【会议时间】2021年12月27日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：唐冠宇、陈舫、刘明珠、王谢燕

委员：邱威、赵炳露

部长：许清（主任）、董少祥（主任）、陆荷萍、吴琼、南亦宁

副部长：李孟珈（副主任）、肖芬芳（副主任）、乔紫晗（副主任）、陈至伟（副主任）、高鸣远、屠化、陈怡、王紫玉、张鲁晋、贺鹏

项目负责人：胡玮怡、李雨蝶、张亮

【请假人员】李昀松、张嵩林、李桦楠、程淑媛、张擎洋、李铖、武兴

【会议主持】唐冠宇

【会议记录】张盛平、康荣

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：2022新年联欢晚会项目

（负责人：胡玮怡、李雨蝶  跟进：邱威）

已完成工作：

策划组：1.节目主持对接：反馈主持词的修改，对接朗诵节目朗诵词、服装、录制等相关事宜，完成三彩节目汇总表；2.彩排策划：完成三彩相关策划，制作三彩流程表，优化人员分工表，参与彩排现场工作；3.互动地推策划：完成地推策划修改，测试抽奖流程；4.现场策划：完成晚会策划，完成晚会流程表初稿，完成晚会人员分工初稿；

宣传组：1.地推预热推文封面设计、文案撰写与发布；2.海报、桁架、展架定稿；3.各个主屏的设计；4.节目单设计；5.新华网直播封面设计；6.采访了周文柏老师并对暖场视频进行修改与审核；7.开场视频与外包团队对接；8.串场祝福视频的剪辑；9.美好瞬间串场视频的剪辑；10.三彩的拍摄与录像；

外联组：1.购买、存放地推物资；2.制作晚会现场及地推抽奖小程序；3.三彩及节目录制的文件打印、服化道及现场工作；4.晚会现场工作人员时间统计；5.所有直播渠道的测试；6.宣传海报张贴、桁架摆放；7.礼仪人员招募。

接下来工作开展：

策划组：1.主持人对接：继续完善主持词，对接主持人现场流程；2.互动地推策划：参与地推现场工作；3.现场策划：完成晚会策划、晚会流程表、晚会人员分工表的修改，制作实施会 PPT，参与晚会现场工作；

宣传组：1.活动预热推文撰写；2.活动现场推文与新华网直播推文撰写；3.活动现场新闻稿撰写；4.节目单审核与定稿；5.开场视频审核修改并定稿；6.串场祝福视频的审核修改并定稿；7.美好瞬间串场视频的审核修改并定稿；8.谢幕视频的制作；9.参与晚会现场工作；

外联组：1.与策划组对接，确定地推具体事宜及人员分工；2.确定活动当天人员分工和时间表；3.进行东西区和高新区的地推；4.租赁街舞和主持人的衣服；5.核对所有节目的出演人员信息；6.测试抽奖系统。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.节目单先简单地修改一下，保证明天中午可以拿到宣传页；

2.现场分工的流程可以细化一下；

3.宣传组宣传视频尽快敲定下来，特别是暖场视频，调整清晰度；

4.外联组需要及时跟负责人沟通31号东区礼堂的时间；

5.流程方面，颁奖、抽奖等流程不确定，尽量先空出时间，预先彩排，提早确定，提早设想，人数过多要做好预案；

6.礼仪的人员需要尽快定下来，可以从项目组内找同学，礼仪的服装、道具需要准备一下；

7.主持词定下来后需要发到副部群里审校；

8.主持词中的官方账号是指哪些，需要确定一下；

9.晚会的时间需要加大宣传力度；

10.主持词有一些生硬、冗杂，需要再斟酌一下；

11.策划里的紧急预案中的设备问题需要注意一下，在彩排之前需要注意；

12.流程表里有抽奖规则图，需要加快设计；

13.需要及时监督外包团队他们的工作；

14.现场的气氛组，弹幕的话术需要尽快确定，让项目组成员帮忙发弹幕；

15.确定好和高新区的联动方式；

16.B站、微博等当天需要安排同学进行审核；

17.负责人需要及时跟进每个视频。

 “2021校研究生会期末述职会暨年会”项目

（负责人：张亮  跟进：张嵩林）

已完成工作：

策划会务组：完成启动会，确定了活动当天的活动流程，完成伴手礼策划，节目遴选策划，主持人招募，场地布置策划，抽奖策划，互动游戏策划。

宣传外联组：1.组织启动会； 2.采访视频的采访工作结束，确定了回顾视频的剧本； 3.确定了文创品； 4.联系各部门、各项目组收集视频素材，联系各部门拍摄部门视频；5.活动时间调研及场地申请。

接下来工作开展：

策划会务组：进行节目遴选，完成主持人稿撰写，撰写一彩策划，筹备一彩，进行物资采买。

宣传外联组：1.剪辑采访视频，拍摄并剪辑回顾视频； 2.主题确定后设计制作logo、邀请函、KT板、签名墙、心愿墙、卡套、伴手礼、伴手礼袋子； 3.收集各部门、各项目组素材；4.部长述职PPT收集及全流程PPT制作。

存在问题：暂无。

存在问题：

1.关于节目的遴选，每个部门需要出一个节目；

2.年会要营造快乐的氛围；

3.尽快确定整体的预算表。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（许清、李孟珈、肖芬芳）

已完成工作：

日常工作：1.第四次部门例会筹备；2.财务支出表更新；

所系班长/研会对接：1.所系留言板制作；2.所系权益推文文字稿撰写及排版；3.所有科教融合学院及部分代培所系研会对接。

蜗壳小筑：1.第三期所里看看推文修改；2.所系照片征集策划案完成；3.所系照片征集第一篇推文初稿完成；4.文创：成立照片征集小组，具体分工完成。

接下来工作开展：

日常工作：1.例会资料收集汇总；2.骨干约谈；

所系班长/研会对接：1.所系权益推文修改及推送；2.剩余代培所系研会对接。

蜗壳小筑：1.推送所里看看第三期；2.推送所系照片征集第一篇推文；3.推进第四期所里看看；

文创：预约场地，打印地推需要文档，清点文创数量，完成地推。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.注意一下第三期的推文是否需要联动；

