【会议时间】2021年12月13日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：唐冠宇、陈舫、刘明珠、王谢燕

委员：邱威、赵炳露、张嵩林

部长：许清（主任）、董少祥（主任）、李桦楠、陆荷萍、吴琼、南亦宁

副部长：李孟珈（副主任）、陈至伟（副主任）、乔紫晗（副主任）、高鸣远、张擎洋、王紫玉、张劢、张鲁晋、贺鹏、武兴

项目负责人：李雨蝶、胡玮怡、赵佳恒

【请假人员】李昀松、程淑媛、肖芬芳、屠化、陈怡、李铖

【会议主持】唐冠宇

【会议记录】胡邺丹、闵锐

【会议议程】

一、项目汇报

2022新年联欢晚会项目

（负责人：胡玮怡、李雨蝶 跟进：邱威）

已完成工作：

策划组：1.主题篇章：完成主题篇章的策划与确定；2.节目主持对接：跟进主持人并完善主持词，跟进朗诵节目，跟进各类节目需求；3.互动策划：完成晚会地推策划；4.彩排策划：完成晚会一彩策划，跟进活动一彩现场；

宣传组：1.宣传海报定稿；2. 各类文创定稿；3.桁架、主屏、手卡初稿；4. logo定稿；5. 采访青年老师和离退休老师；6. 采访猫咪；7. 完成开场视频方案；8.一彩录像与签到。

外联组：1.一彩短信发送、现场工作；2.节目、主持人对接，确认道具、化妆、服装等的要求；3.确定灯光师；4.确定耳麦等道具租赁；5.协助宣传组联系采访老师；6.确定东区礼堂的设备。

接下来工作开展：

策划组：1.节目主持对接：跟进主持词的修改及审核，跟进朗诵节目的完成情况，反馈一彩情况并跟进节目录制的相关需求；2.互动策划：继续完善互动策划，进行相关奖品策划；3.彩排策划：完善活动现场流程细节，完成晚会二彩策划，跟进活动二彩现场；

宣传组：1.地推预热推文；2. 暖场视频剪辑；3. 开场视频素材收集；4. 祝福视频收集；5. 桁架、主屏、手卡定稿；6. 教工节目背景设计；7. 抽奖页界面。

外联组：1.主持人、节目服装租赁；2.联系化妆、发型师；3.桌椅等道具准备；4.与宣传组对接，张贴海报；5.二彩前期准备工作；6.文创品定制；7.沟通直播相关事宜。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.细化外联对接问题，例如有些节目像手语舞和朗诵还处于零阶段，需要让外联多跟进进度；

