【会议时间】2022年2月28日，18:30
【会议地点】东区地空楼708A710会议室
【出席人员】
主席团：唐冠宇、刘明珠、李昀松
委员：邱威、赵炳露、张嵩林、董少祥、吴琼、薛兆成
部长：许清（主任）、贺鹏（主任）、陈怡、陆荷萍、张劢、胡玮怡、武兴
副部长：李孟珈（副主任）、肖芬芳（副主任）、吕成亮（副主任）、陈至伟（副主任）、杨梦蝶（副主任）、赵佳恒、屠后田、张擎洋、康荣、张含之、闵锐、毕竹韵、张亮、王宁薇
项目负责人：毕竹韵、邱威、董少祥
【请假人员】陈舫、王谢燕、程淑媛、牛昊
【会议主持】唐冠宇
【会议记录】张文静、陈润泽
【会议议程】
项目工作汇报
“2022校研究生会春季招干与培训”项目
（负责人：毕竹韵 跟进：吴琼）
已完成工作：
1.完成海报、展架布置；2.2月22日完成彩排和实施会；3.完成招干大会、无领导和面试筹备；4.完成招干大会、无领导和面试现场工作。
接下来工作开展：
1.发布总结推文，完成总结会的新闻稿的撰写，完成各组资料整理上传；2.完成报销；3.完成项目考评；4.完成总结会。
存在问题：
1.面试教室应该提前布置，前期准备不够充分，物资文件等直到彩排时还没有完成，主持稿打印准备过晚；
2．由于项目组成立过晚，老师都已放假，没能有效地动员大四学生，线上群人数过少，没能达到效果；
3．项目组现场的分工有些混乱，部分同学被安排了多项工作；
4．宣传视频准备较晚；
5．短信通知时间不恰当（在午休时间通知），并且通知格式出现了错误，影响同学报名积极性；
6．活动现场管理存在问题，疫情期间，没有做好评委和面试者口罩佩戴提醒。
委员建议：
1．面试教室应该提前布置，笔，水和文件等应该提前准备；
2．办公室要及时将新成员的通讯录进行整理，上报给老师；
3．春招项目组尽快完成财务报销环节。
“中国科大研究生会40周年系列活动”项目
(负责人：邱威、董少祥 跟进：唐冠宇）
已完成工作：
宣传：1.人员分工；2.启动会拍摄和新闻稿；3.第一篇推文主题讨论：希望结合第一届研会主席当时一些经历制度，对研会发展史进行总结4.logo材料收集；
策划：1.第一次线上会议；2.完成策划初稿；3.人员分工；4.主题及活动形式搜集，目前已有三个方案；
外联：1.人员分工；2.启动会筹备；3.对外联络邮件初稿撰写；4.高校名单统计及邮箱初步收集；5.完成2017-2022年部门工作整理；6.对内联络邮件初稿撰写（首届研会主席李定老师）。
接下来工作开展：
宣传：1.第一篇推文材料收集；2.logo方案确定；
策划：1.确定策划的主要内容；准备以本次活动为契机，对历届的主要骨干的通联，搜集资料，总结历年成果，根据历届骨干经历，开展宣传活动，向校内学生宣传团学工作的价值与意义，增进对研会的了解。2.确定主题；3.继续修改完善细节；
外联：1.继续完成高校邮箱收集；2.对外联络邮件、话术的定稿；3.完成2012-2022活动信息整理和2012-2017部门工作收集，准备着重收集如各部门品牌栏目，如学科活动月等；4.撰写对内联络邮件的问题
存在问题：
外联工作受限于策划方案还未最终确定，接下来的工作没法开展，等待策划方案进一步审核；
Logo设计形式需要进一步修改；
3．办峰会时间可能与五一假期调休冲突。
委员建议：
1．各组加强联络，加强对接，可以将已经完成的工作提交给策划；
2．工作上要提高效率，多搜集资料，多去寻找创意灵感；
3．宣传推文需要提前准备，备好推文待活动开始时集中推送，外联对外联络的话术可以提前准备；
4．策划准备的伴手礼需要多考虑多样性，可以向校友征集一些老照片，资料，将收集的老照片整理成相册，提供给来宾；
5．推文可以以研会品牌项目为契机、听取广大同学对于活动的想法；寻找学校研究生会成员的闪光点，总结科大研究生会成员去向，去宣传，吸引更多的学生和学校的目光聚焦在研究生会上；对历年骨干进行采访；
6．峰会要有实际意义，不应该形式主义，议程应该重在实处，重点应该是在交流；
7．策划提前准备提案，提前与老师沟通，通过老师获取之前一些校友的通讯录等的信息；
8．在疫情情况下，做好线上活动备案；
9．及时统计各高校的联络报名情况及各高校准备祝福视频的意愿；
