【会议时间】2022年5月16日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：董少祥、邱威、赵炳露、吴琼、薛兆成

部长：许清（主任）、贺鹏（主任）、陈怡、陆荷萍、张劢、胡玮怡、武兴

副部长：吕成亮（副主任）、李孟珈（副主任）、杨梦蝶（副主任）、赵佳恒、张擎洋、康荣、闵锐、毕竹韵、牛昊、王宁薇、张亮

项目负责人：方纪明、吴燕珍、黄庭雅

【请假人员】肖芬芳、陈至伟、屠后田、张含之、朱舒涵

【会议主持】董少祥

【会议记录】窦紫薇、康荣

【会议议程】

一、项目汇报

2022“See You”毕业纪念系列活动之拔河比赛

（负责人：方纪明 跟进：薛兆成）

已完成工作：

策划组：1.完成毕业季短袖征集活动策划修改，完善附件资料包；2.完成现场人员分工安排，整理志愿者培训内容，筹备项目培训会和彩排；3.根据比赛形式和队伍规模，整理完成第二批物资采购清单；4.完成表演赛队伍人员招募；5.完成志愿者需求统计，完成志愿者招募，共计45名；6.完善活动策划，修改完善游戏区内容；

宣传组：1.完成钥匙扣文创设计，联系商家制作钥匙扣、雨伞、明信片等物资，现均已到货；2.完成毕业季短袖征集活动推文；3.完成道旗、桁架设计，联系商家制作；4.完成队服设计，确认数量后联系商家印刷制作；

外联组：1.根据策划组物资采购清单，开展第二次物资采购，绝大部分物资均已到货；2.完成队伍报名工作，进行资格审查和去重，经过最终确认有63支队伍报名，参赛队员、老师共计860人，与各队队长取得联系并组建队长群；3.筹备项目实施会/培训会；4.确定主持人人选。

接下来工作开展：

策划组：1.协助完成当天活动场地布置；2.及时跟进活动现场情况，保持与区域负责人和各志愿者的沟通，保证活动当天比赛的顺利开展；

宣传组：1.协助完成当天活动场地布置；2.做好比赛当天摄影、新闻稿撰写工作；3.准备第三期推文内容；

外联组：1.核对采购物资到货情况，补充完善缺少物资；2.筹备队长大会，发放队服、队旗等物资；3.协助完成当天活动场地布置；4.筹备项目总结会。

存在问题：桁架依旧无法进校。

委员建议：

1.彩排时的那版主持稿需要再检查，前半部分很重要，需要再审核修改一下，音响设备需要再检查试一下；

2.人员分工有重复，安排不合理，再确认一下不要出现同一站位有两个人；

3.上课时间无法安排彩排，彩排时间可以安排现场展架，高效利用时间；

4.服装问题，注意当天把备用服装带到现场，避免遗漏重要服装；

5.两人三足等游戏做一些游戏规则的展架；

6.运送物资的小推车需要到位，确认推车数量；

7.活动当天的新闻稿活动当天发，新闻稿需要提前做好审核；

8.物资中的重物要在上午提前送达，活动开始前还要再进行一次彩排，表演赛也需要再一次彩排；

9.摄影师占位提前踩点，前半个小时书记在时，注意拍照位置；

10.栏拔河绳检查破损情况，设备电池备用；

11.现场当天天气及安全保障问题，避免饮用水的饮料瓶造成现场垃圾；

12.操场设备准备好自备音响，提前借国旗护卫队的音响；

13.人员分工做好，确认现场能找到具体的人员；

14.关于前半个小时的流程问题不能出错；

2022“See You”毕业纪念系列活动之红毯走秀及晚会

（负责人：吴燕珍、朱舒涵 跟进：董少祥）

已完成工作：

策划组：1.《永远科大人 “音”你不散场＆1958线下微沙龙》详细策划；2.完成共享相册的策划对接及技术对接工作；3.主题篇章更新至4.0；

宣传组：1.红毯嘉宾投票推文的发布；2.毕业相册征集推文的定稿；3.节目和主持人招募海报和展架定稿；4.子活动桁架的初稿 5.文创品u盘和编织袋的定稿；6.文化衫初稿；7.剧本定稿；8.确定好主演和群演人员，确定开拍时间；9.制作好服道化预算清单，并与外联组对接；10.确定与研招办的合作形式，师兄提供全程指导；

外联组：1.关于红毯嘉宾招募、主持人和节目遴选海报和展架的申请与布置；2. MV面试的材料准备与短信通知；3.最新彩排和现场的场地申请；4.口罩、马克杯、U盘和编织袋等的采买；5.对接宣传准备MV拍摄需要的物资；6.制作领奖单；7.测评共享相册功能；8.全民K歌线上群的维护、线上歌会打分并统计排名；9.购买物资的收纳与登记；10.红毯嘉宾信息与照片的收集与整理；11.主持人和节目报名问卷制作。

