【会议时间】2021年9月27日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：唐冠宇、陈舫、刘明珠、李昀松、王谢燕

委员：邱威

部长：董少祥（主任）、陆荷萍、吴琼、程淑媛、南亦宁

副部长：乔紫晗（副主任）、陈至伟（副主任）、高鸣远、屠化、陈怡、张擎洋、王紫玉、张劢、李铖、张鲁晋、贺鹏、武兴

项目组负责人：武兴、陈至伟、王宁薇

【请假人员】李桦楠

【会议主持】唐冠宇

【会议记录】马晨宇、张颖

【会议议程】

一、部门及项目负责人统一培训：陈舫、刘明珠

培训建议：

1.明确职责定位，内心有大局观；

2.确定工作基调，划定时间节点；

3.组建工作团队，合理利用资源；

4.学会资料整理，加强交流沟通；

5.切实推进工作，加强保密意识；

6.学会主动思考，妥善收尾总结。

二、项目汇报

项目名称：2021“美丽邂逅”大型交友活动

（负责人：武兴、陈至伟  跟进：李昀松）

已完成工作：

策划：

1.具体时间节点与策划组工作内容的确定；

2.第一次策划组全体会议召开，明确分工，介绍活动基本情况；

宣传：

1.确定视频、设计、微信新闻稿三个职能组具体时间节点和工作内容；

2.确定第一篇初稿色调风格(9.29)和提交审核时间(9.30)；

3.副组长工作分配与组员分配,分配之后大会议的拍摄、写稿、记录人员；

外联：

1.启动会物品、签到表、议程表等准备和打印；

2.整理项目组人员联系方式；

3.财务培训PPT的学习与物资购买统计表的设计。

接下来工作开展：

于9月28日（周二）晚19:00召开启动会；

策划：

1.对活动举办地实地考察形成报告国庆节前完成；

2.确定外联宣传的工作时间节点；

3.进行线上群，抢票的策划，10月1日初稿，10月3日定稿；

4.进行内场外场区策划的创意征集与整理；

宣传：

1.筹备第一次宣传组全体例会；

2.介绍项目活动和组内工作规划，明确纪律；

3.细分各小组任务工作人员,督促各内部小组开展选题会议，组会上集中报筛选出的策划选题、视频选题、设计主题；

外联：

1.和项目组所有成员见面，介绍认识;

2.介绍组内事务，明确做事态度；

3.看历年工作资料；

4.准备启动会短信的模板以及发送；

5.修改易拉宝、海报位置表格。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.建议高新区在新校区举办活动，严格遵守疫情防控措施，避免人群大量流动；