10．应该从服务方面展现、突出“温情”，如做好来宾的对接工作等；
11. 需要根据出席的校友嘉宾的级别来确定峰会的形式、类型与内容；
12．部分校友缺少联系方式，在策划计划确定后，活动批准后，与团学老师，校友会等学校部分加强联系，收集所需的材料信息；
13．明确活动信息和材料的收集类型。
二、部门工作汇报
所系学生工作中心（许清、李孟珈、肖芬芳、吕成亮）
已完成工作：
微信公众号运营：1.返校攻略原创推送；2.摄影比赛第二篇推文推送；3.所系介绍推文初稿完成；4.后台自动回复设置完成；
文体活动开展：所系摄影比赛报名截止，已完成投稿初选；
日常工作：1.工作例会筹备；2.部门例会资料包更新；
所系班长/研会对接：1.摄影比赛转发动员；2.所系权益留言板值班。
接下来工作开展：
微信公众号运营：1.所里看看科学岛推送；2.所里的人 联系各所进行投稿；
文体活动开展：1.准备联系老师对照片进行第一轮评选，以及第二轮网络评选；2.物资采购，网络评选推文；
日常工作:第一次部门例会筹备；
所系班长/研会对接: 所系班长座谈会前期准备，所系篮球赛的筹备。
存在问题：暂无。
委员建议：
1．对所系公众号的推文的阅读量进行统计，进行留存；
2．所里的人栏目，要做好对接工作；
3．所系座谈会及所系篮球赛时间可能需要提前；
4．摄影比赛投稿作品的筛选，要充分考虑同学的积极性，对于投稿作品，可以听取投稿原因后再进行筛选。
办公室（贺鹏、陈至伟、杨梦蝶）
已完成工作：
日常：1.整理东区办公室、更新物资表；2.对接春招项目组，完成物资登记等工作；3.定做研会工作牌；4.更新骨干信息表，工作例会资料包；5.发布红头文件《校研会[2022]1号_关于校研究生会各职能部门负责人任免及增补的通知》、《校研会[2022]2号_关于选调基层研究生会骨干到校研究生会培养锻炼工作的通知》及相关附件；6.整理兄弟院校研究生会联系方式，对接40周年系列活动；
院系：1.在院系联动群发布相关通知；2.对接院系骨干选调工作；
财务：对接春招项目组财务工作，安排财务跟进；
月报：整理往年月报情况，对接40周年系列活动。
接下来工作开展：
日常：1.筹备召开第一次部门例会；2.完成春招项目结束后物资清点整理工作；3.邮箱管理；
院系：日常院系联络对接；
财务：1.继续对接春招项目组财务工作；2.筹备本学期财务培训；
月报：构思本学期月报工作开展形式。
存在问题：
现有的物资、资料杂乱。
委员建议：
1. 对往年资料和物资进行整理和补充；
2．成立研代会会务组；
3．做好院系同学研代会对接工作；
4．完成上学期项目的财务报销问题，安排财务跟进；
5．做好月报的整理工作；
6．以在线文档的形式，更新物资表；
7．安排人员，定时定点管理、分类整理邮件。
人力资源部（陈怡、赵佳恒、屠后田）
已完成工作：
人事考评：协助春招项目更新招干手册的制度部分；
网站统筹：1.协助春招项目组发布招募通知、项目组人员公示、启动会新闻稿、实施会新闻稿、招干大会新闻稿、春招面试通过人员名单公示；2.协助40周年项目组发布项目组招募通知、项目组人员公示、启动会新闻稿，对接各个部门的资料。
接下来工作开展：
日常：1.筹备召开第一次部门例会；2.组建职能小组；
人事考评：1.“人事考评制度（简版）PPT”修订和宣讲；2.准备春招项目组的项目考核；
网站统筹：1.配合春招项目组发布新闻稿；2.配合40周年项目发布新闻；
骨干培训：主题选定，增加其他软件的培训如剪映，增加多元化。
存在问题：
1．人资群与研会大群还没有将新研会成员加进群；
2．整理换届时上一届部长的资料包，并发送工具包给新部长；
3．培训制度还需要进一步细化。
委员建议：
1．做一版最新的人事考评制度（简版）给各个部长，以便向新成员进行介绍；
2．部长做好部员约谈和骨干培养工作；
3．每次例会记录都要副部长审核后再发布到网站上；
4．星光大赏和骨干培训需要重新规划，期数和主题的确定；
5．整理往年项目文创品PSD格式的文件；
6．尽快划分职能小组。
宣传部（陆荷萍、张擎洋、康荣）
已完成工作：
