【会议时间】2022年5月23日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：董少祥、邱威、赵炳露、吴琼、薛兆成

部长：许清（主任）、贺鹏（主任）、陆荷萍、张劢、胡玮怡、武兴

副部长：肖芬芳（副主任）、吕成亮（副主任）、李孟珈（副主任）、陈至伟（副主任）、杨梦蝶（副主任）、赵佳恒、屠后田、张擎洋、康荣、闵锐、张含之、毕竹韵、牛昊、王宁薇、张亮

项目负责人：吴燕珍、黄庭雅

【请假人员】陈怡、方纪明、朱舒涵

【会议主持】董少祥

【会议记录】胡彤彤、马镇涛

【会议议程】

一、项目汇报

2022“See You”毕业纪念系列活动之拔河比赛

（负责人：方纪明 跟进：薛兆成）

已完成工作：

5.18日下午成功举办“永远科大人”毕业纪念系列活动开幕式暨2022“See You”拔河比赛活动；

接下来工作开展：

1.召开项目总结会；2.完成财务报销；3.完成奖品发放工作；4.完成毕业纪念短袖设计大赛。

存在问题：现场出现受伤事故。

委员建议：

1.前期准备工作需要更加细致，确认和体育课、球队训练时间错开，防止冲突造成安全事故；

2.活动主持稿需要提前准备并好好修改，杜绝应付了事；

3.预热推文以及现场推文未提前准备，最后由负责人进行撰写，十分仓促；

4.物资搬运人员不足，需要提前联系人员安排任务；

5.现场音响出现问题，活动前需要多次确认能否借到以及是否能正常运行；

6.现场人员安排混乱，工作人员未能履行职责，现场拍照人员不足；

7.现场检查校园卡环节混乱，实际操作过程出现问题，部分场地没有检查，部分场地收了同学们校园卡，容易造成校园卡丢失；

8.游戏区牌子写的较不清楚，不方便同学们了解规则，现场游戏负责人也存在不清楚该区域游戏规则的状况；

9.联系受伤同学做好道歉以及赔偿工作；

10.总结会认真总结经验；

11.后续报销工作持续跟进。

2022“See You”毕业纪念系列活动之红毯走秀及晚会

（负责人：吴燕珍、朱舒涵 跟进：董少祥）

已完成工作：

策划组：1.红毯及晚会节目及主持人遴选问题、评分表打印版整理；2.红毯及晚会主持词框架的撰写（包括开场白、抽奖以及结束语等）；3.全球科大人毕业寄语模板收集；4.音你不散场的主持稿撰写；5.主题篇章更新至5.0；

宣传组：1.红毯嘉宾投票推文的发布；2.POP-UP微沙龙&1958预热推文发布；3.POP-UP微沙龙&1958活动现场背景的定稿；4.文创品文化衫的定稿；5.红毯预热海报展架初稿；6.电子相册初稿；7.子活动桁架初稿；8.台卡初稿；9.完成剧本中教室，咖啡馆，彩排舞台，主角对话的拍摄；10.完成已拍素材的剪辑；

外联组：1.租聘MV拍摄所需服装和场地预约；2.预约操场并与体教沟通确认；3.红毯嘉宾、主持人和节目遴选的短信通知、文件制作并打印以及遴选现场工作；4.快闪微沙龙背景视频收集整理、现场布置和机动事宜；5.红毯嘉宾遴选结果通知并拉群，已安排人对接；6.红毯集市进行防疫办报备；7.五次推文加音你不散场签领单的制作并发放奖品；8.主持人遴选结果通知；9.音你不散场的彩排场地预约和现场工作；10.整理收到的全球科大人视频同步给宣传；

接下来工作开展：

策划组：1.主持稿串词部分的撰写；2.一彩节目流程、节目时间的策划对接；3.线下地推活动（六一活动）策划；4.一彩毕业衫设计展示的节目流程策划和对接；

宣传组：1.POP-UP微沙龙&1958活动总结推文的初稿；2.寰宇东路的日子活动预热初稿；3.六一儿童节地推活动预热初稿；4.文创品之冰袖初稿；5.子活动桁架定稿；6.红毯晚会海报和展架定稿；7.台卡定稿；8.电子相册定稿；9.完成拍摄；10.MV初稿；11.安排后期配音（演员台词和旁白）的录制工作；12.“永远科大人”视频初稿；

