及时回复，招新后尽快分组落实工作；

3.院系主席联席会存在的问题：筹备方面，院系主席联席会积极性欠缺需要加强调动，线上举办过程中，院系讲解完毕后可能没有太注意听取其他院系的介绍；

4.协助秋招项目组联系院系，邮件发送屏蔽垃圾邮件问题；

5.财务培训PPT更新发主席团审核后发副部群；

6.秋招及美丽邂逅财务跟进；

7.办公室接下来工作划分需再考虑。

人力资源部（李桦楠、高鸣远）

已完成工作：

人事考评：1.更新项目档案模版至2.0初版；2.更新日常考核在线文档填写方式（分管副部填写、打分制）；

网站统筹：制定网站整改方案；

骨干培训：第一期主题规划（备选主题：研会概况，秀米培训&摄影培训，素质拓展）。

接下来工作开展：

人事考评：确定最终项目档案模版2.0；

网站统筹：联系网教中心修改主页页尾内容；

骨干培训：确定第一期骨干培训主题并开始准备工作。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.网站统筹，网站封面可更换，用了太久；

2.在招新结束前，给一个人事考评的简版；

3.本学期预计举办3-5次骨干培训的时间节点，根据嘉宾时间灵活调节；

4.学期初规划本部门工作模块，是否保留及如何开展；

5.副部题目应以论述题为主；

6.骨干培训可考虑分为两个方面，一为硬性要求，二为兴趣拔高；

7.素质拓展不可出远门、不可过夜；

8.注意格式问题。

宣传部（陆荷萍、陈怡、潘昱宸）

已完成工作：

日常：邮箱回复管理；

微信：1.原创推送（有奖征稿、暑期管理、安全提示、蜗壳小问、居家科研好物大赏等）；2.存稿撰写；3.热点转载（校内通知、防灾自救、疫情防控、党史学习等）；4.协助推送（暑期实践、秋招一期等）；5.关键词回复更新；

微博：1.微信联动；2.热点转载、思想引领（东奥、立秋、中国医师节、神舟十二号等）；

其他：教师节文创定制。

接下来工作开展：

微信：1.开学指南推送；2.热点追踪及存稿；3.协助推送；

微博：1.微信联动；2.日常转载；

其他：投稿奖品发放。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.部门技能培训应提前考虑并准备；

2.热点追踪及存稿问题，在新成员加入前考虑部门氛围及工作划分；

3.三个平台的约稿细则应如何更新，需在近两周考虑及落实；

4.项目组与宣传部加强联系与沟通，可设置转赞兑换奖品环节，转发至秋招QQ群；

5.为提高阅读量尽量紧跟学校发生的实时，关注解决共同问题。

学术科技部（吴琼、王紫玉）

已完成工作：

蜗牛说&微沙龙：寻找嘉宾，搜集相关资料；

学术活动月：对接往年资料；

其他：调研高校学术部活动情况。

接下来工作开展：

蜗牛说&微沙龙：确定待邀请嘉宾，拟定部分主题，发送邀请邮件，与相关院系沟通；

学术活动月：联系各院系研究生会沟通相关事宜；

其他：协助秋招招新工作。

存在问题：

1.嘉宾推荐事宜；

2.各院系学术代表及建立新的学术活动群。

委员建议：

1.考虑如何将科普内容通过平台推送，让大家拓宽眼界；

2.学术活动月避开期末，大致举办时间同往年在11月份左右；

3.蜗牛说与微沙龙为部门主要活动，邀请嘉宾问题最好责任到人，去联系嘉宾；

4.考虑科普宣传是否需要继续保留；

5.在调研其他高校活动的过程中，应根据我校自身情况去考虑活动创新问题；

6.考虑学术活动月中，校研会承担的角色，“走访实验室”涉及的人员分配及精力问题，在美丽邂逅结束后举办，部员是否有足够的积极性；

7.“学术代表”多加思考如何以院班为主体，并考虑如何落实；

权益服务部（程淑媛、张鲁晋）

已完成工作：

日常:协助秋招项目组招新；

权益:策划高新区权益反馈渠道。

接下来工作开展：

日常:进行日常值班；

权益:推广充电桩问卷；与高新区各院研会推广高新区权益反馈渠道。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.可在科大BBS上浏览大家对于充电桩问题的想法，在沟通时注意把握言辞；

2.最好参与进研究生迎新工作中，含有研会LOGO和二维码、秋招宣传页等；

3.同其他组织单位合作应有自己的工作思路；

4.高新区权益问卷应考虑如何将信息使每一位信息部同学看到；

5.充电桩权益问卷原因应考虑争取该权益的出发点；

6.权益问卷结尾考虑增设校研会留言板，注意思考反馈渠道。

实践交流部（南亦宁、贺鹏、武兴）

已完成工作：

日常：1.完成高校就业工作调研；2.完成实践工作进度规划表；3.完成副部分工。

接下来工作开展：

日常：协助秋招项目组完成秋招工作；

蜗壳星火路：主题思考及嘉宾调研；

选调生经验分享会：嘉宾调研。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.可考虑职业规划讲座举办为游园会形式，更为实际，考虑面向群体问题，根据需求设置活动形式及内容；

2.同就业办老师多沟通交流，是否有合作意向，可举办讲座等；

3.10月中旬的选调生经验分享会的针对人群、宣讲内容，需结合各省选调生实际招考情况考虑。