【会议时间】2021年12月6日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：唐冠宇、陈舫、王谢燕

委员：邱威、张嵩林

部长：许清（主任）、董少祥（主任）、李桦楠、陆荷萍、吴琼、程淑媛、南亦宁

副部长：李孟珈（副主任）、肖芬芳（副主任）、陈至伟（副主任）、屠化、陈怡、王紫玉、张劢、贺鹏、武兴

项目负责人：胡玮怡、李雨蝶、赵佳恒

【请假人员】刘明珠、李昀松、赵炳露、乔紫晗、高鸣远、张擎洋、张鲁晋、李铖

【会议主持】唐冠宇

【会议记录】吕成亮刘秋睿

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：2022新年联欢晚会项目

（负责人：胡玮怡、李雨蝶  跟进：邱威）

已完成工作：

宣传组：1.招募海报定稿并交接给外联组；2.启动会拍摄和会议记录，新闻稿撰写与发布；3.文案组组建秀米团队；4.设计组宣传海报框架设计、审核与初稿，采访kt板的初稿、审核与定稿；5.设计组文创种类讨论，重新选定了文创产品；6.完成设计组书签、帆布包初稿设计以及审核；7.视频组重新分配了分工，线上会议讨论视频主题；暖场视频、第一个串场视频思路初稿；8.节目主持人遴选现场录制视频并上传；9.组员每日工作清单的建立；

策划组：1.主题篇章：完成全体成员主题篇章构思征集，策划组内部讨论并确定主题篇章可选方案，成立主题篇章修改小组继续进行主题篇章的修改审定，完成串场视频主题征集；2.节目主持人遴选：完成节目主持人遴选策划，完成表格设计，参与遴选现场工作；3.宣传互动策划：完成前期宣传、直播线上互动策划，奖品设置策划，应急预案的初稿；

外联组：1.启动会会务工作；2.项目组内主题篇章征集；3.主持人节目招募海报张贴；4.东区礼堂灯光大屏尺寸等调研；5.主持人、节目前期对接；6.主持人、节目遴选现场工作；7.与宣传组对接，进行文创品商家调研；8.微信直播号相关工作在和全媒体进行初步了解。

接下来工作开展：

宣传组：1.节目主持人对接：与外联组共同完成节目主持人的对接工作，确定节目主持人需求；2.主持词对接：对接主持人并分配完成主持词初稿的撰写；3.一彩及地推策划：完成一彩策划，完成地推策划初稿；

策划组：1.节目主持人对接：与外联组共同完成节目主持人的对接工作，确定节目主持人需求；2.主持词对接：对接主持人并分配完成主持词初稿的撰写；3.一彩及地推策划：完成一彩策划，完成地推策划初稿；

外联组：1.节目、主持人的后续对接，与策划组共同完成节目主持人对接工作，确定节目主持人服装化妆等要求；2.联系灯光师、东区礼堂调音师等；3.和宣传组对接，联系制作各种宣传用品；4.一彩的前期准备工作；5.联系主持人社等社团；6.调研优秀集体。

