【会议时间】2021年10月18日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：唐冠宇、陈舫、刘明珠、李昀松

部长：董少祥（主任）、李桦楠、陆荷萍、吴琼、程淑媛、南亦宁

副部长：陈至伟（副主任）、高鸣远、陈怡、张擎洋、张鲁晋、贺鹏、武兴

项目负责人：武兴、陈至伟、王宁薇

【请假人员】王谢燕、邱威、乔紫晗、屠化、王紫玉、张劢、李铖

【会议主持】唐冠宇

【会议记录】杨林、姚劲羽

【会议议程】

一、院系工作汇报

工程科学学院研究生会执行主席赵炳露进行工作汇报。

二、项目汇报

项目名称：2021“美丽邂逅”大型交友活动

（负责人：武兴、陈至伟  跟进：李昀松）

已完成工作：

策划组：1.完成线上群策划与外联对接；2.完成抢票策划；3.完成所有区域策划的二稿；4.完成区域负责人选拔并转交最新版策划；

宣传组：1.视频组：采访提纲定稿、MV剧本镜头脚本完善中、完成第一次演员招募试镜；2.设计组：完成招募海报并已张贴、logo、微信头尾图、宣传海报、桁架，门票及纪念品初稿已完成正在修改中；3.文案组：完成微信三推及微博同步、完成子活动新闻稿撰写、四推抢票攻略初稿已完成正在与策划沟通中；

外联组：1.物资组：负责主持人和节目招募海报的打印、张贴以及拍照；2.对外联络：负责主持人以及节目的短信通知主持与节目人员、对招募人员进行点评表的制作并打印相关文件、招募现场的机动工作，联络相关社团沟通场地租借问题；3.对内联络：负责区域负责人的短信通知、区域负责人点评表的制作并打印相关文件、招募现场的机动工作，与宣传对接微信推送时间、提供关于推送的所需的二维码；4.线上小组：包括线上群活动策划的讲解、活动的介绍、两次彩排、私聊话术以及公告的不断修改、线上群活动的人员审核与群维护。

接下来工作开展：

策划组：1.操场区:策划定稿，对接节目和主持人进度，准备购买物资，撰写一彩策划；2.候场区：策划定稿，节目及主持人工作跟进，物资整理与采购，一彩工作准备；3.八分区第二区域：策划定稿，对接主持人，准备物资购买，撰写一彩策划；4.自由交友区:策划定稿，对接节目和主持人进度，准备购买物资，撰写一彩策划；5.十分区：策划定稿，准备物资购买，撰写一彩策划；6.八分区第一区域：对接主持人，准备物资采买，准备对形式进行测试（来决定是8*1还是4*2），继续完善策划，争取下周定稿；

宣传组：1.视频组：开始采访拍摄与剪辑、MV剧本镜头脚本确认、选角选定、开始MV拍摄和剪辑（预计19号开始，为期两周边拍边剪）；2.设计组：完成门票和纪念品、宣传海报终稿、开始活动攻略图设计并定稿；3.文案组：完成四推抢票攻略终稿；

外联组：1.对外联络：统计主持人和节目的结果并发送对应信息；2.物资组：与策划对接，整理后准备购买物资；3.线上小组：进行线上群的活动，统计中奖人员信息。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.八分区第一部分：

（1）在八分区布置方面，1*8，2*4两种布局各有优劣所在，可以招募不同部门项目组提前试玩以及形式预演，尝试内部机制而暂不深究方案成熟度；两部分内容相关装饰应协调统一，对半布置，使用过程视人数及现场效果需及时切换调度，实现现场两区域的灵活对接；

（2）节目彩排安排的日期整体偏晚，建议提前并加速进行；物资采购时间定在10月7日偏晚，需考虑双十一临近的物流紧张等情况，做好线下采买预案；

（3）明确设立八分区目的，提供有强制力的交友平台，实现快速接触，加快参与同学相知相识的过程；

（4）为节省等待时间，建议轮次以各桌为最小单位，各桌之间无需保持同步开始；八分区内无需再增设主持人，可在各桌次设置桌导，保证各桌内的活动秩序；可以考虑是否调整原定的八分区主持人至游戏区；