2.桁架和海报等初稿还未收到，需要尽快完成；

3.开场视频思路尽快整理成文稿，清晰详细，给反馈修改留出充分时间；

4.祝福视频应该应站在科大人的角度，而不是项目组的祝福，我们可以在幕后花絮放项目组的祝福；

5.对于直播相关问题，策划外联多调研一下，例如微博：微博校园，提前测试一下，包括抽奖环节，抽奖数量问题也不必过于纠结，控制在一半或者多发一点都可以；

6.由于临近期末，需要尽早统计二彩、三彩活动当天空闲时间（项目组、主持人和节目人员）；

7.第三个篇章里面的黄鹤楼相声的名字放在这个篇章比较突兀，跟其他三个节目相比看起来比较奇怪，建议考虑更换名字；

8.相声时长过长，建议压缩和调整，二彩再看下情况；

9.每个半场时间应均衡分配，第四个篇章过长，第二个篇章节目较少；

10.B站弹幕抽奖做好调研，看看参与人数过多是否会出现卡顿；

11.大礼堂直播网络不稳定，提前跟大礼堂负责人员确定，彩排也需注意相关问题；

12.篇章的阐释方面需要优化语言，目前过于口语化，且内容过于偏向青年，需要在晚会前发给赵林老师和校领导看；

13.宣传品上面需要有一定的研会元素，若需要拍摄保安、保洁等人员，需要提前与相关部门联系好；

14.对于征集的视频，需要对质量进行审核之后再采用；

15.建议至少提前一周在宣传品上体现直播平台等相关信息，陶瓷杯、卡包等尽量不要单纯的写新年晚会，需要加上校研会元素，突出今年是由校研会举办的新年晚会；

16.晚会节目遴选时，尽量只面对学生，老师的节目主要面向医院、学工、附小三个，且定点对接主动联系，民间的老师节目不公开招募；

17.晚会颁奖部分放在哪个部分提前沟通好。

2021“科大•温馨家园”所系结合学生联谊活动项目

（负责人：赵佳恒 跟进：赵炳露）

已完成工作：

策划组：1.完成三个区域策划三稿，完善游园区舞台流程和饺子区桌控流程；2.完成节目主持人遴选；3.完成一彩，完善分工；4.领导致辞初稿。

宣传组：1.纪念品定稿（明信片、帆布包、马克杯、卡套）；2.海报定稿；3.桁架定稿；4.集章卡定稿；5.九九消寒图定稿；6.游戏介绍KT板定稿；7.云游所系展架初稿；8.签名墙初稿；9.一推定稿并推送；10.二推定稿并推送

外联组：1.宣广信息(海报、桁架、展架、横幅)、场地申请成功；2.物资采买完成(少量线下采买物资周三去城隍庙)；3.祝福视频收集完成，30+1个展架内容与宣传对接完成；4.完成主持人节目遴选并短信通知遴选结果，完成第一次彩排筹备工作；5.完成志愿者招募问卷星制作。

接下来工作开展：

策划组：1.明确节目流程细节；2.明确现场人员分工，志愿者招募；3.安排二彩和实施会；4.对接主持人稿，领导致辞定稿；

宣传组：1.云游所系展架定稿；2.签名墙定稿；3.三推四推定稿并推送；4.五推定稿并推送；5.祝福视频定稿；6.实施会新闻稿；7.活动二彩；8.现场组工作；

外联组：1.城隍庙线下物资采买；2.主持人服装租赁；3.帐篷、桌椅借用登记；4.海报张贴；5.工作牌数量统计；6.工作餐预订。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.针对饺子区参与人数不足的问题，可以名额上多保留一些，以防有些人因为时间冲突来不了，可以发出通知，例如：部分同学由于时间冲突无法参与，空出名额，先到先得，由班长转发到班群；

2.展架介绍部分所系同学报名不均衡，个别所系无人报名，可以考虑安排工作人员来介绍，有所系同学来的放在前面先介绍；

3.若发生饺子区活动现场有报名人员带好朋友来，根据现场情况灵活调整；

4.志愿者确定不招所系同学，而是从所系学生工作中心招募；

5.部分演职人员反馈：这周内应跟进对接，确保彩排演出效果；

6.策划工作，人员分工部分不同区的工作人员放在不同区的策划后，方便查看；

7.已有的东西不要买重复的，选择布置简单的东西减少工作量，能挂的东西尽量前一天晚上布置好；

8.未放到研会办公室的物资做好表格统计；

9.转盘、奖品等相关内容避免手写，幸运大转盘加一个现场引导大家关注蜗壳小筑，现场准备好二维码，方便关注；

10.科教融合视频顺序按官方顺序进行调整，建议8个科教融合学院放前面，所系里面的老师拍摄的视频放在学生拍的前面；

11.演员采访对于是否是所系的进行标注，室内舞蹈表演提醒演员注意穿着；

12.云游所系展架，整理一个介绍模版，通知班长按模版发送介绍，展架附近有人介绍即可，不一定每个所都有人，介绍模版例如：学生男女比，学术成果，所系成立时间；

13.因为奖品数量有限，推文下一定要标注清楚奖品数量，并且明确是先到先得；

14.现场工作一定要当着每个同学的面讲一遍，每个小区域负责人讲一遍流程，确保负责人明白，不能只发文档让组员查看；

15.活动当天的新闻稿提前写好，拍摄人员提前确定光线，位置，确保照片质量；

16.注意三个体验感：项目组人员体验感，嘉宾体验感，演职人员体验感；

17.饺子区现场若有老师来，注意灵活应变；

18.相关工作人员活动当天空闲时间尽快统计；

19.集章兑换礼品能否替换成抽奖形式，这样吸引力更大；

20.领导致辞需要提前准备好，演讲稿打印好，拍照等。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（许清、李孟珈、肖芬芳）

