【会议时间】2022年5月30日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：董少祥、吴琼、薛兆成、赵炳露

部长：许清（主任）、陈怡、陆荷萍、张劢、胡玮怡、武兴

副部长：吕成亮（副主任）、陈至伟（副主任）、屠后田、张擎洋、康荣、张含之、闵锐、牛昊、毕竹韵、张亮

项目负责人：吴燕珍

【请假人员】邱威、贺鹏、肖芬芳、李孟珈、杨梦蝶、赵佳恒、王宁薇、朱舒涵、黄庭雅

【会议主持】董少祥

【会议记录】朱子凡、林秋满

【会议议程】

一、项目汇报

2022“See You”毕业纪念系列活动之红毯走秀及晚会

（负责人：吴燕珍、朱舒涵 跟进：董少祥）

已完成工作：

策划组：1.晚会主题篇章定稿，并和主持群对接；2.红毯及晚会主持词的对接；3.红毯及晚会节目安排的部分对接；4.和化院青协对接志愿活动策划；5.和院系对接红毯集市宣传地图；6.一彩策划及人员分工和外联组对接；

宣传组：1.POP-UP微沙龙&1958活动总结推文的发布；2.寰宇东路的日子活动预热推文发布；3.六一儿童节地推活动预热推文初稿；4.电子屏定稿；5.子活动桁架定稿；6.红毯预热海报展架桁架初稿；7.台卡定稿；8；电子相册定稿；9.完成mv拍摄；10.安排后期配音（演员台词和旁白）的录制工作；11.全球科大人视频初稿；12.开场采访视频拍摄；

外联组：1.全球可大人视频的收集与整理；2.在毕业班级群征集校内采访同学；3.对接主持人、节目和红毯嘉宾并分别拉群；4.购买共享相册奖品；5.红毯和晚会彩排现场会务工作；6.彩排的人员分工、短信通知、场地沟通、音响和灯光的对接；7.桁架的申请与定制；8.晚会的疫情报备；9.食堂台卡更换的申请；10.咖啡馆物资投放；11.与芳草社等对接红毯集市摊位情况；12.六一地推场地的预约；13.背景视频和伴奏的收集。

接下来工作开展：

策划组：1.和化院青协完成志愿者活动项目的发出；2.跟进节目的准备工作（包括音频和视频）；3.二彩策划及人员分工，并和外联对接；

宣传组：1.六一儿童节地推活动推文定稿；2.定格在记忆里的毕业照推文初稿；3.红毯预热海报展架桁架定稿；4.晚会预热海报展架桁架初稿；5.mv定稿；6.晚会开场视频初稿；7.全球科大人视频定稿

外联组：1.六一地推现场工作；2.奖品的发放和短信通知；3.更换三个食堂的台卡；4.更新节目的红毯嘉宾的文件收集；5.二彩的人员分工、短信通知和现场工作。

存在问题：暂无。

委员建议：

1. 红毯一彩嘉宾来得太迟，合理安排时间；

2. 晚会一彩没有做好提前准备与布置，人员数量不够，提前统计工作人员人数；

3. 节目成熟度太低，二彩服装道具等需要做好准备；

4. 歌唱节目需要录音版本，需要录口型；录音设备较少，时间耗费太大，难以录制完成；

5. 节目录制在二彩之后完成，串场视频特效提前做好；

6. 直播需要考虑推流；

7. 宣传考虑联系新华网直播；

8. 策划更新稿尽早发到群里；

9. 食堂台卡尽快申请好。

2021-2022学年第二学期优秀院系评比

（负责人：黄庭雅 跟进：邱威）

已完成工作：

策划宣传组：1.确定纪念相册商家，开始选择模板、筛选照片、制作相册；2.两期院系风采推送完成初稿；3.完成会议手册中院系研会概览部分内容的核实与调整；

外联通讯组：1.与院系对接收集补交材料（纪念相册照片、研会概览等）；2.淘宝下单定制纪念相册服务；3.完成院系研会评比材料（申请表和统一附件表）初审。

接下来工作开展：

策划宣传组：1.6月2日推出院系风采推送第一期；2.完成会议手册制作；3.实施会和评比会会议文件制作；

外联通讯组：1.实施会、评比会物资准备（会议手册印刷、会议横幅制作、院系研会答辩PPT收集、奖牌采购等）；2.跟进院系，反馈修改意见和催交材料；

存在问题：暂无。

委员建议：

1. 所有材料再发出去之前，发出来看一下，修改的话自己改，改完给院系看一下；

2. 会议流程、细则跟往年保持一致；

3. 奖项是否能做到全覆盖；

4. 材料预审、参评要求等是否齐全，作为打分依据。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（许清、李孟珈、肖芬芳、吕成亮）