（5）结合以往经验，节目彩排验证场地效果与现实情况会产生偏颇，可能缺乏概括性，需做好相应准备。

2.八分区第二部分、十分区：

（1）策划进度需适当加快，保证效率，方便为各区域人员调动预留时间；

（2）把能参加多次彩排的同学安排至关键岗位，需要保证持续性；

（3）区域布置需实地考察，目前策划内的桌子设置是放不下的；十分区场地可以考虑棋牌室，灯光氛围会很好，之前的透明区域氛围不太友好，整体偏亮；

（4）投影灯可参考使用美丽邂逅往年道具；装饰考虑买可重复使用的，物资采买尽量节俭，同时保证安全。

3.操场区：

（1）留言板可以去除，桁架布置成本较高，夜晚效果不理想；减少设置难度大的部分，注意在入口处分流可能造成拥堵；

（2）廊灯的主题表达心引力,主题为星而并非星空；布置走廊的工程量较大，建议联动候场区协同进行；

（3）不建议设置表白墙，吸引力较低，打卡人群较难引导，注意同游园会的衔接。

4.候场区：

（1）现场考虑请DJ暖场，注意跟同操场去DJ商讨人员调动；

（2）重点关注排队，测温，检票等工作，不需要设置互动区，签名墙和海报可利用路边桁架；

（3）物资清单，雨伞、雨衣的必要性，还需考虑清楚；物资统一采买，价格可保持浮动，但必须确定数量，并及时汇报情况，争取数量价格优势；

（4）彩排建议在当天上午，方便下午及时改进；志愿者募集可在二彩前后，参与彩排的装饰等工作；

（5）主持人的稿件需仔细审议。

5.自由交友区：

（1）不建议使用编号控制男女比例，可通过排队随机组合，参与同学抢票不易，切勿强行引导不必要环节；

（2）体温测量，以及检票工作是在入场区域做的，各区域之间一定要多交流，增加联络性，避免环节冗长重复，场地内4-5人控场即可；

（3）明确自由交友区作为后续拓展的定位作用，提供更多的展示自己，认识大家的平台；明确自由交友区的主要功能，作为休息场地的同时促进交流；座位可以安排一列坐男生，一列坐女生，设置游戏时需考虑时长和可行性；

（4）保持区域特色，寻求更丰富的游戏形式，扩大场景内的模块选择，丰富功能，可设置奖励为拿到八分直通卡，考虑提示等待时间；

（5）邂逅走廊的两侧桌子设置需要保证人员走动问题，可行性不高；对于桌上的信息张贴环节，张贴和查阅两步分开避免现场拥堵；不建议使用便利贴，可考虑卡片等形式；

（6）拍立得的拍照环节考虑成本及照片墙的光线问题；

（7）减少区域重复性，争取全新模式，同其余区域保持竞争关系，通过装饰宣传突出场地亮点，吸引人员参与。

6.游戏区：

（1）考虑到现场环境噪音嘈杂，适当减少语言类游戏节目；

（2）装饰方面，不建议在墙壁，地面等区域进行贴、画等过度布置；

（3）蒙眼走路环节的路障可以借鉴使用轮滑社的装置，篮球和乒乓球游戏在游玩过程中容易引发掉落，要充分考虑安全的问题，叠高搭建的游戏形式较为可行，部分游戏涉及纸质绘画交流，受众较小，同时画纸等耗材可能带来场地卫生等挑战，同时考虑环境嘈杂的影响，游戏项目在数量和规则上可以更为精简且活动区域范围需适当控制不宜过大；

（4）原则上不必要安排主持人，如若保持安排，需同主持人提前沟通交流，确保主持人了解活动主体等关键信息，需要考虑失物招领等设施的布置；

（5）排队流程需尽量简化，设置排队位置的时间提醒，建议大家自由组队，男生女生各一队，自行完成组合；

（6）人员分工尚不明晰，需要同候场区内其他部分协同安排，排除非必要岗位，确定最终人数。

7.游园会：

（1）考虑往年的现场照明问题，可在去年挂灯的基础上增加基数，考虑营造浪漫氛围；

（2）游戏设置要保证安全和效率，充分试玩，确保效果；

（3）相关宣传品应于宣传组同步，保持底色统一，可用易拉宝解释游戏规则和奖品发放等。

8.宣传组：

（1）一彩之前，明确背景大屏尺寸，需要同各个区域完成对接；尽快敲定H5模板，制作现场规则介绍；

（3）海报宣传方面，针对同其他蓝底色海报色调相近问题，张贴海报时注意位置的选择；海报设计中最重要是文案，确保图案服务于文字，字体选取需适当端正严肃；

（4）Mv拍摄的男女主角选取和剧本制作需及时跟进，提醒演员提前熟悉剧情；拍摄过程中各成员注意保暖、确保安全，同时注意拍摄时对环境造成的噪音、卫生等影响；

（5）确定参演人员的奖励明细，如准备美丽邂逅文创周边，充分照顾到演员同学的情绪，主持人录像及采访的拍摄时间也需及时安排；

（6）拍摄需要群演需提前通知，人员调动需提前考虑；充分考虑导演意见，剧本改动完成后需提前2天发到副部群里进行审核；

（7）门票的底色较暗，考虑采用暖色调颜色，可以适当调整与海报风格对应上，可借鉴或沿用往年素材，以好看精致为前提，设计上不必受主题局限为星辰宇宙。

9.外联组：

（1）抢票策划要提前估算票数，预留足额门票；

（2）各群参与人员的性别、学校等属性都存在偏差，需及时考虑是否对规则进行适当调整；

（3）线上群人数饱和后，需及时发布相关通告；线上群人数饱和是新工作的开始，建议建立管理内部群，保证三个大群的协同管理；各管理成员对于群内事宜应及时回复，可设立各课间时间集中处理，尽量照顾入群新人情绪；

