【会议时间】2022年4月11日，18:30
【会议地点】东区地空楼708A710会议室
【出席人员】
主席团：唐冠宇、陈舫、李昀松
委员：邱威、张嵩林、赵炳露、董少祥、吴琼
部长：许清（主任）、贺鹏（主任）、陈怡、张劢、胡玮怡、武兴
副部长：肖芬芳（副主任）、吕成亮（副主任）、陈至伟（副主任）、杨梦蝶（副主任）、赵佳恒、张擎洋、康荣、张含之、闵锐、牛昊、毕竹韵、张亮、王宁薇
项目负责人：方纪明、吴燕珍、朱舒涵
【请假人员】刘明珠、王谢燕、程淑媛、薛兆成、陆荷萍、李孟珈（副主任）、屠后田
【会议主持】唐冠宇
【会议记录】郭畅、朱子凡
【会议议程】
一、项目汇报
项目名称：“中国科大研究生会40周年系列活动”项目
(负责人：董少祥、邱威 跟进：唐冠宇）
已完成工作:
策划组：手册部门、活动项目基本确定；
宣传组：一推定稿，二推三推基本定稿；
外联组：1.骨干邀约（联络人 26，大群 183）；2.骨干去向统计（49 份）；3.文创制作（书签）。
接下来工作开展:
策划组：确定手册内容；
宣传组：一推二推三推发布；
外联组：1.骨干邀约；2.骨干去向统计；3.文创制作（笔记本，盒子）。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.关于活动推送，照片可以放往年和今年的，活动要突出线上线下的形式，比如选调生经验分享会等；
2.骨干邀约出现困难，有些找不到，可以多问问已经找到的前几届师兄是否认识，尽量把空的补齐，找不到可以指出困难，再统一请老师帮忙；
3.微信的三次推送要尽快写完进行审核；
4.继续制作手册，注重数据对比，各部长审核把关。
项目名称：2022“See You”毕业纪念系列活动之拔河比赛
（负责人：方纪明 跟进：薛兆成）
已完成工作：
1.项目组成员招募；2.4.10 召开项目启动会，启动会新闻稿撰写；3.各组召开第一次组内会议，完成组内分工安排、进一步细化工作内容。
接下来工作开展：
策划组：1.完成策划初稿(4.15)；2.进一步细化各活动流程的时间节点；
宣传组：1.完成 LOGO、主题、线上征集活动奖品设计；2.完成第一期推文（线上征集活动）内容及排版；3.海报、地推单页、桁架、展架初步设计；
外联组：1.各院系毕业班信息收集 （2022 届本硕博毕业生及 2021 级联培生）；2.联系各毕业班班长，开始前期推广工作。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.策划初稿尽快完成；
2.确定简单预算。
项目名称：2022“See You”毕业纪念系列活动之红毯走秀及晚会
（负责人：吴燕珍、朱舒涵 跟进：董少祥）
已完成工作：
策划组:
预热活动：C9 高校及文科强校的调研分配工作；
宣传组：
文案：1.组内工作和人员安排细化；2.启动会新闻稿撰写；
设计：1.组内工作人员安排细化；2.完成组内第一次工作会议交流；3.文创品设计思路第一版；
视频：1.组内工作人员安排细化；2.与研究生处视频组探讨合作意向；
外联组：
物资：三次彩排以及活动当天的场地申请；
联络：1.项目组通讯录整理；2.启动会的会务工作。
接下来工作开展：
策划组：
预热活动：1.整合调研结果；2.讨论调研方案；3.策划预活动形式；
红毯：策划红毯稿；
晚会：策划晚会初稿；
宣传组：
文案：1.组织文案组内第一次工作会议；2.秀米推文写作及排版思路第一版；
设计：1.文创品设计思路第一版的修改；2.收集整理科大元素的 PSD、PNG、JPG 等资料；
视频：1.组织视频组内第一次工作会议；2.视频拍摄思路第一版；
外联组：
1.人员进一步细化分工；2.确认场地进度。
存在问题：暂无。5月中旬才可以申请，还需进一步与上级沟通
委员建议：
1.积极与各院系合作，推进子活动的开展；
2.考虑跨校区问题；
3.宣传品应当求精不求多；
4.晚会若采用直播形式，应当反思之前的经验，多整合资源；
5.毕业晚会相关纪念品可以考虑融入地标元素；
6.衬托毕业氛围，考虑与高新区互动，鼓励其申报系列活动。
二、部门工作汇报