2.各组应提前确定文件命名及策划书编写格式；

3.各组间要保持良好沟通，合理安排各组工作，责任到人，提高效率；

4.主题尽快确定，可以发散思维，有特色同时有趣味性；

5.线上群涉及审核，向往年项目组及秋招项目组请教经验；

6.如需借摄影设备要提前和宣传部报备；

7.项目组成员须参加人力资源部的骨干培训，以保证后期工作顺利开展；

8.区域负责人遴选时间应在策划定稿后再进行；

9.修改海报、确定易拉宝位置；

10.提前向办公室申请物资表，避免重复购买；

11.实地考察场地应拍照以供后续其他人员参考；

12.宣传组应分工明确，平面设计小组要保证有足够的人可以完成工作；

13.启动会等会议需要保存签到表；

14.策划流程需要更加具体，多进行头脑风暴，增添创意；

15.平面设计海报主题、logo提前确定；

16.游戏区域、操场区域等区域要有创新；

17.策划定稿时间过紧，考虑时间往后调整；

18.短信发送平台可以尽快着手尝试应用；

19.需要注重各组的配合，不要出现信息壁垒；

20.按照往年形式建立工作大群，各个小组发布本组工作内容；

21.子活动和分会场，负责人需要多统筹，有相应规划；

22.活动要严格控制预算，尽可能利用已有物资；

23.沟通上注意方式方法。

项目名称：2021-2022学年筹建所系学生工作中心

（负责人：王宁薇  跟进：王谢燕）

已完成工作：

1.项目组成员招募通知已发布，招募工作正在进行中；2.大致活动时间及流程已确立。

接下来工作开展：

1.9月27日完成项目组成员面试；

2.9月28日结束公示后组员进大群并组建工作小组，确定项目启动会具体时间地点并短信邀请主席团参加。组长和负责人邀请往届项目的负责人、组长参加交流对接会；

3.9月29日召开项目启动会；

4.10月5号完成流程策划、开始项目宣传（微信推送，海报，qq群，微信群发布通知等）并联系各所系班级。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.十一假期前多进行线下会议联系组员；

2.工作细化分配到人；

3.注意线上群的活跃度；

4.提前准备启动会流程，参考研代会流程图汲取经验；

5.通知公示需及时；

6.PPT模版尽量统一；

7.注意海报展架回收，保证活动整体流畅性和完整性；

8.微信推文三到四篇，主要是介绍、宣传往年、总体总结和后期展望；

9.覆盖面要广，规则要严格制定，启动会流程需要清晰。

一、  部门工作汇报

办公室（董少祥、乔紫晗、陈至伟）

已完成工作：

日常工作：1.完成秋招宣传物资入库；2.管院拔河比赛物资借用；

院系：1.秋季学期第一次院系走访；2.院系研会执行主席通讯录更新；

财务：财务PPT修改。

接下来工作开展：

日常工作：办公物资购买、入库；

院系：1.院系走访推文发布；2.协助“美丽邂逅”项目组与院系沟通；

财务：筹备第一次财务培训；

月报：收集各部门、项目、院系研会资料。

存在问题：院系文创使用。

委员建议：

1.制定物资使用、项目资料申请、文创管理办法。

人力资源部（李桦楠、高鸣远、屠化）

已完成工作：

日常工作：组织副部及项目负责人公开竞聘，并公示竞聘结果；

人事考评：增订人事考评制度中关于培训嘉宾加分制度；

骨干培训：1.制定第一期骨干培训（PS技能&新闻稿写作）策划；2.制作海报、报名问卷、签到签退问卷；3.联络培训嘉宾；跟进培训PPT制作情况及培训作业内容；4.定做培训嘉宾礼品；

定期播报：邀请春季学期“星光大赏”小组组长对部门成员进行“星光大赏”栏目技能培训。

接下来工作开展：

骨干培训：开展第一期骨干培训；

定期播报：开展第一期“星光大赏”准备工作；

网站统筹：部门内部开展网站发布操作流程及注意事项培训。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.项目组各项通知公示要及时发出；

2.项目组资料收集要将截至日期通知到负责人，项目结束后及时进行项目考核工作；

3.网站新闻应制定规则及时更新，；

4.骨干培训统一定制周边；

5.人力资源部应审核项目组结束后提交的项目资料，保证其完整性。

宣传部（陆荷萍、陈怡、张擎洋）

已完成工作：

日常工作：邮箱管理；

微信：1.日常转载（节日思想引领、校内通知、校庆直播）；2.协助推送（协会招新、秋招总结稿）；3.原创撰写和线下拍摄（蜗壳中秋印象、西苑餐厅介绍、国庆档电影推荐、约稿细则完善）；

微博：1.日常更新（微信联动、校园生活、协助发博、转载引领）；

其他：1.部门工作模块确定，完成组长组员答辩竞选；2.确定骨干培训嘉宾；3.确定视频小组拍摄任务和规划；4.台历设计制作的学习与工作安排；5.留言管理和菜单栏更新的学习和值周安排。

接下来工作开展：

日常工作：1.邮箱管理；2.约稿跟进；

微信：1.原创撰写；2.协助转载；3.日常存稿；

微博：1.微信联动；2.协助发博；

其他：1.配合人资，完成骨干宣传技能培训；2.台历设计素材收集；3.各职能小组工作推进。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.国庆原创推送，出游选题需要向健康打卡平台报备；

