【会议时间】2021年10月25日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：唐冠宇、陈舫、李昀松

部长：董少祥（主任）、李桦楠、陆荷萍、吴琼、程淑媛、南亦宁

副部长：陈至伟、高鸣远、屠化、陈怡、张擎洋、王紫玉、张劢、张鲁晋、贺鹏、武兴

项目负责人：武兴、陈至伟

【请假人员】刘明珠、邱威、王谢燕、乔紫晗

【会议主持】唐冠宇

【会议记录】石震、胡邺丹

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：2021“美丽邂逅”大型交友活动

（负责人：武兴、陈至伟  跟进：李昀松）

已完成工作：

策划组：1.完成抢票策划与外联，宣传的对接；2.完成各区域策划的修改和审核，进入十分心动区方式为交换副券，可在任一时间与地点进行交换；3.操场区完成区域策划四稿，确定区域形势、物资清单及人员分工，取消表白墙、合影留念墙创意，增加心动长廊创意；4.十分区完成区域策划五稿及一彩策划初稿，确定区域形式，物资清单及人员分工，确定第一区域为棋牌室2*5的形式，排队随机匹配，十分区第二区域为心动区，只能互换副券的两人可以进入，为1对1深入交流10分钟的形式；5.八分区修改活动形式为8*1的形式，给出排队参考方案，启动缓冲池机制，交换心动副卷不再作为单独的环节；6.候场区主持人开场前设置DJ暖场，考虑在节目中增加乐队或街舞，楼梯下检票口检票方式为打孔；7.自由交友区（邂逅驿站）取消了照片墙、三号门进出口，由规定男女间隔入座改为工作人员尽量引导男女间隔入座，邂逅走廊重新设计，考虑使用门票背面来写交友信息，提出了新的互动游戏；8.游园会提出新的互动游戏并进行了讨论投票，提交了策划书第一版；9.游戏区：活动配对方式和活动内容重新修改，取消门口的配对和固定搭档形式，改为自由配并且可以更换搭档，六个游戏的形式和规则基本确定；

宣传组：1.文案组：四推已发布，完成五推初稿即一轮抢票公示初稿；2.视频组：剧本脚本和镜头定稿、mv拍摄剪辑开始、采访视频拍摄剪辑开始、完成背景视频教学模板；3.设计组：完成纪念品(口罩、帆布袋、马克杯、抱枕、手机壳)的图案设计，其中口罩正在修改中。门票与宣传海报也在修改中；4.游园会：设计宣发展架，提交第一版；

外联组：1.完成线上群第一期相册集赞和活跃度的活动；2.制作微信公众号抽奖小程序二维码，统计中奖人员信息；3.对接主持人和节目，与街舞社和吉他社沟通节目；4.统计所有门票及文创品获得人员的基本信息；5.志愿者招募的问卷制作。

接下来工作开展：

策划组：1.继续各区域策划的修改；2.操场区：完成区域策划最终定稿，完成一彩策划，根据一彩效果确定最终节目流程，确定节目所需设备，完成物资采买；3.十分区：完成区域策划定稿，一彩策划定稿，完成物资采买；4.八分区：完成区域策划定稿，一彩策划定稿，完成物资采买；5.自由交友区：完成区域策划定稿，一彩策划定稿，完成物资采买；5.游戏区：确定第一次彩排的策划，确定游戏区的装饰方案，开始少量采买物资；6.游园会：提交策划书第二版并讨论，试玩调查问卷上线，购置道具；

宣传组：1.文案组:五推即一轮抢票结果公示(预计10.26出)，六推即二轮抢票结果公示(预计11.2出)；2.视频组:完成mv、采访视频样片初版交审(预计11.2)；3.设计组:和策划协商完成分区指示图、活动攻略图设计、完成抢票海报和宣传海报及门票设计；4.游园会：设计宣发展架、游戏说明、积分卡片，提交第二版；

外联组：1.线上群相册集赞和活跃度的第二、三期；2.对接主持人和节目进行一彩；3.与舞美公司反馈节目需求；4.记录公众号和线上群门票和文创品人员信息；5.志愿者招募的短信通知和现场机动事宜。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.游戏区物资应提前两周进行物资采购，除一彩外主持人和节目人员应也应参与彩排，同时熟悉场地；

