【会议时间】2021年11月22日18:30
【会议地点】东区地空楼708A710会议室
【出席人员】
主席团：唐冠宇、陈舫、刘明珠、王谢燕
委员：邱威、张嵩林、赵炳露
部长：许清（主任）、李桦楠、陆荷萍、吴琼、程淑媛、南亦宁
副部长：肖芬芳、李孟珈、陈至伟、屠化、陈怡、张劢、贺鹏、武兴
项目负责人：胡玮怡、李雨蝶、赵佳恒
【请假人员】李昀松、董少祥、乔紫晗、高鸣远、张擎洋、王紫玉、李铖、张鲁晋
【会议主持】唐冠宇
【会议记录】传祥配、胡玮怡
【会议议程】
一、项目汇报
项目名称：2021-2022新年联欢晚会项目
（负责人：胡玮怡、李雨蝶 跟进：邱威）
已完成工作：
负责人招募。
接下来工作开展：
1.项目组招募，完成项目组的组建，规划总体安排，构思策划思路和宣传思路；2.项目启动会。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.晚会采用线下线上结合的形式；
2.提前拍摄科大本科及研究生大事记；
3.注重节目质量；
4.节目规则不能朝令夕改；
5.提前预定场地。
项目名称：2021“科大•温馨家园”代培生联谊活动项目
（负责人：赵佳恒 跟进：赵炳露）
已完成工作：
1.负责人招募；
接下来工作开展：
1.项目组招募；2.组长副组会议及各组内部培训会议；3.项目启动会。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.考虑室内限制五十人的防疫要求，对活动人数进行控制；
2.提前预定场地；
3.考虑活动形式上的创新。
二、部门工作汇报
所系学生工作中心（许清、李孟珈、肖芬芳）
已完成工作：
羽毛球赛：海报条幅已经定稿，并交由广告公司制作，第一篇推文已发，报名人员在不断加群，并在群内填写问卷星报名；
日常工作：1.骨干约谈；2.第三次中心例会筹备；
所系班长座谈会：1.确定座谈会时间、地点；2.汇总出席班长名单并完成邀请；3.汇总权益问题清单并解答，形成权益报告；4.制作座谈会PPT，撰写主持稿、新闻稿；
微信运营：1.第一期推文初稿完成；2.整理秀米模版；
文创品设计：1.基本文创设计工作已完成；2.效果图整理完成；3.商家对接已完成。
接下来工作开展：
羽毛球赛：海报条幅就位，安排赛程并发布通知，确保比赛如期顺利进行；
日常工作：第三次中心例会；
所系班长座谈会：1.购买/打印座谈会物资；2.确定现场分工；3.完成会场布置及简单彩排；4.座谈会开展；
微信运营：1.准备羽毛球赛注意事项推送；2.推送《所里看看》第一期——稀土所；3.整理微信后台抽奖结果；
文创品设计：无。
存在问题：
1.做好文创品和秀米模板的传承性；
2.帆布包上列全所系名称；
3.参考往年推文的所系介绍。
办公室（董少祥、乔紫晗、陈至伟）
已完成工作：
日常：1.召开第四次部门例会；2.骨干约谈；3.邮箱管理；
院系：1.筹备本学期第三次院系走访；2.完善院系走访工具包；
财务：跟进“美丽邂逅”项目组财务报销工作；
月报：1.完成11月月报工作小组分工；2.进行月报撰写tips培训；3.确定11月月报发布时间。
接下来工作开展：
日常：1.物资管理；2.东西区仓库整理；3.更新周一例会工具包；4.更新仓库物资在线文档；5.“美丽邂逅”文创品汇总；
院系：1.进行本学期第三次院系走访；2.发布院系走访推文；
财务：继续跟进“美丽邂逅”项目组财务报销工作；
月报：1.11月月报约稿；2.收集11月月报资料；3.撰写11月月报。
存在问题：暂无。
1.保证部门例会出勤率；
2.及时处理邮箱问题；
3.处理好“美丽邂逅”的报销问题；
4.尽快安排两个项目的财务培训。
人力资源部（李桦楠、高鸣远、屠化）
已完成工作：
人事考评：1.制度长图文案确定及图片排版；2.美丽邂逅项目考核问卷制作；3.日常出勤汇总及邮件发送；
网站统筹：1.日常新闻发布及播报；
骨干培训：1.制作第四期骨干培训主题征集问卷；
定期播报：1.制作确定第三期星光大赏采访嘉宾问卷；2.确定第三期星光大赏采访嘉宾，制作嘉宾问题问卷；3.确定第三期星光大赏微信主题颜色；4.收集嘉宾物料；5.嘉宾你问我答问题分发。
接下来工作开展：
人事考评：1.制度长图修改及完善；2.美丽邂逅项目考核问卷回收、分数计算及项目之星评选；3.日常出勤汇总及邮件发送；
网站统筹：1.日常新闻发布及播报；
骨干培训：1.确定第四期骨干培训主题；2.完成第四期骨干培训任务分配；3.确定并对接第四期骨干培训嘉宾；
