【会议时间】2022年5月2日18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【会议主持】 董少祥

【会议记录】葛成杰、张峥

一、项目汇报

“中国科大研究生会40周年系列活动”项目

(负责人：董少祥、邱威 跟进：唐冠宇）

已完成工作:

策划组：回顾手册项目部分；

宣传组：推文修改；

外联组：笔记本、礼盒定制。

接下来工作开展: 

策划组：回顾手册项目部分；

宣传组：推文发布；

外联组：纪念品寄送。

存在问题:暂无。

委员建议：

尽快完成手册制作。

2022“See You”毕业纪念系列活动之拔河比赛

（负责人：方纪明 跟进：薛兆成）

已完成工作：

策划组：1.完成地推活动策划；2.完成面向各班长的精简版策划方案；3.修改完成线上活动策划方案—毕业纪念短袖设计大赛；4.完善分校区的人员分工及赛场分布图；5.定稿比赛队伍及表演赛成员招募通知；6.联络确定高新区院研会协办相关事宜；

宣传组：1.发布第二期推送，开启拔河比赛报名；2.完成线上照片征集活动，公示获奖结果；3.完成海报设计，确认地推安排；4.召开宣传组第二次培训会；

外联组：1.组建班长群已经组建完毕，发布队伍信息招募通知；2.完成班长大会议程、ppt等文件；3.完成班级信息统计及活动参加意愿沟通工作。

接下来工作开展：

策划组：1.清点仓库库存，列出采购物资清单；2.完成班长大会和队长大会的会议议程；3.明确裁判及志愿者培训流程；4.敲定最终实施的分校区总策划；

宣传组：1.第三期推文排版提前撰写；2.协助地推活动，配合策划组发放礼物；3.进行队服样式设计；4.开展宣传组第三次培训会；

外联组：1.海报展架等宣广信息整理，报保卫处批准；2.根据策划组需求完成物资采购工作；3.进行裁判及志愿者招募；4.完成拔河赛组队报名工作；5.举办班长大会。

存在问题:报名情况，只收到了三只报名队伍的信息，报名进度有些落后。

委员建议：

1.多校区举办比赛的问题需要尽快进行协商；

2.队服要突出SEE YOU永远科大人的主题；

3.高新校区参赛队伍较少，做好活动策划；

4.注意错开研代会时间，避免冲突；

5.对于组队难的问题，要充分考虑大家组队的意愿，同时协助各班进行组队；

6.主持人的招募可以在研会内部进行,选择研会内部能力较强的学生担当主持人；

7.裁判选拔和招募可以和承办过相关比赛的院系进行沟通；

8.场地的租借尽快确定。

2022“See You”毕业纪念系列活动之红毯走秀及晚会

（负责人：吴燕珍、朱舒涵 跟进：董少祥）

已完成工作：

策划组：1.永远科大人“音”你不散场策划定稿；2.和外联完成对接K歌比赛流程；3.毕业集会策划定稿；4.红毯策划二稿定稿；5.红毯嘉宾遴选定稿（包括遴选流程、遴选细则、报名表等）；

宣传组：1.推文2《永远科大人“音你不散场”》定稿和发布 2.推文3《毕业论文致谢》的定稿；3.推文4《红毯走秀嘉宾招募推文》初稿；4.推文5《毕业晚会和红毯走秀节目主持人招募》的初稿；5.文创品口罩和晴雨伞定稿；6.根据研招办姚禹师兄和组员反馈的问题，顺利开展第二次头脑风暴；7.研招办合拍蹦迪活动顺利完成，确定暖场视频拍摄形式，组织组员开展前期工作，联系外联、学科和实践部完成文创品的修改和完善；8.完成招募海报定稿；9.完成剧本的修改和完善；10.完成分镜创作形式的确定和具体分工；

