【会议时间】2022年4月25日,18:30
【会议地点】东区地空楼708A710会议室
【出席人员】
主席团成员:王谢燕
委员:邱威、董少祥、吴琼、薛兆成、
部长:许清(主任)、贺鹏(主任)、陈怡、陆荷萍、张劢、胡玮怡
副部长:吕成亮(副主任)、陈至伟(副主任)、杨梦蝶(副主任)、赵佳恒、屠后田、闵锐、张含之、康荣、毕竹韵、张亮
项目负责人:吴燕珍
【请假人员】 唐冠宇、陈舫、刘明珠、李昀松、赵炳露、张嵩林、程淑媛、李孟珈、肖芬芳、武兴、张擎洋、牛昊、王宁薇、方纪明、朱舒涵
【会议主持】 邱威
【会议记录】 李雨欣、江华亮
【会议议程】
一、项目汇报
“中国科大研究生会40周年系列活动”项目
(负责人:董少祥、邱威 跟进:唐冠宇)
已完成工作:
策划组:回顾手册,项目部分;
宣传组:无;
外联组: 书签制作。
接下来工作开展:
策划组:回顾手册,项目部分;
宣传组:推文发送;
外联组: 新一批本子制作;伴手礼寄送。
存在问题:暂无。
委员建议:暂无。
2022“See You”毕业纪念系列活动之拔河比赛
(负责人:方纪明 跟进:薛兆成)
已完成工作:
策划组:1.完成拔河比赛策划初稿及预算清单的二改,优化更新赛制图,修改场地布置图;2.完成对第二期推送“活动预热及报名要求”脚本的撰写;3.完成报名招募通知和附件资料包的整理;4.完成地推活动策划思路;
宣传组:1.发布第一期推送,开启蜗壳青春照片征集活动,截至目前已收到26份投稿;2.完成第二期推送文案撰写;3.完成海报、地推单页、桁架等宣传品的初稿设计;4.文创产品已完成制作及收货,可结合第二期推送和地推活动进行派发;
外联组:1.基本完成毕业班班长联络工作,班长群已组建(目前群内93人),目前还有部分班长未进入,已安排工作人员对接了解;2.宣广申请表已审核通过,目前等待宣传组传递宣广信息初稿,下周一提交;3.完成班长大会相关PPT和文件初稿。
接下来工作开展:
策划组:1.完成地推活动的策划初稿;2.与外联组合作,检查仓库已有物资,预核对需采购物资;3.策划班长大会;
宣传组:1.完成第二期推送排版,正式开启报名;2.完成海报、地推单页、桁架等宣传品的定稿,送往商家进行制作;3.召开宣传组第二次培训会;
外联组:1.开始推进队伍招募工作(包括群内信息宣传、报名表等);2.对接策划组确定采购物资信息,准备开始采购工作;3.协同策划组,完成班长大会具体工作安排;4.确认地推工作的具体安排。
存在问题:需要跨校区,人手不够。
委员建议:
要分校区举办,高新区考虑院系协助承办;
整个活动需要简化,邀请嘉宾也要进一步协商;
宣传品设计初稿需要继续修改;
表演赛在往年基础上思考创新。
2022“See You”毕业纪念系列活动之红毯走秀及晚会
(负责人:吴燕珍、朱舒涵 跟进:董少祥)
已完成工作:
策划组:1.预活动部分完成毕业歌会策划二稿和比赛操作说明;2.预活动部分共享相册已经联系到南七茶馆(可合作);3.红毯部分完成更新版的红毯&红毯集市策划初稿(包括红毯集市的报名方式、遴选流程、应急预案以及场内布局、主要路线等);4.晚会部分初步完成主题的确定,完成策划二稿;5.红毯部分完成报名方式、嘉宾遴选细则及流程初稿;6.红毯部分完成主持人遴选初稿、评分表;7.晚会部分完成节目及主持人报名方式、遴选细则及流程初稿;
