【会议时间】2022年4月25日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团成员：王谢燕

委员：邱威、董少祥、吴琼、薛兆成、

部长：许清（主任）、贺鹏（主任）、陈怡、陆荷萍、张劢、胡玮怡

副部长：吕成亮（副主任）、陈至伟（副主任）、杨梦蝶（副主任）、赵佳恒、屠后田、闵锐、张含之、康荣、毕竹韵、张亮

项目负责人：吴燕珍

【请假人员】 唐冠宇、陈舫、刘明珠、李昀松、赵炳露、张嵩林、程淑媛、李孟珈、肖芬芳、武兴、张擎洋、牛昊、王宁薇、方纪明、朱舒涵

【会议主持】 邱威

【会议记录】 李雨欣、江华亮

【会议议程】

一、项目汇报

“中国科大研究生会40周年系列活动”项目

(负责人：董少祥、邱威 跟进：唐冠宇）

已完成工作:

策划组：回顾手册，项目部分；

宣传组：无；

外联组: 书签制作。

接下来工作开展: 

策划组：回顾手册，项目部分；

宣传组：推文发送；

外联组: 新一批本子制作；伴手礼寄送。

存在问题:暂无。

委员建议：暂无。

2022“See You”毕业纪念系列活动之拔河比赛

（负责人：方纪明 跟进：薛兆成）

已完成工作：

策划组：1.完成拔河比赛策划初稿及预算清单的二改，优化更新赛制图，修改场地布置图；2.完成对第二期推送“活动预热及报名要求”脚本的撰写；3.完成报名招募通知和附件资料包的整理；4.完成地推活动策划思路；

宣传组：1.发布第一期推送，开启蜗壳青春照片征集活动，截至目前已收到26份投稿；2.完成第二期推送文案撰写；3.完成海报、地推单页、桁架等宣传品的初稿设计；4.文创产品已完成制作及收货，可结合第二期推送和地推活动进行派发；

外联组：1.基本完成毕业班班长联络工作，班长群已组建（目前群内93人），目前还有部分班长未进入，已安排工作人员对接了解；2.宣广申请表已审核通过，目前等待宣传组传递宣广信息初稿，下周一提交；3.完成班长大会相关PPT和文件初稿。

接下来工作开展：

策划组：1.完成地推活动的策划初稿；2.与外联组合作，检查仓库已有物资，预核对需采购物资；3.策划班长大会；

宣传组：1.完成第二期推送排版，正式开启报名；2.完成海报、地推单页、桁架等宣传品的定稿，送往商家进行制作；3.召开宣传组第二次培训会；

外联组：1.开始推进队伍招募工作（包括群内信息宣传、报名表等）；2.对接策划组确定采购物资信息，准备开始采购工作；3.协同策划组，完成班长大会具体工作安排；4.确认地推工作的具体安排。

存在问题：需要跨校区，人手不够。

委员建议：

1. 要分校区举办，高新区考虑院系协助承办；

2. 整个活动需要简化，邀请嘉宾也要进一步协商；

3. 宣传品设计初稿需要继续修改；

4. 表演赛在往年基础上思考创新。

2022“See You”毕业纪念系列活动之红毯走秀及晚会

（负责人：吴燕珍、朱舒涵 跟进：董少祥）

已完成工作：

策划组：1.预活动部分完成毕业歌会策划二稿和比赛操作说明；2.预活动部分共享相册已经联系到南七茶馆（可合作）；3.红毯部分完成更新版的红毯&红毯集市策划初稿（包括红毯集市的报名方式、遴选流程、应急预案以及场内布局、主要路线等）；4.晚会部分初步完成主题的确定，完成策划二稿；5.红毯部分完成报名方式、嘉宾遴选细则及流程初稿；6.红毯部分完成主持人遴选初稿、评分表；7.晚会部分完成节目及主持人报名方式、遴选细则及流程初稿；