接下来工作开展：

策划组：1.晚会及红毯进一步落实物资；2.共享相册技术跟进；3.线下微沙龙现场准备工作，包括策划更新、节目顺序以及主持人稿等；

宣传组：1.POP-UP快闪微沙龙*USTC1958推文初稿；2.子活动桁架的定稿；3.文化衫定稿；4.红毯预海报展架桁架初稿；5.mv开拍并导出、整理和剪辑素材；6.确定好剪辑任务，完成mv剪辑初版；

外联组：1.购买拍立得、相纸和相册等；2.申请操场并与各组织协商使用；3.继续对接全球科大人视频拍摄邀请。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.MV提前拍摄制作，向研招办的师兄师姐询问拍摄意见；

2.和高新区的晚会制作团队沟通交流，提供帮助；

3.彩排需要提前，寻问彩排需要的设备，需要提前试一下；

4.奖品准备状况，发放时间和方式，提前交流准备一下；

5.各个子活动参与和制作的人沟通好，提前发过来，给审核预留时间，子活动电子相册效果好的话可以扩展到研会内部进行一次小的活动；

6.歌舞类节目多，语言类或者一些少一点的节目类型去提前联系；

7.集市和院系合作比较多，遇到问题及时跟大家讨论、跟院系说明风险；

8.桁架的初稿尽快发群里审核。

2021-2022学年第二学期优秀院系评比

（负责人：黄庭雅 跟进：邱威）

已完成工作：

策划宣传组：1.完成优秀院系评比项目红头文件及五个附件的修改、审核、完善并定稿；2.拟定项目联系院系的邮件文案，通知和相关附件已于14日下发到各院系；

外联通讯组：1.确定院系联系方式；2.进行院系对接的人员分工。

接下来工作开展：

策划宣传组：1.开始制作实施会会议议程和PPT；开始制作评比会会议议程、主持词、评分表和应急预案；2.开始撰写院系风采推送；3.同步审核院系材料；

外联通讯组：1.完成各院系对接的人员分工，确认院系参与情况，建立院系微信群并管理；2.跟进院系，反馈修改意见、督促相关院系按时提交材料，开始收集归并院系申请材料和风采展示素材；3.依据对接分工，完成评比细则中由项目组统计赋分的“院系研究生会和校研会联系”一项中活动统计。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.评分细则建议把细则做成图示的，如一图读懂；

2.鼓励院系研究生会积极参与；

3.议程用语需正规，在群里发消息也要注意；

4.院系风采收集表想办法如何展示出来给大家看；

5.和院系沟通灵活一些，促进他们用更好的形式填写表格，给没填的也加以鼓励；

6.院系收到的红头文件和其他内容及附件混乱，想办法改进一下。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（许清、李孟珈、肖芬芳、吕成亮）

