【会议时间】2021年11月8日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：唐冠宇、陈舫、刘明珠、李昀松、王谢燕

人文学院研究生会执行主席：白柠语

部长：许清（主任）、董少祥（主任）、李桦楠、陆荷萍、吴琼、程淑媛、南亦宁

副部长：肖芬芳（副主任）、陈至伟（副主任）、屠化、陈怡、张劢、王紫玉、张鲁晋、贺鹏、武兴

项目负责人：武兴、陈至伟

【请假人员】邱威、李孟珈、乔紫晗、高鸣远、王紫玉、李铖

【会议主持】唐冠宇

【会议记录】王建子轶、曹晓玲

【会议议程】

一、院系工作汇报

人文学院研究生会执行主席白柠语进行工作汇报。

二、项目汇报

项目名称: 2021“美丽邂逅”大型交友活动

（负责人:武兴、陈至伟 跟进:李昀松）

已完成工作:

策划组:操场区:完成操场区物资采买，完成二彩，完成对办公室仓库已有物资的试用，完成节目流程的最终确定，完成疫情防控应急预案；十分区:完成二彩，确定活动流程以及根据二彩情况调整工作人员当天分工，完成物资采买，完成疫情防控应急预案；邂逅驿站：准备三彩及实施会PPT，完成线上物资采买，完成主持人服装的租赁，完成背景视频与背景图片的收集；八分区：完成二彩，确定活动流程，根据二彩情况调整工作人员当天分工，完成物资采买，完成疫情防控应急预案；候场区：完成二彩，物资整理与储备，节目背景视频，PPT的准备；游戏区：游戏规则正式定稿，场地内的规划图已经完善；需要的道具和物资基本到位；游戏规则的海报展架已经设计完成；游园会:完成了策划书第三版，完成了展架、游戏海报以及积分卡的设计，物资已购买，部分在快递路上；

宣传组:文案组:完成六推即抢票二轮公示、七推即采访视频修改中；视频组:采访视频修改中(8号推送)、mv剪辑中(8号初稿，12号推送)；设计组:完成桁架、门票、抢票海报、纪念品定稿，主屏、主持人手卡、h5修改中；

外联组:化为区域人员进行彩排和活动准备；志愿者表格整理与人员初筛、短信通知文案并发送落选短信；去城隍庙四家店比较价格和质量，确定最后的店；于保卫处申请栅栏和桁架，并活动当天借保安10名；询问借用西活二楼和一楼报告厅用于放物资，失败；与桌游社协商二彩时间的棋牌室使用；二彩时间地点的短信通知文案与发送、现场的签到与记录；与城隍庙店家沟通发票和明细清单；对接主持人确定手卡规格；第三期相册集赞和群活跃度活动；成立取货小组，取存物资。

接下来工作开展: 

策划组:操场区:准备三彩及实施会PPT，完成节目所需设备的采买与租赁，完成主持人服装的租赁，完成背景视频与背景图片的收集，完成对志愿者的培训以及对项目组成员的现场布置培训；十分区:准备三彩及实施会PPT，完成对志愿者的话术培训以及全体工作人员的现场布置培训；邂逅驿站：完成物资采买(线下完成)；完成对志愿者的培训；完成活动当天场地布置；八分区：准备三彩及实施会PPT，完善话术和撰写场地布置策划，完成对志愿者的话术培训以及全体工作人员的现场布置培训; 候场区：二彩的总结，主持稿跟进，节目负责人背景视频跟进，主持人和节目负责人服饰跟进，三彩策划；游戏区：打印海报，将所有物资补齐；进一步敲定参与奖的奖品和领取方式；确定游戏现场的人员分工方案；游园会：安排正式活动时人员的分工，物资的收集和测试，话术和工作人员手册的书写；

宣传组:文案组:完成七推即采访视频(8号推送)、八推即mv(12号推送)、九推即活动攻略(13号推送)、十推即当晚现场简单推文(14号推送)；视频组:完成采访视频与mv剪辑并审核；设计组:完成十分区问题卡、主屏、主持人手卡、h5设计；

