【会议时间】2021年9月13日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：唐冠宇、陈舫、刘明珠、李昀松、王谢燕

部长：董少祥、李桦楠、陆荷萍、吴琼、程淑媛、南亦宁

副部长：高鸣远、陈怡、王紫玉、张鲁晋、贺鹏、武兴

项目组负责人：袁昕宇

【请假人员】邱威、乔紫晗、潘昱宸

【会议主持】唐冠宇

【会议记录】陆荷萍、陈怡

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：2021年校研究生会秋季招干与培训

（负责人：袁昕宇  跟进：陈舫）

已完成工作：

策划通联组：

实施会：1.实施会准备工作和现场开展；2.迎新报名群建立，实名用来发布后入环节群公告和招新结果；3.报名统计信息播报两天更新一次；

招干大会：1.招干大会PPT制作整合（部门+院系），流程策划修改，人员彩排分工，招干大会彩排及当天项目组工作人员和评委的时间问卷；2.场地预约，物资清单确定和采买；3.招干大会以及院系子会议会务，抽奖环节信息登记；

无领导小组：1.报名信息统计，报名表下载归类，院系志愿等信息的整合分类；2.报名人员分组安排，分组发送信息；3.评委和项目组成员时间问卷以及分工表；4.教室预约，无领导小组试题、评分表等相关材料修改打印；5.无领导小组会场布置，人员引导，登记评分；6.无领导小组时间调换协调，二次发送短信；

面试：1.面试分组安排，项目组成员和评委分工表；2.面试评分表按部门教室制定，报名表按部门分类；3.短信发送通知面试人员；4.统计人员信息，安排其他面试时间二次发送短信；5.优化了流程和合理分工，基本顺畅完成了人员面试；6.物资清点归还完毕；

其他：每日开展招新群群活动，完成群内每日部门介绍；

宣传组：

1.秋招日程推文定稿并推送；2.评论集赞信息收集；3.实施会会议记录及拍摄，新闻稿撰写；4.招干大会会议记录及拍摄、新闻稿撰写；5.整理报名表，整理制作部门志愿Excel表；6.加入现场组，参与活动分工。

接下来工作开展：

策划通联组：1.拟写短信结果通知（录取/未录取）并于后续合适节点统一发送；2.配合人资结果发布，可能还有迎新群，报名群初期针对结果的答疑；3.报名人员考评信息进一步正规归纳整理；4.发票信息收集汇总；5.总结会的会前准备；6.联系前期推文集赞中奖人员及招干大会有奖竞答环节中奖人员领取奖品；7.将部分院系所需报名表整理分类发给院系；