2.文创需要给跟进审核；

3.工作小组需要尽快成立；

4.调动部员工作的积极性。

办公室（董少祥、乔紫晗、陈至伟）

已完成工作：

日常：1.在物资方面对接“2022新年联欢晚会”项目组；2.邮箱管理；

院系：通知院系述职相关事宜；

财务：1.协助“温馨家园”、“新年联欢”项目组物资采买及报销工作；

月报：1.12月月报工作小组成立并进行培训；2.收集12月校（院系）月报资料。

接下来工作开展：

日常：1.筹备第七次部门例会及骨干述职；2.整理“温馨家园”剩余物资；3.筹备期末骨干述职会务；

院系：1.日历发放；2.日常沟通联系；

财务：1.继续跟进“温馨家园”、“新年联欢”项目组物资采买及报销工作；

月报：1.撰写并修改12月月报。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.骨干述职如果同学来不了，可以考虑放在线上，尽快定下来时间；

2.宣传牌需要更新换代，可以与宣传部协商沟通，在寒假时候确定一下；

3.工作证不能随意摆放，需要整理好；

4.月报需要好好考虑，与学期总结区分开；

5.下一次部门的例会尽量不要放在年会之后；

人力资源部（李桦楠、高鸣远、屠化）

已完成工作：

人事考评：1.出勤汇总及邮件发送；2.期末考核工作及分工介绍；3.温馨家园项目考核问卷发布及收集；

网站统筹：新闻编辑及播报（Keyan奇妙旅活动新闻稿）。

接下来工作开展：

人事考评：1.出勤汇总及邮件发送；2.期末考核时间统计；3.温馨家园项目考核分数计算；4.温馨家园项目之星评选及新闻稿发布；5.新年联欢晚会项目考核工作布置、问卷制作；

网站统筹：新闻编辑及播报。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.购买的物资、骨干认证证书需要提前准备好；

2.各个项目的算分需要提前做好，之后时间比较紧。

宣传部（陆荷萍、陈怡、张擎洋）

已完成工作：

日常：邮箱约稿管理；

微信：1.职为等你、高新园区图书馆；2.权益工具箱-拒绝emo、科大多项工作入选2021十大科技新闻、冬至；3.USTC色彩图鉴、前沿·就业沙龙、2022学位工作日程通知；4.职为等你2021职业生涯规划系列活动回顾；5.第四次院系走访、考研特辑；6.新年晚会-猜灯谜、火灾晚会；7.毛主席诞辰；

微博：1.澳门回归；2.冬至；3.USTC色彩图鉴稿件联动；4.职为等你；5.平安夜；6.新年晚会；7.毛主席诞辰

其他：1.初雪拍摄；2.公众号留言管理；3.台历修改。

接下来工作开展：

日常：邮箱约稿管理；

微信：12.27（原创）凌晨四点的科大；12.30新年晚会；12.31新年晚会；1.1（原创）2021年度关键词；1.2学术活动月总结；

微博：时事热点、校园生活、稿件联动。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.跨年的稿件在写之前列一个提纲给部长审核；

2.后台留言需要及时回复，尽量让两位同学轮流值班；

3.初雪的机动性很强，热度很高，可以改成2022年的第一场雪。

学术科技部（吴琼、王紫玉、张劢）

已完成工作：

学术活动月:1.各院系活动全部完成；2.所有活动资料已完成收集整理；3.开始总推文与新闻稿的撰写；

学术微沙龙: 1.完成时间框架的规划；2.进行主题的确认；3.与老师的进一步沟通；

接下来工作开展:

学术活动月: 1.完成总结推文和新闻稿的撰写；

学术微沙龙: 1.完成场地预定，海报与预热推文的撰写；2.与老师敲定分享内容大纲与时间；

存在问题：暂无。

委员建议：

1.学术微沙龙的主题很好，由于临近期末，需要考虑好进行的时间节点；

2.学术活动月的稿子推送可以放在12月底，不要放在来年。

权益服务部（程淑媛、张鲁晋、李铖）

已完成工作：

日常工作：1.平台值班；2.筹备开展第6次部门例会；

女神来了：1.完成访谈内容整理；2.开展中期实施会；3.撰写推文初稿及修改；

权益专项：1.问卷设计 2.体检策划

权益工具箱：第三期推文推出。

接下来工作开展：

日常工作：1.继续日常值班；2.筹备第七次部门例会及述职；

女神来了：1.完成文稿修改；2.秀米排版修改；3.嘉宾审校及部门跟进审校，审核后推出；

权益专项：1.与校医院确定正式体检套餐

接下来工作开展：

日常:进行日常值班；

权益:推广充电桩问卷；与高新区各院研会推广高新区权益反馈渠道。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.考虑一下给来往的医护人员一些补贴；

实践交流部（南亦宁、贺鹏、武兴）

已完成工作：

职为等你 择业航标：发布总结推文，完成活动收尾工作；

蜗壳星火路：1.文字稿已定稿并经嘉宾确认；2.完成推文的排版工作；

接下来工作开展：

职为等你 择业航标：完成嘉宾伴手礼寄送，完成嘉宾信息表更新；

蜗壳星火路：1.推文定稿并推送；2.嘉宾伴手礼邮寄。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.伴手礼建议使用剪纸；