存在问题：东礼地返问题。

委员建议：

1.注意时间节点，提高工作效率尽快把成型的策划发给负责人看看；

2.注意篇章名的可读性，避免拗口，篇章名与节目类型要匹配；

3.时间点问题，彩排时间的确定；

4.新生祝福方面，采访知名校友，如新晋院士、微尺度博士生；

5.暖场视频采访对象需要注意选择，可以加入默默无闻的老师、后勤工作人员等；

6.串场视频相关问题要沟通清晰；

7.地推、抽奖等发放形式在策划中写清楚，减少抽奖种类，考虑使用现有物品，减小宣传组压力；

8.推文间隔分布均匀一些；

9.可以借鉴新闻网，各院新闻视频；

10.直播问题需与老师确定；

11.开场视频应抓住主要方面；

12.开场节目的确定，适当增加歌唱类节目；

13.乐队演出录制场地和时间确定；

14.建议确定各篇章主题，据此确定节目；

15.节目遴选时策划组与外联组应及时沟通，加强语言类节目审核，如相声等节目进行备案，以防达不到要求，问题及时提出，并提高彩排效率；

16.节目录制形式尽快确定，节目单宣传要有，视频字幕注意审核，直播方式注意确定，提前考虑技术问题；

17.每个篇章达成什么样的氛围，根据氛围确定需要的节目；

18.与高新区晚会沟通，避免出现节目种类过于单调的情况；

19.外联方面注意对接工作，注意个人负责制，衣服租赁注意必要性，务必要统一口径；

20.视频的清晰度、格式等问题，需要统一并通知到位。

21.领导致辞和颁奖必须放在第一篇章之前；

22.社团不可以谈酬劳；

23.篇章主题可以选用朴实但是意义深刻语句。

项目名称：2021“科大•温馨家园”所系结合学生联谊活动项目

（负责人：赵佳恒  跟进：赵炳露）

已完成工作：

策划现场组：1.推进时间表和任务清单的建立；2.确定组内人员分工，三位副组分别负责游园会、室内区、线上区；3.形成总策划和游园会、室内区、线上区分区策划初稿，形成物资信息表和宣传品清单；

宣传组：1.完成启动会会议记录、摄影、新闻稿；2.完成一推初稿；3、完成logo设计已定稿；4、完成微信头尾图初稿；5、完成帆布包初稿；6、完成卡套初稿；7、完成海报底图选择；

外联组：1.完成与校史馆的对接(参观时间，参观人数，所系讲解)；2.完成所系班长对接分工，目前已经联系上了全部31个所系；3.完成18号19号东西区场地申请，实施会和节目遴选场地预约；4.完成项目组通讯录制作，三会议程、签到表、短信模板等制作；5.完成主持人和节目招募问卷星制作。

接下来工作开展：

策划组：1.各分区场地游戏设置的细化、物资设置和预算；2.完成节目报名、选拔流程的策划；3.一彩流程策划；4.区域负责人与人员划分，志愿者招募；

宣传组：1.完成一推定稿，并推送；2. 完成二、三推初稿；3、完成海报、桁架定稿；4、完成帆布包、马克杯、卡套定稿；；

外联组： 1.和舞美对接舞台大小、桁架尺寸等事宜；2.与宣传确定宣传海报等效果图，同依枫对接，并申请12-19号宣广信息备案；3.与策划确定文创品种类和数量，进行文创品定做采买。

存在问题：

1.男舞服装问题；

2.文创品种类较多，数量较多，定制价格过高；

3.工作人员活动当天时间冲突问题；

4.活动当天极端天气情况；

委员建议：

1.考虑游戏耗时问题，将游戏分散摆放，避免人群聚集；

2.考虑工作人员分工，时间分配是否合理，工作人员工作量；

3.注意解决云游所系展板与游戏区人数分布不均问题；

4.领导致辞时应保证有足够流量；

5.考虑活动当天天气情况，游戏不能正常开展如何处理，做好应急预案；

6.适当修改包饺子的形式，提高参与者的活动参与感；

7.考虑包饺子竞速的可行性，尽量避免打包，以防止食物浪费；

8.注意人员能否到场问题，以及不能到场的解决方法；

9.饺子区舞台高度与人员参与度情况；

10.工作人员分工，志愿者是否招募，招募范围等；

11.活动参与人员可通过问卷星征集；

12.活动文创品制作时间是否来得及，与所系学生工作中心沟通；

13.考虑所系介绍展架与游戏区结合，应体现活动主题；

14.注意与团委老师沟通；

15.所系介绍应与所系班长确认清楚；

16.为确保参与度非所系的同学也可以参加，但得先了解所系知识；

17.包饺子活不可以拖到冬至后举办；

18.活动名额的分配要合理，有的班级如果不参加，名额可以交由其他班级；

19.香囊之类的文创品和所系关系不大，可以去掉；

20.跟赵老师保持联系，时时跟进，通知到位。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（许清、李孟珈、肖芬芳）