外联组：1.购买共享相册的物资；2.继续发放奖品；3.和USTC1958进一步确认咖啡券发放形式；4.对接嘉宾、节目和主持人进行一彩；5.一彩的场地确认、灯光音响沟通和现场工作；6.节目遴选结果的通知并展开对接节目主持分工。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.再次确认场地、灯光音响等；

2.MV视频拍摄组员参与积极性不高，推进进度缓；

3.一彩现场确认参演节目以及时长、背景屏、音乐等；

4.将主要精力放在毕业晚会上，不要顾此失彼将太多精力放在子活动上；

5.录播形式下可以将一些已确定的节目（合唱、相声）尽快敲定；

6.晚会现场的抽奖环节可以采用“口令抽奖”等形式；

7.梳理完成视频拍摄的相关工作，将工作分配到各成员，提高工作推进效率；

8.宣传的相关内容及时发送副部群审核。

2021-2022学年第二学期优秀院系评比

（负责人：黄庭雅 跟进：邱威）

已完成工作：

策划宣传组：1.制作2021-2022优秀院系评比项目的评比细则“一图读懂”版，并发在项目院系主席联络群中；2.收集纪念相册所需素材；

外联通讯组：1.建好项目院系主席联络群，项目组成员开始对接；2.进行评比细则中“院系与校研会联系”一项中评分指标的统计；3.收集院系填写材料时反馈的问题并解答，提醒评比材料提交的截止日期；

接下来工作开展：

策划宣传组：1.开始撰写院系风采推送；2.审核院系材料，对评分细则中主观分部分进行赋分；3.开始制作会议手册；4.实施会会议文件准备；

外联通讯组：1.跟进院系、反馈修改意见、催交材料；2.实施会会议物资准备。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.材料收集工作持续推进；

2.院系风采展示模板提前准备；

3.考虑老师时间，将时间定在周内；

4.文创作品积极准备；

5.尽快开始审核材料；

6.与院系积极沟通交流，方便下一学期工作；

7.材料迟交问题：需要对各院系一视同仁。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（许清、李孟珈、肖芬芳、吕成亮）

已完成工作：

日常工作：1.部门例会筹备；2.骨干约谈；

蜗壳小筑：1.所里看看 金属所排版完成；2.所系vlog 素材拍摄完成三个所；

文体活动：

所系篮球赛：1.完成八进四比赛；2.确定文创品和奖品数量；

永远科大人定向越野活动：1.修改策划；2.地图定稿；

接下来工作开展：

日常工作：各模块资料收集及存档；

蜗壳小筑：1.所系vlog 继续拍摄剩余所，并进行视频剪辑；2.推送金属所；3.后台自动回复更新；4.继续转发其他所系夏令营推文；

文体活动：

所系篮球赛：1.四强比赛，2.冠亚季军比赛，3.采购奖品，4.总结推文；

永远科大人定向越野活动：1.推出第一篇推文，2.制作比赛用品。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.所系vlog的宣推时间在六一，可以考虑与儿童节联动；

2.各个栏目的阅读量等做好材料整理归档；

3.提高执行力，做好工作交接。

办公室（贺鹏、陈至伟、杨梦蝶）

已完成工作：

日常：1.更新周一例会工具包签到表及通讯录；2.骨干约谈；3.邮箱管理；

院系：配合优秀院系评比项目组进行沟通联络；

财务：跟进各项目财务情况；

接下来工作开展：

日常：1.整理办公室以及东西区仓库物资；2.更新物资、文创等借用登记表；3.召开第五次部门例会；

院系：日常沟通联络；

财务：1.跟进各项目财务情况；2.跟进拔河项目报销工作；

月报：成立5月月报工作小组，收集5月工作内容并排版推送。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.研代会以及拔河的报销工作推进；

