【会议时间】2021年11月15日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：唐冠宇、陈舫、刘明珠、李昀松、王谢燕

部长：许清（主任）、董少祥（主任）、李桦楠、吴琼、程淑媛、南亦宁

副部长：李孟珈（副主任）、乔紫晗、陈至伟（副主任）、高鸣远、张擎洋、张劢、张鲁晋、贺鹏、武兴

项目负责人：武兴、陈至伟

【请假人员】邱威、陆荷萍、肖芬芳、屠化、陈怡、王紫玉、李铖

【会议主持】唐冠宇

【会议记录】张颖、张含之

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：2021“美丽邂逅”

（负责人：武兴、陈至伟  跟进：李昀松）

已完成工作：

操场区：活动完成，物资搬运结束，还有部分物资暂存在乒乓球馆；

十分区：活动完成，物资搬运结束；

八分区: 活动完成，物资搬运结束；

候场区：活动完成，物资全部归还，总结。

接下来工作开展：

操场区：部分租借物资归还，操场区失物招领信息整理，中奖信息整理，整理汇总操场区不足；

十分区：总结活动中存在的问题；

八分区: 总结活动问题；整理八分区的物资，灯带、花藤等可复用物资已经收纳整齐，整理其他小的物资；

候场区：总结归纳回顾。

存在问题：暂无。

委员建议：

1．  所有区域保存整理好今年的物资，供明年活动使用。

2．  所有区域物资购买，需要再提早，不能拖到最后，要确认物资的使用情况。

3．  所有区域区域人员彩排的时间观念，注重纪律意识，戴口罩。

4．  所有区域节目联系要明确好是来参加选拔。

5．  所有区域演职人员和节目位置需要固定，不能反复更改。

6．  游戏区必须要很多组的人才能开始的游戏，要准备好临时的工作人员救场。

7．  游戏区门口比较黑，兑奖区挪入室内。利用起来舞台的区域。

8．  游戏区门口快速配对男生女生，减少场控来回走动。

9．  游园会安排专门介绍活动的工作人员，借用喇叭循环播放阐明游戏规则，吸引更多游戏参与人员。

10．游园会考虑出现紧急情况让保安人员直接询问情况。

11．游园会留存游园会现场照片，调节灯光位置。

12．操场区金嗓子、透明胶带、剪刀等物件需要提前备足或及时购买。

13．操场区人员到位，分配落实，准时到场。

14．操场区现场表演正式正规，强调规则，演出人员不能随意离开舞台。

15．操场区乐队提前到，场务早点落实做好开场工作以防开始时冷场。

16．候场区需要安排工作人员把关，禁止闲杂人员进入。

17．候场区及时疏散走廊上驻足观看的同学，观感需要改良。

18．候场区安排整体主持、节目走全流程。

19．候场区节目招募时要加强审核、符合学校规定，决定什么适合放在主舞台。

20．邂逅驿站要坚定自己区域的必要性并传达给组员。

21．邂逅驿站物资要提前清点，防止与其他区域冲突。

22．邂逅驿站做好做出场地布置与游览路线推荐。

23．十分区注意清点物资并留足补充时间。

24．十分区区域指引要完善，充分使用地贴。

25．八分区区域负责人注意组织与统筹。

26．八分区提前熟悉话术。

27．八分区明确上下职能人员的定位问题。

28．宣传组针对定稿时间几项延迟，加强前期预判，尤其视频组根据内部工作需要总结经验教训。

29．宣传组加强新闻图片意识，例如现场抓拍十分区戴口罩场景。

30．宣传组和宣传部约稿时要给原创名。

31．宣传组新闻稿拍照避免重复化，多角度拍摄。

32．宣传组海报颜色防止和周围海报撞色。

33．宣传组微信建立秀米团队，加快效率。

34．宣传组和宣传部后台负责同学对接要紧密。

35．外联组主持人招检查话筒音响设备等问题。

36．在招募前，各区域可协调所需节目，提前沟通表演团队。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（许清、李孟珈、肖芬芳）

已完成工作：

羽毛球赛：初步策划已完成，比赛QQ群已建立，海报，条幅，桁架正在设计，物资正在筹备；

日常工作：1.第二次中心例会；2.中心财务汇总表制作；

所系班长座谈会：1.制作座谈会会议议程；2.建立所系班长通讯录；3.设计权益问题清单；4.设计并发放座谈会调查问卷；

微信运营：日常资讯推送；联系所系学长学姐；

文创品设计：所系代表元素设计；钥匙扣设计。

接下来工作开展：

羽毛球赛：发布报名推送，根据报名人数安排赛制，确保宣传与物资按计划就位；

日常工作：骨干约谈；

所系班长座谈会：1.导出并整理问卷；2.确定座谈会时间、地点；3.汇总出席班长名单；4.解答权益问题并形成报告；5.购买及或打印座谈会相关物资；6.制作座谈会PPT；7.撰写座谈会新闻稿；

微信运营：第一期原创推送；羽毛球赛预热推送等；

文创品设计：羽毛球赛文创周边设计；对接商家。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.   做好规划，活动与温馨家园错开。