宣传组:1.完成推文;2.《下一次邂逅》的发布;3.推文;4.《毕业论文致谢》的初稿和封面图初稿;5.完成推文首图定稿和尾图定稿;6.完成系列文创品初稿;7.完成招募海报初稿;8.完成下一次邂逅活动暂缓通知海报;9.完成视频组工作会议的开展;10.完成MV剧本初稿和剧本分工;
外联组:1.与Unilab经理面谈合作细节;2.修改全球科大人邀请函;3.蹦迪活动工作人员问卷的发布与整理;4. 延缓展板的布置与收纳;5.整理项目组邮箱院系报名资料包。
接下来工作开展:
策划组:1.预活动部分毕业歌会定稿;2.预活动部分共享相册策划初稿;3.红毯部分报名方式、嘉宾遴选细则及流程定稿;4.红毯部分联系芳草社;5.红毯部分修改策划初稿;6.晚会部分节目及主持人报名方式、遴选细则及流程定稿;7.晚会部分修改策划二稿;8.红毯部分的红毯集市完成策划二稿;
宣传组:1.推文2《毕业论文致谢》的定稿和封面图定稿;2.推文;3.《晚会节目主持人招募》的初稿;4.推文5.《红毯嘉宾招募》初稿;6.完成文创品的修改和完善;7.完成招募海报定稿;8.完成剧本的修改和完善;9.完成分镜创作形式的确定和具体分工;
外联组:1.与宣传策划对接需要Unilab制作的毕业季的周边与物料;2.全球科大人邀请函的修改与发送。
存在问题:暂无。
委员建议:
1.红毯进行细节完善;
2.红毯集市活动内容,需考虑成熟。
二、部门工作汇报
所系学生工作中心(许清、李孟珈、肖芬芳、吕成亮)
已完成工作:
日常工作:1.工作例会筹备;2.所系文创清点;
所系班长/研会对接:1.所系班长座谈会开展;2.座谈会新闻稿及推文发布;3.座谈会奖品及礼品发放名单整理;4.广能所约稿对接;
蜗壳小筑:1.所里看看 紫金山天文台篇推送完成;2.子条南京篇、苏州篇排版完成;
文体活动:所系篮球赛:1.比赛形式基本确定;2.报名推送已发布;3.宣传海报已张贴;4.报名正在进行。
接下来工作开展:
日常工作:部门例会筹备;
所系班长/研会对接:1.奖品发放;2.权益问题跟进解决;
蜗壳小筑:1.所里看看 苏州纳米所 继续修改;2.金属所素材收集;
文体活动:所系篮球赛:1.完成各赛区晋级赛分组,确定比赛赛程;2.完成场地预定;3.完成第一批次裁判招募;4.发布第二篇推送。
存在问题:暂无。
委员建议:
推进本学期工作顺利完成。
办公室(贺鹏、陈至伟、杨梦蝶)
已完成工作:
研代会会务组:1.对接各院系研代会召开;2.收集整理各院系反馈资料;3.建立代表团微信群,整理各代表团名单资料;4.场地申请;5.其他联络对接事宜;
日常:1.新购买物资登记入库;2.骨干约谈;3.邮箱管理;
院系:对接院系研代会相关工作;
财务:1.财务培训资料更新;2.与人资合作开展财务培训;3.将本学期财务培训的资料整理后留存;
月报:成立4月月报工作小组。
接下来工作开展:
研代会会务组:推进前期准备工作;
日常:1.对接拔河和毕业晚会项目组;2.召开第四次部门例会;
院系:日常沟通联络;
财务:1.修改布置的作业并从中挑选出3份优秀作业;2.发放互动问答和优秀作业的奖品;3.跟进两项目财务情况;
月报:收集各项目部门4月份工作总结,整理在线文档。
存在问题:暂无。
委员建议:暂无。
人力资源部(陈怡、赵佳恒、屠后田)
已完成工作:
研代会材料组:完成所有议程和主持稿初稿;
项目考核:完成四十周年项目考核培训,分工,问卷制作;
星光大赏:策划筹备星光大赏相关事宜;
骨干培训:完成第二期骨干培训线上培训工作。
接下来工作开展:
研代会材料组:继续按计划完成其余材料;
项目考核:继续推进四十周年项目考核工作;
日常考核:完成本周公示工作;
星光大赏:进行小组工作培训分工推进等;
骨干培训:完成第二期骨干培训后续作业收集评选和统计工作;
日常播报:开展往届播报纠错工作。
存在问题:暂无。
委员建议:
1.做好总结工作;
2.骨干约谈需要更加用心;
3.其他院系的稿件也可以同步到研会网站。
宣传部(陆荷萍、张擎洋、康荣)
已完成工作:
日常:1.邮箱约稿管理;2.网盘管理;
微信:1.原创推送(四月歌单、玩转公众号);2.协助推送其他部门稿件(学术微沙龙、就业主题周);3.协助推送项目组稿件(see you拔河及红毯晚会)4.校内其他稿件(疫情防控倡议书、五一放假通知书);5.官媒稿件转载(《新时代的中国青年》白皮书);
微博:1.微信联动推送;2.校园日常推送;3.时政热点;
其他:1.微信公众号后台管理;2.菜单栏更新和自动回复设置;3.研代会宣传工作。
接下来工作开展:
日常:1.邮箱约稿管理;2.网盘整理;3.筹备第四次部门例会;4.研代会宣传工作;
微信:1.原创稿件(健身房、绿植养护攻略),蜗壳小问;2.日常约稿转载;
微博:1.微信联动推送;2.校园日常推送。
存在问题:暂无。
委员建议:
自动回复更新相关信息。
学术科技部(张劢、张含之、闵锐)
已完成工作:
日常:完成新模块名称确定(你问蜗答)和logo设计;
蜗牛说:1.完成季恒星老师的采访稿件撰写,视频剪辑和秀米排版,预计本周四推出;2.建立第41期蜗牛说工作小组,完成人员安排,采访嘉宾已经确定;
微沙龙:1.成功举办第18期学术微沙龙;2.完成文创品的签领工作;
科普平台:日常轮班。
接下来工作开展:
日常:完善你问蜗答logo,撰写工作手册,组建工作小组;
蜗牛说:1.润色完善第40期稿件并推出;2.确定第41期采访时间,完成采访;
微沙龙:1.筹备第19期学术微沙龙(已确定嘉宾);2.完善线上微沙龙方案;
科普平台:新一期原创科普速递。
存在问题:暂无。
委员建议:
1.推文稿件留足修改时间;
2.对微沙龙,蜗牛说等的工作手册进行完整。
权益服务部(胡玮怡、毕竹韵、牛昊)
已完成工作:
日常工作:进行日常值班和权益喵小喇叭发布;
女神来了:1.女神来了四月刊推送推出并完成总结会;2.母亲节特刊开始撰写文案;
权益工具箱:完成文案撰写与秀米排版;
权益月报:1.成立四月月报小组,整理本月权益问题;2.完成月报文案撰写。
接下来工作开展:
日常工作:继续进行平台值班和权益喵小喇叭;
女神来了:1.完成母亲节特刊素材征集;2.特刊文创品设计;
权益工具箱:进一步修改细节并推出;
权益月报:完成秀米排版,预计30号推出。
存在问题:暂无。
委员建议:
通过小喇叭发布核酸检测等内容,对内容进行丰富。
实践交流部(武兴、王宁薇、张亮)
已完成工作:
选调生手册:1.汇总各省公告政策等内容,查缺补漏;2.已确定8篇经验稿;3.完成前言的编写;
就业主题周:1.目前所有院系已经完成分享会安排;2.做好群内管理工作;
蜗壳星火路:确定本期主题为选调生模块。
接下来工作开展:
选调生手册:1.继续联系师兄师姐汇总经验分享稿件,增大院系覆盖面;2.二次校验;3.调整页眉、页脚、目录存在的细节问题;
就业主题周:做好项目资料整理工作;
蜗壳星火路:1.确定小组长;2.确定人员的分工,整理时间线。
存在问题:暂无。
委员建议:暂无。