2.招募整理仓库志愿者人数较少，可以每个部门项目组出人完成任务；

3.提前准备骨干述职评议相关内容。

人力资源部（陈怡、赵佳恒、屠后田）

已完成工作：

日常考核：完成本周项目考核；

项目考核：完成see you拔河项目问卷设计与发放；

星光大赏：完成第四期星光大赏；

骨干培训：完成骨干培训工具箱和两期骨干培训的全部资料；

接下来工作开展：

项目考核：继续推进拔河项目考核；

定期播报：配合项目组发布新闻稿。

存在问题：暂无

委员建议：

1.毕业晚会及红毯的考核问卷可以提前准备好；

2.及时更新通讯资料包；

3.骨干培训可以学期初制定好主题及时间；

4.整理校研究生会各部门去留人员信息。

宣传部（陆荷萍、张擎洋、康荣）

已完成工作：

日常：1.邮箱约稿管理；2.网盘管理；

微信：1.协助推送其他部门稿件（星光大赏）；2.协助推送项目组稿件（see you红毯晚会、see you拔河）3.校内其他稿件（团学研代会、芳草社负责人招募、中国科大国际青年领袖营、研究生毕业事项办理指南）；4.官媒稿件转载（袁隆平逝世一周年）；

微博：1.微信联动推送；2.校园日常推送；3.时政热点；

其他：1.微信公众号后台管理；2.菜单栏更新和自动回复设置。

接下来工作开展：

日常：1.邮箱约稿管理；2.网盘整理；3.筹备第五次部门例会；

微信：1.原创稿件，蜗壳小问；2.日常约稿转载；

微博：1.微信联动推送；2.校园日常推送。

存在问题：约稿管理撤稿以及时间改动问题

委员建议：

1.制定约稿撤稿惩罚措施；

2.台账继续更新；

3.文创产品设计以及全部文创产品的备份；

4.考虑重要时间节点的推文。

学术科技部（张劢、张含之、闵锐）

已完成工作：

日常：第五次部门例会；

蜗牛说：完成第40期稿件的修改和老师审核；

微沙龙：1.总结推文推送；2.转发集赞等文创的发放；

你问蜗答：完成奖品发放；

接下来工作开展：

蜗牛说：完成第41期稿件的修改、审核和推送；

微沙龙：活动总结与反思，修订完善工作手册；

你问蜗答：第一期上篇推文的重新推送；

科普平台：恢复日常轮班(一篇转载+一篇校内科普推送整理)。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.41期蜗牛说工作尽快推进，尽早发至副部群审核；

2.后续推出稿件时充分考虑会被撤稿的各个因素；

3.尽快整理校内科普平台内容（2021年5月-2022年5月）；

4.学科部门群内新部员发言不够积极，部长可以找新部员进行骨干约谈。

权益服务部（胡玮怡、毕竹韵、牛昊）

已完成工作：

日常工作：进行权益平台值班和权益喵小喇叭；

女神来了：初步确定嘉宾并取得联系；

权益专项：完成问卷初稿；

权益月报：成立月报工作组；

接下来工作开展：

日常工作：1.继续进行权益平台值班和权益喵小喇叭；2.筹备第五次部门例会；

女神来了：建立工作小组并召开启动会；

权益专项：完善问卷，制作海报；

权益月报：文案撰写；

存在问题：暂无。

委员建议：

1.完善权益专项方案；

2.权益工作话术整理成文档提供参考；

3.汇总权益相关问题文档，方便同学们遇到问题时查阅。

实践交流部（武兴、王宁薇、张亮）

已完成工作：

选调生手册：选调生手册主体内容定稿；

蜗壳星火路：1.确定嘉宾采访时间和问题内；2.嘉宾采访完成；

接下来工作开展：

选调生手册：1.手册前言、编后记润色；2.手册格式整理；3.选调生手册推广；

蜗壳星火路：1.撰写文字；2.完成图片或者排版。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.选调生手册一些前言等可以考虑重新书写；

2.选调生手册没有体现研会特色，可以考虑加些研会标志及标语；

3.注意选调生手册内的细节（目录、页码、错别字）；

4.在微信后台设置自动回复获取选调生信息。