【会议时间】2021年11月1日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：唐冠宇、陈舫、刘明珠、李昀松、王谢燕

委员：邱威

地球和空间科学学院研究生会执行主席：张杨睿

部长：许清（主任）、董少祥（主任）、李桦楠、陆荷萍、吴琼、程淑媛、南亦宁

副部长：李孟珈（副主任）、肖芬芳（副主任）、陈至伟（副主任）、屠化、陈怡、张劢、王紫玉、张鲁晋、贺鹏、武兴

项目负责人：武兴、陈至伟

【请假人员】乔紫晗、高鸣远

【会议主持】唐冠宇

【会议记录】蔡媛、宋稚豪

【会议议程】

一、院系工作汇报

地球和空间科学学院研究生会执行主席张杨睿进行工作汇报。

二、项目汇报

项目名称： 2021“美丽邂逅”大型交友活动

（负责人：武兴、陈至伟跟进：李昀松）

已完成工作：

策划组：1.操场区：完成操场区第11版策划，整理划分物资清单里面需要单独采购部分和与其他区域共同采买部分，整理办公室仓库已有物资，完成操场区一彩，收集完成一彩反馈意见；2.八分区：确认物资，整理办公室仓库物资，统一采买和单独购买的物资清单；完成八分区一彩，收集一彩意见，场地布置，话术设计，排队流程安排；3.十分区：确认物资，整理办公室仓库物资，确认已有可用物资并整理物资清单；完成十分区一彩，收集一彩意见，完善工作人员话术，根据一彩情况修改十分区策划，主要包括场地布置及装饰；4.邂逅驿站：确认物资，整理办公室仓库物资，完成区域一彩，收集彩排意见，活动当天人员分工，话术设计，根据一彩情况提出了新的互动游戏；

宣传组：1.设计组：完成门票、宣传海报、纪念品定稿，桁架修改中；2.视频组：完成采访视频初版、mv拍摄剪辑中；3.文案组:完成五推抢票结果一轮公示；

外联组：1. 完成线上群第二期相册集赞和活跃度的活动；2. 制作第二期微信公众号抽奖小程序二维码，统计中奖人员信息；3. 统计主持人的服装要求，与城隍庙服装店进行初步对接；4. 统计目前所有门票及文创品获得人员的基本信息；5. 志愿者招募的问卷设置以及收集；6. 主持人以及节目的化妆师初步联系；7. 与宣传对接、打印拍摄mv所需要的海报及门票；8. 一彩现场的短信通知、签到以及名单整理，制作一彩现场的意见反馈表和时间记录表；9. 组员化为各区域人员进行对接彩排；10. 制作区域通讯录；11. 与物业对接询问电缆问题；12. 预约线下发票的场地。

接下来工作开展： 

策划组：1.操场区:准备撰写二彩策划，完成物资采买，继续对接节目负责人，跟进背景视频及伴奏进度，收集主持人服饰需求，确定操场区抽奖奖品；招募操场区志愿者，确定活动当天人员分工，按照分工进行二彩分工；2.八分区：撰写二彩策划，测试流程和话术，完成物资采买；招募志愿者，进行二彩分工，和当天分工；3.十分区：开始撰写二彩策划，完成物资采买；招募十分区志愿者，确定二彩人员分工以及活动当天人员分工；4.邂逅驿站：开始撰写二彩策划，完成物资采买，对接街舞社，跟进背景视频及伴奏进度，收集主持人服饰需求；

宣传组：1.设计组:完成桁架定稿、各区域问题卡和小贴士；2.视频组:完成采访视频(预计11.6定稿)和mv(预计11.7定稿)；3.文案组:完成六推抢票结果二轮公示(11.2推送)；

外联组：1.在二彩前沟通各区域并带主持人一同去确定服装；2.沟通并根据预算进行确定化妆师；3.线上群第三期相册集赞和活跃度统计；4.物资的收纳与登记；5.二彩的对接与记录。