已完成工作：

蜗壳小筑：1.金属所排版修改完成；2.跟进所系单位拍摄进程；

所系篮球赛：1.完成冠亚季军比赛，2.完成趣味赛和1V1路人王比赛，3.完成参赛奖品发放；

永远科大人定向越野活动：1.确定策划稿，2.文创品设计。

接下来工作开展：

蜗壳小筑：1.发布金属所推文；2.继续跟进所系拍摄情况；3.发布项目推文；

所系篮球赛：1.完成文创品发放，2.整理发票及报销；

永远科大人定向越野活动：1.采购文创品和宣传物资，2.第一篇推送。

存在问题：暂无。

委员建议：

1. 尽快确定定向越野时间；

2. 考虑扩大篮球赛的宣传力度和范围。

办公室（贺鹏、陈至伟、杨梦蝶）

已完成工作：

日常：1.召开第五次联合例会；2.骨干约谈；3.邮箱管理；

院系：1.日常沟通联络；2.配合优秀院系评比项目组开展工作；

月报：收集5月工作内容并整理。

接下来工作开展：

日常：筹备骨干述职会工作；

院系：日常沟通联络；

月报：撰写推文并推出。

存在问题：暂无。

委员建议：

1. 注意部门氛围；

2. 邮箱管理避免延迟；

3. 研代会的总结，细节等尽快制作一个文档。

人力资源部（陈怡、赵佳恒、屠后田）

已完成工作：

日常考核：完成上周日常考核；

项目考核：完成“永远科大人”seeyou拔河项目考核，及项目之星评选公示；

骨干培训：完成骨干培训工具包整理；

星光大赏：完成星光大赏工具包整理；

定期播报：完成日常工作；

其他：各部门骨干留任情况统计；网站干部档案板块更新。

接下来工作开展：

项目考核：继续完成本周日常考核；

项目考核：筹备“永远科大人”seeyou红毯晚会项目考核；

定期播报：配合项目完成新闻稿播报。

存在问题：暂无。

委员建议：

1. 例会的纪律性需要提高，迟到问题等；

2. 项目考核中考虑see you的模块负责人；

3. 院系评比的项目组考核尽快推进；

4. 研会官网新闻稿尽快更新；

5. 工具包做好整理与分类；

6. 部门工作考核可以提前做一下。

宣传部（陆荷萍、张擎洋、康荣）

已完成工作：

日常：1.邮箱约稿管理；2.网盘管理；

微信：1.原创推送（西区健身房）；2.协助推送其他部门稿件（蜗牛说、科普速递）；3.协助推送项目组稿件（研会40周年、永远科大人）；

微博：1.微信联动推送；2.校园日常推送；3.时政热点；

其他：1.微信公众号后台管理；2.菜单栏更新和自动回复设置；3.完成第五次部门例会。

接下来工作开展：

日常：1.邮箱约稿管理；2.网盘整理；

微信：1.原创稿件（端午节、期末备考等），蜗壳小问；2.日常约稿转载；

微博：1.微信联动推送；2.校园日常推送。

存在问题：暂无。

委员建议：

1. 暑假的存稿，保证每周一到两篇；

2. 端午节有没有更多的创意，可以跟龙舟队结合、时政热点。

学术科技部（张劢、张含之、闵锐）

已完成工作：

日常：整理本学期工作，更新资料包至V4；

蜗牛说：第41期蜗牛说稿件的修改润色；

你问蜗答：第1期上篇推文修改；

科普平台：第30期科普速递(猴痘科普)。

接下来工作开展：

蜗牛说：第41期蜗牛说稿件的审核与推出；

科普平台：科普平台学年总结推文；

存在问题：你问蜗答第1期上篇推文无法发出。

委员建议：

1. 暑期科普速递做到一个月一份；

2.你问我答小视频在抖音、B站平台发布推出；

3. 蜗牛说的41期尽快推出；

4. 总结推文尽快推出；

5. 资料包的整理给跟进看一下；

6. 工作总结尽快完成。

权益服务部（胡玮怡、毕竹韵、牛昊）

已完成工作：

日常工作：1.权益平台日常值班；2.完成第五次部门例会；

女神来了：1.完成启动会和人员分工；2.完成采访提纲，进行嘉宾采访；

权益专项：1.完成海报设计；2.问卷设计；

权益月报：1.文案撰写完成；2.推文排版。

接下来工作开展：

日常工作：继续进行权益平台值班；

女神来了：1.进行录音整理；2.完成文案初稿；

权益专项：1.与学校相关部门协商；

权益月报：1.对排版进行完善；2.推出月报。

存在问题：暂无。

委员建议：

1. 权益专项跟团委老师再商量一下；

2. 跟校院、校青年权益中心等联动，渠道等互通有无；

3. 权益月报后面可以做一个统一的模板；

4. 端午假期等返校有关信息进行补充；

5. 研代会提案的反馈，及时跟进。

实践交流部（武兴、王宁薇、张亮）

已完成工作：

选调生手册：1.反馈团委老师关于选调生手册的建议，继续修改；

蜗壳星火路：1.星火路采访录音整理；2.嘉宾采访文稿撰写。

接下来工作开展：

选调生手册：1.手册定稿；2.网站发布文案工作安排；3.手册推送工作安排；

蜗壳星火路：1.继续修改文稿；2.文稿排版及约稿。

存在问题：暂无。

委员建议：

1. 选调手册做一个简单版的总览；

2. 选调生手册logo问题：印制加学校logo，官网上加研会logo，防止侵权；

3. 整理嘉宾库信息。