日常：1.邮箱约稿管理；2.网盘管理；
微信：1.蜗壳小问、寒假攻略、蜗壳初雪、神仙网站、新春剪纸、新年壁纸、新春祝福、东奥科普、开学网站、情人节攻略等原创推送；2.协助推送春招项目系列稿件；3.协助转载校内通知、院系稿件等；4.微信公众号后台管理；5.菜单栏更新和自动回复设置；
微博：1.微信联动推送；2.节日推送；3.春招项目推送；4.蜗壳日常推送；
其他：工作证设计。
接下来工作开展：
日常：1.邮箱约稿管理；2.网盘整理；
微信：1.科大养成类体验游戏；2.蜗壳小问推送；3.日常约稿转载；
微博：1.微信联动推送；2.校园日常推送。
存在问题：
1．撰稿成员减少，需要精简原创工作量，要兼顾工作的重要性；
2．职能小组需要重新确定。
委员建议：
1. 樱花季是学校一个重要栏目，需要提前准备对应需要的平面设计、推文等内容；
2. 冬残奥会即将开幕，可以撰写雪容融与科大校园的相关推文；
3. 本学期划分职能小组，确定职能小组人员和组长。
学术科技部（张劢、张含之、闵锐）
已完成工作:
日常工作：1.副部工作模块确认及本学期规划确认；2.配合春招；
蜗牛说：进行对第一期嘉宾的调查；
学术微沙龙：进行对第一期嘉宾的调查；
科普平台：联系多个科普公众号商讨合作。
接下来工作开展:
日常工作：1.进行第一次部门例会；2.新骨干约谈；3.完成活动工作手册；
蜗牛说：1.确定主题与分工；2.联系嘉宾；
学术微沙龙：继续联系嘉宾；希望通过与蜗牛说进行联动，邀请蜗牛说里的一些老师去举办学术微沙龙。
科普平台：1.联系公众号；2.与科普平台商讨合作模式如中科院、中科院物理所等。
存在问题：
1．本学期时间较少，本学期可能无法举办学术活动月，可能存在与学校科普开放周冲突，各学院研会四月份中旬即将换届，工作压力大；
2．可以与校科普协会合作，联络合作和投稿详情；
3．南七茶馆认可度问题值得调查。
委员建议：
1．完善活动工作手册流程及注意事项等小细节；
2．建立固定的话题组，利用好已有的资源；
3．主动与合作院系沟通，加强合作；
4．学术微沙龙与蜗牛说进行联动，嘉宾前做好调研，可向QQ群内同学征询意见。
权益服务部（胡玮怡、毕竹韵、牛昊）
已完成工作：
日常工作：1.副部工作模块确认；2.完成“权益喵小喇叭”第一期核酸检测补检通知，微博推送；3.配合春招；
权益工具箱：完成第一期退税报销推送。
接下来工作开展：
日常工作：1.进行第一次部门例会；2.新骨干约谈；3.准备发布“权益喵小喇叭”第二期退税预约通知，微博推送；联系校医院关于新冠疫苗加强针的集中接种。
女神来了：主题和嘉宾调研；
权益专项：第一次例会后确定组长，选题；
权益工具箱：暂无。
存在问题：暂无。
委员建议：
可以参与研代会后期提案处理工作。
实践交流部（武兴、王宁薇、张亮）
已完成工作：
日常：1.副部工作模块确认；2.骨干约谈；3.配合春招；
就业主题周：1.确定就业主题周的前期人员安排；2.与部分院系执行主席交流往年就业主题周经验；
蜗壳星火路：1.确定本期的主题为选调生分享；2.已有意向嘉宾，已经取得联系方式，在上学期的选调生经验分享会上已经合作过一次。
接下来工作开展：
日常：1.召开部门第一次工作例会；2.新骨干约谈；
选调生手册：1.第一次例会后确定选调生手册编写小组长；2.选调生招考公告信息搜集；
选调生经验分享会：确定选调生经验分享会小组长及工作安排；
就业主题周：1.准备就业主题周红头文件；2.确定就业主题周前期准备的时间安排；希望扩大就业主题周职业分享会的范围，给其他院系提供分享机会。
蜗壳星火路：1.筹建蜗壳星火路的项目小组；2.制定人员分工和项目计划。
存在问题：
四十周年和研代会的活动都会在4月份举行，时间可能紧张。
委员建议：
1．合理安排就业主题周的活动时间，尽量提前举办；
2．就业主题周意义不明确，应当总结本届选调生的经验，各地选调生在四月初结束，选调生手册可以在之后进行；
3．选调生经验分享会可以邀请最近的选调生来分享最近考情，往届的选调生可以分享选调政策及生活；
4．各项目可以根据其主题、内容和目标受众进行时间上的调整；
5．更新选调生手册为最新的经验内容。
TOP