存在问题：

1．人员聚集容易造成物资损坏；

2．游戏道具路障容易造成踩踏；

3．游戏区积分奖品发放战线长；

4．候场区暖场DJ时间设置不合理；

5．邂逅驿站缺少奖品。

委员建议：

1.     各区域向专人汇报；

2.     采购不浪费，不多买，二次利用，避免和双十一购物节撞车；

3.     失物招领台放在舞台区，方便主持人直接联系；

4.     灯架呈现效果好，提前联系维修；

5.     照明电池电量保证；

6.     游戏区志愿者统一招收渠道，便于统一管理，保证志愿者到场人数；

7.     游戏区奖品门槛设置提升，简化领奖规则，领完结束；

8.     游戏区规则明示；

9.     线下领票海报还需要修改，门票初稿需要调整，打孔检票标志再突出一点；

10.  门票重点需要突出，色调统一；

11.  列出海报、手卡、门票等定稿时间点；

12.  拍彩排照片留存；

13.  提前确定现场摄影人数、设备；

14.  现场宣传品定稿前由赵林老师过审，联系全媒体中心、研招办等帮忙宣传；

15.  提前踩点，提前形成新闻稿；

16.  候场区时间需要充分利用，规则介绍、后场视频和节目穿插，注意和其他环节的衔接；

17.  确定DJ的曲调节奏，保持环节秩序；

18.  节目注意男女穿插；

19.  环节顺序：DJ吸引人群，播放MV，节目，主持人介绍规则；

20.  规则形成游玩路线图；

21.  候场区注意引导人流和警戒线设置，流程不算流畅；

22.  备好测温枪、口罩；

23.  严格遵守防疫要求，校外人员进校向校保卫处报备，做好演职人员缺席准备；

24.  做好人文关怀，提前给演职人员准备暖宝宝、热水；

25.  各分区形成符合各分区的背景音乐歌单，避免冷场；

26.  各分区大屏幕尺寸不一致；

27.  八分区设置六组，保证八成参与者参与八分区活动；

28.  八分区设置排队线不过楼梯，建议不要排队分队，设置排队十分钟线；

29.  缓冲区和进场退场人群拥挤，注意路线规划；

30.  排队时工作人员形成清晰话术，提前让工作人员了解清楚，两两组队联系话术；

31.  长桌指导员安排替补；

32.  八分区注意每组时间，不要超时；

33.  安排好志愿者和工作人员职责，增加其参与感，根据组员性格安排职责，组员安排关键位置；

34.  十分区限制排队时间，拍照环节话术有感情，准备歌单和插排，加强与其他环节的沟通，区分十分心动区和十分心引区规则；

35.  物资采购统一形成清单，提前问清快递、发货时间、能否发票、能否挂账，注意不要选发票代开，单张发票不要超过1000元，最好线下去城隍庙买；

36.  物资采购后形成表格留存；

37.  游园活动在西操，自备照明设备，提前和管指委、社团沟通好；

38.  工作人员体力活多，留意其身体精神状态；

39.  各区域设置考核标准，满足条件颁发证书；

40.  调动QQ群活跃度；

41.  坚定立场，提升整体荣誉感，相信部长和委员。

三、部门工作汇报

所系学生工作中心（许清、李孟珈、肖芬芳）

已完成工作：

日常工作：1.科教融合学院参与校运会新闻搞撰写并拍摄入场照片；2.组织部门第一次例会；3.组织第一次团建；

所系班长对接：1.加入所系班长群；2.搜集运动会获奖情况及团队照片；

微信运营：1.转发新闻网所系融合研讨会推文；2.成立工作小组；3.设置公众号新板块；

文创品设计：1.文创品调研；2.成立工作小组。

接下来工作开展：

日常工作：设置分工轮班制度；

所系班长对接：开展所系班长座谈会筹备工作；

微信公众号运营：1.新推文发布准备；2.秀米技能培训；

文创品设计：1.调研文创产品；2.准备开展征集活动；3.相关技能培训；

所系羽毛球赛：成立项目组。

委员建议：

1.     关注部门组长报名情况，收集简历，根据报名人数确定筛选组长的方式；

2.     报名人少可根据简历确定人选，报名人多可以增设答辩环节；

3.     规范约稿、审核、发布的规章制度，根据需要进行版块的更改；

4.     简化活动的流程方式，减少繁文缛节；

5.     公众号管理等可以利用其他部门的资源。

办公室（董少祥、乔紫晗、陈至伟）

已完成工作：

日常：1.物资管理；2.邮箱管理；3.红头文件修改；

院系：1.发布2021-2022学年第一学期第二次院系走访推文；2.协助项目组联系院系；

财务：跟进各项目财务报销；

月报：1.素材收集；2.拟定月报发布时间并约稿。

接下来工作开展：

日常：1.筹备部门工作例会；2.物资管理；3.官邮管理；

院系：协助项目组联系院系；

财务：跟进各项目财务报销；

月报：审核发布10月月报推文。

存在问题：

1.     邮箱管理较乱；

2.     工作例会出勤率低；

3.     推文发布时间不合适。

委员建议：

1.     定期管理邮箱；

2.     报销事宜交接清楚；

3.     月报可以增加子条；

4.     筹备工作例会要保证有效率有内容；

5.     推文发布前需要交主席或跟进审核。

人力资源部（李桦楠、高鸣远、屠化）

已完成工作：

人事考评：1.大骨班人事考评制度宣讲；2.出勤汇总邮件发送；3.筹建所系项目考核问卷制作与发放；

网站统筹：1.日常新闻发布及播报；2.网站约稿细则发布；

骨干培训：1.第三期骨干培训任务分配及落实；2.顺利举办第三期骨干培训；

星光大赏：1.撰写第一期星光大赏人资寄语；2.完成第一期星光大赏微信制作并按时推送。

接下来工作开展：

人事考评：1.制作人事考评制度长图；2.成立人事考评制度修订组、宣讲小组；3.组织开展校研究生会骨干月考核工作；4.出勤汇总邮件发送；5.筹建所系项目考核分数计算及项目之星评选；