（4）线上群活动战线较长，建议以时段进行分工，明确职责，集中工作效率；群内发红包的行为不合适，可以考虑更换线上群游戏，不应偏离主线方针。

项目名称：2021-2022学年筹建所系学生工作中心

（负责人：王宁薇  跟进：王谢燕）

已完成工作：

策划会务组：1.完成所系学生工作中心面试；2.购买完成面试现场布置材料；3.完成选举成立会策划方案；

宣传外联组：1.打印并张贴了宣传海报，布置了展架；2.完成了面试的外联工作以及名单公示新闻；3.完成了选举成立会录取通知书、聘书的初稿；4.完成了会议手册的初稿。

接下来工作开展：

策划会务组：1.完成选举成立会现场布置；2.进行选举成立会的彩排；3.与宣传外联组配合整理会议手册等材料；

宣传外联组：1.统计参加选举成立会所系学生工作中心骨干、嘉宾、工作人员下周空余时间，确定选举成立会时间；2.完善聘书、录取通知书、海报、展架和会议手册的制作；3.完成实施会和选举成立会的宣传外联工作。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.选举成立会的发票环节及统计环节需确定细化；

2.确定时间安排、竞选规则，现场宣读建议参照研代会标准；

3.注意会议纪要文件的格式问题，文件提前预印检查，保留修改时间；

4.与参与老师确定时间，预留三天，及时向发言老师通报发言事宜；

5.核实统计到场率，保持三分之二；

6.检查PPT等环节，充分预演。

三、部门工作汇报

办公室（董少祥、乔紫晗、陈至伟）

已完成工作：

日常：1.修改完善管理方法；2.协助“筹建所系学生工作中心”项目组进行物资采购；3.协助“美丽邂逅”项目组进行节目、主持人遴选现场工作；

院系：1.筹备院系走访；2.制作院系走访工具包；3.协助“美丽邂逅”项目组联系院系；

财务：1.跟进并协助两大项目组财务报销事宜；2.整理并保存近期财务培训资料；

月报：1.总结9月月报工作中的问题并补充“月报撰写tips”；2.10月月报小组分工。

接下来工作开展：

日常：1.官邮管理；2.办公室物资清点管理；3.协助“美丽邂逅”项目组进行物资采购；

院系：1.进行本学期第二次院系走访；2.发布院系走访推文；3.完善院系走访工具包；

财务：继续跟进并协助两大项目组财务报销事宜；

月报：1.对10月月报小组进行简单培训；2.确定10月月报推送时间并约稿；3.收集10月月报各战线工作资料。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.财务培训结束后可以整理成新闻稿发布，做好宣传；

2.与其他部门讨论“我为同学办实事”稿件的形式，可以做成年报、月报等的形式；

3.部门约谈，各部门需积极配合。

人力资源部（李桦楠、高鸣远、屠化）

已完成工作：

人事考评：1.日常考核制度修订；2.每周出勤考核邮件发送；

网站统筹：日常网页发布及播报；

骨干培训：1.完成第一期骨干培训作业评比与公示；2.第二期新闻稿撰写与推送；

定期播报：1.确定采访嘉宾来源及第一期采访名单；2.第一期星光大赏组员任务分配。

接下来工作开展：

人事考评：1.修订人事考评制度；2.制度简介长图制作；3.人事考评制度宣讲；4.日常考核邮件发送；5.准备筹建所系项目考核；

网站统筹：日常网页发布与播报；

骨干培训：1.第一期骨干培训优秀作业奖品发放；2.筹备第三期骨干培训；

定期播报：1.收集推送所需物料；2.确定嘉宾采访时间；3.采访嘉宾并制作微信推送所需材料。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.院系联动和院系选调等可以发散思维，做到真真正正联合培养学生骨干，保证院系同校研会之间的密切联系；