已完成工作：

日常工作：骨干约谈；

所系班长/研会对接：1.稀土班权益问题解答及反馈；2.科教融合学院研会对接（夏令营推文及所系vlog）；3.所系网站服务器选型；

蜗壳小筑：1.所系vlog第一期对接各科教融合单位；2.所里看看第八期金属所文稿整理；

文体活动：

所系篮球赛：1.完成各赛区小组赛；2.确定文创品和奖品数量；

永远科大人定向越野活动：1.确定策划初稿；2.第一篇推文初稿。

接下来工作开展：

日常工作：部门第五次例会筹备；

所系班长/研会对接：1.所系权益问题及解答汇总；2.所系网站权益部分内容完善、服务器租用；

蜗壳小筑：1.继续与各科教融合单位进行合作拍摄，进行视频剪辑；2.对金属所进行排版；

文体活动：

所系篮球赛：1.完成八强赛；2.采购奖品；3.小组赛推文；

永远科大人定向越野活动：1.第一篇推送；2.采购文创品。

存在问题：暂无

委员建议：

1.越野策划设计出来后给大家看一下，尽量多设置一些在现场可以玩的游戏；

2.中区篮球场的监控，半决赛和决赛时的监控很重要，方便后期出了问题进行及时处理。

办公室（贺鹏、陈至伟、杨梦蝶）

已完成工作：

研代会会务组：1.研代会会务筹备及现场工作；2.第一次全委会布置工作；

日常：1.与优秀院系评比项目对接红头文件；2.对接个项目物资存放借用；

院系：1.整理新一届院系研会执行主席通讯录；2.日常联络沟通；

财务：跟进三个项目财务情况；

接下来工作开展：

研代会会务组：研代会总结整理；

日常：1.物资整理清点；2.邮箱管理；3.骨干约谈；

院系：配合优秀院系评比项目进行联络沟通；

财务：跟进拔河项目报销事宜，跟进其他项目财务情况；

存在问题：暂无。

委员建议：

1.仓库几个项目的物资混在一起，特别乱；

2.研代会的展架需要撤一下，放在西活三楼办公室；

3.通讯录及时更进，已经有所改动；

4.研代会整理简易版工作手册，做好存档；

5.拔河项目结束后清点好物资；

6.注意一下可重复利用的物资报销问题。

人力资源部（陈怡、赵佳恒、屠后田）

已完成工作：

日常考核：完成上周日常考核；

骨干培训：完成本学期第二期骨干培训所有工作；

定期播报：完成本周的日常工作。

接下来工作开展：

日常考核：完成本周日常考核；

项目考核：推进四十周年和拔河项目组考核；

星光大赏：推送本学年第四期星光大赏；

定期播报：配合项目组进行新闻的播报。

存在问题：

委员建议：

1.工作总结、工作手册等资料包准备整理一下；

2.提前统计所系的人事离职情况，保证证书能发到各位骨干手里；

3.把日常工作的资料总结、资料包整理出来。

宣传部（陆荷萍、张擎洋、康荣）

已完成工作：

日常：1.邮箱约稿管理；2.网盘管理；

微信：1.协助推送其他部门稿件（权益工具箱、科普速递、你问蜗答）；2.协助推送项目组稿件（see you主持人招募、研会40周年）3.校内其他稿件（主席团候选人公示、骨干热议建团100周年）；4.官媒稿件转载（习近平总书记重要讲话、汶川地震14年）；5.团学研代会（代表风采展示、研代会预备会议新闻稿、正式会议新闻稿）；

微博：1.微信联动推送（永远科大人、黑洞首张照片、你问蜗答）；2.校园日常推送；3.时政热点；

其他：1.微信公众号后台管理；2.菜单栏更新和自动回复设置；3.研代会宣传工作（摄影、新闻稿）。

接下来工作开展：

日常：1.邮箱约稿管理；2.网盘整理；3.筹备第五次部门例会；

微信：1.原创稿件，蜗壳小问；2.日常约稿转载；

微博：1.微信联动推送；2.校园日常推送。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.院系评比统计院系的约稿情况，对质量不高数量少的院系在做骨干培训时多做邀请工作；

2.拔河当天需要的摄影工作，宣传部提供一些成员支持；

3.研代会的资料整理，把现场拍摄时的细节和位置做好记录和交接，制作成简易版手册；

4.多多观摩一些文创的创意，想出一些好的文创；

5．做好和季节性相关的项目，特殊日期的约稿安排要提前做好，主条和子条进行适当安排；

6. 工作任务比较重，合理安排项目中的抽奖环节和问卷星使用环节，相关问卷星使用的经验可以传授给其他部门成员。

学术科技部（张劢、张含之、闵锐）

已完成工作：

蜗牛说：完成第41期黄丽华老师的采访初稿；

你问蜗答：完成第1期视频剪辑、问题征集礼品发放、分上下两期进行推文排版与推出等；

微沙龙：1.完成微沙龙线下活动的举办；2.进行总结稿的撰写；

科普平台：完成原创稿件黑洞科普。

接下来工作开展：

蜗牛说：继续进行第41期采访稿的修改润色；

你问蜗答：推文礼品发放；

微沙龙：1.完成总结稿的推送；2.相关资料管理；

科普平台：继续科普平台轮班。

存在问题：你问蜗答被举报删除问题。

委员建议：

1.科普平台的原创稿件和学术微沙龙的老师做好持续的沟通；

2.科技周的安排尽快，物资明天需要到位；

3.邀请老师列好名单，给下学期做好铺垫。

权益服务部（胡玮怡、毕竹韵、牛昊）

已完成工作：

日常：正常进行平台值班和权益喵小喇叭；

女神来了：1.完成母亲节特刊的奖品发放；2.完成嘉宾库征集问卷制作及发放；

权益专项：1.召开第二次权益专项工作组例会；2.继续进行校内外调研；

权益月报：确定月报封面模板。

接下来工作开展：

日常： 继续进行权益平台值班和权益喵小喇叭；

女神来了：1.确定女神来了六月刊嘉宾；2.建立六月刊工作小组，进行嘉宾联系与调研；

权益专项：1.明确工作内容，分工调研；2.制作问卷，调研校内外卖柜的需求程度；

权益月报：1.成立权益五月月报小组；2.确定分工，收集五月权益问题。

存在问题：

1.抽奖活动里有同学咨询领取奖品的状况，及时地反馈和进展更进；

2.权益小喇叭的微博阅读量要统计一下，注意提高阅读量，考虑采取图片形式；

3.“女神来了”6月份嘉宾收到的反馈情况跟进一下，加快进度；

4.调研外卖需求的海报进行精准投放，比如放在领取外卖的点。

实践交流部（武兴、王宁薇、张亮）

已完成工作：

选调生手册：1.完成各省公告政策二次校验；2.经验稿征集已完成；3.完成封面图，标题，页眉页脚等；

蜗壳星火路：1.已确认采访嘉宾问题；2.与嘉宾沟通采访时间，目前还未确定。

接下来工作开展：

选调生手册：1.审核手册内容；2.调整部分目录与标题不一致的问题。

蜗壳星火路：1.进行腾讯会议线上采访；2.记录录屏，转换文字，形成文稿，撰写推送并排版。

存在问题：

委员建议：

1.手册完成时间确认一下，目录和标题不一致问题还需要商讨；

2.蜗壳星火路邀请嘉宾的主题围绕的内容尽快确定；

3.选调生手册及时更新完善。