【会议时间】2022年3月14日，18:30
【会议地点】东区地空楼708A710会议室
【出席人员】
主席团：唐冠宇、刘明珠、王谢燕、李昀松
委员：赵炳露、董少祥
部长：许清（主任）、贺鹏（主任）、陈怡、陆荷萍、张劢、胡玮怡、武兴
副部长：李孟珈（副主任）、吕成亮（副主任）、陈至伟（副主任）、赵佳恒、屠后田、康荣、张含之、闵锐、牛昊、张亮、王宁薇
【请假人员】陈舫、邱威、张嵩林、吴琼、程淑媛、薛兆成、肖芬芳、杨梦蝶（副主任）、张擎洋、毕竹韵
【会议主持】唐冠宇
【会议记录】沙甜甜、吴燕珍
【会议议程】
一、项目汇报
项目名称：“中国科大研究生会40周年系列活动”项目
（负责人：董少祥、邱威 跟进：唐冠宇）
已完成工作：
策划组：1.内部活动策划方案细化；2.对外策划细节完善；
宣传组：1.logo修订；2.推文初稿；3.头尾图初稿；
外联组：1.研会40周年资料整理及数据分析；2.筹建骨干联络群并定稿群话术、通联话术；3.确定第24-40届研会骨干联络人。
接下来工作开展：
策划组：1.内部活动策划初稿；2.对外策划二稿定稿；3.伴手礼的准备；
宣传组：1.logo定稿；2.推文定稿；3.文创品设计；
外联组：1.资料整理定稿；2.邀请各届骨干进入联络群（近20年）；3.骨干去向统计、最受欢迎活动问卷定稿。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.将之前的骨干档案加入研会网站；
2.可以考虑制作研会成果宣传手册；
3.可以在第三期推文中增加问卷调查最喜爱的活动等；
4.考虑将老骨干相关素材利用起来；
6.将采访素材作为毕业晚会等活动的视频素材。
二、部门工作汇报
所系学生工作中心（许清、李孟珈、肖芬芳、吕成亮）
已完成工作：
日常工作：1.工作模块分工；2.骨干约谈；
所系班长座谈会：1.确定工作人员及分工；2.整理座谈会往届资料；3.更新所系班长通讯录；
USTC 蜗壳小筑：1.所里看看科学岛篇推送；2.纳米所排版初稿完成；3.组内成员重新分工；
文体活动：1.所系摄影比赛第一轮照片评选；2.明信片外壳设计已完成；3.网络评选推送初稿已确定正在修改；4.所系篮球赛项目组招募通知。
接下来工作开展：
日常工作：1.筹办第2次部门例会；
所系班长座谈会：1.联系各所系班长，统计所系班长空闲时间；2.制作权益问卷收集所系权益问题并汇总；3.考虑座谈会伴手礼；
USTC 蜗壳小筑：1.纳米所修改定稿；2.进行生医所排版；3.设计春秋季尾图；
文体活动：1.网络评选推送定稿；2.联系商家制作明信片；3.所系篮球赛项目组招募及成立。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.篮球赛的时间安排上尽量提前；
2.对于摄影比赛的优秀作品的使用权需提前与参赛者协商。
办公室（贺鹏、陈至伟、杨梦蝶）
已完成工作：
研代会会务组：1.制定时间安排、工作报告大纲；2.对接其他组工作安排；
日常：1.整理办公室往年纸质资料，对接四十周年项目组；2.配合实践交流部发布就业主题周红头文件及附件；3.统计部门成员意愿，完成工作模块分工；4.邮箱整理，配合四十周年项目组统计其他高校峰会邀请；
院系：日常沟通联络；
财务：1. 整理往年财务培训资料；2.跟进部门和项目报销情况。
接下来工作开展：
研代会会务组：推进研代会前期工作；
日常：1.筹备第二次部门例会；2.邮箱管理；3.继续对接四十周年项目组；
院系：更新院系主席联席会资料包；
财务：收集素材，更新财务培训资料包。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.制定研代会整体时间线；
2.研代会的宣传工作可以加入风采展示、一张图读懂研代会等内容。
人力资源部（陈怡、赵佳恒、屠后田）
已完成工作：
研代会：1.完成材料组时间表；2.对接会务组；
日常：职能小组组长答辩与各职能小组组建培训；
人事考评：1.完成春招项目的项目考核与项目之星的评选；2.完成上周周一例会、部门例会出勤以及青年大学习的统计；3.日常考核小组与项目考核小组培训；
网络统筹：1.协助春招项目组发布项目之星通知；2.完成网站统筹小组培训；
骨干培训：完成骨干培训主题和时间的再次商讨。
接下来工作开展：
研代会：跟据材料组时间表推进工作；
