【会议时间】2022年6月6日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：董少祥、吴琼、邱威、薛兆成、赵炳露

部长：许清（主任）、贺鹏（主任）、陆荷萍、张劢、胡玮怡、武兴

副部长：吕成亮、陈至伟、杨梦蝶、赵佳恒、张擎洋、康荣、闵锐、毕竹韵、张亮、王宁薇

项目负责人：吴燕珍、黄庭雅

【请假人员】陈怡、肖芬芳、李孟珈、屠后田、张含之、牛昊、朱舒涵

【会议主持】董少祥

【会议记录】康雨琪、朱铭毅

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：2022“See You”毕业纪念系列活动至红毯走秀及晚会

（负责人：吴燕珍、朱舒涵 跟进：董少祥）

已完成工作：

策划组：1.完成红毯及晚会的二彩节目流程安排、人员分工等；2.完成晚会节目与主持人的对接；3.完成红毯嘉宾的实时更新，目前14支战队；4.完成化院青协志愿者招募以及红毯集市的对接工作；

宣传组：1.六一儿童节地推活动推文发布；2.端午节划龙舟推文发布；3.定格在记忆里的毕业照推文与火灾毕业照约拍达成合作意向；4.红毯预热海报展架桁架定稿；5.晚会预热海报初稿；6.晚会开场采访视频成品；7.全球科大人视频成品；

外联组：1.六一地推短信发送和现场发放奖品工作；2.二彩录制节目的服装租聘以及化妆师对接；3.化妆师和录制人员等的校外人员申请；4.对接朗诵、主持人和相声稿子进度；5.统计节目人员妆发和服装需求；6.定工作餐和核对周日场地事宜；7.红毯和晚会彩排签到表的制作和现场工作；8.工作人员分工和通知；9.全球科大人视频整理并同步宣传；10.食堂台卡申请通过；11.定制文化衫；12.对接院系发放子活动物资；13.对接节目彩排和能否录制时间情况；14.晚会和红毯音视频的收集。

接下来开展工作：

策划组：1.三彩的节目流程安排、人员分工等；2.和主持人对接，节目流程时间；3.部分同学完成节目跟进工作、礼服的统筹等；4.继续完成红毯及晚会节目变动的跟进；

宣传组：1.定格在记忆里毕业照推文定稿；2.红毯预热推文初稿；3.晚会海报展架定稿；4.晚会桁架初稿；5.晚会电子屏定稿；6.晚会开场采访视频定稿；7.全球科大人视频定稿；

外联组：1.第二次录制的节目确认、化妆师和录制人员的入校申请和场地申请；2.统计文化衫尺寸并下单；3.定制桁架和台卡并安装食堂的台卡；4.红毯现场工作。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.尽快完成晚会节目的录制；

2.进一步调整电子屏照片的安排；

3.晚会桁架尽快给团委老师审核；

4.将视频成品提交审核；

5.注意和主持人对接晚会颁奖相关事宜；

6.收集红毯二彩的嘉宾信息，进一步跟进包含道具与造型在内的节目整体效果；

7.注意通知各位红毯嘉宾在活动进行时，定点拍照的地点，并提前与嘉宾沟通好拍照造型；

8.注意跟进已录制完成的视频后期工作，唱歌节目注意音效，调整节目的音频；

9.提前通知彩排时需要到位的演员和道具的到场时间，并准时到场；

10.跟进主持稿内容以及主持人的主持效果；

11.跟进朗诵节目的朗诵稿内容。

项目名称：2021-2022学年第二学期优秀院系评比

（负责人：黄庭雅 跟进：邱威）

已完成工作：

召开项目实施会。

策划宣传组：1.推出院系风采大赏第一期，完成院系风采大赏第二期初稿；2.完成纪念相册制作，下单样本，剩余11本已交给打印店线下制作；3.完成会议手册初版编写；4.完成评分文档（现场评分表、评分说明和得分统计表）制作，正在对院系客观分进行赋分；

外联通讯组：1.联系物业租借好评比会场地（西活二楼学术报告厅）；2.完成院系研会评比材料初审，跟进院系收集修改后材料，完成评比材料终版汇总；3.领取部分评比会现场物资（席卡套、工作证、文件包、签字笔、伴手礼），并放至西区研会仓库暂存。

接下来工作开展：

召开评比会，完成现场会务工作。

策划宣传组：1.推出院系风采大赏第二期（6月7日）；2.会议手册定稿；3.评比会结束后统计评分，公示结果，制作评比会推送；

外联通讯组：1.跟进院系收集齐答辩PPT；2.完成评比会物资准备（会议手册印刷、伴手礼、防疫物资等）；3.评比结果公示结束后联系制作奖牌，登记归还借用物资（工作证、席卡套、签字笔，多余的伴手礼等）。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.尽快提交答辩PPT，并通知如果有院系临时需要调整PPT，答辩人需要提前到场进行调整，评比会现场注意中控人员和现场物资的安排；