2.建议尽快将院系考评加入人资工作板块；

3.公告发布时间、约谈等工作板块将时间固定；

4.各部门发给人资的材料需提前检查，项目组成员资料需先发给组长、项目负责人及跟进层层检查，项目结束后尽快提交项目档案；

5.尽快确定联合例会时间。

宣传部（陆荷萍、陈怡、张擎洋）

已完成工作：

日常：邮箱管理；

微信：1.日常转载（思想引领）；2.协助推送（选调生分享会、美丽邂逅、所系项目）；3.原创推送和线下拍摄（又闻桂花）；4.完成存稿（蜗壳小问）；

微博：日常更新（微信联动、校园生活、协助发博、转载引领）；

其他：1.百度网盘整理；2.台历制作素材收集；3.留言管理和菜单栏更新的学习和值周。

接下来工作开展：

日常：1.邮箱管理；2.约稿跟进；

微信：1.原创撰写；2.协助推送（美丽邂逅、所系项目）；

微博：1.微信联动；2.协助发博；

其他：我为师生办实事撰写。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.收发稿件需事先预读，保证通顺；

2.无人机拍摄要多加练习，可以多位同学一起高效学习，保证后期无人机拍摄效果；

3.微博审校需层层把关。

学术科技部（吴琼、王紫玉、张劢）

已完成工作：

日常：骨干约谈；

蜗牛说：1.与嘉宾确定采访时间、地点，与地空研会合作完成第一期蜗牛说前期准备；2.进行第二期蜗牛说前期准备，与各院系进行沟通，筛选意向嘉宾；

微沙龙：1.确定了邀请的嘉宾及主题；2.与嘉宾联系确认了参与意向；3.完成了嘉宾分享内容的大纲；

学术活动月：1.建立了活动的工作小组；2.进行活动前期准备工作；

科普平台：1.成立科普小组对科普文进行筛选，进行第一期科普速递前期准备；2.与部分科普平台确认合作意向。

接下来工作开展：

微沙龙：1.完成活动的宣传工作；2.确认活动场地；3.完成活动当天流程的策划；

学术活动月：1.确认并联系相关研会；2.开始早期宣传的准备；

科普平台：继续推进第一期科普速递。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.校院合作的过程中，安排部员及时对接、跟进工作，建议组建大群积极沟通；

2.思考如何突破各精品活动品牌发展的瓶颈；

3.“学术活动月”称谓与科大科研氛围不匹配，建议加入活动期次，打造品牌活动；

4.确定科普速递发展方向，继续高效推进。

权益服务部（程淑媛、张鲁晋、李铖）

已完成工作：

日常工作：1.骨干约谈；2.权益留言板日常值班；3.两期权益喵小喇叭海报通知，微博推送；

女神来了：1.小剧场视频修改完成；2.修改秀米排版；

权益工具箱：网络安全选题相关素材收集；

权益专项：完成高校充电桩解决方案调研报告；

接下来工作开展：

日常工作：继续值班；

女神来了：1.完成推问审校修改，推出；2.开展总结会；3.下期内容构思，嘉宾前期对接；

权益工具箱：1.整理收集的素材，制作第二期权益工具箱推送；2.修改秀米排版；

权益专项：1.完成充电桩选址和管理方案；2.制作调查问卷，收集同学关心的权益问题。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.充电桩布置以团委老师指导意见为主进行推进，可通过调查问卷收集除充电桩外的校园权益问题；

2.“我为同学办实事”暂定的主题与其他部门类似，网络安全选题不够新颖，可对适度调整。

实践交流部（南亦宁、贺鹏、武兴）

已完成工作：

“职为等你选调之声”选调生经验分享会：1.推文发布；2.主持稿撰写修改；3.全流程ppt制作及嘉宾ppt审核；4.老师致辞稿撰写及修改；5.活动彩排；6.活动现场工作；7.选调生手册印制、奖品伴手礼申请、购买及寄送；8.嘉宾信息收录入库；

蜗壳星火路：1.整理访谈逐字稿；2.明确主题及行文思路；3.撰写、审核、修改文字稿；4.嘉宾伴手礼确定及申请、购买；

“职为等你”干货稿件：1.成立工作小组；2.头脑风暴确定主题“工资福利构成”；3.工作整体进度规划；4.初步调研、资料收集。

接下来工作开展：

日常：第三次联合例会筹备；

“职为等你选调之声”选调生经验分享会：1.材料整理归档；2.总结反思，撰写总结推文；

蜗壳星火路：1.完成文稿修改和审核；2.联系嘉宾获取图片、视频等补充材料；3.约稿及排版；4.推文发布；5.嘉宾伴手礼寄送；6.材料整理归档；

“职为等你”干货稿件：1.分工进行资料收集；2.文稿整合撰写、修改、审核；3.约稿及排版；4.推文发布；

职业生涯规划系列活动：1.就主题、形式、嘉宾邀请等话题进行头脑风暴；2.小组长招募及工作小组招募。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.回顾选调生经验分享会历程，及时总结经验，对于嘉宾发言及不当言论需提前提醒，工作人员应及时控制舆论，避免造成不好的影响；

2.“职为等你”系列稿件可以形成系列篇章，考虑不同主题采用统一的封面图像风格。