宣传组：1.总结推文定稿并推送；2.奖品发放；3.总结会会议记录及拍摄，新闻稿撰写。

存在问题：

文档、表格等各种文件的整理和总结。

项目总结：

1.策划通联组前期准备不足；

2.宣传组未拍摄无领导小组讨论和面试的现场照片；

3.前期策划方案定稿慢；

4.面试时报名表缺失；

5.现场人员分工较为混乱，有许多错漏；

6.彩排时工作人员和评委到场人数少，彩排流程不完善；

7.群管理：报名群建立名存实亡，没有起到作用；

8.志愿者工作存在不足；

9.报名表下载不全，在面试中报名表缺失；

10.建议只通过问卷星线上报名；

11.无领导小组讨论建议每组安排两个评委；

12.报名表信息不全，需要在信息整理完成后，仔细检查；

13.无领导小组讨论规则有异议，如：各环节时间限制；

14.现场前增加面试环节话术策划，如：同学您好，请坐在这里，请说一下您的姓名和第一志愿；

15.无领导彩排向各部长通知的不到位；

16.院系志愿者的工作证不正确；

17.物资归还未及时通知办公室主任，需与办公室沟通；

18.项目前中期策划不到位，培训手册缺少；

19.群管理问题：群名片修改、活跃度低、群活动少、消息审核不到位；

20.招干大会：院系PPT未审核；

21.无领导小组讨论及面试分工较晚，未及时通知各部长；

22.需提前准备无领导、面试照片；

23.对外短信通知发送两次，应解释原因；

24.建议落实不到位；

25.彩排及现场分工文档需确认后再发到现场工作群；

26.项目进度应及时汇报；

27.工作总结需认真完善，将所有最新版资料整理齐全；

28.短信发送平台可永久使用，应撰写简易版的操作手册；

29.需提前准备群扩容所需条件；

30.群活动未提前策划，群内学科部门介绍存在推迟问题；

31.加强群管理，需及时回答群员问题；

32.招干结果公示后，应在解散群前进行说明；

33.项目报销需严谨；

34.院系报名表需整理；

35.确定总结会时间；

36.注意推动组员工作积极性；

37.不能过于参考往年资料；

38.建议报名表设计时增加更多个人信息，如：是否在高新区、第二年是否在本部；

39.在面试时遇到缺少报名表的情况，可直接先进行面试；

40.分部门面试，可使招新效果更好；

41.招干大会，应通知部长提前到场；

42.无领导小组讨论，可根据实际情况，调整人数，避免人数过少情况出现；

43.改善评分规则；

44.同院系研会的合作，需更加落地；

45.遇到问题应及时反馈；

46.新闻稿的文案和图片、落款；

47.奖品发放可邮寄；

48.可考虑提前一天截止报名，方便报名表信息的整理；

49.需将任务细化，再布置给组员；

50.彩排的时候需要让工作人员理解工作内容

51.面试时报名表需同评委手中信息表一一排序对应。

项目名称：2021“美丽邂逅”

（负责人：武兴  跟进：李昀松）

已完成工作：

1.完成“校研会[2021]XX号_关于2021“美丽邂逅”大型交友活动分会场建设及子活动申请的通知9.9”与“校研会[2021]XX号_关于2021“美丽邂逅”大型交友活动项目组招募的通知9.9”两份红头文件；2.完成2021“美丽邂逅”项目组成员招募官网文案与报名表；3.完成“2021“美丽邂逅”大型交友活动分会场建设/子活动征集报名表”与策划书模板；4.完成“2021“美丽邂逅”时间节点规划9.13”。

接下来工作开展：

1.开始2021“美丽邂逅”项目组成员招募；2.完善时间节点规划。

存在问题：

1.红头文件中“承办”与“协办”的使用。

委员建议：

1.关于“承办”与“协办”的讨论；

2.确定负责人招募截止及答辩时间；

3.策划副组原则上必须参与答辩；

4.项目主题在项目组招募完后开始拟定；

5.第一篇稿件需在确定好承办和协办单位后，于十一假期中后期推送；

6.考虑高新区男女比例问题，如何来本部进行活动（准备高新区参加同学如何往来策划）；

7.官方QQ群建立；

8.外联组在QQ群内开展预彩排；

9.积极同各院系沟通，做好监督工作；

10.秋招结果公示后开始项目组成员招募；

11.项目组成员招募时撰写标题需注意同前次招募区分；

12.门票发放策划；

13.注意校车班次同活动时间安排的一致性；

14.设立三个分会场：多功能厅、礼堂、操场，创新操场区的表演形式；

15.美丽邂逅的子活动需将“子活动”加在活动各方面，表示清楚；

16.现场所需设计品需提前策划；

17.各分区会场活动衔接方面需积极沟通。

二、部门工作汇报

办公室（董少祥、乔紫晗）

已完成工作：

日常：1.协助秋招项目组完成招干大会；2.秋招物资准备；3.高校思想调研报告；

院系：协助秋招项目组和院系研会沟通招干大会。

接下来工作开展：

日常：1.物资整理；2.第一次例会筹备；

院系：策划建立2021级班长群；

财务：跟进“See You”和秋招报销。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.See You财务及时跟进；

2.尽快准备财务培训所需资料；

3.同各院系研会积极联系，促进与校研会的互动；

4.考虑物资是否缺少，提前购置，如转换器；

5.西区仓库注意整理及安全情况；

6.班长群建立情况：十一前建立，同各院研会来协助建立；

7.可先建立新生班长群，之后再用几年时间来建立全校班长群；

8.十一之前进行第一次走院系走访，建议先走访高校校区；

9.大数据学院研会成立进程跟进；

10.统筹运动会研究生部分，需收集整理各研会负责人的联系方式；

11.院系走访提前准备相互讨论的主题，如美丽邂逅分会场。

人力资源部（李桦楠、高鸣远）

已完成工作：

日常：协助秋招开展工作；

骨干培训：调研素质拓展场地及费用明细。

接下来工作开展：

日常：召开第一次部门例会；

骨干培训：预定主题并开始邀请嘉宾；制定初步策划；

网站统筹：更新网页信息。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.副部竞聘仅面试即可，需提前统计空闲时间；