2.整理一份文创和物资清单给跟进审核；

3.尽快收集评委的空余时间信息；

4.注意现场视频中的照片清晰度；

5.提前收集好周三下午评比会所需要的物资并拿到现场；

6.审核一下各院的申报内容与实际情况是否符合；

7.提前收集到场嘉宾的名字，以防评比会现场叫错；

8.注意院系名称以及项目组名称统一。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（许清、李孟珈、肖芬芳、吕成亮）

已完成工作：

日常工作：1.第五次部门例会；2.所系（副）主任候选人招募推文撰写、排版；3.骨干约谈；

蜗壳小筑：1.金属所所里看看排版修改；2.所系vlog对接；

文体活动：所系结合定向越野：1.第一篇推文；2.文创品定做。

接下来工作开展：

日常工作：1.候选人招募推文发布；2.工作模块资料整理、上传云盘；

蜗壳小筑：1.金属所所里看看发布；2.所系vlog发布；

文体活动：所系结合定向越野：1.第二篇推文；2.完成人员安排分工。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.提前确定部门推文发送时间并与宣传部约稿；

2.注意换届人员提前交接，带领新人熟悉部门工作。

办公室（贺鹏、陈至伟、杨梦蝶）

已完成工作：

日常：1.整理东区仓库，物资管理；2.邮箱管理；3.部门资料整理；

院系：1.日常沟通联络；2.对接优秀院系评比项目组；

月报：5月份月报推文排版完成并推送。

接下来工作开展：

日常：筹备骨干述职会；

院系：日常沟通联络；

财务：跟进项目报销情况。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.跟进优秀院系评比项目的报销工作；

2.注意发送骨干述职汇报大会的通知，并跟进离校的人员述职人员时间。

人力资源部（陈怡、赵佳恒、屠后田）

已完成工作：

日常考核：完成上周日常考核；

项目考核：院系评比项目问卷制作；

定期播报：更新院系主席信息。

接下来工作开展：

日常考核：完成本周日常考核；

项目考核：继续推进院系评比项目考核；

定期播报：配合项目组完成新闻播报。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.注意院系评比项目和晚会红毯项目考核问卷制作；

2.各部门的考核信息发给部长、副部；

3.述职大会表格注意安排人员收集；

4.完成骨干培训的时间线的总体策划。

宣传部（陆荷萍、张擎洋、康荣）

已完成工作：

日常：1.邮箱约稿管理；2.网盘管理；

微信：1.原创推送（六一、端午）；2.协助推送其他部门稿件（权益月报）；3.协助推送项目组稿件（永远科大人、优秀院系评比）；4.院系约稿（环境学院）；5.校内通知转载；6.官媒转载；

微博：1.微信联动推送；2.校园日常推送；3.时政热点；

其他：1.微信公众号后台管理；2.菜单栏更新和自动回复设置。

接下来工作开展：

日常：1.邮箱约稿管理；2.网盘整理；

微信：1.原创稿件，蜗壳小问；2.日常约稿转载；

微博：1.微信联动推送；2.校园日常推送。

存在问题：暂无。

委员建议：

完成暑期推文计划表整理，并按照计划表进行推文的发布。

学术科技部（张劢、张含之、闵锐）

已完成工作：

蜗牛说：第41期稿件的修改润色与老师审核；

科普速递：1.暑期轮班表制定。

接下来工作开展：

蜗牛说：第41期稿件的修改与推出；

科普速递：1.hpv相关科普速递。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.尽快确定部门稿件推送时间，提前三天和宣传部沟通；

2.暑期科普推文转载注意对接，上交审核；

3.暑期稿件提前和宣传对接，注意错峰时间。

权益服务部（胡玮怡、毕竹韵、牛昊）

已完成工作：

日常：1.权益平台日常值班；2.发布权益喵小喇叭；

女神来了：1.完成实施会；2.整理采访录音稿；3.确定文稿逐步思路；

权益专项：问卷修改。

接下来工作开展：

日常：权益平台日常值班；

女神来了：1.完成文案初稿；2.进行秀米排版。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.注意部门工作改革，比如权服渠道整理、月报展示、总结经验。

2.修改“女神来了”推文的部分内容；

3.注重和老师沟通包括权益外卖柜在内的一些工作内容；

4.注意根据同学们的反馈改进工作并和老师对接；

5.注意收集权益专项资料。

实践交流部（武兴、王宁薇、张亮）

已完成工作：

蜗壳星火路：1.完成推文文稿；2.进行推文排版；

选调生手册：1.每页增加校徽水印；2.增加考试时间一览表；3.调整附件二维码位置；4.修改润色各章封面文案内容；5.审核修改部分表述不当及错别字等。

接下来工作开展：

蜗壳星火路：1.完善审校推文；2.设计封面图；3.向宣传部约稿；

选调生手册：1.继续修改定稿；2.完成宣传推文及网站发布文案。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.尽快与宣传部完成蜗壳星火路的约稿；

2.注意收集嘉宾联络表。