人事考评：完成日常考核并发送邮件；
星光大赏：1.筹备本学期的星光大赏栏目；2.完成星光大赏小组培训与分工工作；
网络统筹：配合40周年项目组发布新闻；
骨干培训：筹备第一期骨干培训（线上），并进行小组分工与培训。暂时定在3月25日，秀米培训；邀请宣传部来制作创可贴。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.考虑在官网放置研会四十周年专栏；
2.确定骨干约谈的汇总及时间上的计划安排；
3.及时更新研会官网上信息；
4.尽快解决研会官网上的链接跳转问题。
宣传部（陆荷萍、张擎洋、康荣）
已完成工作：
日常：1.邮箱约稿管理；2.网盘管理；
微信：1.原创推送（科大养成类体验游戏、妇女节、雪容融在科大、植树节）；2.协助其他部门稿件推送（科普速递）；3.协助转载校内其他平台稿件等（JUSTC）；4.微信公众号后台管理；5.菜单栏更新和自动回复设置更新；
微博：1.微信联动推送；2.校园日常推送；
其他：1.完成摄影剪辑、平面设计、后台管理三个职能小组人员分配和组长竞选，确定基本工作计划；2.完成第一次小组拍摄。
日常：1.邮箱约稿管理；2.网盘整理；3.骨干约谈；
微信：1.火灾约稿（3月14号）、蜗壳春游攻略（校内）等；2.蜗壳小问推送；3.日常约稿转载；
微博：1.微信联动推送；2.校园日常推送；3.节日推送；
其他：1.开展摄影剪辑、平面设计、后台管理三个职能小组的工作，准备樱花的拍摄；2.研代会宣传工作；3.筹备第二次部门例会。
1.樱花季宣传注意抢先第一手热点发布，文案撰写、规划期次和主题敲定；
2.可以出一些近期核酸检测相关的推文；
3.推进研代会的宣传工作。
学术科技部（张劢、张含之、闵锐）
已完成工作:
蜗牛说：1.工作小组组建；2.小组工作安排与时间规划；3.确定嘉宾，并进行深度调研与讨论；
微沙龙：1.工作小组组建；2.小组安排与时间规划；3.工作手册学习与修改；4.嘉宾深度调研与讨论；
科普平台：1.工作小组组建；2.小组安排与时间规划；3.完成工作手册编写；4.确定合作公众号。
接下来工作开展:
蜗牛说：1.确定嘉宾人选并开始联系；2.准备采访大纲；
微沙龙：1.确认嘉宾并开始联系；2.确定主题并开始宣传准备；
科普平台：开始联系合作的公众号，并进行日常化管理。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.学术权益峰会要注意防疫政策要求；
2.确定蜗牛说主题；
3.邀请老师作为嘉宾时注意邀请顺序及措辞。
权益服务部（胡玮怡、毕竹韵、牛昊）
已完成工作：
日常工作：开展日常值班，收集权益平台问题；
权益专项：召开第一次权益专项工作例会，明确调研医院范围并列出清单；
女神来了：嘉宾联系与调研。
接下来工作开展：
权益专项：1.在俩周时间内进行合肥各大医院体检价格调研，进一步完善调查问卷并推出；2.咨询校医院推出体检套餐；
女神来了：嘉宾确定和工作小组建立。
存在问题：
1.女神来了嘉宾尚未确定。
1.女神嘉宾不局限科研方面，可以寻求其他方向的闪光点；
2. 疫苗接种及全员核酸检测相关推文策划。
实践交流部（武兴、王宁薇、张亮）
已完成工作：
选调生手册：1.工作计划及人员分工确定；2.选调生公告收集模板和资料包整理结束；3.小组工作启动会完成；
选调生经验分享会：1.工作计划及人员分工确定；2.和就业办老师沟通候选嘉宾；3.小组工作启动会和具体工作安排完成；
就业主题周：1.完成了组内人员的前期任务分工；2.发布了红头文件组织院系报名统计报名表；3.小组工作启动会完成。
接下来工作开展：
选调生手册：各地选调生公告汇总、审校；
选调生经验分享会：整理选调生经验分享会候选嘉宾名单并确定最终嘉宾名单；
就业主题周：1.完成发送给各院系资料包的制作；2.统计各院系的活动开展情况，分配骨干来进行院系对接；3.继续推进前期的宣传工作。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.尽快完成发送各个院系资料包的工作；
2.加速推进前期宣传工作；
3.选调生手册的附件可以通过放置二维码来解决。
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