【会议时间】2022年5月16日,18:30
【会议地点】东区地空楼708A710会议室
【出席人员】
主席团:董少祥、邱威、赵炳露、吴琼、薛兆成
部长:许清(主任)、贺鹏(主任)、陈怡、陆荷萍、张劢、胡玮怡、武兴
副部长:吕成亮(副主任)、李孟珈(副主任)、杨梦蝶(副主任)、赵佳恒、张擎洋、康荣、闵锐、毕竹韵、牛昊、王宁薇、张亮
项目负责人:方纪明、吴燕珍、黄庭雅
【请假人员】肖芬芳、陈至伟、屠后田、张含之、朱舒涵
【会议主持】董少祥
【会议记录】窦紫薇、康荣
【会议议程】
一、项目汇报
2022“See You”毕业纪念系列活动之拔河比赛
(负责人:方纪明 跟进:薛兆成)
已完成工作:
策划组:1.完成毕业季短袖征集活动策划修改,完善附件资料包;2.完成现场人员分工安排,整理志愿者培训内容,筹备项目培训会和彩排;3.根据比赛形式和队伍规模,整理完成第二批物资采购清单;4.完成表演赛队伍人员招募;5.完成志愿者需求统计,完成志愿者招募,共计45名;6.完善活动策划,修改完善游戏区内容;
宣传组:1.完成钥匙扣文创设计,联系商家制作钥匙扣、雨伞、明信片等物资,现均已到货;2.完成毕业季短袖征集活动推文;3.完成道旗、桁架设计,联系商家制作;4.完成队服设计,确认数量后联系商家印刷制作;
外联组:1.根据策划组物资采购清单,开展第二次物资采购,绝大部分物资均已到货;2.完成队伍报名工作,进行资格审查和去重,经过最终确认有63支队伍报名,参赛队员、老师共计860人,与各队队长取得联系并组建队长群;3.筹备项目实施会/培训会;4.确定主持人人选。
接下来工作开展:
策划组:1.协助完成当天活动场地布置;2.及时跟进活动现场情况,保持与区域负责人和各志愿者的沟通,保证活动当天比赛的顺利开展;
宣传组:1.协助完成当天活动场地布置;2.做好比赛当天摄影、新闻稿撰写工作;3.准备第三期推文内容;
外联组:1.核对采购物资到货情况,补充完善缺少物资;2.筹备队长大会,发放队服、队旗等物资;3.协助完成当天活动场地布置;4.筹备项目总结会。
存在问题:桁架依旧无法进校。
委员建议:
1.彩排时的那版主持稿需要再检查,前半部分很重要,需要再审核修改一下,音响设备需要再检查试一下;
2.人员分工有重复,安排不合理,再确认一下不要出现同一站位有两个人;
3.上课时间无法安排彩排,彩排时间可以安排现场展架,高效利用时间;
4.服装问题,注意当天把备用服装带到现场,避免遗漏重要服装;
5.两人三足等游戏做一些游戏规则的展架;
6.运送物资的小推车需要到位,确认推车数量;
7.活动当天的新闻稿活动当天发,新闻稿需要提前做好审核;
8.物资中的重物要在上午提前送达,活动开始前还要再进行一次彩排,表演赛也需要再一次彩排;
9.摄影师占位提前踩点,前半个小时书记在时,注意拍照位置;
10.栏拔河绳检查破损情况,设备电池备用;
11.现场当天天气及安全保障问题,避免饮用水的饮料瓶造成现场垃圾;
12.操场设备准备好自备音响,提前借国旗护卫队的音响;
13.人员分工做好,确认现场能找到具体的人员;
14.关于前半个小时的流程问题不能出错;
2022“See You”毕业纪念系列活动之红毯走秀及晚会
(负责人:吴燕珍、朱舒涵 跟进:董少祥)
已完成工作:
策划组:1.《永远科大人 “音”你不散场&1958线下微沙龙》详细策划;2.完成共享相册的策划对接及技术对接工作;3.主题篇章更新至4.0;
宣传组:1.红毯嘉宾投票推文的发布;2.毕业相册征集推文的定稿;3.节目和主持人招募海报和展架定稿;4.子活动桁架的初稿 5.文创品u盘和编织袋的定稿;6.文化衫初稿;7.剧本定稿;8.确定好主演和群演人员,确定开拍时间;9.制作好服道化预算清单,并与外联组对接;10.确定与研招办的合作形式,师兄提供全程指导;
外联组:1.关于红毯嘉宾招募、主持人和节目遴选海报和展架的申请与布置;2. MV面试的材料准备与短信通知;3.最新彩排和现场的场地申请;4.口罩、马克杯、U盘和编织袋等的采买;5.对接宣传准备MV拍摄需要的物资;6.制作领奖单;7.测评共享相册功能;8.全民K歌线上群的维护、线上歌会打分并统计排名;9.购买物资的收纳与登记;10.红毯嘉宾信息与照片的收集与整理;11.主持人和节目报名问卷制作。
接下来工作开展:
策划组:1.晚会及红毯进一步落实物资;2.共享相册技术跟进;3.线下微沙龙现场准备工作,包括策划更新、节目顺序以及主持人稿等;