所系学生工作中心（许清、李孟珈、肖芬芳、吕成亮）
已完成工作:
日常工作：第三次部门例会；
所系班长座谈会：1.座谈会时间及议程确定；2.权益问题调研及解决；3.座谈会嘉宾邀请；4.座谈会 PPT 制作；5.所系留言板网站搭建；
USTC 蜗壳小筑：1.推送所里看看 医工所篇；2.紫金山天文台文稿完成；3.原创推送——苏州篇文稿完成；
文体活动：1.所系摄影比赛:明信片制作，奖品采购，奖状制作；2.所系篮球赛:策划初稿修改，海报初稿。
接下来工作开展:
日常工作：骨干约谈；
所系班长座谈会：1.班长及嘉宾短信通知；2.座谈会 PPT 及主持稿修改；3.会前彩排；4.现场开展；5.座谈会文稿推送；6.所系留言板界面完善；
USTC 蜗壳小筑：1.紫金山天文台排版；2.原创推送苏州篇排版；3.推送所里看看纳米所篇；4.原创推送——赣州篇文稿准备；
文体活动：1.所系摄影比赛:邮寄明信片，活动报销；2.所系篮球比赛:完善策划案及人员分工，第一篇推送定稿，报名问卷星制作等。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.毕业纪念系列活动的拔河比赛，应当注意在所系班长座谈会上好好宣传，提高大家积极性，介绍赛制，奖励等；
2.关于班长座谈会座谈会谈到的权益问题，可以增加离校注意事项、疫情心理问题等内容。
办公室（贺鹏、陈至伟、杨梦蝶）
已完成工作:
研代会会务组：1.整理撰写工作报告；2.对接院系研代会安排；
日常：1.召开第三次部门例会；2.东区办公室整理；3.邮箱管理；4.骨干约谈；
院系：1.召开院系主席联席会，发布新闻稿；2.院系风采展示收集，日常通联；
财务：1.跟进项目和部门报销情况；2.确定新项目的财务跟进；3.撰写财务培训流程策划，建立财务培训工作小组；
月报：1.完成各部门资料收集及院系风采展示，发布3月月报推文；2.总结整理3月月报的资料并反思。
接下来工作开展:
研代会会务组：1.对接院系研代会召开，提醒相关事宜；2.推进前期准备工作；
日常：1.对接拔河和see you毕业晚会项目组物资情况；2.邮箱管理；
院系：日常沟通联络；
财务：1.进行小组分工并准备财务培训所需材料；2.与人资合作，共同策划财务培训。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.财务培训让所有部长参与，加大覆盖面，多与老师沟通，并可以将其设置为必修课；
2.新闻稿的细节要注意。
人力资源部（陈怡、赵佳恒、屠后田）
已完成工作:
研代会材料组：1.撰写人资部分工作报告；2.按照进度规划完成部分材料；
日常：完成第三次部门例会暨人资资源部与实践交流部联合例会；
日常考核：完成青年大学习打卡记录；
网站统筹：完成“See You"毕业系列活动项目组的组长组员名单公示，启动会播报；
骨干培训：1.完成第一期骨干培训培训工作和作业收集；2.敲定第二期骨干培训时间和形式。
接下来工作开展:
研代会材料组：继续按照进度规划完成材料撰写；
日常考核：完成并发送每周公示信息汇总邮件；
网站统筹：配合40周年等3个项目完成工作；
骨干培训：1.对第一期骨干培训进行收尾工作；2.进行第二期骨干培训的前期筹备宣传工作。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.网站文章不要太晚发，完成得较迟可以第二天早上发布；
2.骨干约谈可以让骨干提前填好相关资料，提高约谈效率；
3.对于有固定流程的工作，可以整理工作手册，以便交接；
4.提前准备好研代会的相关资料模板，如主席团介绍等，避免文件印错。
宣传部（陆荷萍、张擎洋、康荣）
已完成工作:
日常：1.邮箱约稿管理；2.网盘管理；3.骨干约谈；4.第三次部门例会；
微信：1.原创推送（樱花季三推及中奖名单、四推、五推）；2.协助推送其他部门稿件（科普速递、就业主题周、月报）；3.校内其他稿件（清明节放假、疫情防控等）；4.院系及其他组织约稿（云赏樱等）；5.其他内容转载（退税通知等）；
微博：1.微信联动推送；2.校园日常推送；3.时政热点；