宣传组：1.完成推文；2.《下一次邂逅》的发布；3.推文；4.《毕业论文致谢》的初稿和封面图初稿；5.完成推文首图定稿和尾图定稿；6.完成系列文创品初稿；7.完成招募海报初稿；8.完成下一次邂逅活动暂缓通知海报；9.完成视频组工作会议的开展；10.完成MV剧本初稿和剧本分工；

外联组：1.与Unilab经理面谈合作细节；2.修改全球科大人邀请函；3.蹦迪活动工作人员问卷的发布与整理；4. 延缓展板的布置与收纳；5.整理项目组邮箱院系报名资料包。

接下来工作开展：

策划组：1.预活动部分毕业歌会定稿；2.预活动部分共享相册策划初稿；3.红毯部分报名方式、嘉宾遴选细则及流程定稿；4.红毯部分联系芳草社；5.红毯部分修改策划初稿；6.晚会部分节目及主持人报名方式、遴选细则及流程定稿；7.晚会部分修改策划二稿；8.红毯部分的红毯集市完成策划二稿；

宣传组：1.推文2《毕业论文致谢》的定稿和封面图定稿；2.推文；3.《晚会节目主持人招募》的初稿；4.推文5.《红毯嘉宾招募》初稿；6.完成文创品的修改和完善；7.完成招募海报定稿；8.完成剧本的修改和完善；9.完成分镜创作形式的确定和具体分工；

外联组：1.与宣传策划对接需要Unilab制作的毕业季的周边与物料；2.全球科大人邀请函的修改与发送。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.红毯进行细节完善；

2.红毯集市活动内容，需考虑成熟。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（许清、李孟珈、肖芬芳、吕成亮）

已完成工作:

日常工作：1.工作例会筹备；2.所系文创清点；

所系班长/研会对接：1.所系班长座谈会开展；2.座谈会新闻稿及推文发布；3.座谈会奖品及礼品发放名单整理；4.广能所约稿对接；

蜗壳小筑：1.所里看看 紫金山天文台篇推送完成；2.子条南京篇、苏州篇排版完成；

文体活动：所系篮球赛：1.比赛形式基本确定；2.报名推送已发布；3.宣传海报已张贴；4.报名正在进行。

接下来工作开展:

日常工作：部门例会筹备；

所系班长/研会对接：1.奖品发放；2.权益问题跟进解决；

蜗壳小筑：1.所里看看 苏州纳米所 继续修改；2.金属所素材收集；

文体活动：所系篮球赛：1.完成各赛区晋级赛分组，确定比赛赛程；2.完成场地预定；3.完成第一批次裁判招募；4.发布第二篇推送。

存在问题：暂无。

委员建议：

推进本学期工作顺利完成。

办公室（贺鹏、陈至伟、杨梦蝶）

已完成工作:

研代会会务组：1.对接各院系研代会召开；2.收集整理各院系反馈资料；3.建立代表团微信群，整理各代表团名单资料；4.场地申请；5.其他联络对接事宜；

日常：1.新购买物资登记入库；2.骨干约谈；3.邮箱管理；

院系：对接院系研代会相关工作；

财务：1.财务培训资料更新；2.与人资合作开展财务培训；3.将本学期财务培训的资料整理后留存；

月报：成立4月月报工作小组。

接下来工作开展:

研代会会务组：推进前期准备工作；

日常：1.对接拔河和毕业晚会项目组；2.召开第四次部门例会；

院系：日常沟通联络；

财务：1.修改布置的作业并从中挑选出3份优秀作业；2.发放互动问答和优秀作业的奖品；3.跟进两项目财务情况；

月报：收集各项目部门4月份工作总结，整理在线文档。

存在问题：暂无。

委员建议：暂无。

人力资源部（陈怡、赵佳恒、屠后田）

已完成工作:

研代会材料组：完成所有议程和主持稿初稿；

项目考核：完成四十周年项目考核培训，分工，问卷制作；

星光大赏：策划筹备星光大赏相关事宜；

骨干培训：完成第二期骨干培训线上培训工作。

接下来工作开展:

研代会材料组：继续按计划完成其余材料；

项目考核：继续推进四十周年项目考核工作；

日常考核：完成本周公示工作；

星光大赏：进行小组工作培训分工推进等；

骨干培训：完成第二期骨干培训后续作业收集评选和统计工作；

日常播报：开展往届播报纠错工作。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.做好总结工作；

2.骨干约谈需要更加用心；

3.其他院系的稿件也可以同步到研会网站。

宣传部（陆荷萍、张擎洋、康荣）

已完成工作:

日常：1.邮箱约稿管理；2.网盘管理；

微信：1.原创推送（四月歌单、玩转公众号）；2.协助推送其他部门稿件（学术微沙龙、就业主题周）；3.协助推送项目组稿件（see you拔河及红毯晚会）4.校内其他稿件（疫情防控倡议书、五一放假通知书）；5.官媒稿件转载（《新时代的中国青年》白皮书）；

微博：1.微信联动推送；2.校园日常推送；3.时政热点；

其他：1.微信公众号后台管理；2.菜单栏更新和自动回复设置；3.研代会宣传工作。

接下来工作开展：

日常：1.邮箱约稿管理；2.网盘整理；3.筹备第四次部门例会；4.研代会宣传工作；

微信：1.原创稿件（健身房、绿植养护攻略），蜗壳小问；2.日常约稿转载；

微博：1.微信联动推送；2.校园日常推送。

存在问题：暂无。

委员建议：

自动回复更新相关信息。

学术科技部（张劢、张含之、闵锐）

已完成工作:

日常：完成新模块名称确定（你问蜗答）和logo设计；

蜗牛说：1.完成季恒星老师的采访稿件撰写，视频剪辑和秀米排版，预计本周四推出；2.建立第41期蜗牛说工作小组，完成人员安排，采访嘉宾已经确定；

微沙龙：1.成功举办第18期学术微沙龙；2.完成文创品的签领工作；

科普平台：日常轮班。

接下来工作开展:

日常：完善你问蜗答logo，撰写工作手册，组建工作小组；

蜗牛说：1.润色完善第40期稿件并推出；2.确定第41期采访时间，完成采访；

微沙龙：1.筹备第19期学术微沙龙(已确定嘉宾)；2.完善线上微沙龙方案；

科普平台：新一期原创科普速递。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.推文稿件留足修改时间；

2.对微沙龙，蜗牛说等的工作手册进行完整。

权益服务部（胡玮怡、毕竹韵、牛昊）

已完成工作:

日常工作：进行日常值班和权益喵小喇叭发布；

女神来了：1.女神来了四月刊推送推出并完成总结会；2.母亲节特刊开始撰写文案；

权益工具箱：完成文案撰写与秀米排版；

权益月报：1.成立四月月报小组，整理本月权益问题；2.完成月报文案撰写。

接下来工作开展:

日常工作：继续进行平台值班和权益喵小喇叭；

女神来了：1.完成母亲节特刊素材征集；2.特刊文创品设计；

权益工具箱：进一步修改细节并推出；

权益月报：完成秀米排版，预计30号推出。

存在问题：暂无。

委员建议：

通过小喇叭发布核酸检测等内容，对内容进行丰富。

实践交流部（武兴、王宁薇、张亮）

已完成工作:

选调生手册：1.汇总各省公告政策等内容，查缺补漏；2.已确定8篇经验稿；3.完成前言的编写；

就业主题周：1.目前所有院系已经完成分享会安排；2.做好群内管理工作；

蜗壳星火路：确定本期主题为选调生模块。

接下来工作开展:

选调生手册：1.继续联系师兄师姐汇总经验分享稿件，增大院系覆盖面；2.二次校验；3.调整页眉、页脚、目录存在的细节问题；

就业主题周：做好项目资料整理工作；

蜗壳星火路：1.确定小组长；2.确定人员的分工，整理时间线。

存在问题：暂无。

委员建议：暂无。