【会议时间】2021年12月20日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：唐冠宇、陈舫、李昀松

部长：董少祥（主任）、陆荷萍、吴琼、程淑媛、南亦宁

副部长：李孟珈、陈至伟（副主任）、乔紫晗（副主任）、屠化、陈怡、王紫玉、张劢、贺鹏、武兴

项目负责人：胡玮怡、李雨蝶、赵佳恒、张亮

【请假人员】王谢燕、刘明珠、李桦楠、肖芬芳、高鸣远、张擎洋、张鲁晋、李铖

【会议主持】唐冠宇

【会议记录】郑群、宋稚豪

【会议议程】

一、院系工作汇报

工程科学学院研究生会执行主席赵炳露进行工作汇报。

二、项目汇报

2022新年联欢晚会项目

（负责人：胡玮怡、李雨蝶  跟进：邱威）

已完成工作：

策划组：1.节目主持对接：对接主持词的修改，对接朗诵节目朗诵词及排练情况，反馈节目需求，制作节目汇总表；2.彩排策划：完成二彩策划，参与二彩现场工作，完成总策划修改；3.互动奖品策划：完成地推策划修改，完成推文互动、现场互动及奖品策划；

宣传组：1.手语舞背景图片素材收集；2.二推(新年愿望+视频/照片征集)撰写并发布；3.各类文创定稿并与外联对接联系商家制作；4.主屏、桁架、手卡初稿；5.暖场视频初稿；6.开场视频素材收集完毕；7.二彩现场拍照；

外联组：1.二彩的短信发送、文件打印及现场工作；2.化妆师联系；3.直播推流码、屏蔽词等相关调研；4.文创品商家及制作时长调研；5.B站直播测试；6.节目、主持人持续跟进；7.节目背景视频收集。

接下来工作开展：

策划组：1.节目主持对接：继续对接主持词修改情况，对接朗诵节目后续彩排及录制，对接节目需求；2.彩排策划：完成三彩策划，完成活动现场流程策划，完成总策划终稿；3.互动奖品策划：完成地推策划终稿，确定现场抽奖形式；

宣传组：1.地推预热推文撰写；2.主屏、桁架、手卡定稿；3.暖场视频定稿；4.开场视频与外包团队对接；5.串场祝福视频以及科大美好瞬间视频剪辑；

外联组：1.租赁节目、主持人的衣服；2.与宣传对接，购买文创品；3.与策划对接，准备地推物资等；4.继续跟进节目、主持人；5.测试微博、B站、微信视频号直播。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.注意logo字体适配、卡套元素协调；

2.根据彩排现场情况，建议细化人员分工，不要出现缺岗情况；

3.可能与音乐晚会举办时间接近，注意相关安排；

4.主题篇章应尽早丰富完善；

5.注意拍摄现场人员按照防疫要求就座，佩戴口罩；

6.海报排版注意修改；

7.文字稿、主持稿、海报等应发送团委老师审核；

8.暖场视频存在人物采访回答不连贯等问题，应尽快修改；

9.做好人员紧急预案，及时安排补位，组员不在副组长和组长依次补位。

2021“科大•温馨家园”所系结合学生联谊活动项目

（负责人：赵佳恒  跟进：赵炳露）

已完成工作：

策划：1.完成三个区域策划三稿；2.完成志愿者招募；3.完成第二次彩排；4.完成现场分工安排；5.领导致辞和主持人节目对接；

宣传：1.三推/四推（各所系介绍）推文定稿并推送；2.五推（活动预热）推文定稿并推送；3.祝福视频剪辑并定稿，并在五推中推送；4.心愿墙、各所系展架、游戏规则KT板、九九消寒图、各所系logo集合、ppt背景图设计并定稿；5.六推（圆满落幕）稿件定稿并推送；6.实施会新闻稿定稿；