已完成工作：

羽毛球赛：12月4日，2021“所”向披靡，无“羽”伦比科教融合及所系结合羽毛球赛在中区综合馆顺利举办，来自各所系的同学踊跃参与，展现了自己的风采。最终五个项目分别决出冠、亚、季军，为参赛选手颁发证书及奖品，圆满落幕；

日常工作：1.进行第三次部门例会；2.筹备工作例会；

回所事务中心：1.确定了中心的工作及分工；

所系班长联络：1.完善所系班长通讯录；2.所系班长日常联络固定对接人员；

微信公众号：1.日常推送及维护；2.所里看看 八期任务分配；

文创：清点剩余文创。

接下来工作开展：

羽毛球赛：1.完成活动总结，存档；2.完成总结推文；3.完成财务报销；

日常工作：1.整理工作例会会议记要；2.骨干约谈；

所系班长联络：1.完成日常权益小组值班表，收集并解决所系同学的日常权益问题；2.确定“科大回所事务服务中心”工作内容及分工，撰写推文进行宣传；

微信公众号：1.推送羽毛球总结推文；2.推进 所里看看 栏目；3.推进 子条轮班制度；

文创：向各所系征集照片，为制作所系明信片做准备。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.征集照片时注明用途，避免出现纠纷；

2.《所里看看》栏目注意审核，流程推进；

3.回所事务中心开办时间，注意活动意义；

4.考虑摄影比赛的参与度问题；

5.例会注意定位问题，可以温情但不要不正规；

6.可以和温馨家园文化设计的同学对接一下。

办公室（董少祥、乔紫晗、陈至伟）

已完成工作：

日常：1.第五次部门联合例会召开；2.办公室亚克力板等的购置；

院系：1.发布第三次院系走访推文；2.总结院系走访摄影以及推文撰写侧重点方面的经验；

财务：1.制作问卷统计财务培训时间；2.本学期第二次财务培训；

月报：1.11月月报撰写、排版及审核；2.11月报推文发布。

接下来工作开展：

日常：1.骨干约谈；2.邮箱管理；3.在物资方面对接两个项目组；

院系：1.筹备第四次院系走访；

财务：1.财务培训工具包整理并更新；

月报：1.总结11月月报存在问题；2.更新月报撰写tips。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.钥匙扣定制数量问题；

2.月报总结tips注意及时发放，经验总结成PPT；

3.报销问题及时推进；

4.部分活动新闻稿把控，注意部长审核；

5.研究生志愿者活动可以给考虑给志愿学时，但必须规范时间段。

人力资源部（李桦楠、高鸣远、屠化）

已完成工作：

人事考评：1.美丽邂逅项目考核分数统计；2.美丽邂逅项目之星评选、材料收集及新闻播报；3.日常出勤汇总邮件发送；

网站统筹：1.新闻编辑与播报；

骨干培训：1.第四期骨干培训任务分配；2.制作第四期骨干培训报名、签到和签退问卷；3.制作海报；4.统计报名信息；5.短信通知报名骨干进行培训；6.开展第四期骨干培训；

定期播报：1.视频采访剪辑与字幕添加；2.嘉宾照片拼图；3.第三期星光大赏微信制作。

接下来工作开展：

人事考评：1.日常出勤汇总邮件发送；2.温馨家园、新年联欢晚会项目考核初步分工；

网站统筹：1.新闻编辑与播报；

骨干培训：1.统计第四期骨干培训完成情况；2.收集并批改第四期骨干培训作业；

定期播报：1.与宣传部约稿第三期星光大赏。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.人事考核：骨干考核出勤通知，注意副部考核。