定期播报：1.确定嘉宾采访时间并完成嘉宾采访；2.整理嘉宾你问我答稿；3.视频采访剪辑与字幕添加；4.撰写人资寄语；5.嘉宾照片拼图。
存在问题：暂无。
1.及时和办公室对接研会人员流动情况；
2.调整骨干培训主题征集问卷形式；
3.定期发送骨干约谈的结果；
4.明确人资的工作重心。
宣传部（陆荷萍、陈怡、张擎洋）
已完成工作：
日常：邮箱管理；
微信：1.协助推送（美丽邂逅、学术活动月、微沙龙等）；2.原创推送（蜗壳小问、蜗壳路灯）；3.完成存稿（科学技术奖、落叶等）；
微博：日常更新（微信联动、校园生活、转载引领）；
其他：1.百度网盘整理；2.台历设计制作；3.留言管理和菜单栏更新。
接下来工作开展：
日常：1.邮箱管理；2.约稿跟进；
微信：1.原创撰写；2.协助推送（蜗牛说等）；
微博：1.微信联动；2.协助发博。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.参考往年，提前准备公众号关于思想引领的稿件；
2.增加微博稿件关键词。
学术科技部（吴琼、王紫玉、张劢）
已完成工作：
学术活动月: 1.学术活动月物理学院活动已完成；2.火灾与同辐的实验室参观活动宣传；3.宣传海报，推文模板的完成，资料包的推出；4.桁架设计完成；5.确定各院系活动的活动详情；6.线上群的运营；
蜗牛说: 1.已完成第一期蜗牛说；2.第2期蜗牛说小组成立；
科普平台：第2期“科普速递”科普文整理。
接下来工作开展：
学术微沙龙: 继续第二次活动的前期准备嘉宾收集；
学术活动月: 1.继续跟进院系研会活动，本周为火灾与同辐的活动；2.资料包的继续补充；3.活动群的继续运营；
蜗牛说：1.第一期蜗牛说资料包整理；2.第2期蜗牛说前期准备；
科普平台: 推进第2期“科普速递”；
存在问题：暂无。
1.做好各项活动人员安排问题；
2.调整海报承办单位、主办单位；
3.做好学术活动月和院系子活动的区别；
4.先不做微沙龙。
权益服务部（程淑媛、张鲁晋、李铖）
已完成工作：
日常工作：1.权益留言板值班；2.推出权益喵小喇叭1期，停电通知；3.筹备开展了第四次部门例会；4.骨干约谈；
男神来了：1.文稿进一步修改，和龙舟队队长确认后，近日定稿；2.秀米排版模板选择，开始制作；
权益专项：1.筹备青年之声求学就业畅谈会；2.爱心雨伞；3.AED推送修改；
权益工具箱：确定下一期工具箱选题；
其他：一二九马拉松筹备海报修改。
接下来工作开展：
日常工作：继续日常值班；
男神来了：1.文稿的进一步润色，小调整；2.秀米排版的审校修改；
权益专项：准备与校医院联系，开始医保报销相关工作；
权益工具箱：收集“心理压力缓解”选题相关素材；
其他：召开青年之声座谈会。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.尽快完成AED推送；
2.提前准备“一二九”马拉松推送；
3.心理压力权益工具箱推文侧重解决方案；
4.制作发布“一二九”的微信推送；
5.“一二九”活动时帐篷处，关注研究生会公众号拿奖品。
实践交流部（南亦宁、贺鹏、武兴）
已完成工作：
日常工作：1.骨干约谈；2.召开第四次部门例会；
职业生涯规划系列活动：1.成立工作小组，召开工作小组线上会议；2.完成初步时间规划及人员分工；3.确定部分分享嘉宾，确定分享内容；
蜗壳星火路：1.进行头脑风暴，确定第六期小组长；2.进行稿件主题讨论；
“职为等你”就业干货铺：进行头脑风暴，确定第十三期小组长。
接下来工作开展：
职业生涯规划系列活动：1.展开前期宣传工作，制作宣传用品；2.与嘉宾取得联系，确定活动具体安排；3.根据嘉宾情况确定与院系研究生会的对接事宜；
蜗壳星火路：1.成立工作小组；2.与就业办老师、院系研究生会沟通，确定采访嘉宾；
“职为等你”就业干货铺：1.成立工作小组；2.小组内召开会议，确定本期稿件主题。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.考虑推迟干货铺活动，在推文后附上往期推文；
2.错开部门活动时间；
3.就业分享不要太多，重点是同学们的自我剖析；
4.做好可能邀请不到企业嘉宾准备及预案；
5.联系院系自行邀请嘉宾。
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