2.骨干培训可邀请全校院研究生会骨干参加；

3.骨干培训可分为必修和选修，第一期ps和pr培训为必修，暂定中秋后十一前，需确定线上还是线下进行；

4.需制作秋招项目考核问卷星；

5.大骨班准备一个课程（4个课时），需安排课程内容，要求不能重复及泛泛而谈；

6.负责大骨班签到；

7.认真准备第一次部门例会；

8.宣讲人事考评，制作简版制度，方便各部长为部员介绍；

9.网站统筹工作需联系人员；

10.会议记录需先发给办公室副主任修改整理；

11.骨干约谈，不应流于形式，应关心部员的想法；

宣传部（陆荷萍、陈怡、潘昱宸）

已完成工作：

日常：邮箱管理；

微信：1.日常转载；2.协助推送；

微博：日常更新。

接下来工作开展：

日常：1.邮箱管理；2.约稿交流群跟进；

微信：原创撰写；

微博：微信联动；

其他：1.奖品发放；2.第一次部门例会。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.部长和副部应对部员进行部门介绍；

2.工作小组分组，以及小组长选拔；

3.确定第一次部门例会时间；

4.中秋节稿件可开展线上讨论会；

5.骨干培训，可考虑新骨干进行演讲；

6.转发集赞及抽奖奖品准备；

7.西区研究生食堂一楼即将装修完成，可做热点报道，需先同团委老师联系申请，再同科大饮食联系申请；

8.“我为师生办实事”稿件，10月15号初稿；

9.设计年历，每个月用特色活动作为背景，每页含记事本；

10.“入学教育”推文。

学术科技部（吴琼、王紫玉）

已完成工作：

日常：协助秋招项目组顺利完成秋招工作；

蜗牛说：嘉宾已经确定，并已跟地空学院研究生会取得联系，确定合作意向；

学术活动月：已同部分学院沟通本学期学院学术活动。

接下来工作开展：

日常：1.完成本部门微信群组建，召开第一次部门例会；2.完成副部招聘；3.部门培训；

蜗牛说：1.搜集嘉宾资料，预计于下周展开采访；2.部门内分组，完成蜗牛说的前期准备工作；

微沙龙：部门内分组；

学术活动月：与部分院系继续进行沟通，了解其本学期学术活动；

科普平台：成立科普小组。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.确定蜗牛说嘉宾——地空学院老师；

2.考虑如何做好一篇蜗牛说推文，增加趣味性；

3、微沙龙同各院系合作，可办4-5个微沙龙；

4、部门内可做一个部门技能培训；

5、注意主办方：校团委，承办方：校研究生会；

权益服务部（程淑媛、张鲁晋）

已完成工作：

日常:1.进行日常值班；2.协助秋招。

接下来工作开展：

日常:召开第一次部门例会；

权益专项:考虑青年之声召开的时间地点与分工；

女神来了:联系科岛研会收集信息。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.确定“青年之声”的活动构思，做一期学生代表的征集报名推文；

2.做好“青年之声”的沟通工作，及其中的新闻记录工作；

3、“女神来了”推文按实际情况选择时间。

实践交流部（南亦宁、贺鹏、武兴）

已完成工作：

日常：整理部门例会资料包；

选调生经验分享会：嘉宾初步调研；

蜗壳星火路：嘉宾初步调研。

接下来工作开展：

日常：第一次部门例会；

选调生经验分享会：1.成立工作小组；2.形成完整分工和各项工作进度规划；

蜗壳星火路：1.成立工作小组；2.根据嘉宾情况考虑可合作院系；3.形成完整分工和各项工作进度规划。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.双创学院想要同校研会增加合作，需整理出可与双创学院结合的活动；

2.招募该工作小组小组长，可由小组长决策，副部跟进；

3.建议以PPT答辩的选小组长；

4.需要引导小组长的工作积极性。