已完成工作：

日常工作：1.第三次部门例会资料收集整理；2.工作例会会议纪要整理；

所系班长/研会对接：1.所系班长日常联络；

公众号：1.羽毛球赛 总结推文 推送；2.温馨家园第一篇推文转载；3.所里看看 第一期赣江创新研究院推送；4.子条 “我”在赣州等你 推送；

文创品：1.照片征集 策划初稿完成；2.现有剩余文创数量清点完成。

接下来工作开展：

日常工作：1.筹备第四次部门例会；2.骨干约谈；

所系班长/研会对接：1.发布所系权益推文；2.权益小组值班；3.建立科教融合学院研究生会通讯录；

公众号运营：1.准备第二期所里看看（文稿、图片、视频等）；2.第二期子条准备等；

文创：1.继续完善策划案；2.定制马克杯、U盘、卡套等文创。

存在问题：暂无

委员建议：

1.官方邮箱可以去申请科大邮箱，沟通联络正式一点；

2.想办法确定科教融合学院研究生会的数量；

3.摄影大赛评委问题，第一期推文应讲述清楚评选方式；

4.“所里看看”规划好介绍顺序，整理一个方案延续下去，做一个连续的事情。

办公室（董少祥、乔紫晗、陈至伟）

已完成工作：

日常：1.整理西区仓库；2.骨干约谈；3.和“温馨家园”项目组在物资方面进行对接；

院系：筹备院系走访；

财务：1.整理财务培训PPT、更新财务培训实操材料；2.安排财务跟进对接“温馨家园”、“新年联欢晚会”两大项目组；3.整理出“发票查验-科大财务系统”流程；

月报：1.推送研会11月工作月报；2.总结本期月报存在问题并更新月报撰写tips。

接下来工作开展：

日常：1.在物资方面继续对接两个项目组；2.筹备第六次部门例会；3.更新物资在线文档；

院系：1.进行院系走访；2.发布院系走访推文；

财务：1.继续跟进“温馨家园”、“新年联欢晚会”项目组物资采买及发票开具工作；

月报：1.成立12月月报工作小组；2.对月报工作小组组员进行培训。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.财务工作里“发票查验-科大财务系统”可以放到财务培训PPT里面；

2.财务方面出一个情况说明系列，如果出现什么情况该怎么解决；

3.月报模版整理，如果院系活动过多，可否对内容进行限制，例如从活动规模、文字、代表性等方面；

4.述职评议尽量放在周中，避免周末举行让老师总是加班，需要在九号之前结束年会，办公室要通知各个学院来参与述职评议，制定截止日期。筹备工作需要提前准备好，述职评议暂定1月5号，年会暂定1月8/9号；

5.下一次走访了解各个院系即将需要举办的活动，带有目的性的走访；

6.对于定制文创，若涉及大额开销，提前说明一下整理西区仓库中具有时效性的文创等，注意处理，可以利用年会应用起来；

7.关于各个学院开述职评议会，通知到位，注意督促、规范、截止时间。

人力资源部（李桦楠、高鸣远、屠化）

已完成工作：

人事考评：1.日常出勤汇总及邮件发送；2.收集仓库整理名单；

网站统筹：网站新闻编辑及播报；

骨干培训：1.第四期骨干培训新闻稿撰写；2.统计第四期骨干培训完成情况；3.收集第四期骨干培训作业； 

定期播报：1.完成第三期星光大赏微信制作；2.与宣传部约稿第三期星光大赏。

接下来工作开展：

人事考评：1.日常出勤汇总及邮件发送；2.温馨家园项目考核任务分配；

网站统筹：网站新闻编辑及播报；

骨干培训：批改第四期骨干培训作业；

定期播报：发布第三期星光大赏。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.骨干培训的嘉宾和优秀作业礼品定制需要准备好；

2.提前筹备好后续的工作，避开期末人资工作量高峰期；

3.述职评议期末青春科大会发通知，下载附件发给各个部长，需要时刻关注网站；

4.整理好各个部门部员参与的项目分，标注不合格的名单，由各个部长提醒部员参与后续项目；

5.年会的项目考核分在年会前打好，提前准备礼品、奖状等；

6.每个部门例会的嘉宾评价表需要尽快整理，后续部门考核会用到

宣传部（陆荷萍、陈怡、张擎洋）

已完成工作：

日常工作：邮箱约稿管理；

微信推送：1.HPV疫苗科普、学术活动月-快乐科研；2.学习贯彻六中全会精神、学术活动月-科技考古实验室；3.温馨家园一推；4.蜗壳小问-手机拍照专业模式；5.蜗牛@front走进名企；6.钱学森诞辰110周年；7.温馨家园二推-时光邮局、学术微沙龙-碳中和；

