【会议地点】东区地空楼708A710会议室
【出席人员】
主席团：唐冠宇、陈舫、刘明珠、李昀松、王谢燕
委员：邱威
部长：董少祥、李桦楠、陆荷萍、吴琼、程淑媛、南亦宁
副部长：高鸣远、陈怡、潘昱宸、王紫玉、张鲁晋、贺鹏、武兴
项目组负责人：袁昕宇
【请假人员】乔紫晗
【会议主持】唐冠宇
【会议记录】高鸣远、屠化
【会议议程】
一、项目汇报
项目名称：2021年校研究生会秋季招干与培训
（负责人：袁昕宇 跟进：陈舫）
已完成工作：
策划通联组：1.秋招培训手册、委员部长手册更新，策划书初稿和二稿修订；2.东中西南北、高新园区中海报易拉宝张贴位置统计，张贴任务完成；3.无领导小组讨论题目更新初稿完成；4.报名统计和播报小组成立，9.4/9.6/9.8/9.9/9.10每晚23:30前定期播放报名情况；5.迎新群管理方案推出，群活动进行，部门介绍活动推进；6.短信群发平台，完成新生短信群发任务，邮件群发完毕；7.预定部分会议室。
宣传组：1.第二期项目介绍推文定稿并推送；2.第三期入学指南推文定稿并推送；3.第四期秋招日程初稿；4.评论集赞活动；5.海报易拉宝打印。
接下来工作开展：
策划通联组：1.秋招面试教室预定，物资清单确定并下单购买；2.秋季培训手册和秋招部长委员手册完善；3.无领导小组讨论和面试时间问卷制作和统计；4.项目组成员现场组分工，无领导小组讨论和面试评委分组，报名人员分组；5.收集招干大会部门介绍ppt和院系介绍ppt；6.实施会会务工作，招干大会及无领导小组讨论彩排。
宣传组：第四期推文定稿并于9.7推送；实施会、招干大会会议记录、摄影、新闻稿。
存在问题：
项目组成员有限，人手紧缺，可能需要向院系招募志愿者。
委员建议：
QQ群管理需要加强，引导同学尽快报名（发送公告提醒），及时纠正不良风气，设计有意义的群活动；
填完报名表的同学新建一个群，及时上传需新生学习了解的群文件；
报名表及时整理成表格；
文件手册尽快完善，彩排时间、流程尽快确定；
各部门ppt尽早整合；
流程中可加入抽奖吸引关注；
面试时使用线上文档进行打分；
温馨提示高新校区同学校车时间表；
工作人员可以统一佩戴工作证；
提前确认好教室网络情况，是否需要有线连接或者热点连接；
线上会议开直播功能（能容纳更多人）；
确保参与人员熟悉会议流程；
有奖竞答建议在对话框中发文字形式；
PPT汇总时通过压缩或转PDF的形式减小文件；
分组情况提早公示，预留换组时间；
面试时间过短；
收集信息、分组与换组建议同一人；
无领导小组讨论同时段题目相同，不同时段题目不同；
招干大会做好流程时间把控，预定两间会议室（一间部长准备室，一间正式开会），做好部长无法到场预案；
同时报名校院研会的同学尽量考虑只面一次；
明确评委的教室分配、无领导讨论小组流程；
无领导小组和面试通知的短信可以同时发；
明确新生需要了解的信息：时间点、流程、规则；
各类材料的数量需要提前明确、提前打印；
无领导小组讨论题目上需要明确规则。
项目名称：2021“美丽邂逅”
（负责人：武兴 跟进：李昀松）
已完成工作：
1.完成项目组内主题征集；
2.与团委老师关于主题、线上群、高新区同学交通问题等展开讨论。
接下来工作开展：
1.充分考虑团委老师建议，对整体框架与工作思路做出改进；
2.秋招新成员进入研会大群后发布美丽邂逅项目组招募公示，于9月22日（周三）进行负责人/组长/副组长答辩；并进行项目组成员公示，24小时后建群并进行组内分工与主题征集；
3.于9月25日（周六）召开启动会。
存在问题：暂无。
委员建议：
主题在下周例会前确定；
后期策划均需考虑高新校区实际情况；