宣传组:1.POP-UP快闪微沙龙*USTC1958推文初稿;2.子活动桁架的定稿;3.文化衫定稿;4.红毯预海报展架桁架初稿;5.mv开拍并导出、整理和剪辑素材;6.确定好剪辑任务,完成mv剪辑初版;
外联组:1.购买拍立得、相纸和相册等;2.申请操场并与各组织协商使用;3.继续对接全球科大人视频拍摄邀请。
存在问题:暂无。
委员建议:
1.MV提前拍摄制作,向研招办的师兄师姐询问拍摄意见;
2.和高新区的晚会制作团队沟通交流,提供帮助;
3.彩排需要提前,寻问彩排需要的设备,需要提前试一下;
4.奖品准备状况,发放时间和方式,提前交流准备一下;
5.各个子活动参与和制作的人沟通好,提前发过来,给审核预留时间,子活动电子相册效果好的话可以扩展到研会内部进行一次小的活动;
6.歌舞类节目多,语言类或者一些少一点的节目类型去提前联系;
7.集市和院系合作比较多,遇到问题及时跟大家讨论、跟院系说明风险;
8.桁架的初稿尽快发群里审核。
2021-2022学年第二学期优秀院系评比
(负责人:黄庭雅 跟进:邱威)
已完成工作:
策划宣传组:1.完成优秀院系评比项目红头文件及五个附件的修改、审核、完善并定稿;2.拟定项目联系院系的邮件文案,通知和相关附件已于14日下发到各院系;
外联通讯组:1.确定院系联系方式;2.进行院系对接的人员分工。
接下来工作开展:
策划宣传组:1.开始制作实施会会议议程和PPT;开始制作评比会会议议程、主持词、评分表和应急预案;2.开始撰写院系风采推送;3.同步审核院系材料;
外联通讯组:1.完成各院系对接的人员分工,确认院系参与情况,建立院系微信群并管理;2.跟进院系,反馈修改意见、督促相关院系按时提交材料,开始收集归并院系申请材料和风采展示素材;3.依据对接分工,完成评比细则中由项目组统计赋分的“院系研究生会和校研会联系”一项中活动统计。
存在问题:暂无。
委员建议:
1.评分细则建议把细则做成图示的,如一图读懂;
2.鼓励院系研究生会积极参与;
3.议程用语需正规,在群里发消息也要注意;
4.院系风采收集表想办法如何展示出来给大家看;
5.和院系沟通灵活一些,促进他们用更好的形式填写表格,给没填的也加以鼓励;
6.院系收到的红头文件和其他内容及附件混乱,想办法改进一下。
二、部门工作汇报
所系学生工作中心(许清、李孟珈、肖芬芳、吕成亮)
已完成工作:
日常工作:骨干约谈;
所系班长/研会对接:1.稀土班权益问题解答及反馈;2.科教融合学院研会对接(夏令营推文及所系vlog);3.所系网站服务器选型;
蜗壳小筑:1.所系vlog第一期对接各科教融合单位;2.所里看看第八期金属所文稿整理;
文体活动:
所系篮球赛:1.完成各赛区小组赛;2.确定文创品和奖品数量;
永远科大人定向越野活动:1.确定策划初稿;2.第一篇推文初稿。
接下来工作开展:
日常工作:部门第五次例会筹备;
所系班长/研会对接:1.所系权益问题及解答汇总;2.所系网站权益部分内容完善、服务器租用;
蜗壳小筑:1.继续与各科教融合单位进行合作拍摄,进行视频剪辑;2.对金属所进行排版;
文体活动:
所系篮球赛:1.完成八强赛;2.采购奖品;3.小组赛推文;
永远科大人定向越野活动:1.第一篇推送;2.采购文创品。
存在问题:暂无
委员建议:
1.越野策划设计出来后给大家看一下,尽量多设置一些在现场可以玩的游戏;
2.中区篮球场的监控,半决赛和决赛时的监控很重要,方便后期出了问题进行及时处理。
办公室(贺鹏、陈至伟、杨梦蝶)
已完成工作:
研代会会务组:1.研代会会务筹备及现场工作;2.第一次全委会布置工作;
日常:1.与优秀院系评比项目对接红头文件;2.对接个项目物资存放借用;
院系:1.整理新一届院系研会执行主席通讯录;2.日常联络沟通;
财务:跟进三个项目财务情况;
接下来工作开展:
研代会会务组:研代会总结整理;
日常:1.物资整理清点;2.邮箱管理;3.骨干约谈;
院系:配合优秀院系评比项目进行联络沟通;
财务:跟进拔河项目报销事宜,跟进其他项目财务情况;
存在问题:暂无。
委员建议:
1.仓库几个项目的物资混在一起,特别乱;
2.研代会的展架需要撤一下,放在西活三楼办公室;
3.通讯录及时更进,已经有所改动;
4.研代会整理简易版工作手册,做好存档;
5.拔河项目结束后清点好物资;
6.注意一下可重复利用的物资报销问题。
人力资源部(陈怡、赵佳恒、屠后田)
已完成工作:
