【会议时间】2021年10月11日，18:30
【会议地点】东区地空楼708A710会议室
【出席人员】
主席团：唐冠宇、陈舫、刘明珠、李昀松、王谢燕
委员：邱威
部长：董少祥（主任）、李桦楠、陆荷萍、吴琼、程淑媛、南亦宁
副部长：乔紫晗、陈至伟、高鸣远、张擎洋、张劢、张鲁晋、贺鹏、武兴
项目负责人：武兴、陈至伟、王宁薇
【请假人员】屠化、陈怡、王紫玉、李铖
【会议主持】唐冠宇
【会议记录】胡玮怡、许博
【会议议程】
一、项目汇报
项目名称：2021“美丽邂逅”大型交友活动
（负责人：武兴、陈至伟 跟进：李昀松）
已完成工作：
策划组：1.线上策划：完成线上群策划（包括策划主体，群活动安排，公告话术，私聊话术与外联对接）、抢票策划、主持人与节目招募策划，均交负责人与跟进审核并完成多次修改；2.场内策划：完成十分区，八分区（较大调整），自由交友区（新）策划一稿的定稿，均交由负责人与跟进审核并完成多次修改；3.场外策划：完成候场区（较大调整），操场区策划一稿的定稿，均交由负责人与跟进审核并完成多次修改；
宣传组：1.视频组：确定主题曲、完成采访提纲初稿和MV剧本二稿；2.文案组：完成一推终稿并发布推文、二推文案初稿改进中、完成启动会及子活动分会场新闻稿撰写；3.设计组：完成招募海报、微信头图、logo、桁架，门票、邀请卡、宣传海报改进中；
外联组：1.线上群活动小组：进行人员分配、熟悉线上群活动策划、群相关设置培训、建立审核群和交友群、更改群设置和添加管理员、整理线上群管理员回答私聊话术；2.收集信息组：与策划对接、设置招募主持人以及表演节目的在线收集表并反馈给宣传；3.物资组：预约三彩的场地并进行签字盖章（已进行，预计13号前完成）。
接下来工作开展：
策划组：1.线上策划：参与线上群管理，完成区域负责人遴选策划；2.场内策划：根据反馈意见进行策划案二稿的修订；3.场外策划：根据反馈意见进行策划案二稿的修订；
宣传组：1.视频组：剧本一稿提交审核并优化、开始演员招募、制作MV分镜脚本、开始采访视频拍摄；2.文案组：完成主持人招募二推（预计12号发）、线上群三推（预计14号发）、抢票攻略四推初稿（预计18号发，还需和策划商定）终稿并提交审核；3.设计组：和策划对接完成招募海报、门票、活动攻略图、分区指示牌、纪念品、邀请卡终稿设计；
外联组：1.线上群活动小组：进行审核群的审核与交友群的日常活动；2.物资组：张贴海报、发放线上群活动的奖品、列举需要购买的物品清单、思考并整理海报以及展架的投放位置。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.宣传品设计前后风格保持一致，logo和底图颜色保持一致；
2.新闻稿撰写书面化、避免出现口语化；
3.线上群加强审核，防止不良言论出现，提前做好报备工作；
4.建议单独成立高新校区外联小组，负责在高新校区张贴及发放海报；
5.自由交友区考虑手环回收问题，避免冗余设计；
6.如需借用摄影设备，提前与宣传部沟通；
7.考虑候场区互动节目及互动区设立的必要性；
8.重视候场区入口的防疫工作，设立防疫公告牌；
9.重视操场区的垃圾清理工作；
10.操场区舞台增加舞美灯光；
11.提前向办公室申请物资表，避免重复购买；
12.应急预案需要考虑人员受伤情况；
14.考虑礼堂进出口安全问题；
15.注意与分会场负责人的沟通，避免活动重复；
16.采访视频的初稿需要尽快确定；
17.节目、主持人遴选现场情况需要全程记录；
18.调整三彩时间；
19.各区域规则介绍精简化、清晰化。
项目名称：2021-2022学年筹建所系学生工作中心
（负责人：王宁薇 跟进：王谢燕）
已完成工作：
策划会务组：1.完成所系学生工作中心面试策划及选举成立会策划；2.制定了面试嘉宾评分表及具体人员分工（计划于16号进行面试，23号选举成立会彩排，24号正式举办选举成立会）；
宣传外联组：1.宣传qq群建立以及管理方案；2.面试qq群建立以及管理方案；3.完成联系所系班长；4.完成所系信息统计问卷及骨干报名表的制作与发放；5.完成两篇推送，一篇推送已经发布（所系学生工作中心 | 发布了一篇招新推文并@了你），一篇在审核（ 蜗壳小筑风采展示第一弹），第三篇推送完成文案初稿；6.完成纳新海报设计定稿。选举成立会海报与易拉宝审核完成。