平面设计小组：1.樱花季logo、镭射包、两款帽子、六款明信片；2.樱花季照片拍摄修图；
摄影剪辑小组：1.樱花季两期视频；2.春景视频；
后台管理小组：1.微信公众号后台管理；2.菜单栏更新和自动回复设置；
研代会宣传工作：1.确定时间线及任务分工；2.通知转载；3.研代会、团代会长图。
接下来工作开展：
日常：1.邮箱约稿管理；2.网盘管理；3.骨干约谈；
微信：1.原创推送（樱花季六推、玩转公众号、绿植养护手册等）；2.协助推送其他部门稿件（就业主题周等）；3.协助推送项目稿件（40周年、拔河、红毯晚会）；4.校内其他稿件；5.院系及其他组织约稿（云赏樱等）；6.其他内容转载；7.蜗壳小问；
微博：1.微信联动推送；2.校园日常推送；3.时政热点；
平面设计小组：照片拍摄修图；
摄影剪辑小组：1.科大读研vlog；2.疫情期间科大生活；
后台管理小组：1.微信公众号后台管理；2.菜单栏更新和自动回复设置；
研代会宣传工作：通知转载；
其他工作：礼品发放。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.樱花季奖品可以后面活动拿来用，大家喜欢我们可以多做一些；
2.樱花季推送效果不错，注意及时总结今年经验；
3.封校发放奖品，要把清单做好，尽量统一邮寄，避免出现问题。
学术科技部（张劢、张含之、闵锐）
已完成工作:
日常：1.第三次部门工作例会；2.部门微信推送工作手册；
蜗牛说：1.季恒星老师采访提纲撰写与完善；2.完成对季恒星老师采访和录音稿整理；3.下一期蜗牛说嘉宾调研与联系顺序的确定；
学术微沙龙：1.完成海报设计；2.联系场地与物资采买；3.完成预热推文；4.完成线上线下相结合的活动策划；
科普平台：1.完成第二篇原创科普推文；2.完成部门内科普平台logo征集。
接下来工作开展:
蜗牛说：1.正在撰写文稿；2.剪辑寄语视频；3.下一期蜗牛说嘉宾邀请；
学术微沙龙：1.海报张贴；2.活动举办；3.完成总结推送；
科普平台：1.继续平台值班；2.完成科普平台logo的确定。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.维持部门骨干积极性，骨干约谈，关注成员的长期想法；
3.约稿提前，推文注意提前审核。
权益服务部（胡玮怡、毕竹韵、牛昊）
已完成工作:
日常：1.第三次部门例会；2.正常进行权益平台值班；
女神来了：完成文案撰写，准备排版；
权益专项：1.完成问卷发放与分析；2.与校医院进行了联系，沟通合作事宜；
权益月报：完成第一期权益月报排版并推出；
权益工具箱：成立本期工具箱小组，确定选题及分工。
接下来工作开展:
日常：继续进行平台值班；
女神来了：完成推送排版并最后推出；
权益工具箱：进行文稿撰写。
存在问题:
权益专项：由于疫情，校医院暂停了体检项目。
委员建议：
1.如果不可控因素推进不下去，可以先总结好，再后续进行，疫情结束后更完备地开展；
2.注意接下来的研代会相关权益问题。
实践交流部（武兴、王宁薇、张亮）
已完成工作:
日常：人力资源部与实践交流部联合例会；
选调生手册：汇总各省公告政策等内容，查缺补漏；
选调生经验分享会：开幕式暨选调生经验分享会成功举办推文已推出；
就业主题周：1.与各个院系的联系人进行了活动培训；2.审核各个院系的策划，ppt，微信推送；3.就业主题周开幕式暨选调生经验分享会成功举办；4.目前活动QQ群达1384人，开幕式峰值人数达680人，累计参与人数达1700+。
接下来工作开展:
选调生手册：1.汇总经验分享稿件；2.二次校验；
选调生经验分享会：1.询问嘉宾为《选调生手册》提供经验稿件意向；2.准备嘉宾伴手礼；
就业主题周：1.继续对接院系，举办活动；2.管理QQ群；3.做好活动记录；4.询问选调相关嘉宾为《选调生手册》提供经验稿件意向；5.准备就业主题周成功举办稿件。
存在问题:暂无。
委员建议：
注意群管理相关事宜。
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