2.   注意防疫要求与团委老师沟通。

3.   只制作裁判证。

4.   相关文字考虑使用郭体。

5.   注意中区羽毛球馆需要提前预约。

6.   注意官方简称为中国科大。

办公室（董少祥、乔紫晗、陈至伟）

已完成工作：

日常：1.邮箱管理；2.物资管理；

院系：完善院系走访工具包；

财务：跟进“美丽邂逅”项目组财务报销工作；

月报：1.总结10月月报工作存在问题；2.11月月报小组分工。

接下来工作开展：

日常：1.组织第四次部门例会；2.物资整理；

院系：1.筹备2021-2022学年第一学期第三次院系走访；2.完善院系走访工具包；

财务：跟进“美丽邂逅”项目组财务报销；

月报：1.11月月报材料收集；2.继续整理月报推文tips。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.   美丽邂逅物资整理，如灯带要扎好，避免之后再扯灯带，有损坏的及时扔掉。

2.   与高新区沟通，物资可以放到自己研会的仓库里。

3.   去年和今年的文创单独放一起，有时效性，有些活动可以用，避免浪费。

4.   之后所有的文创都需要形成PDF方便取用。

5.   院系走访注意精简。

6.   各部门月报参考去年研会月报，选取代表性图片，未完成工作不进行填写。

人力资源部（李桦楠、高鸣远、屠化）

已完成工作：

人事考评：1.制度长图制作；2.美丽邂逅项目考核任务布置；3.日常出勤邮件发送；

网站统筹：日常新闻发布与播报；

骨干培训：讨论第四期骨干培训主题、内容和形式；

定期播报：1.第二期星光大赏录音稿整理；2.第二期星光大赏视频剪辑和字幕添加；3.第二期星光大赏嘉宾拼图；4.

第二期星光大赏微信制作完成；5.联系宣传部约稿并完成第二期星光大赏的推送。

接下来工作开展：

人事考评：1.继续制作制度长图；2.项目考核问卷制作与发放；3.日常出勤邮件发送；

网站统筹：日常新闻发布与播报；

骨干培训：1.制作第四期骨干培训内容调查问卷；

定期播报：1.完成第三期星光大赏任务分工并开展相应工作；2.制作第三期星光大赏嘉宾采访问卷。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.   跟进进行资料审核。

2.   注意长图完成的时间。

3.   第四期骨干培训加快进度，不与项目冲突。

宣传部（陆荷萍、陈怡、张擎洋）

已完成工作：

日常：邮箱管理；

微信：1.协助推送（美丽邂逅、职为等你、征稿）；2.原创推送（暖气、双十一）；

微博：日常更新（微信联动、校园生活、转载引领）；

其他：1.百度网盘整理；2.台历设计和制作；3.留言管理和菜单栏更新。

接下来工作开展：

日常：1.邮箱管理；2.约稿跟进；

微信：1.原创撰写；2.协助推送（部门特色栏目）； 

微博：1.微信联动；2.协助发博。   

存在问题：暂无。

委员建议：

1.   留言管理，让管理的同学熟悉留言筛选。

2.   活跃微博。

3.   航拍时间确定和形式。

4.   文创设计尽量考虑大件物品。

学术科技部（吴琼、王紫玉、张劢）

已完成工作：学术微沙龙:  完成了活动的总结推文；

学术活动月：1.完成了合作文件的修改；2.确认了人员分工；3.收集了各院系研会的活动报名信息；

蜗牛说：完成第一期蜗牛说推文的撰写、排版；

科普平台：搜集下期科普速递相关素材。

接下来工作开展：

学术微沙龙: 第二期学术微沙龙导师的搜集；

学术活动月: 1.完成学术活动月的海报和展架；2.确认资料分享的形式与模板；3.学术活动月QQ群的管理；

科普平台：1.推进科普速递工作；2.做好学校相关学术活动、学术培训的转载。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.   学术活动月，陈恩洪实验室活动，建议由大数据研会承办，并推荐给本科生组织。

2.   提供推文和海报模板给院系研会。

3.   注意与院系研会主动沟通。

权益服务部（程淑媛、张鲁晋、李铖）

已完成工作：

日常工作：1.留言板日常值班；2.一期权益小喇叭推送，微博推送；

男神来了：1.开展栏目制作的实施会；2.嘉宾图文材料的整理；3.完成文稿的初稿；

权益专项：1.成立第二期权益专项工作小组；2.成立一号提案工作小组。

接下来工作开展：

日常工作：继续日常值班；

男神来了：1.完成文稿的修改；2.开始着手秀米排版；

权益专项：1.确定选题，小组线上会议，任务安排分工；2.筹备青年之声座谈会；

权益工具箱：开始第三期选题与素材收集。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.   选题可以选择采访科大供暖情况。

2.   注意129活动与宣传部的对接，可考虑使用无人机。

3.   选题不仅要考虑同学关心程度还要考虑落地可实施性。

实践交流部（南亦宁、贺鹏、武兴）

已完成工作：

“职为等你”就业干货铺：1.完成稿件审核及发布；2.完成资料整理及总结；

职业生涯规划系列活动：1.进行活动头脑风暴，完成小组长确定；2.与小组长开会确定活动基本形式，并与就业办老师沟通；3.进行组员招募。

接下来工作开展：

日常工作：筹备第四次部门例会；

职业生涯规划系列活动：1.成立工作小组，完成时间节点确定和人员分工；2.确定嘉宾人选、活动内容，完成对接工作；3.确定院系研会合作意愿；

蜗壳星火路：1.进行头脑风暴确定本期主题；2.确定小组长人选，完成工作小组成立。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.   不讲空虚内容，注意直击学生需求。

2.   注意时间点，选调已经选完了，工作也签约完成，需要思考面向的群体。

3.   职业生涯规划系列活动，可通过双创学院联系校友。

4.   邀请嘉宾前调查同学们关注的问题。

5.   蜗壳星火路可考虑从乡村振兴切入。

三、全体观看十九届六中全会习近平总书记讲话