日常考核:完成上周日常考核;
骨干培训:完成本学期第二期骨干培训所有工作;
定期播报:完成本周的日常工作。
接下来工作开展:
日常考核:完成本周日常考核;
项目考核:推进四十周年和拔河项目组考核;
星光大赏:推送本学年第四期星光大赏;
定期播报:配合项目组进行新闻的播报。
存在问题:
委员建议:
1.工作总结、工作手册等资料包准备整理一下;
2.提前统计所系的人事离职情况,保证证书能发到各位骨干手里;
3.把日常工作的资料总结、资料包整理出来。
宣传部(陆荷萍、张擎洋、康荣)
已完成工作:
日常:1.邮箱约稿管理;2.网盘管理;
微信:1.协助推送其他部门稿件(权益工具箱、科普速递、你问蜗答);2.协助推送项目组稿件(see you主持人招募、研会40周年)3.校内其他稿件(主席团候选人公示、骨干热议建团100周年);4.官媒稿件转载(习近平总书记重要讲话、汶川地震14年);5.团学研代会(代表风采展示、研代会预备会议新闻稿、正式会议新闻稿);
微博:1.微信联动推送(永远科大人、黑洞首张照片、你问蜗答);2.校园日常推送;3.时政热点;
其他:1.微信公众号后台管理;2.菜单栏更新和自动回复设置;3.研代会宣传工作(摄影、新闻稿)。
接下来工作开展:
日常:1.邮箱约稿管理;2.网盘整理;3.筹备第五次部门例会;
微信:1.原创稿件,蜗壳小问;2.日常约稿转载;
微博:1.微信联动推送;2.校园日常推送。
存在问题:暂无。
委员建议:
1.院系评比统计院系的约稿情况,对质量不高数量少的院系在做骨干培训时多做邀请工作;
2.拔河当天需要的摄影工作,宣传部提供一些成员支持;
3.研代会的资料整理,把现场拍摄时的细节和位置做好记录和交接,制作成简易版手册;
4.多多观摩一些文创的创意,想出一些好的文创;
5.做好和季节性相关的项目,特殊日期的约稿安排要提前做好,主条和子条进行适当安排;
6. 工作任务比较重,合理安排项目中的抽奖环节和问卷星使用环节,相关问卷星使用的经验可以传授给其他部门成员。
学术科技部(张劢、张含之、闵锐)
已完成工作:
蜗牛说:完成第41期黄丽华老师的采访初稿;
你问蜗答:完成第1期视频剪辑、问题征集礼品发放、分上下两期进行推文排版与推出等;
微沙龙:1.完成微沙龙线下活动的举办;2.进行总结稿的撰写;
科普平台:完成原创稿件黑洞科普。
接下来工作开展:
蜗牛说:继续进行第41期采访稿的修改润色;
你问蜗答:推文礼品发放;
微沙龙:1.完成总结稿的推送;2.相关资料管理;
科普平台:继续科普平台轮班。
存在问题:你问蜗答被举报删除问题。
委员建议:
1.科普平台的原创稿件和学术微沙龙的老师做好持续的沟通;
2.科技周的安排尽快,物资明天需要到位;
3.邀请老师列好名单,给下学期做好铺垫。
权益服务部(胡玮怡、毕竹韵、牛昊)
已完成工作:
日常:正常进行平台值班和权益喵小喇叭;
女神来了:1.完成母亲节特刊的奖品发放;2.完成嘉宾库征集问卷制作及发放;
权益专项:1.召开第二次权益专项工作组例会;2.继续进行校内外调研;
权益月报:确定月报封面模板。
接下来工作开展:
日常: 继续进行权益平台值班和权益喵小喇叭;
女神来了:1.确定女神来了六月刊嘉宾;2.建立六月刊工作小组,进行嘉宾联系与调研;
权益专项:1.明确工作内容,分工调研;2.制作问卷,调研校内外卖柜的需求程度;
权益月报:1.成立权益五月月报小组;2.确定分工,收集五月权益问题。
存在问题:
1.抽奖活动里有同学咨询领取奖品的状况,及时地反馈和进展更进;
2.权益小喇叭的微博阅读量要统计一下,注意提高阅读量,考虑采取图片形式;
3.“女神来了”6月份嘉宾收到的反馈情况跟进一下,加快进度;
4.调研外卖需求的海报进行精准投放,比如放在领取外卖的点。
实践交流部(武兴、王宁薇、张亮)
已完成工作:
选调生手册:1.完成各省公告政策二次校验;2.经验稿征集已完成;3.完成封面图,标题,页眉页脚等;
蜗壳星火路:1.已确认采访嘉宾问题;2.与嘉宾沟通采访时间,目前还未确定。
接下来工作开展:
选调生手册:1.审核手册内容;2.调整部分目录与标题不一致的问题。
蜗壳星火路:1.进行腾讯会议线上采访;2.记录录屏,转换文字,形成文稿,撰写推送并排版。
存在问题:
委员建议:
1.手册完成时间确认一下,目录和标题不一致问题还需要商讨;
2.蜗壳星火路邀请嘉宾的主题围绕的内容尽快确定;
3.选调生手册及时更新完善。