网站统筹：1.日常新闻发布及播报；2，网站封面改版及首图更新；

骨干培训：1.第三期骨干培训签到签退信息统计；2.第三期骨干培训新闻稿撰写与发布；

星光大赏：1.进行第二期星光大赏任务分配；2.确定第二期星光大赏嘉宾。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.     针对所系专门做一份人事考评制度的长图及宣讲PPT；

2.     网站中心改版问题联系相关人员解决。

宣传部（陆荷萍、陈怡、张擎洋）

已完成工作：

日常：邮箱管理；

微信：1.日常转载（思想引领）；2.协助推送（美丽邂逅、所系项目、学术微沙龙、星光大赏、院系走访等）；3.原创推送（假如app会说话）； 4.完成存稿（点亮蜗壳路灯、蜗壳暖气）；

微博：日常更新（微信联动、校园生活、转载引领）；

其他：1.百度网盘整理；2.台历设计；3.留言管理和菜单栏更新；4.我为师生办实事。

接下来工作开展：

日常：1.邮箱管理；2.约稿跟进；

微信：1.原创撰写；2.协助推送（美丽邂逅）；

微博：1.微信联动；2.协助发博； 

其他：日历制作。

存在问题：

台历存在错别字。

委员建议：

1.     部长需要与部员强调推文撤稿原则问题。不要给部员太大压力，出现约稿方撤稿需情况需要与约稿方详谈；

2.     台历logo需要统一，配图色调调整，错别字的改正，细节的修正，台历封面的确定，台历末尾加研会的推送；

3.     协助推送注明每个活动的时间；

4.     运营微博宣传需要关注和活跃；

5.     预留好充足的时间用于稿件审核。

学术科技部（吴琼、王紫玉、张劢）

已完成工作：

蜗牛说：1.第一期蜗牛说采访推文已完成初稿；2.第2期蜗牛说嘉宾搜集；

微沙龙: 1.第一期微沙龙确定活动时间地点，与嘉宾确定微沙龙的交流大纲；2.完成第一期微沙龙的线上群运营；3.完成第一期微沙龙的宣传工作；

学术活动月: 完成学术活动月的组织群建立与组长和副组长的确定；

科普平台：完成第1期“科普速递”，已约稿。

接下来工作开展：

蜗牛说：1.继续推进第1期蜗牛说；2.尽快确定第2期蜗牛说嘉宾；

微沙龙: 1.完成活动参与人员的筛选；2.活动实施；3.新闻稿撰写；

学术活动月: 1.分配与各院对接的具体人员；2.整理活动举办资料；

科普平台：1.准备第2期科普速递；2.做好学校相关学术培训、学术活动的转载。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.     确定学术活动月开幕式形式，并在开幕式当天发送推文；

2.     微沙龙人员筛选结果需要统一发短信，对于落选的人员给予原因说明；

3.     现场布置需要做好分工。

权益服务部（程淑媛、张鲁晋、李铖）

已完成工作：

日常工作：1.权益留言板值班；2.成立新一期的权益小喇叭小组；3.推出1期权益小喇叭通知，微博推送；

女神来了：1.开展上一期女神来了总结会；2.与工院研会对接合作，确定新一期的主题，成立新一期的工作小组；

权益专项：完成充电桩选址及管理方案调研报告；

权益工具箱：第二期推文秀米排版的完善修改。

接下来工作开展：

日常工作：继续日常的值班；

女神来了：1.与龙舟队对接，收集资料；2.联合工院开展启动会，确定分工和进度；3.拟定采访提纲；

权益专项：1.准备提交具体策划，和团委沟通充电桩问题；

权益工具箱：1.与宣传部约稿，准备推出第二期权益工具箱 2.确定第三期推文选题。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.     如果充电桩问题解决不了，可以在权益留言板向提出建议的同学解释原因；

2.     以热点引入的方式发布推文，可以参考国家反诈骗app，网络安全推文题目需要新颖有吸引力；

3.     关注HPV疫苗进入校医院接种问题；

4.     解决权益问题需考虑受众面和性价比。

实践交流部（南亦宁、贺鹏、武兴）

已完成工作：

蜗壳星火路：1.完成稿件修改、排版及审核；2.完成推送发布；3.完成本期活动收尾、总结工作；

“职为等你”干货稿件：1.完成初稿修改及审核；2.完成初步排版；3.进一步收集图文资料。

接下来工作开展：

蜗壳星火路：1.构思后续工作，针对第六期主题择时进行部门内头脑风暴；2.与院系研究生会联络，确定院系研究生会合作意向；

“职为等你”干货稿件：1.修改排版形式，增加稿件吸引力；2.完成推文定稿及审核；3.与宣传部约稿并发布推文；

职业生涯规划系列活动：1.完成部门内头脑风暴，确定小组长并成立工作小组；2.与就业办、院系研究生会、双创学院等联系，初步确定嘉宾合作名单；3.构思活动形式及策划。

存在问题：

蜗壳星火路封面问题。

委员建议：

1.     蜗壳星火路封面问题的解决；

2.     定方向之后与院系组织积极沟通；

3.     选调生分享办出特色；

4.     职业生涯规划的相关工作需要做好时间把控；

5.     整理出薪资构成、入职须知等普遍毕业生关注的内容发送推文。