外联组:与食堂等确定盒饭单价以及数量；10号前确定主持人和节目服装以及化妆问题；周一与保安确定栅栏位置与人员安排；申请货拉拉车辆入校；实施会的短信通知与签到。

存在问题:暂无。

委员建议：

1.    根据安徽省疫情防控，教室内场不能超过50人，因此活动开展两场变四场，每场四十分钟，内场严格控制50人，每场结束后进行消毒消杀，尽可能通风，外场控制1000人，通过计数器等设备控制人流量。

2.    主持稿和策划案发部长副部群审核。

3.    督促志愿者熟悉流程，如群内发语音练习话术。

4.    各区域的工作牌和防疫物资与办公室对接。

5.    明确纪律意识，工作人员行为代表研会形象。

6.    各区域提前预留人员，活动结束后要及时清理场地，整理物资。

7.    准备应急方案，如天气比较冷，需要负责热水等活动物资存放，西活一楼乒乓球馆旁边房间可以休息存放。

8.    操场区需与全媒体中心对接3个摊位的形式、内容。

9.    操场上6点到7点有飞盘社团活动，确认人数，强调安全问题。

10.  严格控制操场区不超过1000人，人流量计数问题可以考虑借学校刷卡设备或者舞美设备解决。

11.  操场区6点前要布置好场地，活动未开始前可以播放歌曲或者MV。

12.  确定操场内区主屏比例。

13.  注意操场区主持人配合和节目互动过程。

14.  统一整理失物招领，可以在研会公众号后台认领。

15.  操场区需确定舞美进场时间。

16.  督促候场区男主持人熟悉主持稿。

17.  三彩尽量让所有工作人员到场，明确每个人的工作任务，流程多熟悉。

18.  操场区人数满了之后，工作人员可以告知同学去八分区和十分区等其他区域排队，减少人流量。

19.  游戏区奖品发放要均分，提醒时间把控问题。

20.  游戏区减少工作人员，控制同时在场人数，减少同时进行的组别数。

21.  八分区和十分区可以弹性控制时间，游戏区和邂逅驿站需严格控制时间。

22.  十分心动区的星空灯放在地上不要刺激工作人员眼睛。

23.  酒精喷壶买大号，酒精不要往灯上喷，每场四个比较合适。

24.  八分区和十分区及时告诉大家排队效果，若排队人数过多，提前告知。

25.  后期推文要提醒一下内场和外场时间以及合理控制人数。

26.  邂逅驿站可以购买糕点和零食等，正规零食、平均分配。

27.  拍摄零食照片不要出现商家信息。

28.  鼓励带走零食，不在现场吃。

29.  邂逅驿站奖品需补充，和志愿者再次沟通工作内容，整理节目背景音乐。

30.  八分区需确定志愿者来的时间、工作安排和工作人员轮换，确保工作人员熟悉工作，及时和工作人员沟通，重新修改引导话术。

31.  八分区工作人员结束轮换工作后回收工作证，不要再进活动区。

32.  八分区场内和场外都要讲解规则。

33.  游园会区域要提前和排队人员沟通，不要快到截止时间不让排队，影响游戏体验。

34.  游园会需在6点前装饰好场地，联系食堂五点送饭。

35.  宣传组需确定现场拍摄人员和拍摄设备，拍摄内容包括内场活动、排队照片、工作人员照片和节目照片，用于发微博和新闻稿，尽量多拍；拍摄人员要提前踩点，照片主要拍戴口罩的照片。

36.  宣传注意时效性，全媒体中心和研招办需要的宣传资料具体给谁要确定下来。

37.  八分区和十分区的宣传海报要抓紧时间设计。

38.  新闻稿提前写好及时审核，防疫工作要单独写出来，最后活动意义要写正式。

39.  全媒体中心和研招办可以出一部分人进行拍摄，可以资源共享，相关微博和推送需要发给研会审核。

40.  拍摄现场照片要清晰明亮，同一区域要保证同一风格。

41.  外联组需保证西区活动中心在5点前清场。

42.  舞美公司入场需做好对接。

43.  确认操场的灯是否一直亮着，做好应急设备灯。

44.  提前想好解散线上群的话术。

45.  统计外校获奖名单，及时邮寄奖品。

46.  积极宣传发票时间以及及时张贴领票海报，可以转相关推送重新宣传一下。

三、部门工作汇报

所系学生工作中心（许清、李孟珈、肖芬芳）

已完成工作:

所系羽毛球赛:已成立项目组，分好职能小组，和两位组长讨论了初步设想；

日常工作:工作例会排班；筹备第二次中心例会；

所系班长座谈会:确定职能小组及人员分工；开展第一次工作例会（线上）；

微信运营:确定第一起《所里的人儿》要采访的对象及内容；

文创品设计:初稿已完成。

接下来工作开展:

所系羽毛球赛:完成策划，宣传，如期举办比赛；

日常工作:开展第二次中心例会；中心财务报销培训；

所系班长座谈会:1.初步确定会议议程；通讯方面联系各所系班长，制作所系班长通讯录，统计所系班长空闲时间；2.权益方面制作权益问卷收集所系权益问题并汇总；3.宣传方面准备座谈会班长伴手礼设计（所系文创品）；4.物资方面进行财务培训；

微信运营:联系采访对象，编辑排版，进行第一期原创推送；

文创品设计:颜色等进行调整。

存在问题:暂无。

委员建议：

1.    确认羽毛球比赛当天场地是否空闲。

2.    确认采访内容，所系的选择要提前规划。

3.    注意公众号年审。

4.    文创logo比较单调，建议加上研会小蜜蜂和所系燕子形象。

办公室（董少祥、乔紫晗、陈至伟）

已完成工作:

日常:1.邮箱管理；2.协助“美丽邂逅”项目组购买物资；3.骨干约谈；4.“学术活动月”红头文件修改并发布；5.物资管理；

院系:1.协助“美丽邂逅”项目组联系院系；2.下发全国学联系统测试通知；

财务:1.项目财务解答；2.跟进秋招项目报销；

月报:10月月报已发布。

接下来工作开展:

日常:1.物资管理；2.跟进“美丽邂逅”项目组财务相关事宜；

院系:筹办2021-2022学年第一学期第三次院系走访；

财务:跟进项目报销；

月报:总结月报经验教训。

存在问题:暂无。

委员建议：

1.    文案及时发跟进审核。

2.    美丽邂逅放票一定要严格按照要求发放。

3.    红头文件的撰写一定要严谨仔细，仔细检查。

4.    准备好美丽邂逅物资，防疫物资要注意安全隐患。

人力资源部（李桦楠、高鸣远、屠化）

已完成工作:

人事考评:1.人事考评制度长图制作任务布置；2.日常出勤统计邮件发送；3.筹建所系项目考核分数计算；4.项目之星评选及新闻发布；

网站统筹:日常新闻发布与播报；

骨干培训:第三期骨干培训后期签到签退信息统计；

星光大赏:1.第二期星光大赏组内任务分配；2.第二期星光大赏采访嘉宾问卷制作与统计；3.第二期星光大赏嘉宾物料收集；4.第二期星光大赏微信秀米制作色调的确定，嘉宾个人图片，名片的制作；5.第二期星光大赏“人资寄语”的撰写；6.第二期星光大赏嘉宾采访。

接下来工作开展:

人事考评:1.日常出勤统计邮件发送；2.美丽邂逅项目考核工作分配；

网站统筹:日常新闻发布与播报；

骨干培训:筹备第四期骨干培训；

星光大赏:1.第二期星光大赏录音稿整理；2.第二期星光大赏视频剪辑和字幕添加；3.第二期星光大赏嘉宾拼图；4.第二期星光大赏微信制作完成；5.联系宣传部约稿并完成第二期星光大赏的推送。

存在问题:暂无。

委员建议：

1.    每期具体培训内容可以向大群问卷咨询。

2.    人事考评制度长图制作从简。

3.    保密意识。

4.    星光大赏栏目的推送时间可以间隔一定的时间，定期推送。

5.    星光大赏栏目封面图需要慎重选择。  

宣传部（陆荷萍、陈怡、张擎洋）

已完成工作:

日常:邮箱管理；

微信:1.协助推送（美丽邂逅、学术微沙龙、学术活动月、蜗壳星火路等）；3.原创推送（蜗壳小问  |  先洗头还是先洗澡）； 4.完成存稿（蜗壳小问、科大喵等）；

微博:日常更新（微信联动、校园生活、转载引领）；

其他:1.百度网盘整理；2.台历设计；3.留言管理和菜单栏更新。

接下来工作开展:

日常:1.邮箱管理；2.约稿跟进；

微信:1.原创撰写；2.协助推送（美丽邂逅）； 

微博:1.微信联动；2.协助发博；  

其他:1.日历制作。

存在问题:暂无。

委员建议：

1.    约稿信息需公开。

2.    与美丽邂逅及时进行后台对接。

3.    部门稿件原创较少，更需要做一些思想引领的稿件，例如十九届六中全会，科技宇宙类相关稿件可以转载，学习类稿件如期中考试类稿件也可以进行推送。

4.    台历抓紧时间设计。

5.    新媒体数据统计，着手做台账。

学术科技部（吴琼、王紫玉、张劢）

已完成工作:

蜗牛说:1.第一期蜗牛说采访稿件的撰写、修改；2.确定第二期蜗牛说小组组长；

微沙龙:1.第一期微沙龙活动举行；2.微沙龙总结推文撰写；

学术活动月:1.收集个学院研会报名表；2. 完成工作分配；

科普平台:1.搜集下期科普速递相关素材；2.相关工作

接下来工作开展:

蜗牛说:一期蜗牛说定稿、约稿，完善秀米排版；

微沙龙:寻找第二期嘉宾；

学术活动月:与各学院确定具体合作形式与活动；

科普平台:1.推进科普速递工作；2.做好学校相关学术活动，学术培训等的转载；

存在问题:暂无。

委员建议：

1.    确定119活动宣传形式。

2.    确定微沙龙总结会时间和形式，建议线上开展。

3.    学术活动月的开展可以不需要较大的规模，考虑部员的工作压力。

权益服务部（程淑媛、张鲁晋、李铖）

已完成工作:

日常工作:权益留言板和小喇叭值班；

男神来了:1.联合召开启动会；2.完成小组分工，时间进度安排；3.完成采访提纲的拟定，修改；4.预约并开展龙舟队的采访；

权益专项:等待校方开会讨论充电桩问题；

权益工具箱:第二期推文内容秀米排版修改完善。

接下来工作开展:

日常工作:继续日常值班；

男神来了:1.访谈内容的整理，材料初加工；2.开展实施会；3.撰写文稿；

权益专项:联系校医院讨论引起HPV疫苗可行性；

权益工具箱:1.确定下期推文内容，收集选题相关素材。

存在问题:暂无。

委员建议：

1.    爱心雨伞和保卫处沟通，放置地点最好选择图书馆、教室等，建议回收位置多设置一些。

2.    财务信息报销可以参考财务处相关推文。

3.    选题可以选择采访科大供暖部。

4.    新冠加强针可以考虑和医院再沟通。

5.    不是单纯以阅读量为评价一篇推文的好坏，主要是看创作者的用心程度。

6.    选题不仅要考虑同学关心程度还要考虑落地可实施性。

实践交流部（南亦宁、贺鹏、武兴）

已完成工作:

日常工作:骨干约谈；

“职为等你”就业干货铺:1.完成对过往稿件整理，确定稿件对应期数；2.完成稿件排版；3.完成稿件审核、约稿，将于11.9推出推文；

职业生涯规划系列活动:1.进行线上头脑风暴；2.确定本次项目小组长，进行后续工作规划。

接下来工作开展:

“职为等你”就业干货铺:1.进行资料整理总结；2.构思后续稿件主题；

职业生涯规划系列活动:1.成立工作小组，完成人员分工；2.与就业办老师、双创学院、院系研究生会联系征求合作意愿，确定合作形式；

蜗壳星火路:1.进行第六期头脑风暴，确定主题；2.完成小组长选举；3.征求院系研究生会合作意向。

存在问题:暂无。

委员建议：

1.    实践部门比较活跃，可以通过改群名等方式借鉴学习。

2.    职业生涯规划讲座可以邀请双创学院老师开展相关活动，第一次合作之后也方便开展其他活动。