第一篇预热稿件可以星月为主题，提前准备；
通过部门例会向新成员宣传项目报名；
给予组长锻炼，自己安排时间表；
考虑在高新校区举办分会场或者子活动，增加高新校区参与感；
创办研会官方QQ会员，方便QQ群扩容等工作；
准备团学活动审批表；
红头文件内容审核；
人员分配、时间流程尽早安排；
推文之间时间距离不宜过远；
下周例会前确认三个组的工作思路、时间安排表；
国庆前安排工作，空出假期；
海报等需呈现的重要元素提前与团委老师确认；
对于挂名“美丽邂逅”的活动，校研究生会拥有知情权。
二、部门工作汇报
办公室（董少祥、乔紫晗）
已完成工作：
日常：1.协助秋招进行部门介绍；2.进行部门工作分工。
接下来工作开展：
日常：1.协助秋招项目组进行秋招现场物资准备；2.准备招干大会PPT；
院系：1.思考院系走访形式；2.规划本学期院系走访日程；
财务：1.整理、更新实操环节资料包；2.准备本学期第一次财务培训。
存在问题：暂无。
委员建议：
财务资料包等尽快发群里；
建议秋招招干大会认真准备。
人力资源部（李桦楠、高鸣远）
已完成工作：
日常：协助秋招完成部门介绍；
人事考评：完成院系人事考评修订；
网站统筹：联系网教中心更改网页信息；
骨干培训：了解收集素质拓展相关资料。
接下来工作开展：
日常：完成秋季招新招干大会部门介绍准备工作；
网站统筹：联系网教中心完成网站改版工作；
骨干培训：制定第一期骨干培训初步策划。
存在问题：暂无。
委员建议：
第一期骨干培训建议做PS，PR，秀米培训等；
做在科大和远离科大的素质拓展策划；
研会基本制度等资料包发网盘链接发到群公告。
宣传部（陆荷萍、陈怡、潘昱宸）
已完成工作：
日常：邮箱管理；
微信：1.日常转载；2.协助推送；3.原创撰写；
微博：日常更新。
接下来工作开展：
日常：1.邮箱管理；2.约稿交流群跟进；
微信：原创撰写；
微博：微信联动。
存在问题：暂无。
委员建议：
教师节发推文做好准备，关注学校官方推文；
9月份及早考虑某些主题，如：科大月饼等；
一周前关注官网中秋及国庆的放假通知；
主条约稿一般面向科大全体学生；
每周发稿传统建议保留。
学术科技部（吴琼、王紫玉）
已完成工作：
日常：协助秋招项目组工作。
接下来工作开展：
蜗牛说：联系嘉宾；
微沙龙：联系嘉宾；
学术活动月：确定各院系学术代表。
存在问题：暂无。
委员建议：
了解嘉宾老师与学生的关系；
规划部门工作。
权益服务部（程淑媛、张鲁晋）
已完成工作：
日常:协助秋招；
权益:1.高新区权益问题收集；2.问卷修改；3.完成权益卡片。
接下来工作开展：
日常:1.进行日常值班；
权益:1.确定各院系权益代表资料；2.考虑第一期青年之声合作对象；
女神来了:考虑嘉宾。
存在问题：暂无。
委员建议：
青年之声邀请对象组织的结构了解清楚；
中科大校园出行调查将各校区分开，电动车充电处增加“不清楚”，问卷完成后可以让部员先填；
班级情况要有反馈。
实践交流部（南亦宁、贺鹏、武兴）
已完成工作：
日常：完成秋招部门介绍文稿。
接下来工作开展：
日常：准备招干大会ppt；
蜗壳星火路：嘉宾调研；
选调生经验分享会：嘉宾调研；
职业生涯规划讲座：联系就业办老师探索可合作方式。
存在问题：暂无。
委员建议：
新部员进来后如何知道既定与未来战线；
嘉宾调研两头并进，发动院系和就业办；
星火路嘉宾契合国家战略方向；
星火路嘉宾与院系的优先级根据具体情况去变动；
创新创业模块可以与经验分享等放在一起；
活动考虑高新校区的人。
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