2.游戏区取消配对，奖品设置方面考虑多设置参与奖，确保尽可能多的人参与；

3.游戏区游戏在一彩前内部应提前试玩，熟悉流程；

4.操场区完成人员分工后，应尽快完成操场区的志愿者培训工作；

5.确定各个节目所需设备，确定最终物资清单，包含物资类型，数量及用途；

6.操场区预留工作人员通道，张贴通告和告示，同时做好人群涌入的预案；

7.由于网络不稳定的因素，操场区可考虑使用不需要联网的抽奖；

8.十分区整体氛围应与八分区不同，体现十分区特色，同时可为十分区进行新的命名；

9.十分区互动游戏建议换成一些小游戏，可由工作人员进行计时；

10.十分区因空间大小无需进行二次换位及设置抽奖台；

11.自由交友区建议配置两名主持人；

12.八分区内部布置可以暖色调为主，同时应精简八分区流程，尽快完成一彩策划；

13.物资采购可考虑集中在线下的几个商家进行；

14.尽快整理好物资清单，包括物资的种类、数量、具体的作用等，同时重心放在场地布置、装饰等方面；

15.候场区的工作人员应严格规范打孔检票，尽量规定检票位置的区域；

16.宣传组应注意加快工作进度。

项目名称：2021-2022学年筹建所系学生工作中心

（负责人：王宁薇  跟进：王谢燕）

已完成工作：

策划会务组：1.《第十届中国科大所系学生工作中心选举成立会策划》《第十届中国科大所系学生工作中心选举成立会会务手册》《第十届中国科大所系学生工作中心选举成立会人员安排》等会务文书资料；2.选举成立会物资统筹（与办公室对接，借用席卡架、投票箱）制作选举成立会PPT，完成选举成立会当天的会场布置以及秩序维护工作；

宣传外联组：1.完成宣传推送制作（三期），制作宣传海报和展架，完成打印和张贴；2.招干群建立并设计管理方案，联系所系班长，收集所系相关信息，一对一对接所系班长，进行班级群宣传；3.设计报名问卷和报名表，整理报名信息，统计面试评委时间，进行面试场次划分，并通知评委和面试人员面试相关信息；4.选举成立会横幅、海报、选票等物料设计，联系选举成立会嘉宾老师，统计选举成立会时间，发送选举成立会短信通知；5.完成启动会、实施会和选举成立会的新闻稿。

接下来工作开展：

策划会务组：1.完成相关资料与物料的整理与总结；2.完成财务发票的整理与报账；

宣传外联组：1.完成选举成立会推送；2.完成相关资料整理并进行总结。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.新闻稿照片选择、审核、及时性有待加强；

2.总结会应关注到场率，ppt审核应注重细节；

3.应做好副部长选票的对接工作。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（许清、李孟珈、肖芬芳）

已完成工作：

1.成立部门工作群；2.骨干约谈；3.资料对接。

接下来开展的工作：

1.开展第一次部门例会；2.部门工作分工；3.骨干约谈。

委员建议：

1.提前做好一学年的所系工作计划，可参阅往年资料；

2.注意营造良好的氛围，并完善在线通讯录；

3.注重研会价值观培养，跟进及时进行日常考核。

办公室（董少祥、乔紫晗、陈至伟）

已完成工作：

日常：1.第三次联合例会；2.在物资方面与“美丽邂逅”项目组进行对接；

院系：1.2021年秋季学期第二次院系走访；2.修改院系走访会议记录；3.协助“美丽邂逅”项目组沟通院系；

财务：1.跟进两大项目组财务报销工作；2.整理致负责人财务工具包；

月报：1.10月月报工作安排；2.月报撰写tips更新及培训；3.拟定月报发布时间并进行约稿。

接下来工作开展：

日常：1.官邮管理；

院系：1.发布2021年秋季学期第二次院系走访推文；2.完善院系走访工具包；

财务：1.协助“筹办所系工作中心”完成财务报销工作；2.继续跟进“美丽邂逅”物资采买相关财务工作；

月报：1.收集10月月报各战线资料并进行推文撰写；2.审核并发布10月月报推文。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.注意会议议程格式问题；

2.院系走访结束后三天内发送会议记录。

人力资源部（李桦楠、高鸣远、屠化）

已完成工作：

人事考评：1.每周汇总邮件发送；2.日常考核制度修订提案；3.项目考核流程细节及注意事项集中学习；4.筹建所系项目考核工作布置；

网站统筹：1.日常发布及播报；2.网站约稿细则修订提案；

骨干培训：1.第一期骨干培训优秀作业奖品发放；2.第三期骨干培训“人事考评制度宣讲”PPT的制作；

定期播报：1.完成对嘉宾采访；2.“你问我答”部分的提炼；3.“采访视频”后期剪辑和字幕添加；4.嘉宾照片拼图；5.“星光大赏”秀米制作与排版。

接下来工作开展：

人事考评：1.人事考评制度部门内试讲；2.日常出勤记录与汇总邮件发送；3.日常考核制度修订；4.项目考核问卷制作及发布；

网站统筹：1.日常发布及播报；2.网页排版修改编辑；

骨干培训：1.完成第三期骨干培训策划及任务分配；2.进行“人事考评制度宣讲”彩排；

定期播报：1.完成第一期“星光大赏”微信秀米制作并联系宣传部推送。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.大骨班上课时间可以根据实际情况进行灵活调整；