2.转载微信注意官方称谓；

3.以科大月饼微信头图为例，用照片原图凸显科大特色；

4.后期多设权限，鼓励部员进群参与微博审核；

5.项目组的文创设计全部整理好后发给人力资源部，由人力资源部转交宣传部保存并供后续使用。

学术科技部（吴琼、王紫玉、张劢）

已完成工作：

日常工作：1.骨干约谈；2.第一次部门例会召开；3.部门工作分工；

蜗牛说：1.小组建群，展开第一期蜗牛说的前期准备；2.第一期嘉宾已确定，且已跟嘉宾及地空学院研究生会确定合作意向；

微沙龙：1.小组建群，进行活动主题的讨论拟定；2.已完成相关嘉宾的信息和其联系方式的初步收集；

学术活动月：1.与部分学院研会初步确定合作意愿；2.初步确定主要活动为微沙龙和走进特色实验室；

科普平台：成立科普小组。

接下来工作开展：

日常工作：1.骨干约谈；2.部门内部培训；

蜗牛说：1.调研嘉宾背景资料，与地空研会沟通并分工，做采访前准备；2.与嘉宾敲定采访日期及地点；3.与部分院系继续沟通，联系第二期蜗牛说嘉宾；

微沙龙：1.与地空学院研会沟通，确定采访嘉宾时间，并讨论采访问题；2.继续与其他院系研会沟通合作意向及合作形式；

学术活动月：1.与有意向学院进一步敲定合作细节；2.收集特色实验室信息；3.拟定学术活动月合作方案及细则；

科普平台：带领小组成员熟悉科普平台工作内容，完成前期准备工作。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.面向全校研究生并协助各院系拓宽学术活动；

2.微沙龙第一期主题为科技成果转换；

3.可尝试部门内自己拍摄科普小视频；

4.本周拟出各模块合作草案并制定相应规则；

5.部门培训等工作应注意及时报备。

权益服务部（程淑媛、张鲁晋、李铖）

已完成工作：

权益专项:1.成立工作小组，围绕校园充电桩展开预调研；2.完成了工作策划及时间安排；

权益工具箱:1.确定选题为“新生网上冲浪宝典”；2.完成选题的调研、收集整理、文稿撰写工作；

女神来了:1.和科岛研会成立联合工作小组；2.完成了组内分工，时间进度安排；3.拟定采访提纲；4.完成线下采访；

日常工作:1.日常值班；2.推送2期权益喵小喇叭；3.成立权益喵海报背景设计小组；

其他:1.骨干约谈；2.协助办公室开展院系走访。

接下来工作开展：

权益专项:1.完成实地调研走访；2.完成线上问卷制作与发放；

权益工具箱:根据文稿内容进行排版并推文；

女神来了:1.完成访谈整理，开始撰写文稿和排版；2.构思嘉宾视频内容；

日常工作:1.日常值班；2.进行权益喵海报改版。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.“女神来了”栏目拍摄考虑采用才艺作品快闪形式；

2.海报设计元素可倾向于四季主题的微信头尾图；

3.《网上冲浪宝典》该标题可以考虑修改；

4.权益相关的内容都需要多沟通，多角度看待；

5.部门工作上应做到上传下达；

6.构成双向交流与理解，建立闭环工作，回复合理且温和。

实践交流部（南亦宁、贺鹏、武兴）

已完成工作：

日常工作：1.第一次部门例会；2.骨干约谈；

选调生经验分享会：1.成立工作小组；2.完成组内分工及工作规划；3.拟定嘉宾分享内容；4.与就业办老师联系，获取拟邀请嘉宾联系方式；

蜗壳星火路：1.成立工作小组；2.完成组内分工及工作规划；3.确定主题为“西部就业”、“乡村振兴”等；4.与就业办老师联系，获取拟邀请嘉宾联系方式。

接下来工作开展：

选调生经验分享会：1.联系嘉宾，确定合作意向，确定分享会时间；2.活动预告推文与海报设计；3.嘉宾分享内容沟通、ppt审核；

蜗壳星火路：1.联系嘉宾，确定合作意向；2.讨论采访脉络，设计采访问题。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.要将活动品牌化，为活动命名并能够沿用。