外联组：1.整理项目组邮箱的院系报名材料；2.全球科大人视频拍摄邀请函定稿；3.对接管指委、1958和各院系子活动等；4.永远科大人“音“你不散场线上群管理等；5.与策划对接测试全名K歌链接内比赛流程；6.与宣传对接确定视频拍摄的类型和主题；7. 制作报名问卷；8.定制口罩打样，购买定制卡套和雨伞作为奖品。

接下来工作开展：

策划组：1.红毯及晚会的物资统计和整理；2.进一步完善红毯策划，包括直播流程等；3.和院系对接共享相册的开展；4.和院系对接跳蚤市场策划；

宣传组：1.推文4《红毯走秀嘉宾招募推文》定稿；2.推文5《毕业晚会和红毯走秀节目主持人招募》的定稿；3.文创品之U盘初稿；

外联组：1.按不同类型开始对接拍摄全球科大人视频；2.对接院系子活动；3.购买定制口罩。

存在问题:暂无。

委员建议：

1.晚会的策划要尽快完善；

2.留言板的安排需要斟酌，避免资源的浪费；

3.策划要考虑线上线下两套方案。

2021-2022学年第二学期优秀院系评比

（负责人：黄庭雅 跟进：邱威）

已完成工作：

1.发布组长组员招募；2.逐步熟悉往年项目资料。

接下来工作开展：

1.答辩形式选出项目组长/副组长，完成项目组成员招募；2.结合项目资料，组长/副组长间开会讨论项目实施思路，筹划项目启动会。

存在问题:暂无。

委员建议：

1.院系评比的组员报名情况及时在副部群更新；

2.院系研会已经进行换届，这次活动关系到后面一整年和院系的工作，需要足够的重视。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（许清、李孟珈、肖芬芳、吕成亮）

已完成工作:

日常工作：第四次部门例会筹备；

所系班长/研会对接：1.座谈会奖品发放；2.所系网站各模块内容收集；

蜗壳小筑：1.所里看看纳米所推送；2.长春应化所战疫纪实 同步；3.原创推文 苏州篇、南京篇；

文体活动：所系篮球赛：1.各赛区赛程赛制；2.建立队长群确定确定比赛时间；3.第二篇推送；4.比赛用品采购。

接下来工作开展:

日常工作：第四次部门例会举办；

所系班长/研会对接：1.所系网站内容完善、页面优化；2.所系权益问题及解答汇总；

蜗壳小筑：1.所里看看 金属所素材收集；2.原创稿件；

文体活动：所系篮球赛：1.继续招募裁判；2.西区和高新区小组赛；3.准备第三篇推文；4.奖品采购。

存在问题:暂无。

委员建议：

1.篮球赛的裁判可以考虑其他类似活动的裁判来帮忙；

2.提前预约网站和公众号的发布时间，可以考虑在学校网站进行宣传。

办公室（贺鹏、陈至伟、杨梦蝶）

已完成工作:

研代会会务组：配合材料组完成会议手册；

日常：1.召开第四次部门联合例会；2.物资登记表更新，对接各部门和项目的物资借用；3.骨干约谈；

院系：日常沟通联络；

财务：1.完成财务培训工具包的更新与留存；2.互动问答环节的奖品发放；

月报：完成各部门项目及院系风采展示的资料收集。

接下来工作开展:

研代会会务组：推进前期准备工作；

日常：1.邮箱管理；2.继续对接项目组；

院系：1.日常沟通联络；2.对接优秀院系评比项目组；

财务：批改财务培训的作业、评定优秀作业并发放奖品；

月报：完成4月月报推文并发布。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.办公室和项目组多沟通；

2.要及时检查研会仓库的物资，避免有缺失的现象发生，并寻找是否有新的存放物资的地方；

3.及时总结总结财务培训的经验。

人力资源部（陈怡、赵佳恒、屠后田）

已完成工作：

研代会：完成预备会工作手册初稿、正式会议工作手册初稿；

日常工作：完成人力资源部与宣传部联合例会（第四次部门例会）；

日常考核：完成相关信息公示；

星光大赏：完成星光大赏素材收集，视频拍摄以及排版。

接下来工作开展:

研代会：按计划进行后续工作；

日常考核：完成本周公示；

星光大赏：完成本学期星光大赏工作；

项目考核：继续完成四十周年项目考核。

存在问题:暂无。

委员建议：

1.提前准备好项目考核的资料；

2.网盘需要进行整理更新。

宣传部（陆荷萍、张擎洋、康荣）

已完成工作:

日常：1.邮箱约稿管理；2.网盘管理；

微信：1.协助推送其他部门稿件（女神来了、科普速递、权益月报）；2.协助推送项目组稿件（see you拔河及红毯晚会）3.校内其他稿件（行业面面观、显微摄影大赛）；4.官媒稿件转载（总书记考察中国科大六周年、高新园区劳动者词典）；

微博：1.微信联动推送；2.校园日常推送；3.时政热点；

其他：1.微信公众号后台管理；2.菜单栏更新和自动回复设置；3.研代会宣传工作；4.与人资联合例会。

接下来工作开展：

日常：1.邮箱约稿管理；2.网盘整理；3.研代会宣传工作；

微信：1.原创稿件（蜗壳小问）；2.日常约稿转载；

微博：1.微信联动推送；2.校园日常推送。

存在问题:暂无。

委员建议：

1.要注重宣传部内的氛围，让组员有更多的参与感；

2.研代会的工作要明确分工，各司其职。

学术科技部（张劢、张含之、闵锐）

已完成工作:

日常：1.文创logo设计与商家对接；2.第四次联合部门例会；

蜗牛说：1.第40期季恒星老师采访稿件润色、审核与推出；2.完成第41期黄丽华老师采访提纲和采访时间确定；

你问蜗答：完成第1期工作小组组建，人员安排，问题征集，嘉宾联系与街头采访等；

微沙龙：1.完成嘉宾、主题确定；2.完成预热推文推文、海报初稿；

科普平台：1.完成第28期科普速递原创稿件推送；2.科普速递logo定稿。

接下来工作开展:

日常：继续完成文创对接；

蜗牛说：完成第41期黄丽华老师的采访与稿件撰写；

你问蜗答：完成第1期嘉宾老师采访、视频剪辑、推文排版与推出等；

微沙龙：1.海报、预热推文定稿；2.活动场地预订(中区青年之家会议室)；

科普平台：日常轮班。

存在问题:暂无。

委员建议：

1.微沙龙的海报尽快准备；

2.科普速递确保实效性，目前该板块的阅读量一般，可以增加一些科大校内的科普；

3.科技周的实验安排要尽快确定。

权益服务部（胡玮怡、毕竹韵、牛昊）

已完成工作:

日常：1.进行日常值班并发布权益喵小喇叭；2.召开第四次部门例会；

女神来了：1.完成母亲节特刊文案初稿；2.采访视频内容构思；

权益工具箱：对秀米排版进行完善；

权益月报：完成排版并推出。

接下来工作开展:

日常：继续进行日常值班和权益喵小喇叭；

女神来了：1.进行母亲节视频采访与剪辑；2.完成秀米排版并推出；

权益工具箱：1.对部分细节进行修改并推出；2.开启下一轮工具箱选题调研。

存在问题:1. 权服的例会参与度有点低。

委员提问：

1.多总结学校的权益方面的政策，提高大家的获得感；

2.权益月报推文的封面可以统一确定下来。

实践交流部（武兴、王宁薇、张亮）

已完成工作:

选调生手册：1.汇总各省公告政策等内容，查缺补漏；2.已确定9篇经验稿；3.完成前言、目录、编后记的编写；4.获得封面手绘图授权并完成封面初稿；

蜗壳星火路：1.确定小组长；2.做好前期规划。

接下来工作开展:

选调生手册：二次校验公告内容；

蜗壳星火路：1.确定嘉宾；2.确定嘉宾采访问题；3.确定采访时间。

存在问题:1.参与部门例会的同学太少

委员建议：

1.嘉宾的通讯录需要及时更新；

2.参与部门例会的同学太少，要提高部门内同学的凝聚力。