宣传部（陆荷萍、陈怡、张擎洋）

已完成工作：

日常：邮箱管理；

微信：1.协助推送（新年晚会、男神来了、院系走访等）；2.原创推送（科大喵）； 3.完成存稿（蜗壳小问、初雪等）；

微博：1.日常更新（微信联动、校园生活、转载引领）。

其他：1.百度网盘整理；2.科大航拍视频制作；3.留言管理和菜单栏更新。

接下来工作开展：

日常：1.邮箱管理；2.约稿跟进；

微信：12.6 主条：火灾：HPV疫苗科普 | 打还是不打？子条：“科技为考古插上翅膀”——走进科技考古实验室；12.8主条：一推：温馨家园项目介绍；12.11主条：蜗壳小问（手机拍照）；12.12子条：学术微沙龙；12.15主条：2021—2022学年第一学期人力资源部“星光大赏”项目第三期；

微博：1.微信联动；2.协助发博。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.12月6日 HPV疫苗内容需要修改，考虑舆论影响，建议放子条；

2.部门例会，注意场地设备的情况，注意会议开展的意义；

3.考虑多次公布约稿情况；

4.注意骨干任务分工，注意全面发展。

学术科技部（吴琼、王紫玉、张劢）

已完成工作：

学术活动月: 1.大数据学院的海报，推文和活动正式举办；2.人文学院，工程学院，管理学院微沙龙的推文海报，报名表等宣传完成；3.线上群的继续维护；4.物理学院，火灾实验室，同步辐射实验室活动资料的收集；

科普平台：搜集整理科普文。

接下来工作开展：

学术活动月: 1.人文学院实验室参观，管理学院微沙龙，工程学院微沙龙的举办；2.线上群的维护；3.大数据学院的活动资料收集；

科普平台：继续推进科普速递工作。

存在问题：暂无

委员建议：

1. QQ群提问注意及时回复。

权益服务部（程淑媛、张鲁晋、李铖）

已完成工作：

日常工作：1.权益留言板值班；2.1期权益喵小喇叭海报设计，微博推送；3.开展第五次联合例会；

男神来了：1.审核推出；2.开展总结会；3：嘉宾调研；

权益工具箱：1.完成第三期心理疏导初稿，秀米排版；

权益专项：1.成立项目小组，开展体检相关权益工作；

其他：1.一二九马拉松活动现场布置；2.后勤服务保障。

接下来工作开展：

日常工作：继续日常值班；

女神来了：嘉宾调研和联系；

权益工具箱：1.修改完善秀米排版，审核推出；

权益专项：1.设计并发放相关问卷，调查同学们关于体检的需求；

其他：1.一二九马拉松活动新闻稿审核推出；2.发票报销整理。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.一二九活动现场参与人员作为志愿者纳入考核；

2.考虑电子驾驶证的推广；

3.线上医保推文及时发出；

4.人员专访类推文注意与被采访者确认。

5.一些权益问题要反复和对接人确认，得到确定的答复才能发布。

实践交流部（南亦宁、贺鹏、武兴）

已完成工作：

职业生涯规划系列活动：1.已和老师确定活动时间，开始对接职业分享嘉宾；2.完成院系联络，确定院系工作人员；3.确定活动的详细时间节点及分工；

蜗壳星火路第六期：已确定采访清单，正在与嘉宾协调采访时间；

就业干货铺：已完成互联网技术岗与非技术岗材料收集，完成文字稿初稿。

接下来工作开展：

职业生涯规划系列活动：1.成立各模块工作小组并完成分工，跟进各小组工作；2.完成前期宣传工作，完成地推时间地点确定；3.完成收集问卷的制作及发布；4.采购活动所需文创品；

蜗壳星火路第六期：1.完成嘉宾采访，完成文字稿初稿；2.采购嘉宾伴手礼；

就业干货铺：确定文字稿后开始排版，完成推文初稿。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.请嘉宾时注意一个一个请，避免出现超人数情况。