外联：1.完成活动当天物资运送工作；2.完成活动后清场工作。

接下来工作开展：

策划：时光邮件收尾，邮件发送；

宣传：1.总结会新闻稿撰写并定稿；2.资料整理汇总；3.项目经验总结；

外联：1.仓库物资整理；2.发票报销工作；3.筹备总结会会务工作；4、志愿证书制作；5、出勤统计。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.内场装饰少，彩排集合较早，但并未及时开始彩排，主持人缺少对接，乐队流程不熟练，未能提前准备好工作牌及口罩；

2.游园区：祝福视频无声音、兑奖问题、耗时问题、排队问题等应总结经验；

3.现场：舞台效果问题，光线比较暗，注意采光问题；

4.清场：摆放道具时不能及时到位，建议开场拍好照片，归位时参考；

5.建议宣传工作资料可同步给跟进和宣传部一份；

6.外联：志愿证明相关问题；

7.跟进反馈：横幅打印错误，疏漏现场布置的分工安排，比如何处领工作证；

8.饺子区检录，注意落座时间应准确；

9.材料1月15号之前交给团委老师，并按照要求写好项目总结后交给人资；

10.确定总结会时间：本周六。

“2021校研究生会期末述职会暨年会”项目

（负责人：张亮  跟进：张嵩林）

已完成工作：

目前完成的项目负责人的确认，已经和项目负责人交流项目安排。

接下来工作开展：

开展项目组长及组员招募。

存在问题：

暂无。

委员建议：

1.活动场地已借用，节目需各个部长积极配合。

三、部门工作汇报

所系学生工作中心（许清、李孟珈、肖芬芳）

已完成工作：

日常工作：第四次中心例会筹备；

所系班长/研会对接：1.对接所系研会主要负责人，建立相应通讯录；2.完成公众号“所系留言板”栏目设置，确定值班内容及分工；3.所系权益稿件资料收集；

USTC蜗壳小筑：1.转载温馨家园相关推文 2.第二期所里看看主条、子条排版已完成；

文创品：各所系照片征集策划案初稿完成。

接下来工作开展：

日常工作：第四次中心例会开展；

所系班长/研会对接：1.所系研会负责人通讯录完善；2.所系权益稿件文稿修改及排版；3.“所系留言板”值班；

USTC蜗壳小筑：准备第三期所里看看主条和子条；

文创品：1.继续完善各所系照片征集策划案 2.完善帆布包上的字体内容。

存在问题：暂无。

委员建议：

所系留言板计划放到所系百科。

办公室（董少祥、乔紫晗、陈至伟）

已完成工作：

日常：1.整理了东区仓库，安装打印机和电脑；2.骨干约谈；3.邮箱管理；

院系：进行了本学期第四次院系走访；

财务：1.财务培训PPT更新；2.协助“温馨家园”、“新年联欢晚会”两大项目组进行物资采买及发票开具工作；

月报：1.成立12月月报工作小组并分工；2.进行月报撰写培训。

接下来工作开展：

日常：筹备第六次部门例会；

院系：1.发布院系走访推文；2.通知各院系关于骨干述职相关事宜；

财务：继续协助并跟进“温馨家园”、“新年联欢晚会”财务报销工作；

月报：1.拟定12月月报推送时间并进行约稿；2.收集整理12月月报资料。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.月底之前进行评议；

