【会议时间】2022年03月07日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：唐冠宇、陈舫、刘明珠

委员：邱威、赵炳露、张嵩林、董少祥、吴琼、薛兆成

部长：许清（主任）、贺鹏（主任）、陈怡、陆荷萍、张劢、胡玮怡、武兴

副部长：李孟珈（副主任）、吕成亮（副主任）、陈至伟（副主任）、杨梦蝶（副主任）、赵佳恒、屠后田、张擎洋、康荣、张含之、闵锐、毕竹韵、张亮、王宁薇

项目负责人：邱威、董少祥

【请假人员】王谢燕、李昀松、程淑媛、肖芬芳（副主任）、牛昊

【会议主持】唐冠宇

【会议记录】方纪明、王晓雅

【会议议程】

一、项目工作汇报

项目名称：“中国科大研究生会40周年系列活动”

(负责人：董少祥、邱威  跟进：唐冠宇）

已完成工作：

策划：修改策划初稿;丰富初稿结构；

宣传：更新宣传推文时间线和logo设计；

外联：完成各高校邮箱统计，对外联络邮件；完成2012-2022活动信息整理，对内联络邮件。

接下来工作开展：

策划：确定活动开展方案;丰富策划细节；

宣传：推进第一篇推文；完成采访；确定logo；

外联：开展校外高校联络；对接宣传部收集活动和部门信息，初步整理研会历届通讯录。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.各组间负责人需提高工作效率，加强各部门沟通，尽快开展工作；

2.活动主题略简单，需进一步完善；

3.外联方面，多与其他高校沟通，多做调研，注意错开其他学校峰会和论坛等活动的时间；

4.活动策划中要注意人员职务用词的准确性；

5.建议去办公室查找相关老照片、纸质等资料；

6.每个组制定工作计划表，相互协调，细化工作任务的时间规划，交由负责人汇总。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（许清、李孟珈、肖芬芳、吕成亮）

已完成工作：

日常工作：1.第一次部门例会；2.划分部门工作小组并确定各小组成员；

所系班长/研会对接：1.总结上学期座谈会开展经验，梳理本学期开展思路；2.初步确定本学期座谈会议程；

公众号运营：1.女生节原创推文；2.科学岛视频对接；3.所里看看科学岛期定稿；

所系文体活动：1.所系摄影比赛第一轮评选；2.明信片外包装设计完毕。

接下来工作开展：

日常工作：骨干约谈；

所系班长/研会对接：1.组建所系班长座谈会工作小组并确定负责人；2.完成座谈会策划；

公众号运营：1.推送所里看看科学岛篇 2.准备苏州生医所篇

所系文体活动：1.第二轮网络评选推文；2.对接商家准备制作明信片；3.采购物资。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.需注意第一次例会介绍部门工作的氛围；

2.所系班长座谈会中应该追踪上学期开会的时候提到的权益问题，并进行反馈；

3.篮球赛尽快成立项目组开始活动筹备，提前准备球员公约，尽早确定裁判人员。

办公室（贺鹏、陈至伟、杨梦蝶）

已完成工作：

研代会会务组：1.下载整理往年研代会资料；2.组建筹备群，进行前期准备工作；

日常：1.召开第一次部门例会；2.办公室打扫，对物资文件归类整理；3.邮箱管理；

院系：日常沟通联络；

财务：1.跟进春招项目报销，跟进上学期未完成报销项目、部门财务情况；2.确定财务培训的形式和内容。

接下来工作开展：

研代会会务组：1.完成会务组时间安排，完成工作报告大纲；2.整理各个组的时间安排；

日常：1.西区仓库整理；2.邮箱管理；3.骨干约谈；

院系：筹备第一次院系主席联席会；

财务：1.修改并更新财务培训的ppt；2.撰写财务培训的流程。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.第一次部门例会中关于工作内容介绍速度较快；

2.进一步加强对办公室的整修工作，购置文件柜和收纳盒等，加强文件资料的整理；

3.尽快开展部员工作，并结合部门需求和部员个人意愿进行小组分配；

4.按要求整理邮箱内邮件并进行分类；

5.可以考虑与人资合作进行财务培训工作；

6.结合“喜迎二十大”等内容，撰写完成研代会工作报告大纲。

人力资源部（陈怡、赵佳恒、屠后田）

已完成工作：

研代会：1.整理研代会往年资料；

日常：1.完成第一次部门例会；2.组建职能小组；

人事考评和星光大赏：人事考评宣讲PPT修订并对各部长进行培训、完成春招项目考核的问卷设计、发放与回收；

网络统筹与骨干培训：完成春招项目组的总结会新闻稿。

接下来工作开展：

研代会：1.完成材料组时间安排；

日常：1.骨干约谈；

人事考评和星光大赏：1.对两个职能小组进行模块工作培训；2.完成春招项目的评分统计、资料回收与项目之星的评定；3.统筹规划星光大赏时间，期数，人员确定；

网络统筹与骨干培训：1.对职能小组进行模块工作培训；2.配合完成40周年项目新闻稿发布；3.对骨干培训的时间、次数和培训内容进行规划和初步敲定。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.出勤邮箱发送内容格式统一；