2.骨干培训应与院系、班级联动，及时反馈；

3.骨干培训细节问题注意沟通审核。

宣传部（陆荷萍、陈怡、张擎洋）

已完成工作：

日常：邮箱管理；

微信：1.日常转载（思想引领）；2.协助推送（美丽邂逅、所系项目、职为等你、女神来了）；3.原创推送和线下拍摄（为有牺牲多壮志，敢教日月换新天、诺贝尔文学奖）； 4.完成存稿（蜗壳小问：先洗头还是先洗澡、科大人的底气是暖气）；

微博：1.日常更新（微信联动、校园生活、转载引领）；

其他：1.百度网盘整理；2.台历设计首稿；3.留言管理和菜单栏更新；4.我为师生办实事初稿；5.西苑餐厅探访视频制作上传。

接下来工作开展：

日常：1.邮箱管理；2.约稿跟进；

微信：1.原创撰写；2.协助推送（美丽邂逅）；

微博：1.微信联动；2.协助发博； 

其他：1.我为师生办实事推送；2.日历制作。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.对外发布的西区宣传视频，应注意审核细节用语；

2.提前为运动会开幕式的拍摄做准备；

3.拓宽新媒体渠道，注重体现中国科大研究生会的特色。

学术科技部（吴琼、王紫玉、张劢）

已完成工作：

蜗牛说：1.已完成第一期蜗牛说采访、录音稿的整理；2.搜集第2期蜗牛说嘉宾；

微沙龙：1.完成了活动的具体时间表；2.与老师确认了活动时间；3.与老师商议确认问题大纲；

学术活动月：院系走访与学院研会确定活动形式；

科普平台：第1期“科普速递”整理。

接下来工作开展：

蜗牛说：1.继续推进第1期蜗牛说；2.尽快确定第2期蜗牛说嘉宾；

微沙龙：1.活动宣传，推送海报的发布；2.线上群的运营；

学术活动月：1.开始与各研会的进一步沟通；2.成立工作小组分配同学对接研会；

科普平台：继续推进第1期科普速递。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.“走访实验室”（科普性质）、“学术活动月”的活动内容过于宽泛，思考如何建立一个桥梁，将各个专业的人联系到一起，并向持久化方向推进；

2.“学术活动月”应注意举办子活动的目的和意义；

3.应注意审核进行申报的“学术活动月”活动，包括活动类型和内容设置等相关要求；

权益服务部（程淑媛、张鲁晋、李铖）

已完成工作：

日常工作：1.平台值班；2.召开第三次部门例会；

女神来了：1.秀米排版的修改定稿，平台推送；2.协助院会设置推出；3.开展实施会和总结会；4.下期主题和嘉宾调研；

权益工具箱：1.完成第二期网络安全主题相关推文初稿；

权益专项：1.充电桩公司调研；2.爱心雨伞漂流的地点确定。

接下来工作开展：

日常工作：继续日常值班；

女神来了：1.联系工院研会；2.构思下期的主题内容；3.成立下期的工作小组；

权益工具箱：1.秀米排版完善和修改 2.推送约稿；

权益专项：1.完成充电桩选址及管理方案；2.落实爱心雨伞工作。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.爱心雨伞建议挂塑料小吊牌。

实践交流部（南亦宁、贺鹏、武兴）

已完成工作：

日常：1.第三次联合例会；

“职为等你选调之声”选调生经验分享会：1.活动总结，发布总结推文；2.嘉宾伴手礼购买、寄送；3.整理嘉宾信息，收录入库；

蜗壳星火路：1.稿件审核；2.完成封面图制作；3.与嘉宾沟通获取图片、视频等素材；

“职为等你”干货稿件：1.确定行文思路；2.完成素材收集整理；3.完成初稿。

接下来工作开展：

蜗壳星火路：1.完成稿件审核；2.约稿、排版；3.完成推文发送；4.材料整理、总结；

“职为等你”干货稿件：1.完成文稿审核；2.稿件排版；3.整理过往资料，将稿件系列化；4.制作推文封面图；

职业生涯规划系列活动：1.完成小组长招募、成立工作小组；2.确定活动开展形式，与相关院系、嘉宾确定合作意向。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.建议加上“职为等你”推文的期数，保持封面图风格一致，做成系列推文。