完成原创稿件：1.走进科大十二时辰；2.蜗壳小问-螺蛳粉臭味；3.初雪；4.论文干货网站推荐；

微博：1.大雪节气；2.温馨家园一推联动；3.蜗壳小问稿件联动；4.钱学森诞辰110周年；5. 温馨家园二推联动；

其他：1.航拍视频上传；2.台历打印；3.网盘管理；4.后台菜单栏关键词更新。

接下来工作开展：

日常工作：邮箱约稿管理；

微信约稿：12.13 主条：职业生涯规划；12.14 主条：温馨家园三推：所系介绍（上）、子条：温馨家园四推：所系介绍（下）；12.15 主条：2021—2022学年第一学期人力资源部“星光大赏”项目第三期；12.16 主条：职为等你；12.17 主条：权益工具箱；12.18 主条：温馨家园五推：活动预热；12.19 主条：科大十二时辰（原创稿件）；

微博：1.稿件联动；2.校园生活；

其他：1.后台和网盘管理；2.文创设计（笔筒和冬季明信片）。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.调研近两年这个时间段前后两周的的推文和稿件，固定好发布时间，当天发的一定要提早准备好；

2.部门汇报工作中不要大段读稿件名字，可以替换成哪篇文章阅读量最高等。

学术科技部（吴琼、王紫玉、张劢）

已完成工作：

学术活动月:1. 工院，管院微沙龙活动，人文参观实验室活动举办；2. 地空实验室参观，人文微沙龙宣传；3. qq群的日常维护；4. 已完成活动的资料整理收集；

学术微沙龙:嘉宾的初步联系，天文系袁业飞老师；

接下来工作开展：

学术活动月:1. 地空实验室参观和人文微沙龙活动的举办；2. 公共事务学院，先研院活动的宣传；3.qq群日常维护（可能需要付费会员升级，现在人数已接近500）；4.已完成活动的资料整理；

学术微沙龙:1. 嘉宾的进一步联系；2.人员分工；

存在问题：暂无。

委员建议：暂无。

权益服务部（程淑媛、张鲁晋、李铖）

已完成工作：

日常工作：继续平台值班；

权益工具箱：心理疏导推文秀米排版修改；

权益专项：体检相关问卷制作；

女神来了：1.下一期女神嘉宾敲定；2.联系微尺度研会合作；3.组建工作小组；

接下来工作开展：

日常工作：继续日常值班；

权益工具箱：约稿并推出推文；

权益专项：1.问卷发放并收集结果；2.与校医院沟通体检相关事项；

女神来了：1.成立联合工作小组；2.嘉宾资料的搜集整理；3.召开启动会；4.采访提纲的撰写；

存在问题：暂无。

委员建议：

1.心理疏导的推文内容上有点欠缺，不够吸引人；

2.报销推文中的图片比例可以调整，推文中变形了；

3.体检推文提前列举好其他C9高校的推文案例，给团委老师看。

实践交流部（南亦宁、贺鹏、武兴）

已完成工作：

职为等你 择业航标：完成活动文创用品的购买，确定地推时间地点；完成“自我探索”人员分工和安排；完成“职业分享”三个小组的组员分工，确定三场分享嘉宾信息及分享内容；完成宣传海报，问卷，活动推文的设计；

蜗壳星火路：完成嘉宾采访及采访内容文字稿整理；初步拟定稿件大标题与各部分小标题；

职为等你 就业干货铺：完成文字稿四稿；完成初步排版。

接下来工作开展：

职为等你 择业航标：进行线下地推宣传，完成奖品等的发放；进行“自我探索”及“职业分享”的彩排及现场工作；

蜗壳星火路：完成稿件终稿；

职为等你 就业干货铺：完成稿件终稿并推送。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.提前做好人员安排，协调好人员问题；

2.可以想办法让大家区分出先进技术和互联网的区别。