2.星光大赏和骨干培训活动时间可以前提；

3.职能小组注意人员分配的均衡，项目考核时，注意人员安排；

4.例会注意把控会议进度、氛围与PPT展示，以及骨干和约谈的时间节点；

5.项目组考核避免项目组的人，考核参与人员尽量少；

6.确定骨干培训的主题和内容，注意秋季、春季学期的内容安排；

7.各部长要加强组织内部建设，帮助部员成长。

宣传部（陆荷萍、张擎洋、康荣）

已完成工作：

日常：1.邮箱约稿管理；2.网盘管理；3.召开一次部门例会；头脑风暴确定近期原创稿件、文创品等基本思路；

微信：1.原创推送；2.协助推送春招项目及其他部门稿件；3.协助转载校内其他平台稿件等；4.两会等转载；4.微信公众号后台管理；5.菜单栏更新和自动回复设置；

微博：1.微信联动推送；2.校园日常推送。

接下来工作开展：

日常：1.邮箱约稿管理；2.网盘整理；3.骨干约谈；4.确定摄影剪辑、平面设计、后台管理三个职能小组小组长；5.研代会宣传工作；

微信：1.原创稿件科大养成类体验游戏（3月7号）、妇女节（3月8号）、雪容融在科大及残奥会科普（3月9号）等；2.蜗壳小问推送；3.日常约稿转载；

微博：1.微信联动推送；2.校园日常推送；3.节日推送；4.残奥会推送；5.两会推送。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.日常约稿的流程及安排发在主席群内，方便各院系的约稿；

2.安排樱花季的宣传设计。

学术科技部（张劢、张含之、闵锐）

已完成工作:

学术微沙龙：1.完成人员分工；2.完成工作手册；3.嘉宾调研；

蜗牛说：1.完成人员的分工；2.嘉宾调研；

科普平台：1.完成人员的分工。

接下来工作开展:

学术微沙龙：1.嘉宾调研与联系；2.主题确定；

蜗牛说：1.嘉宾调研与联系；2.完成工作手册；

科普平台：1.完成工作手册；2.日常推送。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.完善和补充工作手册编写的细节问题；

2.尽快确认人员分工，加强对新部员的部门活动的宣传和介绍, 加强与新老骨干的约谈工作；

3.结合之前学术微沙龙材料，总结经验；

4.确定要合作的科普平台名单；

5.科普视频避免主观性问题，动员整个部门积极性，并注意话题的时效性。

权益服务部（胡玮怡、毕竹韵、牛昊）

已完成工作：

日常工作：1.“权益喵小喇叭”发布停止供暖通知；2.权益平台日常值班工作流程修改、在线文档建立；3.完成第一次部门例会，头脑风暴权益专项选题和女神来了嘉宾人选；

女神来了：初步讨论嘉宾人选；

权益专项：1.确定权益专项选题；2.成立权益专项工作组。

接下来工作开展：

日常工作：开始进行权益平台日常值班；骨干约谈；

女神来了：确定并联系嘉宾以及所在学院研会；

权益专项：明确小组职能分工，展开初步调研。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.确认去年研代会提案的回复工作是否已经完成，如无则尽快完成；

2.女生节活动准备。

实践交流部（武兴、王宁薇、张亮）

已完成工作：

日常：1.第一次部门例会；2.骨干约谈；

选调生手册：确定组长，往年资料学习并梳理工作计划；

选调生经验分享会：确定组长，学习往年资料并梳理工作计划；

就业主题周：1.确定组长；2.红头文件的编写；3.通过头脑风暴汇总成员的想法。

接下来工作开展：

日常：骨干约谈；

选调生手册：制定选调生手册工作具体计划及组内分工 ；

选调生经验分享会：整理选调生经验分享会嘉宾名单并联系嘉宾；

就业主题周：1.筹建项目组并进行人员分工；2.与组长一起配合推进工作计划；3.联系各个院系并准备红头文件的发布。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.尽快做好骨干约谈工作，加强部门凝聚力；

2.结合分享会目标人群及其所关注的问题，确定选调生分享会嘉宾人选，并注意分享内容和活动时长的安排；

3.就业主题周开展中，给予各院系人员帮助，可提供海报、短信内容、主持稿与推送稿件等的统一模板，方便工作的开展；

4.在去年的基础上扩大就业主题周的影响力，加强与各院系的沟通。