2.副部部长时间确认，保证出席率；

3.安排好述职评议时间；

4.财务：美丽邂逅发票情况跟进财务处进度，温馨家园等项目财务报销应尽快完成；

5.需部长把控部员述职ppt，确定述职评议时间；

6.院系走访：建议议程分为部门工作战线来完善设计。

人力资源部（李桦楠、高鸣远、屠化）

已完成工作：

人事考评：1.出勤汇总及邮件发送；项目考核组内分组；2.温馨家园项目考核任务分配及布置；仓库整理名单更新；

网站统筹：年会负责人通知发布；

骨干培训：批改第四次骨干培训作业；

星光大赏：发布第三期星光大赏。

接下来工作开展：

人事考评：1.出勤汇总及邮件发送；温馨家园项目考核问卷制作、发布与收集；2.新年联欢晚会项目考核任务分配及布置；3.计划期末考核工作内容；

网站统筹：网站新闻编辑及播报；

骨干培训：分发第四期骨干培训优秀作业奖品。

存在问题：暂无

委员建议：

1.统计各部门未参加项目的同学鼓励其参与年会项目；

2.收集述职评议表；

3.将去年年会的视频或者图片发送给研会同学；

4.统计各部门考勤率发送给各部长；

5.解决骨干培训优秀作业学号错误问题；

宣传部（陆荷萍、陈怡、张擎洋）

已完成工作：

日常：邮箱管理；

微信：1.协助推送（新年晚会、温馨家园、职为等你、学术活动月、星光大事、权益工具箱等）；2.完成存稿（USTC色彩图鉴、读研日记、看见凌晨四点的科大）；

微博：日常更新（微信稿件联动、实时联动）；

其他：1.百度网盘整理；2.完成笔筒设计；3.留言管理。

接下来工作开展：

日常：1.邮箱管理；2.约稿跟进；

微信：12.20主条：职为等你；12.21主条：权益工具箱；12.22主条：USTC色彩图鉴（原创）；12.23主条：职业生涯规划；12.24主条：2021年秋季校研究生会第四次院系走访；12.25主条：看见凌晨四点的科大（原创）；

微博；1.微信联动；2.协助发博。

存在问题：暂无

委员建议：

1.初雪放主条推送；

2.每人想一个冬奥会的主题进行冬奥会的推送；

3.协调好联合例会的时间；

4.完成统计台账。

学术科技部（吴琼、王紫玉、张劢）

已完成工作：

学术活动月：1.地空实验室参观，人文，管理学院微沙龙，活动举办；2.各学院资料最终整理；3.QQ群管理，完成QQ群人数升级；4.完成学术活动月的收尾工作；

微沙龙：1.工作群建立，完成分工；2.与老师联系确定时间为一月初。

接下来工作开展:

学术活动月：1.学术活动月的资料整理；2.最终总结推文的撰写；

微沙龙：1.确定活动主题和框架；2.确定具体的时间规划；3.开始宣传工作。

存在问题：暂无。

委员建议：暂无。

权益服务部（程淑媛、张鲁晋、李铖）

已完成工作：

日常工作：1.留言板值班；2.新一期的权益喵小喇叭成立，推出校医院核酸采集的通知，微博转发；

女神来了：1.开展启动会；2:完成人员分工和时间进度安排；3.撰写修改采访采访提纲；4.线下采访；

权益工具箱：1.推送一期推文；2.修改推送；

权益专项：完成调研和策划、问卷初稿。

接下来工作开展：

日常工作：1.继续日常值班；2.召开部门例会；

女神来了：1.访谈的整理；2.开展实施会，确定行文思路和大小标题；3.撰写文稿；

权益工具箱：推送推文；

权益专项：提交策划，与相关部门领导沟通。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.建议不要以问卷形式报名；

2.推文中应插入校医院二维码；

3.材料年末收集整理后交给团委老师审阅。

实践交流部（南亦宁、贺鹏、武兴）

已完成工作：

职为等你择业航标：1.完成活动线下地推及前期宣传工作；2.完成“自我探索”及“热门行业择业分享”共计四场线上分享活动；

蜗壳星火路：完成推文初稿并进行审核修改；

职为等你就业干货铺：1.完成稿件的修改；2.于20日晚进行推送。

接下来工作开展：

日常工作：筹备第六次部门例会；

职为等你择业航标：1.完成奖品等的发放；2.完成活动总结推文的制作，整理相关资料；3.嘉宾伴手礼的购买及邮寄；4.嘉宾信息库整理；

蜗壳星火路：1.完成嘉宾照片收集；2.完成推文终稿；3.完成嘉宾伴手礼邮寄。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.统计职业规划每场高峰流量；

2.职业规划的反馈；

3.提供奖品清单；

4.协调好与宣传部进行联合例会的时间。