接下来工作开展：
策划会务组：1.购买面试现场布置材料；2.与宣传外联组配合整理打印打分表签到表等材料；
宣传外联组：1.调查问卷与报名问卷的统计并且整理；2.将第二篇推送发布，完成第三篇推送排版；3.完成选举成立会物料设计（完成海报，易拉宝的定稿与打印）。
存在问题：部分所系班长不及时回复群消息，推文宣传不配合。
委员建议：
1.确定好各个项目负责人，责任落实到个人；
2.统计好院系一对一对接表；
3.提前准备老师上台的致辞稿；
4.做好项目组成员工作记录；
5.提前筛选中心参与人员；
6.协调中心面试时间与美丽邂逅区域负责人遴选面试时间；
7.调整面试时间和选举成立会时间,时间跨度过长；
8.选举成立会时间避开周末；
9.尽早确定选举成立会主持人。
二、部门工作汇报
办公室（董少祥、乔紫晗、陈至伟）
已完成工作：
日常：1.办公物资购买入库；2.协助“美丽邂逅”和“筹建所系学生工作中心”项目组启动会会务工作；3.编写管理方法；
院系：1.发布院系走访推文；2.协助“美丽邂逅”项目组和院系沟通；
财务：1.整理并更新财务培训资料；2.举办“2021-2022学年秋季学期校研究生会财务培训”；3.安排财务跟进与项目组对接；
月报：1.分工并收集月报各战线工作资料；2.整理“月报撰写tips”；3.撰写并推出研会9月工作月报推文。
接下来工作开展：
日常：1.修订管理办法；2.官邮管理；
院系：1.协助项目组联系代培班及院系研会；2.筹备院系走访；
财务：1.整理并保存本次财务培训资料；2.跟进两大项目组协助财务报销事宜；
月报：1.根据本次推文继续改进“月报撰写tips”；2.建立10月月报小组并分工。
存在问题：暂无。
2.修改院系走访的推文模板及文稿撰写思路；
3.重视项目组预算保密工作；
4.设置物资借还登记簿以及制定损坏丢失赔偿方案；
5.增加邮箱管理频率；
6.修改完善物资、文创设计及项目资料申请单；
7.做好纸质版、电子版资料的保存工作；
8.优化公章保管方式，考虑用密码箱保管。
人力资源部（李桦楠、高鸣远、屠化）
已完成工作：
人事考评：1.日常考核及每周邮件内容整理发送；2.秋招项目考核及项目之星公示；3.完成日常考核制度修订提案；
网站统筹：1.组织组内成员进行工作流程和网站编辑学习；2. 完成组内分工及后续工作布置；3.日常网页文章发布及播报；
骨干培训：1.完成第一期骨干培训前期工作和线上培训；2.完成第二期骨干培训前期工作和线下培训；
定期播报：1.收集并审核星光大赏采访问题和创意；2.完成星光大赏策划。
接下来工作开展：
人事考评：1.人事考评制度修订，并与日常考核小组对接；2.准备人事考评制度宣讲；3.日常出勤考核；4.项目考核小组考核细则集体学习；5.所系筹建项目考核时间线初步确定；
网站统筹：日常网页文章发布及播报；
骨干培训：1.完成第一期骨干培训后期课程完成统计、作业完成情况及作业评优；2.完成第二期骨干培训课程完成统计；3.筹备第三期骨干培训（大骨班）；
定期播报：1.完成第一期星光大赏人员工作分配；2.开展第一期星光大赏。
存在问题：暂无。
1.确定每周日常考核的固定时间；
2.及时整理每期骨干培训内容；
3.严格按照规则进行作业评优；
4.考虑骨干培训必修课的报名意义；
5.网站小组及时做好更新工作；
6.尽快确定星光大赏嘉宾选取标准，要有亲切感；
7.尽快确定大骨班教学人员。
宣传部（陆荷萍、陈怡、张擎洋）
已完成工作：
日常：邮箱管理；
微信：1.日常转载（庆祝国庆、思想引领）；2.协助推送（院系走访、研会月报、所系招新、权益工具箱，美丽邂逅）；3.原创推送和线下拍摄（国庆档电影、出游攻略、徽菜推荐、桂花拍摄）；4.完成存稿（为有牺牲多壮志，敢教日月换新天、校内学习娱乐地点、蜗壳金秋，又闻桂香、资源网站合集、校园秘密基地）；
微博：1.日常更新（微信联动、校园生活、协助发博、转载引领）；
其他：1.百度网盘整理；2.协助骨干培训；3.台历设计制作商家联系，方案收集整合；4.留言管理和菜单栏更新的学习和值周。
接下来工作开展：
日常：1.邮箱管理；2.约稿跟进；
微信：1.原创撰写；2.协助转载（美丽邂逅、所系项目）；
微博：1.微信联动；2.协助发博；
其他：1.台历制作方案确定，素材思考；2.视频小组秋景拍摄。
存在问题：暂无。
委员建议：
2.考虑在骨干培训中加入故事分享；
3.注意推文的留言审核发布速度；
4.重视敏感类稿件的审核；
5.建议成立热点小组，及时捕捉热点；
6.提前确定台历的数量和定制所需时间；
7.与其他部门合作完成“我为同学办实事”稿件内容，尽快确定框架。
学术科技部（吴琼、王紫玉、张劢）
已完成工作：
日常工作：1.骨干约谈；2.第二次部门例会；
蜗牛说：推进第一期蜗牛说，与地空研会开展两次会议，敲定采访问题清单；
微沙龙：1.微沙龙小组建立；2.头脑风暴收集嘉宾和主题的备选方案；3.场地联系；
学术活动月：1.特色实验室的信息收集与筛选；2.院系研会的合作意向调查；
科普平台：1.准备第一期科普速递推文；2.寻找意向合作平台。
接下来工作开展：
日常工作：部门内培训；
蜗牛说：1.第一期蜗牛说采访及前期准备；2.成立第二期蜗牛说小组，与各院系进行沟通，筛选意向嘉宾；
微沙龙：1.确定导师以及主题；2.明确人员分工；3.与有意向合作的院系研会进行接洽；
学术活动月：1.人员分工与职责明确；2.与合作院系的联系接洽；3.宣传的定稿；4.活动整体时间的节点规划与初步策划；
科普平台：1.成立2-3个科普小组；2.第一期科普推文准备工作。
存在问题：暂无。
1.确定微沙龙的场地，以及考虑预算问题；
2.协调好学术活动月的时间，避免与学术年会冲突。
权益服务部（程淑媛、张鲁晋、李铖）
已完成工作：
权益专项：1.各校区充电桩位置，数量，充电价格的调研；2.校外充电桩价格的调研；3.关于充电桩调查问卷的制作；
权益工具箱：已完成第一期权益工具箱的推送；
日常工作：1.权益留言板值班；2.两期权益喵小喇叭通知，微博推送；3.权益喵海报背景修改定稿，制定轮替规则；
女神来了：1.整理访谈记录；2.开展实施会，讨论行文思路；3.文稿初稿完成；4.完成小剧场初版；
其他：1.骨干约谈；2.和青年权益中心完成一号提案活动策划；3.召开第二次部门例会；4.整理制作采访培训资料并进行部门内部采访培训。
接下来工作开展：
权益专项：1.继续进行充电桩专题调研；2.与青年权益中心规划一号提案事宜；
权益工具箱：1.确定第二期权益工具箱的选题；2.收集选题相关素材；
日常工作：继续日常值班；
女神来了：1.文稿思路和语句，进一步润色修改；2.小剧场剪辑修改；3.秀米排版。
存在问题：暂无。
委员建议：
2.第二期权益工具箱考虑和网络诈骗热点结合；
3.处理好“女神来了”后期和科学岛版权协商问题。
实践交流部（南亦宁、贺鹏、武兴）
已完成工作：
日常工作：1.第二次部门例会；2.嘉宾信息库整理；3.双创合作清单；
选调生经验分享会：1.确定嘉宾及分享内容、分享顺序；2.邀请就业办老师、团委老师；3.活动预告推文撰写；4.答疑环节问卷调研；5.伴手礼、奖品确定；6.场地预约；
蜗壳星火路：1.联络嘉宾，进行嘉宾初步调研；2.头脑风暴，拟定行文思路和采访清单；3.完成采访；
“职为等你”系列稿件：1.针对主题进行头脑风暴；2.小组长招募。
接下来工作开展：
选调生经验分享会：1.约稿及推文发布；2.主持稿撰写；3.全流程ppt制作及嘉宾ppt审核；4.活动彩排；5.活动现场工作；6.选调生手册印制、奖品伴手礼申请、购买及寄送；7.嘉宾信息收录入库；
蜗壳星火路：1.整理访谈逐字稿；2.明确行文思路；3.撰写、审核、修改文字稿；4.嘉宾伴手礼确定；
“职为等你”系列稿件：1.成立工作小组；2.确定主题及工作整体进度规划。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.及时改进活动彩排中出现的问题；
2.蜗壳星火路做好与嘉宾的沟通，排版后交由嘉宾审核；
3.整理部门工作简介，形成书面文件；
4.考虑将选调生经验分享会品牌化。
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